«РЖД» перевела на новую СЭД 100 тыс. сотрудников: достигнутый эффект

2007: Старт проекта

В 2007 году руководство ОАО «РЖД» приняло решение автоматизировать документооборот Аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

Основными предпосылками внедрения Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) в ОАО «РЖД» были:

• Отсутствие общих стандартов и инструментов работы с документами, как на уровне Аппарата управления, так и на уровне филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД»;
• Отсутствие формализованных процедур согласования документов в рамках нескольких подразделений ОАО «РЖД»;
• Отсутствие сквозного контроля исполнения поручений.

Данные факторы негативно влияли на исполнительскую дисциплину и приводили к неконтролируемому увеличению сроков обработки документов, что, в свою очередь, отрицательно влияло на оперативность, актуальность и качество управленческих решений.

В связи с этим, в рамках проекта по внедрению ЕАСД в ОАО «РЖД» перед компанией «ТЕКОРА» были поставлены следующие задачи:

• Формализация и упрощение работы с документами;
• Создание эффективного механизма контроля исполнения поручений;
• Обеспечение своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству;
• Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений;
• Объединение Аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД» в единое информационное пространство электронного обмена документами и управленческой информации.

В качестве программной платформы для внедрения ЕАСД в ОАО «РЖД» были выбраны программные продукты компании SAP AG. Выбор данной платформы обеспечил следующие преимущества:

• Возможность использования централизованных справочников SAP систем, например, справочника организационной структуры компании;
• Естественную интеграцию ЕАСД с существующими в ОАО «РЖД» системами SAP для связи электронных документов с хозяйственными операциями;
• Наличие подготовленного персонала для администрирования, внедрения, дальнейшего развития и поддержки ЕАСД;
• Наличие готовой инфраструктуры для обучения сотрудников, групп внедрения и конечных пользователей ЕАСД.

Ключевые этапы проекта

В августе 2007 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию на пилотном полигоне – в трех подразделениях Аппарата управления ОАО «РЖД» (Департамент управления делами, Департамент информатизации и корпоративных процессов управления, Департамент инвестиционной деятельности) и в двух филиалах ОАО «РЖД» (Главный вычислительный центр, Трансинформ). На этом этапе в ЕАСД работало около 1 000 пользователей.

В период с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех Департаментах Аппарата управления ОАО «РЖД». На данном этапе в ЕАСД работало около 3 500 пользователей.

С 2008 по 2010 годы специалистами компании «ТЕКОРА» были разработаны новые функциональные возможности ЕАСД. В том числе были реализованы функциональности: «Рабочее место руководителя» (РМР), «Договорная работа» и др. К концу 2010 года в ЕАСД работало около 8 000 пользователей.

С 2010 года осуществляется внедрение ЕАСД в филиалах и дочерних обществах ОАО «РЖД».

В настоящее время в ЕАСД работает около 10 400 пользователей – сотрудников Аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

Перспективы развития

Руководство ОАО «РЖД» планирует оптимизировать процессы электронного документооборота компании и уменьшить бумажный документооборот на 50%. При этом ожидается, что в ЕАСД будет работать около 22 000 пользователей.

В период с 2011 по 2012 годы компания «ТЕКОРА» будет развивать функциональность ЕАСД исходя из поставленных целей.

Основные результаты проекта

Внедрение ЕАСД в ОАО «РЖД» обеспечило:

• Высокий уровень оперативности управления документами;
• Оптимизацию трудозатрат сотрудников ОАО «РЖД» при работе со всеми видами документов;
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников ОАО «РЖД»;
• Повышение оперативности принятия управленческих решений руководителями всех уровней управления ОАО «РЖД»;
• Создание единого информационного пространства обмена документами, объединившего Аппарат управления, филиалы и дочерние общества ОАО «РЖД»;
• Своевременное и качественное предоставление необходимой информации руководству ОАО «РЖД».

В рамках проекта был решен ряд важных для ОАО «РЖД» задач по следующим функциональным областям управления документооборотом в компании:

• Канцелярия.Обеспечена возможность регистрации бумажных документов в соответствии с ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления).Реализованы функции создания и поддержки необходимого количества видов регистрационных карточек, ввода и редактирования реквизитов, присвоения документам регистрационных номеров, печати регистрационных карточек.
• Управление договорами. Организован процесс подготовки, согласования, визирования, подписания и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
• Обращения граждан и организаций. Организована работа с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.
• Заявки на командировки и отпуска. Организован процесс рассмотрения и согласования заявлений на командировки/отпуска и передачи информации в кадровую службу для оформления необходимых распорядительных документов.
• Работа с электронными файлами. Реализованы функции работы с файлами, автоматизированного ввода документов с бумажных носителей (потоковое и индивидуальное сканирование бумажных документов), управления иерархиями документов, управления версиями и статусами документов; подписания файлов с применением ЭЦП.
• Контроль исполнения. Обеспечена возможность контроля по срокам выполнения операций над документами (согласование и утверждение документов, исполнение резолюций и т.д.). Реализована функциональность оповещений о поступлении новых документов, напоминаний по поручениям, а также информирования о нарушении сроков исполнения документов, в том числе по электронной почте. Разработана соответствующая отчетность.
• Маршрутизация документов и управление бизнес-процессами их обработки. Созданы и настроены маршруты прохождения документов для каждого вида регистрационных карточек (workflow).
• Off-line client. Для Президента ОАО «РЖД» и руководителей высшего звена разработано автоматизированное рабочее место руководителя (РМР), позволяющее работать с системой в автономном режиме (off-line client).

2013: «РЖД» перевела на новую СЭД 100 тыс. сотрудников: достигнутый эффект

В декабре 2013 г. «Текора» сообщила, что число пользователей СЭД в «РЖД» достигло порядка 100 тыс. сотрудников в аппарате управления, 53 филиалах и 15 дочерних обществах по всей России. Таким образом, этот проект стал одним из самых масштабных проектов внедрения систем электронного документооборота в российских компаниях, отмечают в компании.

Функциональность системы охватывает полный цикл канцелярского документооборота: входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации, договоров, поручений, обращений граждан, заявок на командировки и отпуска. Для руководителей «РЖД», в свою очередь, были разработаны мобильные рабочие места, позволяющие работать в системе автономно.

К концу 2013 г. в «РЖД» подсчитали эффекты перехода на новую систему в процентных показателях. Так, по данным «Текора», время поиска документов сотрудниками сократилось примерно на 20%, согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов стало происходить на 30% быстрее, количество пользовательских ошибок уменьшилось на 30%, а время доставки документов по всей стране сократилось на 50%.

Кроме того, сократилось время построения отчетности по документам на 20%, время обработки командировок/отпусков - на 30%, а прозрачность прохождения документа в целом повысила эффективность документооборота на 50%.

В «РЖД» приводят пример, что сроки доставки документов и поручений в регионы Дальнего Востока сократились с 2-3-х недель до 2-3-х минут.

Теперь, по распоряжению руководства «РЖД», пользователи СЭД переходят на безбумажный документооборот внутри компании, за счет чего ожидается значительная оптимизация ресурсов компании.

Ежедневно в СЭД «РЖД» регистрируется более 55 тыс. документов, а всего на конец 2013 г. в систему введено более 30 млн карточек и более 17 млн файлов, приводят данные в «РЖД». Представители «Текора» рассказали TAdviser, что ранее использовавшаяся в компании система контроля исполнения документов АС «Документооборот» не предусматривала хранение файлов документов.