МРСК Сибири (1С:Документооборот 8 КОРП)

Автоматизированы следующие функции

• Документооборот (ECM)
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Предпосылки проекта

«Межрегиональная распределительная сетевая компания Сибири» (ОАО «МРСК Сибири»), дочернее общество ОАО «Холдинг МРСК», осуществляет передачу и распределение электроэнергии на территориях республик Алтай, Бурятия, Тыва и Хакасия, Алтайского, Забайкальского, Красноярского краев, Кемеровской и Омской областей. В состав ОАО «МРСК Сибири» входят филиалы – «Алтайэнерго», «Бурятэнерго», «Горно-Алтайские электрические сети», «Красноярскэнерго», «Кузбассэнерго-РЭС», «Омскэнерго», «Хакасэнерго», «Читаэнерго». ОАО «Тываэнерго» (дочернее общество) находится под управлением ОАО «МРСК Сибири». В филиалах действуют 222 Района электрических сетей (РЭС), 40 производственных отделений.

Ранее документооборот велся в информационной системе, которая не отвечала всем требованиям организации. Необходимо было упорядочить работу сотрудников и повысить качество ведения документации.

В связи с высокой стоимостью эксплуатации и дальнейшего развития, руководством была поставлена задача оптимизации затрат на обеспечение процесса документооборота при повышении его качества.

Ход проекта

После анализа рынка существующих систем на лучшее соотношение «цена/качество», руководством компании «МРСК Сибири» было принято решение о приобретении и внедрении нового программного продукта «1С:Документооборот 8», поскольку его функциональные возможности полностью соответствовали потребностям предприятия. В решении имеются все необходимые средства для организации процесса автоматизированного согласования договоров и последующего хранения, как договоров, так и сопроводительных документов. «1С:Документооборот 8» позволяет сделать работу пользователей системы электронного документооборота простой и удобной, в тоже время обеспечивая оперативный доступ ко всей необходимой информации с учетом прав доступа. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов.

Партнером по внедрению и сопровождению стала компания Первый БИТ(1С:Бухучет и Торговля), имеющая успешный опыт автоматизации документооборота на предприятиях различной специфики деятельности.

В ходе внедрения было проведено сравнение с предыдущей системой, оказана консультационная поддержка пользователям, разработана часть инструкций для работы с системой, организовано взаимодействие ЗАО 1С и «МРСК Сибири», в результате которого есть договоренности о референс-экскурсиях на предприятие и прочее сотрудничество. Всего введено в эксплуатацию 1300 рабочих мест и автоматизированы следующие функции:

• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера.

Результат

В результате внедрения сотрудники ОАО «МРСК Сибири» получили комплексное решение по автоматизации учета и хранения документов, взаимодействию сотрудников. Появилась возможность: хранения внутренних документов и файлов в структуре папок с учетом прав доступа; вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, осуществляя автоматическую генерацию сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников предприятия, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами.

Система принята заказчиком в промышленную эксплуатацию. В настоящее время продолжается консультационная поддержка сотрудников.