«Ключевые системы и компоненты» подвела итоги внедрения DirectumRX

2019: Итоги внедрения системы DirectumRX

18 марта 2019 года компания «МайТэк» сообщила о внедрении системы DirectumRX в группе компаний «Ключевые системы и компоненты» («КСК»).

Обладая развитой дивизиональной структурой, включающей свыше 15 территориально удаленных друг от друга компаний, группа «КСК» столкнулась с задачей объединения процессов управляемых компаний в рамках единой системы. Ей стала DirectumRX. Исполнителем проекта была выбрана компания «МайТэк».

Специалисты «МайТэк» приступили к внедрению проекта в конце сентября 2018 года: было проведено исследование потребностей организации, определены задачи внедрения, произведена настройка, адаптация модулей системы и их запуск в тестовую, а затем и промышленную, эксплуатацию. Изначально планировалось подключить 100 сотрудников из 10 компаний, но в процессе настройки системы стало ясно, что для органичного взаимодействия требуется участие расширенного состава специалистов и управленцев. По информации на март 2019 года в СЭД заведены свыше 750 пользователей из более чем 15 компаний.

Активный процесс реорганизации группы компаний также повлиял и на настройку системы. Все корректировки процессов выполнялись в режиме реального времени, исходя из поступающих данных о структурных изменениях: заводились НОРы (наши организации), менялись маршруты, добавлялись согласующие. Также в ходе внедрения работа систем 1С:Документооборот и ELMA, используемых в ряде компаний, была перенесена на DirectumRX.

По информации на март 2019 года все организации объединены в одну сквозную управленческую структуру. При этом один НОР может выполнять работу в рамках одного или другого дивизионов, территориально расположенных в 5 разных городах – Москве, Мытищах, Брянске, Твери, Ломоносове. Конфиденциальность информации регламентируется разграниченными правами доступа. В DirectumRX ведется работа с входящими и исходящими письмами, служебными записками, организационно-распорядительной документацией, договорами, доверенностями и поручениями.

«Проект выполнен за 4 месяца. Основная сложность была в гибком изменении системы в зависимости от изменений в организационной структуре группы. По итогам проекта видны положительные изменения в работе структурных подразделений: значительно ускорились процессы, управлять ими стало нагляднее и проще. Самое короткое время, за которое договор прошел внутренний процесс, составило всего 2 дня 5 часов 5 минут и 57 секунд. Учитывая, что специалисты находятся не просто в разных офисах, а в разных городах, процесс согласования договоров мог длиться неделями». Елена Баранова, начальник отдела документационного сопровождения деятельности ГК «КСК»

В планах на 2019 год подключение остальных компаний холдинга, расширение количества автоматизированных процессов, интеграция с 1С:Управление холдингом и использование электронной подписи.

2018: Начало внедрения

19 октября 2018 года компания «МайТэк» сообщила о проведении проекта по автоматизации документооборота в Группе компаний «Ключевые системы и компоненты» (КСК).

В целях повышения управляемости документооборотом группы компаний, ООО «КСК» внедряет систему DirectumRX. Преимуществами системы для группы компаний стали гибкое разграничение прав доступа и взаимосвязь ролей, возможность подключения к единой базе нескольких организаций, настройка сквозных процессов и удобная работа с договорами. Проект нацелен на создание эффективной межкорпоративной среды взаимодействия между головной и дочерними компаниями холдинга. Исполнителем проекта стала компания «МайТэк».

В рамках проекта будет устанавливаться и настраиваться максимально стандартный функционал системы DirectumRX. Планируется охватить работу с поручениями, согласование договорных документов, рассмотрение входящих и исходящих писем, работу со служебными записками, согласование приказов, распоряжений, управление доверенностями и контроль поручений. Пилотная установка системы будет выполнена в управляющей компании с возможностью подключения управляемых организаций к базе DirectumRX. В рамках одной СЭД будет настроено чёткое разграничение прав доступа для разных организаций. Компании группы будут работать с документами, объектами и задачами только своей организации. А специалисты управляющей компании получат доступ к документам всей группы в соответствии с функциональными обязанностями.

Первоначально планируется автоматизация порядка 100 пользователей, из них 20 пользователей — это административно-управленческий персонал ООО «КСК», и 80 — специалисты и руководители в территориальных подразделениях Твери, Санкт-Петербурга и нескольких предприятиях на территории РФ.

На октябрь 2018 года компанией «МайТэк» ведется исследование процессов для их последующего внедрения и настройки. В перспективе единые автоматизированные регламенты работы в DirectumRX ООО «КСК» намерено тиражировать на все предприятия группы. Также в планах ООО «КСК» интеграция DirectumRX с учетной системой 1С, подключение мобильных решений DIRECTUM Jazz, DIRECTUM Solo и развитие межкорпоративного документооборота с контрагентами.