«Мозаика-Синтез» повысила качество обслуживания клиентов с помощью решения 1С:ERP

2020: Завершение проекта комплексной автоматизации

7 мая 2020 года компания «Портал-Юг» сообщила о завершении проекта комплексной автоматизации на базе «1С:ERP Управление предприятием» в издательстве «МОЗАИКА-СИНТЕЗ».

По данным на май 2020 года в ассортименте издательства «МОЗАИКА-СИНТЕЗ» – более 75 000 наименований продукции. Ежедневное количество входящих заказов варьируется от 200 до 600. При таком объеме работы очень важно оперативное взаимодействие между отделом продаж, который обрабатывает заказы, складом, где резервируются и собираются товары, и отделом логистики, который организует доставку заказов клиентам. В розничных магазинах нужно четко контролировать остатки продукции и своевременно пополнять ассортимент.

Ранее в подразделениях компании для разных направлений деятельности использовались разные, не интегрированные между собой, информационные системы. Нормативно-справочная информация не была унифицирована. Было сложно оперативно обрабатывать заказы клиентов, формировать заказы поставщикам, контролировать остатки на складе, анализировать динамику закупок и продаж.

Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы объединить и синхронизировать работу всех подразделений, унифицировать и централизовать управление нормативно-справочной информацией. Руководство компании ставило цель – увеличить объем продаж без расширения штата сотрудников. Для этого требовалось организовать адресную работу с каждым клиентом, включая клиентов интернет-магазина, повысить качество и скорость обработки заказов, усилить контроль за прохождением заказов по технологической цепочке, расширить каналы сбыта (выйти в маркетплейсы, наладить взаимодействие с другими интернет-магазинами и т.п.).

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:ERP Управление предприятием». Партнером по внедрению стала компания «Портал-Юг», которая была выбрана по результатам внутреннего конкурса. Проект был выполнен за один год, система развернута на 100 рабочих местах во всех отделах предприятия.

В единую систему управления компанией на базе 1С:ERP интегрированы все информационные системы компании, в том числе: «1С:Документооборот 8», «1С:WMS Логистика. Управление складом», системы электронного документооборота с внешними контрагентами, системы учета посетителей в розничных магазинах. Пользователям больше не приходится дублировать и сверять данные в нескольких программах, полностью исключены расхождения данных:

• Оптимизирована работа с заказами клиентов. От клиентов могут поступать заказы в любом формате и по любым согласованным с клиентом каналам связи. Задача менеджера – в течение двух часов обеспечить заказ товарами и передать в отгрузку. Помимо существующих клиентов, с которыми у компании уже отлажено взаимодействие, появляются новые клиенты со своими форматами данных, эти данные надо оперативно адаптировать под загрузку заказов в 1С:ERP. В условиях повсеместного спада продаж компания вынуждена реагировать на такие вызовы и подстраиваться практически под каждого клиента. В ходе проекта было создано рабочее место универсальной загрузки заказов в систему, которое позволяет загружать заказы клиентов в любом формате, управлять датами отгрузки этих заказов и групповым обеспечением заказов (распределять по заказам резервы и свободные остатки). В результате обработка заказов ускорилась на 30%. Менеджеры получили возможность обрабатывать до 500 заказов в день с перспективой расширения количества заказов до 30% в пиковые нагрузки. Ранее для обеспечения пиковых нагрузок в помощь менеджерам приходилось привлекать дополнительный персонал, по итогам проекта такая необходимость отпала.
• Усилен контроль за прохождением заказов клиентов по технологической цепочке. В1С:ERP реализована специальная система статусов заказов, которая интегрирована и плотно взаимодействует со складской системой 1С:WMS. При каждом изменении статуса заказа (сборка, передача в доставку, установка даты доставки и пр.) информация оперативно передается в 1С:ERP. Менеджер может в любое время проверить статус каждого конкретного заказа и дать клиенту исчерпывающую информацию о его выполнении: на какой стадии заказ находится в данный момент времени, когда планируется отгрузка и поставка.
• Обеспечено получение детализированных данных для анализа продаж по каждой отдельной книге. Ранее для реализации сетевым магазинам группы книг одной тематики использовались собирательные наименования продукции (миксы). Для анализа продаж это было очень неудобно, так как не давало представления о продажах отдельных книг, входящих в состав микса. Из-за этого нельзя было оценить, какие именно книги и где лучше продаются, спрогнозировать спрос, спланировать производство составляющих миксов и сборку миксов. В ходе проекта этот подход был пересмотрен. Типовые инструменты 1С:ERP позволили организовать детализированный анализ продаж с реальными данными по отдельным, реализованным в составе миксов, книгам. Это дало возможность более четко планировать работу с торговыми сетями и прогнозировать спрос на конкретные позиции книг и миксы, а также более точно планировать производство в соответствии с реальными потребностями бизнеса.
• Специалисты отдела закупок тратят на 20% меньше времени на внесение в систему данных о закупаемой продукции. В ходе проекта разработан многофункциональный механизм загрузки и создания в системе новых позиций товаров и прайс-листов для них. Загрузка возможна из файлов разных форматов и разных объемов, позволяет создать позиции номенклатуры со всеми необходимыми реквизитами и дополнительными свойствами, а также сразу внести в 1С:ERP закупочные и продажные цены (прайс-листы на продукцию). Менеджеры по закупкам могут сосредоточиться на расширении контактов с потенциальными поставщиками, улучшении закупочных условий и качества планирования закупок, а не на операторской работе, как это было ранее.
• Реализован оперативный обмен данными о заказах между 1С:ERP и интернет-магазинами. Это позволяет менеджерам адресно работать с каждым клиентом – анализировать активность, оценивать потребности и интересы, разрабатывать индивидуальные предложения для повышения продаж.
• Оптимизировано взаимодействие с торговыми площадками (маркетплейсами). Каждый из маркетплейсов, как и большинство клиентов, реализует свои стандарты обменов с поставщиками, под которые компании необходимо оперативно подстраиваться. В ходе проекта маркетплейсы были включены в обмен заказами между интернет-сайтами и 1С:ERP наравне с остальными клиентами. Было разработано специальное рабочее место, которое позволило в автоматизированном режиме контролировать платежи по заказам и расходы на комиссию маркетплейса, выполнять взаимозачеты встречных обязательств. Ранее только на отражение операций в старой системе по одной торговой площадке уходило 3 дня в месяц. В созданной системе эта задача с бухгалтерии полностью снята, все делает 1С:ERP. Это решение является универсальным и позволяет оперативно подключать к процессам новые марктеплейсы, тем самым увеличивая каналы сбыта без подключения дополнительных человеческих ресурсов.
• Автоматизировано согласование заявок на расходование денежных средств. Все заявки консолидируются в 1С:ERP в специальном рабочем месте «Согласование заявок на расходование денежных средств», в едином формате. Руководство видит все документы в режиме «одного окна». Это ускоряет согласование и выполнение платежей, значительно экономит время генерального директора. В целом, согласование заявок на расходование денежных средств ускорилось на 20%.
• В системе доступны детализированные отчеты о движении денежных средств, доходах и расходах предприятия, рентабельности продаж, в том числе, по направлениям деятельности и др. Это помогает руководству лучше контролировать работу предприятия и своевременно принимать решения для повышения эффективности бизнеса в сложных экономических условиях.

«В результате внедрения 1С:ERP мы получили единую информационную систему для всех подразделений. Достигли всех технологических целей, которые ставили в начале проекта: масштабируемость системы, ускорение и централизация информационных потоков. В единую систему управления компанией интегрированы все внешние информационные системы компании. Пользователям больше не приходится дублировать и сверять данные, исключены расхождения данных. Успешно сдаем регламентированную отчетность. В перспективе планируем совершенствовать управленческую отчетность, автоматизировать производственный процесс в издательстве, а также расширить подсистему CRM на все отделы предприятия», отметил Роман Лесовой, руководитель отдела системного анализа и проектного управления ООО «МОЗАИКА-СИНТЕЗ»

2019: Старт проекта по внедрению решения 1С:ERP Управление предприятием 2.0

В апреле 2019 года в компании Мозаика-синтез был реализован проект по внедрению решения 1С:ERP Управление предприятием 2.0. Подрядчиком была выбрана компания Портал-Юг.

Существенным результатом данного внедрения стало то, что предприятие получило единую информационную систему управления, отвечающую всем требованиям законодательства. В части управленческой отчетности стало возможным оперативное получение данных о движении денежных средств, доходах и расходах предприятия, в том числе в разрезе направлений деятельности, оценке рентабельности продаж. 1С:ERP стала ядром IT-системы предприятия, интегрируя вспомогательные информационные системы в единую систему управления компании. Также стоит отметить следующие положительные моменты внедрения:

• Использование проектной технологии внедрения позволило избежать существенных отклонений в бюджете и сроках проекта.
• Активное использование внутренних ресурсов компании существенно сократили бюджет проекта и повысили компетенции специалистов предприятия.
• Нацеленность на максимальное использование типового функционала, а также подробное документирование всех настроек в отдельной системе СППР, позволило снизить стоимость владения программой и упростить процесс обновлений.

Автоматизированы следующие функции:

• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
  • Взаиморасчеты с поставщиками
  • Оформление заказов поставщикам
  • Учет прихода ТМЦ

• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
  • Кадровый учет
  • Расчет зарплаты
  • Регламентированная отчетность

• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
  • Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
  • Склад и логистика
  • Транспорт

• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
  • Управление денежными средствами (казначейство)
  • Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
  • Финансовый анализ