Штокман Девелопмент АГ (Directum)

Завершился первый этап проекта по внедрению ECM-системы DIRECTUM в «Штокман Девелопмент АГ». В результате была проведена работа по автоматизации входящей, исходящей и организационно-распорядительной документации, а также функций контроля над исполнением поручений Главного исполнительного директора.

Ситуация

Проект по освоению Штокмановского газоконденсатного месторождения является уникальным по совокупности таких факторов как: масштабность и сложность работ, особые климатические условия в районе добычи и транспортировки газа, а также необходимость применения принципиально новых технико-технологических решений в процессе разработки. Кроме того, особая важность проекта определяется укреплением энергетической безопасности России и созданием базы для переноса в Россию современных технологий управления, проектирования и производства промышленной продукции для освоения морских месторождений углеводородов.

Компания «Штокман Девелопмент АГ» уделяет большое внимание организации процессов управления с целью обеспечения выполнения задач проекта с надлежащим качеством и в соответствии с установленными сроками. Одной из ключевых составляющих всех управленческих процессов является документационное обеспечение управления, так как качество, сроки подготовки, согласования и обработки документов, напрямую влияют на успешность выполнения задач проекта в целом.

Процессы по работе с официальными документами в компании «Штокман Девелопмент АГ» отлажены и строго регламентированы. Часть работ осуществлялась в электронном виде: активно использовалась электронная почта для рассылки документов на ознакомление, велись электронные журналы регистрации документов и реестры поручений Главного исполнительного директора в MS Excel, электронные образы документов хранились на сетевых дисках. Существенный объем работ с документами по согласованию, визированию, контролю выполнялся c использованием бумажных носителей, что вызывало определенные неудобства в отслеживании хода работ по исполнению поручений, документов и формированию отчетности. Например, для осуществления контроля исполнения поручений Главного исполнительного директора ответственный сотрудник периодически запрашивал промежуточные отчеты по электронной почте или по телефону, и далее вручную актуализировал данные, полученные из разных источников, в таблице Excel. Также, дополнительное время и средства расходовались на печать и перемещение документов на бумажных носителях между подразделениями внутри компании.

Для повышения эффективности работы с официальными документами и поручениями Главного исполнительного директора «Штокман Девелопмент АГ», руководством компании было решено перевести документооборот в электронный вид и внедрить систему, позволяющую автоматизировать рутинные процедуры делопроизводства и повысить уровень внутрикорпоративных коммуникаций и прозрачности.

Выбор

Выбор системы, наиболее полно отвечающей целям и задачам «Штокман Девелопмент АГ» проходил в рамках тендерной процедуры. Заказчиком было подготовлено подробное техническое задание, включающее перечень всех требований к продукту. На выбор системы оказывали влияние не только возможности текущей версии системы, но перспективные планы разработчика по развитию, расширению возможностей и применению новейших технологий.

По результатам тендера право на заключение контракта на поставку программного обеспечения, оборудования и проведения консалтингово-внедренческих работ было предоставлено компании Акелон по совокупности таких факторов, как опыт аналогичных масштабных внедрений на предприятиях нефтегазовой отрасли, наличие положительных отзывов от заказчиков и отработанной технологии внедрения в жестко ограниченные сроки.

По результатам тендера право на заключение контракта на поставку программного обеспечения, оборудования и проведения консалтингово-внедренческих работ было предоставлено компании Акелон по совокупности таких факторов, как опыт аналогичных масштабных внедрений на предприятиях нефтегазовой отрасли, наличие положительных отзывов от заказчиков и отработанной технологии внедрения в жестко ограниченные сроки.

В качестве платформы для построения системы электронного документооборота была выбрана российская разработка — система DIRECTUM, являющаяся признанным лидером в России количеству крупных успешных внедрений. Преимущественными особенностями данной системы являются, прежде всего, ориентированность на бизнес-потребности клиента, наличие большого количества готовых бизнес-решений, разумная стоимость, масштабируемость и постоянное ведение работ по улучшению системы вендором, компанией DIRECTUM.

Анализ задач

Согласно техническому заданию, специалистам компании Акелон предстояло осуществить комплексное внедрение системы DIRECTUM в «Штокман Девелопмент АГ». Работы включали в себя поставку оборудования и ПО, исследование и описание бизнес-процессов, обучение пользователей, прикладную разработку, проектирование типовых маршрутов движения документов, проведение тестовых испытаний и передачу системы в опытную, а затем и в промышленную эксплуатацию.

В качестве платформы для построения системы электронного документооборота была выбрана российская разработка — система DIRECTUM, являющаяся признанным лидером в России количеству крупных успешных внедрений. Преимущественными особенностями данной системы являются, прежде всего, ориентированность на бизнес-потребности клиента, наличие большого количества готовых бизнес-решений, разумная стоимость, масштабируемость и постоянное ведение работ по улучшению системы вендором, компанией «DIRECTUM».

Для удобства сбора информации по исполнительской дисциплине требовалась разработка специализированных отчетов, содержащих исчерпывающую информацию о ходе работ по поручениям Главного исполнительного директора в удобном представлении.

Для реализации процесса согласования документов в электронном виде была запланирована разработка типовых маршрутов, логика которых бы в полном объеме соответствовала утвержденным регламентам Заказчика по ДОУ. Также предстояло выполнить работы по развертыванию центра сертификации и выдаче ключевым пользователям цифровых сертификатов для простановки ЭЦП.

Кроме всего этого был запланирован ряд дополнительных улучшений стандартного функционала DIRECTUM.

Решение

В ходе проекта совместной рабочей группой были выработаны и реализованы ряд интересных решений, дополняющих возможности стандартного функционала системы DIRECTUM. Менеджер личного планированияОдним из таких решений стало разработанное специально для «Штокман Девелопмент АГ» приложение «Менеджер личного планирования исполнения поручений», позволяющее пользователям системы более эффективно распределять рабочее время и контролировать сроки исполнения поручений Главного исполнительного директора.

При входе в пользователя в систему Windows приложение «Менеджер личного планирования исполнения поручений» загружается автоматически и отображает текущее состояние исполнения поручений в системе DIRECTUM для данного сотрудника. При необходимости можно из интерфейс приложения перейти к карточке поручения в DIRECTUM и активным задачам, связанным с поручением.

Специалистами Акелон были расширены стандартные возможности DIRECTUM по локализации интерфейса. Был разработан механизм, позволяющий хранить реквизиты ключевых справочников в русской и английской интерпретации и отображать значения реквизитов на русском или английском языке в зависимости от языка интерфейса пользователя. Карточка периодической задачиЭто позволило автоматизировать создание двуязычных документов и повысить удобство работы с системой для англоговорящих пользователей. Также было использовано оригинальное решение — периодическое задание, позволяющее назначать исполнителям задачи по поручениям руководителя в системе DIRECTUM автоматически по заранее сформированному расписанию. Это в свою очередь позволило избежать многократного повторного ввода информации и облегчить работу делопроизводителей и контролеров.

Результаты

Компания Акелон выполнила полный комплекс работ по внедрению ECM-системы DIRECTUM в «Штокман Девелопмент АГ», включая поставку серверного оборудования для развертывания системы в рекордные сроки.

В период проведения работ по внедрению DIRECTUM преподавателями компании Акелон было обучено свыше 20 делопроизводителей и ассистентов руководителей «Штокман Девелопмент АГ», а также проведены семинары для руководителей департаментов и управлений.

В DIRECTUM была перенесена хранившаяся ранее в сетевых папках организационно-распорядительная документация (ОРД) за прошлые годы. Начиная с января 2011 года вся входящая, исходящая корреспонденция и ОРД заносится и хранится только в DIRECTUM и регистрируется в электронных журналах системы. Все поручения Главного исполнительного директора выдаются исполнителям в электронном виде, а контроль за исполнением поручений осуществляется в DIRECTUM с помощью специально разработанных отчетов.

Уже в период опытно-промышленной эксплуатации пользователями системы были отмечены существенные преимущества использования электронного документооборота взамен бумажного. Работа в DIRECTUM позволила сотрудникам получить удобный доступ к информации, а также быстро находить документы по реквизитам и содержанию.

Использование системы DIRECTUM позволяет сократить сроки с подготовки и согласования документов. Это достигается за счет организации электронного согласования документов с использованием ЭЦП и применения автоматически заполняемых шаблонов электронных документов. Заинтересованное лицо может оперативно получить доступ к электронной версии документа в системе, определить текущий статус работ по документу, просмотреть список сотрудников, которые подписали документ ЭЦП.

Перспективы

Руководство компании «Шктокман Девелопмент АГ» проявляет активную заинтересованность в дальнейшем развитии системы DIRECTUM: наращивании функционала и автоматизации новых бизнес-процессов. В настоящее время ведутся переговоры по ряду перспективных направлений развития таких как: дальнейшая углубленная локализация интерфейса и данных системы DIRECTUM, интеграция с финансово-учетной системой 1С и внедрение бизнес-решений «DIRECTUM: Финансовый архив», «DIRECTUM: Согласование счетов на оплату», «DIRECTUM: Управление договорами».

В ближайшее время к системе DIRECTUM будут подключены пользователи филиалов в Мурманске, Санкт-Петербурге, Териберке, а также сотрудники представительства «Штокман Девелопмент АГ» в Париже. Подключение удаленных пользователей будет осуществляться по высокоскоростным оптоволоконным каналам связи через desktop-клиент DIRECTUM, а также с использованием web-доступа и мобильного доступа.

Впечатления

Максим Бичук, руководитель проекта «Шктокман Девелопмент АГ», так комментирует проект: «Стоит отметить, что внедрение системы DIRECTUM проходило в условии жесткого временного ограничения в 2 месяца. Специалисты компании Акелон совместно со специалистами нашей компании Отзыв о внедрении DIRECTUM в Штокман (preview)реализовали проект в оговоренные сроки без ущерба качеству внедрения. Все этапы проекта от исследования до передачи системы в промышленную эксплуатацию были пройдены в полном объеме и строго по заранее оговоренной сторонами схеме. Уже в период опытно-промышленной эксплуатации наши сотрудники отмечали выгодные преимущества работы в системе DIRECTUM. Особенно были отмечены такие: удобный оперативный доступ к информации, возможность быстрого вариативного поиска документов и совместной работы над документами, снижение времени на подготовку и согласование документов, оперативность доставки поручений до исполнителей и удобство контроля исполнения поручений. Мы считаем, что цели данного этапа внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM достигнуты и в ближайшей перспективе ожидаем в среднем 10-15% повышения эффективности всех автоматизированных процессов».