Conteq и "Навигатор" автоматизируют ЛенМетроГипроТранс

Conteq и «Навигатор» начали летом 2017 года проект по внедрению систем DocSpace, Vitro-CAD и корпоративного портала на базе Microsoft Sharepoint в ОАО «Научно-исследовательский проектно-изыскательский институт «ЛенМетроГипроТранс» (Санкт-Петербург). Данный проект нацелен на автоматизацию полного жизненного цикла электронной документации, охватывающую канцелярский документооборот, технические и технологические документы. Специалистами Conteq и «Навигатор» будет произведена интеграция между системой документооборота технической документации Vitro-CAD и СЭД/ECM системой DocSpace, а также интеграция данных систем с САПР и учетными системами на базе 1С.

Ежегодное заключение государственных контрактов и договоров на выполнение проектно-изыскательских и научно-исследовательских работ, использование чрезвычайно разнородных документов, а также вовлечение большого количества сотрудников в процесс работы с документами требовало от института построение эффективной среды для прохождения документов от момента создания до отправления в архив, обладающей максимальной прозрачностью и возможностью контроля произведенных взаимодействий любого сотрудника с любым документом. Партнёрами по внедрению стали Conteq и «Навигатор» обладающие многолетним опытом реализации проектов в крупном корпоративном секторе во всём спектре ИТ-услуг.

В качестве платформы для создания единого информационного пространства для сбора и хранения документации была выбрана Microsoft SharePoint, наиболее отвечающая требованиям «Ленметрогипротранс», обладающая потенциалом для возможности дальнейшего развития, а также имеющая возможности поддержки.

Проект автоматизации комплексной структуры электронного документооборота будет разделен на три этапа. Первый этап будет включать в себя внедрение корпоративного портала, второй этап - внедрение системы Vitro-CAD и третий этап - внедрение системы DocSpace.

Электронный архив Vitro-CAD позволит автоматически вести два уровня версий (черновики и согласованные версии), управлять версиями документов (контролировать актуальность, управлять удалением) и настраивать автоматически вычисляемые шифры и идентификаторы для документов и элементов проекта. Также, будет реализована возможность создания структуры проектной документации по шаблону с учетом настроек параметров и прав доступа, появится возможность формирования любого количества альтернативных структур проектной документации без дублирования файлов и станет возможным визуализация связей между документами, т.е. просмотр дерева внешних ссылок. Кроме этого, Vitro-CAD будет включать в себя встраиваемые клиентские компоненты (плагины) в интерфейсы САПР-программ.

Система DocSpace выступила не только в качестве инструмента автоматизации задач в классическом делопроизводстве, но и решает такие задачи как: управление документами организационно-распорядительного характера, ведение канцелярии, управление совещаниями, организация совместной работы над документами, управление документами, которые касаются внутреннего функционирования компании (кадровые документы, справочная, проектная и нормативная документация, договора и т.д.), назначение поручений и организация типовых процессов (автоматизация потоков работ на базе Work Flow). Кроме этого, будут решены задачи по созданию заявок на приобретение мебели, оборудования, вычислительной техники, закупку или разработку ПО, проведение обучения, решения технических проблем (HelpDesk) и оказанию иных услуг сопутствующими подразделениями.

Портал на платформе Microsoft Sharepoint будет включать в себя: структуру организации и справочник по сотрудникам, новостную ленту и доску объявлений, календарь событий (дни рождения, выставки, конференции, обучение и т.д.), опросы, форумы, медиа библиотеку, информационно-справочный раздел для сотрудников. Портал послужит единой точкой доступа к ОРД и к проектному документообороту. Кроме этого, будет произведена интеграция с AD и 1С:ЗУП.

«На сегодняшний день СЭД/ECM-система является одним из наиболее востребованных продуктов ИТ-рынка. Мы рады, что с помощью накопленной за годы работы с организациями из различных сфер деятельности экспертизы, институт получит высокоэффективный инструмент для решения собственных задач, благодаря которому будут экономиться тысячи часов в год сотрудников, минимизируются финансовые потери и появиться возможность для построения еще более качественного и прозрачного процесса по работе с клиентами института», — комментирует коммерческий директор Conteq Остренко Александр.

«Рост количества и видов выполняемых работ, уменьшение сроков проектирования привели к необходимости изменения и автоматизации ряда бизнес-процессов, связанных с управлением проектированием и жизненным циклом технической документации. Основная цель предстоящего внедрения – снижение трудозатрат при разработке проектной и рабочей документации путем повышения доступности информации, прозрачности процессов планирования и управления процессом проектирования, взаимной интеграцией технического, канцелярского и организационно-распорядительного документооборота. Уже первый этап (аудит) позволил выявить требующие оптимизации процессы и подтвердил правильность выбранного пути. Мы надеемся, что в лице компаний Conteq и Навигатор, мы приобрели надежных партнеров, а результаты совместной работы помогут в дальнейшем развитии института» – комментирует начальник отдела автоматизации проектирования ОАО «НИПИИ «Ленметрогипротранс» Иван Сиваков.