"Новикомбанк" модернизирует средства контроля АХР

9 июня 2014 года компания Intersoft Lab сообщила о внедрении в подразделениях и филиалах ЗАО АКБ «Новикомбанк» методики централизованного оперативного контроля за фактическим исполнением сметы административно-хозяйственных расходов на платформе ПП «Бюджет хозяйственных расходов».

Задачи проекта

В течение 10 лет Новикомбанк эксплуатирует ВРМ-систему на основе хранилища данных «Контур» версии 2.5 для поддержки подготовки управленческой отчетности и учета фактического исполнения бюджета хозяйственных расходов. Функциональность для бюджетирования АХР, которую вплоть до 2014 года применял банк, встроена в хранилище данных.

С ростом филиальной сети, в 2014 году банк принял решение модернизировать методику бюджетирования хозяйственных расходов: перейти к централизованному контролю исполнения сметы АХР и для ИТ-поддержки обновленной методики внедрить новую версию приложения «Бюджет хозяйственных расходов».

Ход проекта

При старте проекта руководство ЗАО АКБ «Новикомбанк» отвело на автоматизацию бюджетного контроля и учета фактического исполнения сметы АХР полгода, но проект реализован досрочно, за три месяца.

Для эволюции внедрения процесс разбили на два этапа. На 9 июня 2014 года выполнен первый этап – переход к централизованному контролю за исполнением сметы, как в подразделениях головного офиса Новикомбанка, так и в филиалах, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Ростове-на-Дону, Тольятти, Самаре, Туле, Казани и других городах.

В ходе выполнения проекта в банке оптимизирована структура бюджетных статей, упрощены и сделаны более прозрачными маршруты согласования и контроля распоряжений на платежи, разработана система отчетности, сопутствующей процессу контроля и анализа исполнения сметы.

В течение трёх месяцев автоматизирован централизованный контроль за исполнением сметы АХР в масштабах всего банка, включая региональную сеть. Руководство банка получило удобный ИТ-инструмент, который обеспечивает оперативный контроль и учет фактического исполнения хозяйственного бюджета.

Приложение «Бюджет хозяйственных расходов» версии 3.1, использованное в проекте, реализовано в OLTP-архитектуре, это содействовало повышению его производительности. С помощью встроенного в приложение электронного документооборота автоматизирована процедура согласования распоряжений на платежи, реализована поддержка функций автоматизированной проверки сумм платежных распоряжений на превышение лимитов. Посредством механизмов настройки документооборота, в случае изменения процессов сметного контроля, сотрудники финансового департамента банка могут самостоятельно изменить схемы согласования бюджетных документов.

Для загрузки документов оплаты «Бюджет хозяйственных расходов» интегрирован с АБС Diasoft FA# Bank, действующей в банке. Поддержаны функции квитовки документов оплаты и распоряжений на платежи для формирования ведомости исполнения сметы. Автоматизирован выпуск план-факт отчетности для оперативного контроля и анализа фактического исполнения хозяйственного бюджета.

Итог проекта

ЗАО АКБ «Новикомбанк» и компания Intersoft Lab объявили о переводе в производственную эксплуатацию BPM-приложения «Бюджет хозяйственных расходов».

«Централизация и оптимизация управления административно-хозяйственными расходами – первая задача в ряду намеченных банком мероприятий по совершенствованию методик и технологий финансового управления. Функционал внедренного BPM-приложения «Бюджет хозяйственных расходов» обеспечивает полную ИТ-поддержку обновленной методики в части контроля, учета и анализа фактического исполнения сметы АХР, – поведал Роман Ефимов, вице-президент ЗАО АКБ «Новикомбанк». – Расходы филиалов ежедневно, на уровне документов на оплату, контролируются головным офисом банка – это, пожалуй, главный итог на сегодня. Новикомбанк продолжает работу по автоматизации централизованной методики планирования хозяйственной сметы, и соответствующие штатные функции подключит уже до конца текущего года».

Приложение стало основой для оптимизации издержек в масштабах всего банка. Реализованный с его помощью механизм централизованного оперативного контроля гарантирует, что средства в филиалах и точках продаж расходуются строго в соответствии с запланированным бюджетом. Система автоматически проверят, чтобы платежи в филиальной сети не превышали лимитов на расходы, а бюджетный контролер Финансового управления ежедневно отслеживает целевое назначение каждого платежа в филиальной сети, ежемесячно проверяя несколько сотен документов оплаты.

За счет обмена данных системы бюджетного контроля с АБС, работающей в банке, сотрудники Банка оперативно получают информацию о выполнении платежей, ежедневно анализируют план-факт отчетность об исполнении хозяйственного бюджета.

В Банке отмечают, что детальная информация по платежам, хранящаяся в приложение, стала исторической базой данных по хозяйственным расходам. На основе этой информации ответственные сотрудники могут анализировать структуру затрат и спланировать оптимальный хозяйственный бюджет на следующий год, отслеживают динамику закупочных цен и оптимизируют закупки. Так, например, на 36% удалось сократить расходы на бумагу, на 55% затраты на канцтовары, на 24% хозяйственные расходы.