ПрофХолод (1С:ERP Управление предприятием 2.0)

2022: Внедрение «ПП 1С:Документооборот 8 КОРП» в составе комплекта «1С:ERP Управление предприятием 2 + Документооборот» в ООО «ПрофХолод»

О заказчике

Компания ООО «ПрофХолод» является экспертом инновационных технологий управления теплом, имеет наукоемкое производство с встроенным научно-исследовательским центром, является лидером российского рынка по объему продаж сэндвич-панелей с пенополиуретаном и полиизоциануратом. Руководство ООО «ПрофХолод» приняло решение о внедрении новой системы электронного документооборота.

Цели проекта

На старте проекта были поставлены следующие цели:

• За счет автоматизации процессов согласования, хранения и обработки документов сократить затраты на внутренний и внешний документооборот;
• Минимизировать риски за счет обеспечения контроля прохождения документов и ознакомления с документами Общества.

Ситуация до проекта

Ситуация до внедрения информационной системы, проблемные места:

1. Входящая/исходящая корреспонденция: отправление исходящей документации без регистрации с отметкой б/н. Сроки предоставления ответа на входящие письма контролировались только исполнителем.
2. Контроль исполнительской дисциплины: сроки предоставления ответов на запросы, поручения не контролировались. Не осуществлялся контроль полноты предоставляемой документации в ответ на запросы, поручения.
3. Управление внутренними документами: существовала проблема длительного согласования служебных записок.
4. Управление договорами. Согласования договорных документов были не контролируемы, были возможны потери оригиналов договорных документов. Слабый контроль за отработкой претензий контрагентов. Процесс сбора и актуализации учредительных документов контрагента был трудоемкий.
5. Управление документооборотом в части закупок. Были неконтролируемы сроки согласования закупочной документации и договоров на закупку. Необходимо было указывать сроки поставок товаров в спецификациях, эта информация должна была фиксироваться в информационной системе. Был сложный поиск и доступ к актуальным версиям документов в части закупок. Осуществлялся слабый контроль за отработкой претензий поставщикам. Необходимо было наладить неформализованный сбор потребностей на закупку и реализовать контроль отработки заявок на закупку. Контроль актуальности документов о качестве требовал больших трудозатрат.
6. Управление документооборотом в части продаж. Необходимо было обеспечить согласование специальных условий сделок, минимизировать затраты на поиск и доступ к актуальным версиям договорных документов. Существовали проблемы неконтролируемых сроков согласования договорных документов, сложно контролируемая связь актуальных Договоров (ПЗК) и уточненных спецификаций, слабый контроль по работе с претензиями покупателей.
7. Перевод отчетов БУ в ЭДО. Бумажные документы долго согласовывались и поступали в бухгалтерию с опозданием, что влекло за собой связанные риски.
8. Кадровые документы: несвоевременное заверение документов об отпуске, отсутствие контроля по подписанию документов. Не было контроля введена ли в действие новая Должностная инструкция в момент подписания СЗ о вводе новой штатной единицы. Личная информация о сотрудниках хранилась на локальном ПК сотрудника по кадрам без необходимой степени защиты персональных данных.

Функции

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С»
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами «1С»
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», позволяющих решить все поставленные учетные задачи.

В качестве компании - интегратора был выбран «1С-Рарус», имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».

Проект проходил в удаленном формате. Экспертами «1С-Рарус» предварительно было проведено детальное исследование и оптимизация бизнес-процессов: часть из них изменили, для некоторых — модифицировали функциональность «1С:Документооборот 8 КОРП». Все модификации были осуществлены без изменения типовой конфигурации, путем создания специализированного расширения. Кроме того, был разработан веб сервис для интеграции с «1С:Управление Производственным Предприятием 8» в части ведения договорной работы и закупочной деятельности. Разработаны автозаполняемые шаблоны документов, новые отчетные формы и правила рассылки уведомлений.

Создан комплект проектной и эксплуатационной документации.

Разработаны инструкции по автоматизированным процессам. Создана инструкция для администратора по настройке и сопровождению автоматизированного решения. Подготовлены ролевые обучающие видеоролики. Проведено обучение менеджеров. Проведено сопровождение тестовой и опытной эксплуатации решения.

В результате внедрения информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизированы такие функциональные участки и задачи, как:

• Работа с входящей/исходящей документацией;
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Управление внутренней документацией;
• Управление договорами;
• Управление документооборотом в части продаж и согласования специальных условий сделок;
• Управление документооборотом в части закупок;
• Кадровые документы: подготовка и согласование.

Автоматизировано 100 рабочих мест.

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивается единая база данных хранения и учета документов, структурирован процесс движения документов в Компании. Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей. У сотрудников появилась возможность работать удаленно через веб-доступ. Руководители используют систему электронного документооборота для рассмотрения, согласования, рецензирования и утверждения документов. Существенно снижены трудозатраты по постановке задач, резолюциям, отправке и контролю поручений по документам. Исполнители оперативно выполняют свои задачи, реализован обмен информацией и документами, есть возможность совместной работы с ними.

Выполненные работы

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Обучение в группе в учебном классе партнера «1С»
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)