Министерство Юстиции РФ (СЭД)

Проект создания единой системы электронного документооборота и делопроизводства в Министерстве юстиции был начат в 2001 году и основан на внедрении комплексной автоматизированной технологии обработки и контроля исполнения документов во всех структурных подразделениях Минюста России. В ходе первого этапа было осуществлено экспериментальное внедрение систем электронного делопроизводства в Департаменте делопроизводства Минюста России, секретариатах Министра и заместителей Министра, а также территориальных управлениях по Московской, Самарской области и Главном управлении Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области. Работы по внедрению систем электронного делопроизводства и документооборота выполнила компания СПб ГУП «ЦКР» (г. Санкт-Петербург), входящая в состав НП «Информационно-правовой Консорциум «Кодекс», координацию работ, организационно-техническое обеспечение проекта осуществляет Научный центр правовой информации Минюста России.

Реализация проекта основана на поэтапном внедрении систем электронного документооборота (с соответствующей их модификацией), основанных на программных технологиях системы «Кодекс: Документооборот».

Особенности реализации экспериментального проекта

Внедрение систем электронного документооборота «Кодекс: Документооборот» в департаменте делопроизводства Минюста России осуществлялось в условиях уже существующей частичной автоматизации отдельных участков делопроизводства. В ходе внедрения были проведены работы не только по установке и настройке систем, обучению пользователей, но и конвертированию большого объема данных, накопленных за время работы с компьютерными программами-предшественницами. Это более 60000 документов в отделе обработки документов, более 3000 документов в отделе контроля и около 1000 оперативно-распорядительных документов Минюста России (тексты оперативно-распорядительных документов помещены в полнотекстовую БД и установлены ссылки к соответствующим регистрационным карточкам).

В результате внедрения в департаменте делопроизводства Минюста России были автоматизированы следующие функции делопроизводства:

• учет, регистрация, рассмотрение и обработка служебной корреспонденции;
• учет, регистрация, рассмотрение и обработка писем и обращений граждан;
• контроль исполнения документов и заданий;
• организация оперативного доступа работников аппарата в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении.

Помимо департамента делопроизводства Минюста России системы электронного документооборота в октябре-ноябре 2001 года были внедрены в экспериментальном варианте в территориальных управлениях Минюста России по Самарской области, по Московской области и в Главном управлении Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

В настоящее время Управления Минюста России по Самарской области и Московской области, Главное управление Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области используют внедренные системы фактически в промышленном режиме.

Используемые программные продукты и технологии

Основанное на программных платформах Microsoft решение позволило в короткие сроки обеспечить автоматизацию процессов делопроизводства крупного органа государственной власти. В итоге была снижена стоимость проекта, сокращены сроки внедрения системы в эксплуатацию.

В соответствии с существующими документопотоками в Министерстве юстиции Российской Федерации в СЭД Минюста России входят функциональные системы автоматизации делопроизводства:

• «Служебная корреспонденция»;
• «Контроль исполнения»;
• «Письма и обращения граждан»;
• «Система регистрации документов».

Функциональные системы «Служебная корреспонденция», «Письма и обращения граждан», «Контроль исполнения» позволяют регистрировать и управлять движением документов, а также работая с регистрационными данными документов, связывать их с необходимыми материалами, имеющимися в электронном виде, осуществлять поиск документов по сочетанию любых атрибутов, получить большое количество статистических и аналитических форм (справки, сводки, отчеты, реестры).

В процессе работы Системы регистрации документов формируются электронные архивы документов, подготовленных в Министерстве. При этом без привлечения дополнительных квалифицированных специалистов и дополнительных затрат рабочего времени сотрудники Министерства могут создавать полнотекстовые базы данных документов, которые совместимы с правовыми базами данных «Кодекс».

В реализации проекта использовались следующие продукты Microsoft: Microsoft Windows 95,98,2000,NT; Microsoft SQL Server 97,2000; Microsoft Visual Studio; Microsoft Office 97, а также программный сервер «Кодекс - Сервер».

Решение было развернуто на 59 клиентских рабочих местах в отделе обработки документов, контроля писем и приема граждан, департаменте делопроизводства, а также в секретариатах Министра и заместителя Министра юстиции России.

Типовая система электронного документооборота территориальных управлений Минюста России включает в себя три подсистемы:

• «Кодекс: Служебная корреспонденция» обеспечивает регистрацию входящей и исходящей корреспонденции управления;
• регистрацию движения документа по исполнителям;
• быстрый поиск нужного документа или группы документов;
• получение статистической и аналитической информации по документам.
• «Кодекс: Контроль исполнения» обеспечивает постановку заданий и поручений на контроль;
• доведение задание до конкретного исполнителя;
• отслеживание сроков выполнения заданий и поручений исполнителем;
• оперативное получение информации руководителем о контролируемых заданиях.
• «Кодекс: Письма и обращения граждан» обеспечивает регистрацию писем от граждан и организаций;

постановку писем на контроль;

• назначение исполнителя по заявлению с отслеживанием сроков исполнения.

Перспективы развития проекта

По результатам экспериментального этапа внедрения приказом Министра юстиции РФ от 20.05.02 № 130 предусмотрено проведение полномасштабной опытной эксплуатации систем и внедрение их в центральном аппарате и территориальных органах Минюста России.

Активно включились в работу по внедрению систем электронного документооборота территориальные управления Минюста России по Кабардино-Балкарской республике, по Курской области, по республике Коми, Главное Управление Минюста России по республике Дагестан и Главное Управление Минюста России по Нижегородской области.

Всего проект будет охватывать более 100 объектов внедрения и предоставит возможность объединения в «единое информационное пространство электронного документооборота» органов Минюста России по всей территории страны.

В 2003 году система получила свое развитие. Второй этап внедрения предусматривает распространение системы электронного делопроизводства и документооборота Минюста России по департаментам министерства и обновление версий программного обеспечения во всех территориальных управлениях Минюста.