В «СК Кронос» реализован проект по цифровизации процессов управления на базе платформы Advanta

2023: Цифровизация процессов управления на базе платформы Advanta

Компания «Адванта Консалтинг» 25 октября 2023 года сообщила о реализации в «СК Кронос» проекта цифровизации процессов управления на базе платформы Advanta.

Как сообщалось, «СК Кронос» одновременно выполняет десятки проектов по возведению многоэтажных домов в коммерческой сфере, а также в рамках программы реновации жилищного фонда столицы. В портфеле проектов компании ─ строительство торговых и многофункциональных центров, производственных цехов. Все объекты построены в полном объеме и установленные сроки. Руководители планируют кратный рост, а это невозможно без четко выстроенных процессов, прозрачного контроля проектов на всех этапах жизненного цикла, слаженного взаимодействия всех подразделений организации. Для этого было принято решение внедрить информационную систему управления проектами на базе российской цифровой платформы ADVANTA.

Ранее стройплощадки, офисы продаж, производственно-технический отдел и служба технического заказчика ─ подразделения заказчика, непосредственно отвечающие за реализацию проектов, работали в Excel, Google-таблицах, частично в MS Project. Сбор данных по статусам проектов, внутренний и внешний документооборот, обсуждение рабочих вопросов ввелось в разных программах. Информация по проектам была разрозненной, часто теряла актуальность. Значительное время сотрудников уходило только на поиск нужной цифры или документа. Неэффективная работа сотрудников нередко была причиной финансовых потерь компании.

Исправить ситуацию и поддержать стратегию роста руководство планировало за счет внедрения единого инструмента для автоматизации процессов. Оцифровав процессы, рассчитывали в дальнейшем получать оперативные данные по затратам и доходам проектов на дашбордах, сформировать оптимальный фонд оплаты труда, систему учета ресурсов и оптимизировать ключевые показатели проектов. Все эти задачи можно закрыть даже базовым функционалом в системе ADVANTA.

Наш выбор пал на ADVANTA, поскольку для рядовых пользователей система несложная в освоении и работе, очень близка к MS Project. По сравнению с аналогами, которые удалось попробовать, все очень красиво, понятно, наглядно. Изначально было опасение, что решение подходит только крупным компаниям. По рекомендации одного уважаемого эксперта решили внедрять. Начали с демоверсии, поняли, что система рабочая, главное – правильно выстроить дерево проектов. После тестового периода решили приобретать. На этапе покупки получили качественную поддержку и консультации со стороны экспертов ADVANTA. рассказал Сергей Данилин, начальник службы технического заказчика ООО «СК Кронос»

Задачи перед внедрением системы:

• Оптимизировать процессы управления строительными проектами;
• Наладить коммуникации и движение документооборота в рамках единой информационной системы;
• Увеличить число одновременно реализуемых проектов;
• Обеспечить возможность долгосрочного планирования проектов: регламентировать последовательность работ с дальнейшей привязкой к ним финансовой составляющей ─ бюджетное планирование, исполнение бюджета, выявление разрывов и недофинансирования.

Было сделано следующее:

• Создан временный демостенд с учетом специфики компании. Заказчик оценил работоспособность и гибкость системы, разобрался в настройках и смог осуществить внедрение собственными силами при консультационной поддержке.
• Сформирован единый электронный реестр проектов компании, который позволил создавать проекты из шаблона, фиксировать базовые планы проектов и работ, а также контролировать достижение контрольных точек по ним. Здесь всегда можно увидеть актуальную информацию по проектам онлайн, а, значит, вовремя принимать решения по возникающим проблемам и предотвращать срывы сроков. Статусы по всем проектам сводятся в итоговый отчет по мониторингу портфеля проектов.
• Создана структура хранения проектных документов. Все документы хранятся в одном месте, есть возможность прикреплять нужные документы к проектам и задачам, обновлять их содержание, сохранять историю изменений и прошлые версии. Для клиента очень важно, чтобы строители работали по последней измененной версии рабочей документации, чтобы была возможность оставить старый, но зафиксировать действующий вариант.
• Настроен функционал согласований и дискуссий. Благодаря этому решение рабочих вопросов происходит оперативнее, все заинтересованные лица имеют единую версию правды по принятым решениям.
• Автоматизирован процесс закупок. Этот шаг позволяет оптимизировать процесс, сократить простои из-за отсутствия необходимых материалов и комплектующих.

В конечном итоге, мы освоили и внедрили систему за 1.5 месяца. Теперь ADVANTA как социальная сеть внутри нашей компании, в ней создают проекты, творят, решают задачи, прикрепляют документы, взаимодействуют. За счет автоматизации удалось оптимизировать часть процессов, как минимум, на 30%. Очень «зашли» дискуссии и согласования с прикреплением документов и подключением руководителя. Задачи с документооборотом решены на октябрь 2023 года примерно на 70%. Сделана интеграция с MS Project. Следующим этапом станет настройка контура финансов, планирование, вывод необходимых показателей на дашборд. рассказал Сергей Данилин, начальник службы технического заказчика ООО «СК Кронос»

Внедрение, стартовавшее в августе 2023 года, планируется завершить до конца ноября 2023 года.