Российский Университет Дружбы Народов создал МФЦ на базе «1С:CRM КОРП»

2022: Автоматизация работы МФЦ

19 апреля 2022 года компания «1С-Рарус» сообщила, что автоматизировала работу МФЦ в Российском университете дружбы народов. На апрель 2022 года в вузе обучаются 9,5 тысяч студентов из 157 государств. Многофункциональный центр создан с целью сокращения очередей и времени предоставления услуг учащимся и сотрудникам. За счет внедрения системы «1С:CRM КОРП», по информации компании, снижение операционных и административных затрат в университете составило 75%, а сроки обработки заказов сократились на 90%.

Российский университет дружбы народов - многопрофильный интернациональный университет в Москве, созданный в 1960 году. В состав университета на апрель 2022 года входят 6 факультетов, 10 институтов, 1 академия. Набор ведется по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, аспирантуры и ординатуры (медицинский институт). На выбор предложены очные, очно-заочные и заочные формы обучения.

В начале 2020 года руководство РУДН решило оптимизировать процесс предоставления студентам и сотрудникам различных услуг: заключение договора на обучение, постановка на регистрационный и миграционный учет, оплата обучения и т. д. Ранее для того, чтобы получить необходимые документы, заявителям приходилось посещать большое количество кабинетов, отстаивать очереди, а сроки предоставления услуг иногда длились 2–3 недели.

С целью изменить ситуацию в вузе был создан многофункциональный центр по аналогии с городскими МФЦ. Для автоматизации работы операторов центра было выбрано решение «1С:Оператор МФЦ», реализованное на базе программы «1С:CRM КОРП» специалистами «1С-Рарус».

Система обеспечила наличие удобного АРМ и достаточное количество готовых инструментов, чтобы минимизировать доработки решения. За счет легкой интеграции с другими программами «1С», установленными в РУДН, а также с электронной очередью, мобильным приложением и личным кабинетом пользователей, «1С:Оператор МФЦ» позволяет не хранить данные о заявителях, а запрашивать информацию с помощью настроенных обменов.

Результаты проекта

• Автоматизация работы операторов МФЦ. В основе работы оператора МФЦ лежит инструмент «Заявка». Было автоматизировано 46 услуг, к каждой услуге реализован шаблон заявки в оригинальном стиле с необходимым набором инструментов и кнопок для подготовки документов. Студенты и сотрудники РУДН могут записаться в МФЦ через личный кабинет в приложении или получить талон электронной очереди при личном посещении, после чего в системе автоматически формируется заявка на услугу. Подготовка происходит в рамках одного окна, что позволяет выводить на экран готовую печатную форму, детализировано просмотреть документ в «1С:Оператор МФЦ», подписать его ЭЦП, распечатать, подготовить счёт на оплату, отправить файлы по электронной почте или в личный кабинет пользователя и отслеживать статус оплаты.
• Сокращение очередей и сроков получения услуг. Возможность получения услуг онлайн и в формате одного окна избавила заявителей от посещения нескольких помещений вуза, а также намного уменьшила очереди. Прием одного заявителя сократился до 11 минут. Пропускная способность увеличилась в несколько раз, в среднем до 600 человек в день. Сроки получения управленческой и регламентированной отчетности сократились на 60%.
• Развитие решения «1С:Оператор МФЦ». Сотрудничество «1С‑Рарус» и РУДН продолжается. В ближайшее время планируется увеличить количество предоставляемых МФЦ услуг до 90. Станет возможным автоматическое подписание ЭЦП пакета заявок. Также ведется работа в области взаимодействия «1С:Оператор МФЦ» с приложением и личным кабинетом для полного перевода предоставления услуг в онлайн режим.

«Благодарим компанию «1С‑Рарус» за проделанную работу по автоматизации нашего МФЦ. Безусловно, мы сделали правильный выбор подрядчика. Результаты проекта уже достаточно ощутимы: в помещениях вуза отсутствуют очереди, процесс получения услуг стал продуманным и комфортным. Мы можем контролировать работу сотрудников, анализировать отчеты и вносить предложения из программы, сотрудники «1С‑Рарус» - всегда на связи и помогают с вопросами», - говорит директор МФЦ РУДН Рождественская А. А.