Tupperware внедрила систему электронного документооборота при помощи Konica Minolta

2021: Внедрение системы электронного документооборота

21 октября 2021 года компания Konica Minolta сообщила, что что компания Tupperware внедрила систему электронного документооборота.

Австрийское подразделение компании Tupperware начало использовать электронную систему обработки счетов и цифровой архив, что ускорило процесс работы со счетами и поиск информации. В дальнейшем, по информации компании, Tupperware планирует полностью отказаться от использования отдельного пространства для хранения бумажных документов. Проект был реализован при участии команды по решениям ECM компании Konica Minolta.

Иллюстрация:www.sscclub.ru

Австрийское законодательство обязует компании хранить счета семь лет для налоговой отчетности. В подразделении Tupperware, ведущем работу на территории страны, этот архив занимал целую комнату, и компании было необходимо оцифровать его.

«Если бы мы решили привлечь поставщика услуг по сканированию для оцифровки всей нашей документации в полном объеме и в соответствии с нормативными требованиями, на это потребовался бы внушительный бюджет. И нам бы пришлось повторять эту процедуру в конце каждого финансового года», - объясняет Питер Мозер, начальник производства Tupperware Австрия.

Поэтому в компании приняли решение оцифровать процесс обработки счетов, внедрив систему электронного документооборота и цифровой архив, соответствующий нормативным требованиям. При проведении тендера организация получила предложения от нескольких поставщиков. Konica Minolta, которая на тот момент уже поставляла Tupperware многофункциональные устройства (МФУ), предложила наиболее подходящее решение, соответствующее следующим критериям: простой пользовательский интерфейс, который можно легко адаптировать с учетом особенностей бизнес-процессов компании, а также возможность масштабирования.

Konica Minolta также предложила Tupperware привлекательную модель лицензирования, которая учитывает только одновременно работающих с системой сотрудников.

«Помимо четырех наших пользователей, которые часто пользуются системой, есть множество других сотрудников, которые изредка заходят в нее, например, для утверждения счетов. Если бы нам требовались лицензии для всех этих пользователей, это сразу привело бы к увеличению постоянных затрат. А при таком решении нам удалось избежать нерационального использования средств», - поясняет Питер Мозер.

Система управления документами была внедрена при взаимодействии сотрудников Tupperware и специалистов Konica Minolta по ECM. Благодаря решению компания получила возможность постепенно избавиться от физического архива: он будет ежегодно сокращаться на один финансовый год и через семь лет автоматически ликвидируется. Также увеличилась прозрачность обработки счетов: у Tupperware появилась возможность в любой момент отследить статус интересующего счета из любой точки мира.

«Раньше счета перемещались из одной папки в другую в зависимости от того, на каком этапе обработки они находились. Теперь одним нажатием кнопки можно отследить, какие счета были получены, какие согласованы и оплачены, а какие можно переместить в архив», - рассказывает Питер Мозер.

Благодаря системе у Tupperware значительно упрощаются процессы обработки, согласования и автоматического перенаправления счетов следующему сотруднику, которые можно выполнять из любой точки, включая домашние офисы.

«В любом другом случае нам бы пришлось перенаправлять счета от сотрудника к сотруднику по обычной почте, что было бы столь же неэффективно, как и оставлять счета в офисе до того момента, пока ответственные сотрудники смогут за ними вернуться. Эти условия работы, сформировавшиеся в контексте COVID-19, открыли всем глаза на необходимость гибкой организации рабочих процессов. Теперь большое значение имеет возможность вести ЭДО вне зависимости от местонахождения сотрудников», - заключил Питер Мозер.