Subway автоматизировал учет с помощью «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита»

2023: Внедрение системы «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита»

ГЭНДАЛЬФ помог ресторанам сети Subway из Ростова-на-Дону, Краснодара, Липецка и Казани автоматизировать учет, внедрив «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита». Благодаря программе уменьшилась рутинная работа, сократились ручные операции, а также повысилось качество взаимодействия с сотрудниками и клиентами. Об этом 26 сентября 2023 года сообщила компания ГЭНДАЛЬФ.

До внедрения данной системы учет в Subway вели в основном с помощью Google Docs и Excel. Это вносило определенную путаницу и неудобство. Для работы с сотрудниками использовалось решение «1С:Зарплата и управление персоналом», установленное на компьютере менеджера. А часть бухгалтерских операций проводилась в «1С:Бухгалтерии», что находилась на сервере специалиста. Данные по контролю работы персонала и из системы учета рабочего времени приходилось отдельно вносить и получать.

Отсутствие единого ПО приводило к тому, что возникали сложности с хранением и систематизацией большого объема данных из истории предприятия, была разрозненной нормативно-справочная база. На создание первичных документов, обработку и сопоставление разноплановой информации уходило значительно больше времени, чем нужно. Данные порой и вовсе терялись. О 100%-ной достоверности аналитических отчетов не могло быть и речи.

Нужно было как-то систематизировать ведение управленческого учета. В идеале – объединить все в одном месте/окне весь контур управленческих инструментов: от внесения и получения информации до постановки задач. Причем Subway хотел создать учетную систему именно с помощью российской программы, за этим и обратились в ГЭНДАЛЬФ. Специалисты подрядчика встретились с заказчиками, оценили объем задач, составили техническое задание и начали действовать. Был разработан комплексный план по реализации управленческих механизмов на базе «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита».

В процессе внедрения:

• Доработали обмены и взаимодействие с внешними учетными системами. Например, настроили обмен с фронт-офисом на базе сторонней компьютерно-кассовой системы, создали механизмы обмена информацией с Timex и Steady Control, доработали обмен данными с бухгалтерией, а также механизм загрузки информации из банка клиента для автоматического разнесения данных и проставления корректных статей затрат и др.
• Разработали блок управленческой документации для учета и формирования мотивационной части заработной платы сотрудников. Например, стало возможным распределять премии для сотрудников в зависимости от типа и видов продаж – прямой в заведении или агрегаторы доставок.
• Разработали обработки для упрощения работы управленческого персонала. Появились групповые обработки по созданию заказов в зависимости от количества товара на складе, созданию платежных поручений и условий договоров, а также ряд отчетов по источникам привлечения сотрудников.
• Настроили механизмы для контроля взаиморасчетов с контрагентами и Управляющей компанией. Это упростило работу с агрегаторами доставок еды Яндекс Еда и Delivery Club, выплаты роялти и НДС с роялти, а также позволило формировать отчетность для Управляющей компании.
• На базе типового функционала системы «1С» создали блок взаимодействия сотрудников. Он включил в себя систему голосования и опросов, возможность постановки задач и их переносов.

Еще настроили роли и права доступа пользователей, внедрив карту прав, разграничив объекты для пользователей в зависимости от их роли.

Мы довольны результатом. Теперь у нас есть единая система для формирования управленческой отчетности и ведения операционной деятельности на базе «1С:Управления предприятием общепита». И можно не волнуясь хранить историю предприятия на сервере. Информация унифицирована по всем пунктам: номенклатура, контрагенты, рецептура и т.д. В разы ускорилось создание первичной документации. Мои бизнес-партнеры и я получили эффективные инструменты для анализа деятельности компании и работы с персоналом, лучше контролируется расчет премий и заработной платы. Но останавливаться на этом мы не планируем: единая система учета на базе «1С» внедрена в 6 из 11 наших предприятий, в будущем мы расширим ее на остальные рестораны с помощью ГЭНДАЛЬФ, рассказал Станислав Шаповалов, совладелец ресторанов Subway.