В "Ставрополькрайводоканал" начинается внедрение EOS for SharePoint

Одно из крупнейших в регионе предприятий - Государственное унитарное предприятие Ставропольского края «Ставрополькрайводоканал», начало внедрение системы управления корпоративным контентом EOS for SharePoint в сен-тябре прошлого года. В настоящее время ECM-система EOS for SharePoint ис-пользуется в центральном офисе ГУП и во всех филиалах предприятия. Проект реализует Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС в Ставропольском крае.

ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» выполняет важнейшую социальную функцию – именно оно предоставляет услуги водоснабжения и водоотведения населению и предприятиям всего края. В структуре ГУПа 26 водоснабжающих филиалов и «Кавминводские очистные сооружения канализации». Общая численность занятых во всех структурных подразделениях ГУП – порядка 8,5 тысяч человек.

Документы, образующиеся в деятельности ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» – это не только обычная организационно-распорядительная документация и поручения руководства, но и большое количество договоров с потребителями, конкурсная документация, заявки на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов. Кроме этого, предприятие ведет обширную переписку – как с филиалами, так и с внешними контрагентами, результатом чего являются значительный объем документооборота по входящим и исходящим деловым письмам.

До начала проекта процедуры работы с документами на предприятии не были автоматизированы. Обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов регистрации. Пересылка корреспонденции в филиалы и получение документов от них осуществлялись по электронной почте (она также использовалась для согласования проектов документов), факсу и каналам традиционной почты. Такая схема документооборота уже не отвечала актуальным потребностям – специалисты центрального офиса и филиалов часто сталкивались с трудностями, связанными с поиском документов, отслеживанием их движения, а также контролем исполнения.

Таким образом, основной целью проекта стал постепенный перевод работы с документами в электронный вид, что должно было существенно сократить время обработки, прохождения документов, обеспечить эффективную систему контроля. Важно частью проекта стало решение задач коммуникации с филиалами, в том числе при организации бизнес-процессов согласования проектов документов. При выборе системы учитывалась возможность поддержки в дальнейшем силами собственных специалистов предприятия.

В июле 2014 года предприятием были закуплены лицензии системы электронного делопроизводства и документооборота EOS for SharePoint. Проект был разбит на ряд последовательных этапов:

1-й этап (Сентябрь-октябрь 2014):

• анализ документооборота организации, выявление основных документопотоков и ключевых бизнес-процессов, ориентированных на документы;
• установка и настройка базы данных EOS for SharePoint согласно запросам и структуре ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»;
• настройка рабочих процессов системы;
• автоматизация рабочих мест специалистов канцелярии, занимающихся регистрацией входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан, а также контролем;
• автоматизация рабочих мест ответственных делопроизводителей каждого отдела, а также в удаленных филиалах.

2-й этап (октябрь 2014):

• индивидуальное обучение работе в системе специалистов ГУП, отвечающих за регистрацию документов и контроль исполнения;
• групповое обучение работе в системе ответственных делопроизводителей отделов и филиалов;
• обучение системных технологов, которые в дальнейшем будут сопровождать систему.

3-й этап (ноябрь 2014):

разработка дополнительных печатных и отчетных форм; разработка инструкций для пользователей по работе в программе; авторский надзор на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

4-й этап (декабрь 2014):

В декабре 2014 года ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» закупило дополнительные рабочие места, предназначенные для сотрудников центрального аппарата. Для их внедрения была произведена дополнительная настройка системы, обучены новые пользователи. Также в рамках данного этапа были подключены все филиалы: в них было установлено по одному рабочему месту для документационного взаимодействия с центральным офисом.

В настоящее время система работает в тестовом режиме. Общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 120. Уже сейчас некоторые филиалы перешли полностью на электронные журналы (регистрируют и входящие, и исходящие документы только в системе), часть филиалов пока регистрируют исходящие документы.

Таким образом, главными результатами проекта стали:

• автоматизация регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан, отслеживание их движения в организации;
• автоматизация согласования нормативных документов, договоров и конкурсной документации (согласование проектов осуществляется в системе в электронном виде);
• обеспечение взаимодействия с территориально удаленными филиалами посредством EOS for SharePoint, что позволило отслеживать исполнение документов в филиалах и рассмотрение их в центральном офисе;
• значительное упрощение и ускорение процессов поиска документов;
• автоматизация работы с заявками на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов, что обеспечило «прозрачность» данных процессов и уменьшение сроков согласования;
• повышение исполнительской дисциплины;
• обеспечение условий для постепенного перехода к безбумажному электронному документообороту.