OCS (финансовый архив, управление заявками)

2018

Окончание проекта

Проект завершен в ноябре 2018 года.

Выбран главный исполнитель проекта по развитию СЭД

Проект на базе Directum (СЭД/ECM-система)

Подрядчик: Directum

Сроки проекта: март - ноябрь 2018

2013

Начало проекта

Проект, реализованный в компании OCS, завоевал победу в DIRECTUM Awards 2011 – конкурсе ИТ-проектов компании DIRECTUM, по условиям которого вендор наградил участников за инновации на базе системы DIRECTUM.

Проект системы электронного архива первичной документации, внедренный в OCS, стал победителем в номинации «Крупные проекты». Он был реализован при поддержке компании Avis Expert, специализирующейся на внедрении систем электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и порталов.

Реализация проекта электронного архива первичной бумажной документации начиналась в дистрибьюторской компании с нуля - до внедрения новой системы в OCS автоматизированных процессов в данной области не существовало. Быстрый рост бизнеса и следующее за ним увеличение числа бумажных документов привели к осознанию необходимости внедрения электронного архива. ИТ-специалисты OCS остановили выбор на системе DIRECTUM, исходя из ряда критериев.

Решающую роль сыграли возможность кастомизации системы и ее функционал в области обработки документов, наличие достаточно проработанного решения на этой платформе у компании Avis Expert. Немаловажным фактором стало соотношение цена/качество. Большое значение также имела заинтересованность в проекте интегратора – наличие обратной связи, активность.

В процессе внедрения новой системы электронного архива первичной документации основной задачей была интеграция с корпоративными информационными системами OCS: Microsoft Dynamics AX и 1С. В части DAX интеграция производилась по исходящим документам, в части 1С – по входящим. По результатам внедрения электронного архива каждый бумажный документ наделяется специальным штрих-кодом, заносимым в систему DIRECTUM.

Сканирование и распознавание документов с помощью решений от компании ABBYY позволяет поместить в электронный архив карточку документа и его скан-образ. Благодаря новой системе любой документ (как оригинал в архиве, так и его электронный скан-образ) можно найти максимально быстро, так как вся информация о нем каталогизирована и зафиксирована в электронном виде.

Внедрение системы электронного архива первичной документации проходило в компании OCS чуть менее полугода: с марта по август 2011 года. В активную работу проект был запущен первого августа. Его реализацией занималась команда OCS, состоящая из сотрудников различных подразделений, и команда внедрения Avis Expert. На сегодняшний день проект уже вышел за рамки центрального офиса дистрибутора и масштабируется в региональные филиалы компании. Первым в процесс модернизации включился офис в Новосибирске, вслед за ним в проекте примут участие филиалы в Красноярске и Перми. Согласно планам OCS в будущем каждый офис компании получит свою собственную инсталляцию системы.

«Технологии создания электронных архивов не новинка на рынке, но в России они начали внедряться сравнительно недавно. Наш проект необычен тем, что разрабатывался специально для первичной документации. Плюс ко всему, он максимально высокотехнологичен: современные высокоскоростные потоковые сканеры, которые обрабатывают сотни страниц в минуту; радио-сканеры, которые позволяют сотруднику свободно перемещаться по архиву; технология штрих-кодирования; полная интеграция с корпоративными информационными системами. Таким образом, благодаря внедрению системы электронного архива работа менеджера сегодня фактически сводится лишь к отсоединению документов от скрепок», – говорит Новиков Сергей, ИТ-директор компании OCS.

Продолжение проекта

В компании OCS Distribution завершен проект по объединению баз данных системы DIRECTUM, реализованный силами специалистов компании Avis Expert.

Инсталлированные в центральном офисе и трех региональных бизнес-юнитах (РБЮ) электронные архивы были объединены в единую базу, которая в дальнейшем будет масштабироваться на другие РБЮ централизованно.

Внедрение системы электронного архива первичной документации в компании OCS началось в 2011 году. На первом этапе система была инсталлирована в центральном офисе (Санкт-Петербург/Москва). Проектом занималась команда, состоящая из сотрудников различных подразделений OCS и Avis Expert. После окончания первого этапа силами сотрудников ИТ-службы OCS Distribution были проведены независимые инсталляции в региональных бизнес-юнитах компании в Новосибирске, Красноярске и Екатеринбурге. Независимость инсталляций была обусловлена стоящими перед компанией на тот момент задачами. Теперь инсталлированные ранее системы объединены в единое хранилище.

В ходе проекта объединения сотрудникам компании Avis Expert предстояло решить задачу сохранения локальной уникальности данных в рамках единого централизованного хранилища. Данная задача была обусловлена сложившейся независимой системой присвоения уникальных идентификаторов в каждом РБЮ. В результате чего эти идентификаторы не отвечали уникальности в рамках всей компании. Также предстояло провести перенастройку конфигурации продуктов ABBYY, с помощью которых в компании реализована система потокового ввода и распознавания документов.

Сотрудниками компании Avis Expert решение такой задачи было реализовано в два этапа. На первом была спроектирована единая централизованная конфигурация с учетом особенностей архитектуры каждого отдельного филиала OCS. Вторым этапом стал перенос филиальных данных (более полумиллиона документов в каждом филиале) в единое хранилище. С поставленной задачей специалисты Avis Expert справились отлично, не повлияв на работоспособность сотрудников как центрального офиса компании OCS, так и филиалов, находящихся в разных часовых поясах.

Проект по объединению баз данных был реализован всего за два месяца и полностью удовлетворил требованиям и задачам заказчика.