Oracle E-Business Suite в Ашан Россия

Созданная в 2010-2011 гг. система действует на основе бизнес-приложений Oracle E-Business Suite «Кредиторы» и «Управление денежными средствами», а также их российской локализации и дополнительных расширений, разработанных специалистами IBS Borlas согласно пожеланиям «АШАН Россия». Решение от IBS Borlas позволило заказчику усовершенствовать целый ряд бизнес-процессов финансовых подразделений и добиться большей оперативности при обработке, утверждении и оплате счетов, обеспечить прозрачность бизнес-процессов и их соответствие российскому законодательству, снизить риск ошибок, сделать процесс защищённым посредством шифрования платёжных данных. Работы велись интернациональной командой, состоявшей из представителей AUCHAN Group (Франция), «АШАН Россия» и IBS Borlas.

Финансовые подразделения торговой сети «АШАН Россия», представляющей в России интересы одного из лидеров мировой торговли – французской группы AUCHAN, усовершенствовали свои бизнес-процессы на основе Oracle E-Business Suite. Проект реализован совместной командой специалистов AUCHAN Group, «АШАН Россия» и IBS Borlas.

Основной целью проекта было автоматизировать и обеспечить безопасность процессов обработки и оплаты счетов и счетов-фактур по общехозяйственным расходам, капитальным вложениям и инвестициям с учётом норм российского законодательства. Выбор в пользу IBS Borlas в качестве компании-консультанта был связан с солидной экспертизой компании в сфере подобных ИТ-решений, а также предыдущим положительным опытом сотрудничества с компанией «Борлас Украина» в ходе внедрения Oracle E-Business Suite в AUCHAN Ukraine.

Как сообщил руководитель группы методологии учета и руководитель проекта со стороны компании «АШАН Россия» Стефан Шлопек, перед проектной группой были поставлены задачи:

• Сократить объем административных работ, связанных с учётом и оплатой счетов (автоматизировать процесс);
• Упростить процесс оплаты и сделать его более безопасным;
• Обеспечить возможность печати ключевых отчётов и регистров по учету НДС в соответствии с требованиями российского законодательства;
• Сократить длительность процесса закрытия месяца;
• Повысить эффективность системы внутреннего контроля по обработке и оплате счетов.

Проект стартовал в марте 2010 года. На первом этапе, с марта по май, были определены будущие бизнес-процессы в рамках планируемого функционала системы и разработана архитектура решения: внедряемые приложения, настройки, дополнительные разработки. На втором этапе, с июня по ноябрь, велись работы по внедрению. 8 ноября система была запущена в промышленную эксплуатацию, в декабре 2010 года работы по проекту были завершены.

По словам руководителя проекта со стороны IBS Borlas Сергея Углицких, «Проект был сложным прежде всего с точки зрения организации взаимодействия участников. В нём объединили свои усилия две команды из штаб-квартиры AUCHAN Group во Франции (группы функциональных и технологических специалистов), две команды «АШАН Россия» (группа технологических специалистов и ключевые пользователи) и команда консультантов нашей компании. В результате мы приобрели неоценимый опыт организации работ в условиях различных языков, культур и традиций, а также опыт совместной работы с авторитетными европейскими специалистами. При этом проект реализован в рамках плановых срока и бюджета».

Созданная система действует на основе бизнес-приложений Oracle E-Business Suite «Кредиторы» и «Управление денежными средствами», а также их российской локализации и дополнительных расширений, разработанных специалистами IBS Borlas согласно пожеланиям «АШАН Россия». В ходе проекта автоматизированы следующие процессы: учёт входящих счетов и счетов-фактур, процесс утверждения счетов для их оплаты, формирование электронных банковских платежей, обработка банковских выписок, учёт и отчётность по НДС, бухгалтерский учёт счетов, счетов-фактур и платежей. Кроме того, создан защищённый при помощи алгоритма шифрования данных интерфейс платёжных документов, передаваемых из приложений Oracle в информационную систему банка-контрагента. Тем самым обеспечена безопасность финансовой информации.

Система реализована в рамках центральной бухгалтерии, пяти региональных бухгалтерий и Центра платежей «АШАН Россия» и охватывает в общей сложности 19 операционных подразделений. Текущее количество пользователей – более 50.

Подводя итоги проекта, финансовый директор компании «АШАН Россия» Тьерри Леконт заявил: «Внедрённая система на основе Oracle E-Business Suite позволила нам усовершенствовать целый ряд бизнес-процессов финансовых подразделений. Мы добились большей оперативности при обработке, утверждении и оплате счетов, обеспечили прозрачность этих бизнес-процессов и их соответствие российскому законодательству, снизили риск ошибок, сделали процесс защищённым посредством шифрования платёжных данных. Безопасность, оперативность, точность, меньшие трудозатраты, надёжный контроль – вот ключевые из достигнутых нами эффектов».

В свою очередь, генеральный директор IBS Borlas Гаранкин Олег выразил удовлетворение в связи с успешным завершением проекта и отметил: «Мы признательны AUCHAN за доверие и возможность реализации столь сложного проекта по созданию локализованной системы для финансовых подразделений «АШАН Россия», которое при этом интегрировалось в единую корпоративную систему управления AUCHAN Group. Интернациональная команда из представителей AUCHAN Group, «АШАН Россия» и IBS Borlas доказала своё соответствие самым высоким требованиям к качеству как работы, так и конечного программного решения».