СПБГУКиТ (БИТ:Приемная комиссия)

Экспертный центр по работе с учебными заведениями компании БИТ завершил проект по автоматизации в Санкт-Петербургском государственном университете кино и телевидения (СПБГУКиТ). Специализированная система на платформе «1С:Предприятие 8» - «БИТ:Приемная комиссия» позволила упростить обработку заявлений абитуриентов и в короткие сроки подготовить аналитическую отчетность по проведенной приемной кампании.

Решение об автоматизации деятельности приемной комиссии было принято руководством вуза еще до начала приема документов. Необходимо было заранее подготовить сотрудников СПБГУКиТ к приему абитуриентов, которых, по прогнозам, ожидалось больше, чем в предыдущем году. Избавиться от распространенных сложностей работы приемной комиссии была призвана система, которая бы позволила:

• сократить трудозатраты на обработку данных об абитуриентах,
• видеть всю информацию о поступающих в вуз в режиме реального времени,
• получать полную аналитическую информацию для анализа данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний в разрезе факультетов, специальностей, форм обучения, видов финансирования и др.

Для решения обозначенных выше задач руководство СПБГУКиТ обратилось в компанию БИТ, в которой действует Экспертный центр по работе с учебными заведениями. Для построения системы был выбран авторский программный продукт «БИТ:Приемная комиссия», который разработан на платформе «1С:Предприятие 8».

В результате проекта автоматизированы рабочие процессы приемной комиссии университета. На данный момент в системе работает более 20 сотрудников.

Внедрение системы позволило:

1. Оперативно обрабатывать большой поток поданных документов абитуриентов. В среднем за день в приемную комиссию поступает порядка 700 заявлений. За каждой анкетой прикрепляются необходимые для поступления документы. Если раньше вся информация об абитуриентах хранилась в электронных таблицах, то сейчас все данные отражаются в единой системе. Это позволяет ускорить поиск и обработку заявлений.
2. Обеспечить безопасное и надежное хранение данных. В системе фиксируются все изменения по документам, предусмотрен доступ в архив по годам. За счет этого исключен риск утери данных.
3. Появилась возможность формировать аналитические отчеты с высокой степенью достоверности. Раньше анализ данных был трудоемким, была велика вероятность ошибок. С появлением системы руководству и сотрудникам в любой момент доступна информация о результатах приемной комиссии, в том числе по регламентированным законодательством формам.

Князева Людмила Андреевна, начальник отдела по работе с абитуриентами Центра формирования контингента: «С появлением специализированной системы «БИТ:Приемная комиссия» мы ощутили существенные изменения при выполнении ежедневных задач. Наиболее качественные изменения наблюдались на этапе подготовки аналитической отчетности по проведенной приемной кампании - значительно сократились сроки формирования такой отчетности и ускорились рутинные процессы. Конечно, первый прием с новой системой проходил в режиме адаптации сотрудников и дополнительных настроек программы под нужды вуза. Но мы уверены, что со следующего года поймем уже всю прелесть работы в системе».