В «Пятёрочке» стартовал второй этап пилота интеллектуальной системы Goodt Time для планирования смен сотрудников

2020

Оптимизация управления персоналом в 17 магазинах Тюмени

Торговая сеть «Пятёрочка» и ИТ-компания ABC Solutions (входит в группу ЛАНИТ) завершили первую стадию совместного проекта, направленного на повышение эффективности управления персоналом. Об этом ЛАНИТ сообщил 2 ноября 2020 года. Пилотная зона системы WFM (Workforce Management) Goodt Time для расчета оптимальной численности и планирования графиков массового персонала расширена на другие магазины торговой сети. Goodt Time развернут в 17 магазинах в Тюмени, где на ноябрь 2020 года работают 288 сотрудников.

На первой стадии система была запущена в Курске, в кластере с участием 1162 сотрудников «Пятёрочки» из 93 магазинов. Объединенная команда «Пятёрочки» и Goodt автоматизировала построение графиков персонала под потребности каждого из магазинов пилотной зоны. За счёт этого процесс планирования трудовых ресурсов удалось сделать более прозрачным, а также сбалансировать загруженность персонала, уменьшив долю переработок и простоев, которые характерны для составления графиков в ручном режиме. После того, как планирование смен на себя взяла система, директора магазинов смогли использовать освободившиеся часы для работы над операционными задачами.

В рамках первого этапа пилота также заработала внутренняя биржа смен. Система научилась аккумулировать потребность в персонале по всему кластеру, а управляющие торговых точек получили функциональность, чтобы оперативно размещать запросы на привлечение дополнительных специалистов. Сотрудники откликались на запросы и могли выходить на смены как в основных магазинах по месту работы, так и в других «Пятёрочках», которые им удобны. Таким образом, они получили возможность дополнительного заработка.

Приступив к автоматизации планирования смен, мы начали процесс качественной цифровой трансформации управления персоналом. Для нас важно использовать потенциал WFM-системы для улучшения процессов в рамках всей сети на уровне подходов. Выявлять точки роста и развивать инструментарий для работы с ними, — говорит Владимир Парилов, руководитель проекта торговой сети «Пятёрочка».

Наряду с оптимизацией процессов планирования графиков и табельного учета рабочего времени WFM-система показала потенциал в плоскости управления человеческим капиталом торговой сети. Инструменты материальной и нематериальной мотивации — биржа смен и более гибкие графики — должны помочь укрепить лояльность сотрудников, сформировать кадровый резерв и расширить аудиторию соискателей, которые хотят присоединиться к команде «Пятёрочки». В условиях кризиса, вызванного глобальной пандемией, это приобретает для бизнеса дополнительное значение.

Задача второго этапа пилота — перенести запущенные процессы на другой кластер в Тюмени. Параллельно будут завершены доработки на уровне интеграционных процессов, синхронизация данных в разных системах, их выверка, а также — методологическая проработка и моделирование оптимального набора организационных изменений, которые дадут возможность перейти от рабочих смен по 8 и 12 часов к гибким графикам.

Миссия Goodt — позитивно влиять на культуру взаимодействия работодателей и представителей массовых профессий с помощью технологий, дать бизнесу все для того, чтобы выстроить баланс между потребностями в персонале и временем людей. Положительная обратная связь, полученная от управляющих магазинов и рядовых сотрудников «Пятёрочки» на первом этапе пилота, очень важна для нас. В среднем каждый работник брал за месяц 2-3 дополнительные смены, — комментирует генеральный директор и сооснователь технологической платформы Goodt Максим Рябов.

В ходе второй стадии пилотирования, которая завершится в декабре, функционал мобильного рабочего места Goodt Time для директоров магазинов и биржи смен для персонала в мобильном приложении «Моя работа» будет улучшен. Ожидается, что тестирование в регионе позволит выявить важные особенности и собрать еще больше отзывов о работе WFM-системы. Это, в свою очередь, даст возможность влиять на процессы внутри магазинов и производительность работающих в них людей в рамках пилотной зоны, а в перспективе — на уровне всей сети.

Оптимизация управления персоналом в 93 магазинах Курска

25 мая 2020 года стало известно, что российская сеть продуктовых магазинов «у дома» «Пятёрочка» и ИТ-компания ABC Solutions запустили совместный проект, направленный на повышение эффективности управления персоналом. В 93 магазинах сети пилотируется система WFM (Workforce Management) Goodt Time для расчета оптимальной численности и планирования графиков массового персонала.

Пилотный проект в кластере с участием 1162 сотрудников «Пятёрочки» из 93 магазинов проходит в Курске и завершится в середине лета.

Развитие розничного бизнеса такого масштаба, как «Пятёрочка», требует новых, не шаблонных подходов. Мир меняется стремительно, и мы реагируем на эти изменения с помощью инноваций. При реализации текущего пилота мы старались мыслить шире, чем просто в парадигме автоматизации процессов. В итоге, наряду с экономическим эффектом от автоматизации, мы рассчитываем получить методологию и инструментарий для построения современной системы взаимодействия с сотрудниками, привлечения людей под задачи «Пятёрочки». Кластер магазинов по штату и обороту сопоставим с небольшой торговой сетью, поэтому результаты пилота будут показательны, и мы намерены использовать весь потенциал проекта для нашего бизнеса, - говорит Александр Реутский, директор по розничным технологиям торговой сети «Пятёрочка»

Система нацелена на решение стратегических задач: достоверного расчета ресурсной потребности на основе фактических данных об операциях; эффективного управления этой потребностью и улучшения бизнес-показателей за счет технологичного подхода к использованию внутренних ресурсов сети. После завершения пилотирования проект может быть масштабирован на все торговые точки сети и способен стать крупнейшим в своем классе на российском рынке продуктовой розницы (у «Пятёрочки» более 15 000 торговых точек).

В проекте объединились отраслевые компетенции и сильная технологическая экспертиза. Совместная команда «Пятёрочки» и ABC Solutions разработала универсальный быстрый механизм расчета потребности в персонале, который учитывает нюансы продуктовой розницы и легко перенастраивается в условиях сложного планирования. В основу этого механизма легли собственные алгоритмы команды торговой сети и наработки на основе «умного» движка Goodt Time с многотысячной пользовательской базой в разных сегментах ритейла. Исходя из расчета потребности, система выстраивает графики смен автоматически.

В рамках пилота в магазинах заработала внутренняя биржа смен. Система автоматически аккумулирует потребность в персонале по всему кластеру, и заинтересованные работники получают возможность не просто выходить на смены в одной торговой точке, но и «подхватывать» рабочие часы в других «Пятёрочках». Размещать запросы на дополнительный персонал через биржу могут также директора магазинов.

Классические системы WFM решают только задачи автоматического расчета численности и планирования графиков. В этом проекте мы замахнулись на большее и реализовали концепцию «Uber для розницы» - через биржу смен на лету соединяем потребность бизнеса в работниках с их временем. Технологии способны объединять интересы бизнеса и людей, и мы рады, что в «Пятерочке» поддерживают наше видение, - комментирует генеральный директор и сооснователь технологической платформы Goodt Максим Рябов

На этапе подготовки к пилотированию была проведена полная интеграция ИТ-систем «Пятёрочки» и Goodt Time. За счет этого работники пилотного кластера магазинов получили доступ к бирже смен и возможность добавлять свои пожелания по графикам с мобильных устройств через личный кабинет сотрудника в приложении «Моя работа».

Мы ожидаем, что проект позволит существенно улучшить покрытие трафика нашим квалифицированным персоналом. «Пятёрочке» принципиально важно дать возможность дополнительного заработка для собственных сотрудников, через биржу привлекать на дополнительные короткие смены хорошо знакомых со спецификой магазинов работников сети, - говорит Владимир Парилов, руководитель проекта торговой сети «Пятёрочка»

При подготовке к запуску проекта была проработана методология организационных изменений, которые необходимы для перехода от фиксированной последовательности графиков к гибкой системе планирования. При построении графиков в Goodt Time требования трудового кодекса учтены на системном уровне, все переходы в рамках биржи смен также происходят в полном соответствии с ТК РФ.

Проект сопровождает углубленная аналитика для головной компании и магазинов. Анализ метрик по выручке, затратам на персонал и товарообороту в сочетании с данными о нагрузке и нормах выработки позволит тестировать гипотезы и быстро принимать решения о том, какие подходы лучше тиражировать.

Ожидается, что по завершении пилота Goodt Time дополнит существующую в компании внутреннюю систему табелирования учета рабочего времени, и новая интеллектуальная система будет управлять рабочим временем десятков тысяч сотрудников «Пятёрочки».