МГИМО - Московский государственный институт международных отношений МИД России (Moodle)

2023: Модернизация цифровых сервисов и создание системы управления обучением (LMS) Школы бизнеса МГИМО

Будущее в образовании уже наступило — государственные учреждения и предприятия активно внедряют персональный подход и инновации в обучение. Но цифровая трансформация требует комплексного подхода, ведь она должна учитывать особенности образовательного процесса, а не просто следовать за трендами. Кроме того, реализации целей и задач могут мешать различные технические ограничения.

Модернизация веб-пространства Школы бизнеса МГИМО — один из таких сложных проектов. Работали над ним с трёх сторон: обновление сайта университета, внедрение системы LMS и разработка и интеграция системы CRM для учебных центров. В этом кейсе подробно расскажем обо всех этапах и трудностях на пути.

Внедрение систем управления

Школа бизнеса и международных компетенций МГИМО — это место, где традиции встречаются с инновациями. Здесь предлагают широкий спектр программ, покрывающий все аспекты бизнес-образования: от классических МВА и магистерских программ до профессиональной переподготовки и корпоративных курсов.

Студентам доступны самые современные технологии, включая онлайн-платформы, виртуальные классы и интерактивные материалы. Чтобы и дальше идти в ногу со временем, университет поставил перед собой новую амбициозную цель — развитие системы повышения квалификаций и оптимизация внутренних процессов.

Задача

В современном мире успех образовательного проекта зависит не только от предоставления актуальных знаний, навыков и престижного диплома. Важно создать среду, которая отвечала бы потребностям современных студентов, предлагая новые возможности для обмена опытом, установления партнерских связей и получения ценных контактов.

Для достижения этого результата «Кеды профессора» поставили перед собой следующую задачу: модернизировать веб-платформу, чтобы она отвечала современным требованиям в онлайн-образовании и стала максимально гибкой и комфортной для потенциальных студентов.

Решение

Модернизация веб-пространства Школы бизнеса МГИМО — это комплексная задача, разбитая на три ключевых этапа:

1. Обновление дизайна сайта:

• Создание современного и эргономичного дизайна, отвечающего актуальным трендам в веб-дизайне и ожиданиям пользователей.
• Повышение удобства навигации и доступности информации для легкого поиска необходимых материалов.

2. Внедрение системы управления обучением (LMS):

• Разработка и внедрение LMS-платформы, которая обеспечит эффективное управление учебными процессами.
• Индивидуализация образовательных траекторий для каждого студента.
• Обеспечение гибкости и адаптивности учебного процесса.

3. Внедрение системы управления отношениями с клиентом (CRM):

• Разработка бизнес-процессов и интеграция CRM-системы для улучшения взаимодействия с пользователями, сбора данных об их интересах и предпочтениях.
• Персонализация образовательного процесса на основе собранной информации.
• Повышение уровня удовлетворенности студентов.

Этап 1. Обновление сайта и редизайн

Модернизация сайта была направлена прежде всего на улучшение пользовательского опыта, переосмысление дизайна и функционала. Нужно было не просто создать красивый сайт, а сделать его современным и удобным для каждого сегмента целевой аудитории. Среди ЦА университета как вчерашние школьники, так и представители крупного бизнеса и политические деятели. Поэтому в UX и UI дизайне сайта важно было отразить ощущение фундаментальности и престижа.

Прежний сайт имел ряд недостатков: неинтуитивная структура усложняла поиск необходимой информации, а визуальная составляющая не соответствовала в полной мере позиционированию МГИМО.

Главная страница

Фасад здания МГИМО — значимый символ в истории университета. Заказчик настоял на том, чтобы он был центральным элементом главной страницы сайта. Задача была непростой: здание имеет вытянутую форму, разместить его полностью на экране не представлялось возможным.

Решение нашли в фокусировке на входной группе здания со скульптурами авторства Бурганова.

Страницы курсов

Страницы курсов получили новую, «продающую» структуру. Был использован опыт в создании продающих лендингов в образовании, но и учли уникальность кейса МГИМО и особенности целевой аудитории, отличающейся от масс-маркета.

Вместо прямой продажи курса, лендинги дают доступ к ценным ресурсам: престижному образованию с уникальным преподавательским составом, сообществу выпускников и ценным связям.

Каждый блок лендинга не просто информативен, но и несет в себе определенную смысловую нагрузку, формируя единую картину о курсе и его ценности.

Цифровая витрина образовательных возможностей

Новый раздел сайта, построенный по принципу цифровой витрины, преследует несколько важных целей:

1. Управление вниманием аудитории: витрина стала «входной точкой», привлекающей внимание и разогревающей интерес к курсам.
2. Аналогия с люксовым бутиком: обложки курсов занимают 80% экрана, выполнены в детально проработанном стиле, вызывая желание изучить их подробнее, как дорогие товары в магазине.
3. Доступность для всех: система фильтрации позволяет каждому «прикоснуться» к престижному образованию МГИМО. В фильтре предоставлена информация о стоимости обучения и длительности курсов, что делает их доступными для разных категорий пользователей.

Личный кабинет

Создали личный кабинет пользователя: он стал не просто инструментом, а центром управления образовательным процессом.

В кабинете доступны календарь с расписанием занятий, чат для общения с преподавателями и однокурсниками, оценки и уведомления о важных событиях.

Подача заявок

Внедрение подсистемы сбора заявок упростило и оптимизировало процесс поступления в университет для будущих студентов. Все больше абитуриентов, в том числе предпринимателей и стартаперов, желающих получить MBA, обращаются в МГИМО через сайт. Прежний процесс подачи заявок был долгим и неудобным, требовал заполнения множества форм и отсутствовал четкий трек отслеживания статуса заявки, что вызывало стресс и неопределенность у посетителей сайта.

Новая подсистема позволяет оформить заявку на поступление онлайн, не тратя время на длительные визиты в университет. Создается единая точка взаимодействия с МГИМО, где абитуриенты могут отслеживать статус своей заявки и получать уведомления о пройденных этапах. Процесс обработки заявок автоматизирован, что ускоряет время обработки и снижает риск ошибок.

Благодаря новой подсистеме, поступление в МГИМО становится более простым и прозрачным для абитуриентов, создавая более позитивный и комфортный опыт взаимодействия с университетом.

Оплата обучения

Внедрение интернет-эквайринга сделало оплату образовательных услуг в МГИМО максимально удобной, быстрой и безопасной. Теперь студенты могут оплатить обучение онлайн, не выходя из дома, с помощью банковских карт, используя защищенные платежные системы. Это не только повышает комфорт и ускоряет процесс оплаты, но и обеспечивает дополнительный уровень безопасности для финансовых операций.

Административное управление

Разработали новый интерфейс системы администрирования сайта, чтобы сделать управление более быстрым и простым.

Ключевые изменения:

• Детальная структуризация: каждый раздел административной панели структурирован для максимального удобства и интуитивности.
• Простота управления: легкое редактирование, создание и удаление страниц, управление данными сотрудников, партнеров, образовательными программами, мероприятиями, новостями, отзывами, галереей и обращениями с возможностью настройки отображения, поиска, фильтрации и сортировки.
• Единое окно управления: администраторы могут управлять всеми аспектами сайта из единого интерфейса, что значительно сокращает время на выполнение задач и уменьшает вероятность ошибок.

Эти изменения позволили администраторам сосредоточиться на решении ключевых задач и повысить качество работы с сайтом.

Мобильная версия

Создание мобильно-адаптивной версии сайта — не просто следование трендам, а необходимость в современном мире, где мобильные устройства стали неотъемлемой частью жизни. Учитывая, что половина пользователей сайта заходит с мобильных устройств, было важно обеспечить корректное отображение контента на любом экране, чтобы создать комфортный и полноценный пользовательский опыт.

За три месяца «Кеды профессора» провели комплексную трансформацию веб-пространства МГИМО, включающую 13 ключевых шагов и бесчисленное количество обновлений и актуализаций информации для студентов.

Теперь о следующих масштабных изменениях — создании систем управления обучением CRM и LSM.

Этап 2. CRM

В Школе бизнеса МГИМО ранее отсутствовала централизованная система управления взаимодействием со студентами и абитуриентами. Основным инструментом сбора данных и коммуникации были Google Forms, что имело недостатки:

• Отсутствие единого канала отслеживания всех взаимодействий с клиентами усложняло отслеживание истории коммуникации и координацию действий сотрудников.
• Обработка заявок осуществлялась вручную, что приводило к замедлению процесса и риску ошибок.

Новая система управления обучением позволила создать единый канал для отслеживания всех взаимодействий с клиентами, автоматизировать обработку заявок и собирать и анализировать данные о студентах: чтобы предоставлять им более персонализированный подход.

Преимущества использования CRM для образования

CRM подходят для онлайн-школ, учебных центров и любых других образовательных учреждений. У систем есть ряд преимуществ:

• Удобство интерфейса. Интуитивно понятный интерфейс, легкий для освоения персоналом, что позволяет быстро и эффективно использовать систему.
• Функциональность. Расширенные возможности автоматизации бизнес-процессов оптимизируют работу и сокращают время на выполнение задач.
• Интеграция с телефонией обеспечивает единую систему взаимодействия с клиентами и упрощает коммуникацию.
• Легкая интеграция с сайтом МГИМО помогает создать единую систему для сбора данных и управления взаимодействием с целевой аудиторией.
• Возможность мониторинга статистики в реальном времени позволяет оперативно управлять процессами и принимать информированные решения.
• Оперативная техническая поддержка и доступ к лицензии по разумной стоимости обеспечивают бесперебойную работу системы и минимальные затраты на ее обслуживание.

Процесс внедрения CRM в МГИМО начался с тщательного анализа CRM-систем и выбора идеального решения для заказчика.

Внедрение Битрикс24

Изучение рынка CRM-решений привело нас к выбору Битрикс24. Эта система управления обучением оказалась подходящей из-за удачного сочетания следующих факторов:

• Высокая функциональность: обеспечивает широкий набор инструментов для управления взаимодействием с клиентами.
• Удобный интерфейс: прост в освоении и использовании для всех сотрудников школы.
• Легкая интеграция с существующими инфраструктурами: обеспечивает плавную и эффективную интеграцию с сайтом и другими системами МГИМО.

Особое внимание уделили гибкости системы и возможности ее адаптации под конкретные нужды каждого отдела, включая программы MBA, повышение квалификации и профессиональную переподготовку.

Для эффективного управления взаимодействием с клиентами реализовали поэтапное внедрение CRM-системы. Процесс состоял из следующих шагов:

1. Развертывание:

• Установка системы на серверные мощности заказчика для обеспечения стабильной работы и надежности.

2. Настройка и интеграция:

• Настройка CRM-системы с учетом специфики работы, включая интеграцию с модернизированным сайтом, сервисами email-рассылки и телефонии. Это позволило создать единую платформу для сбора и анализа данных о клиентах.

3. Обновление базы контактов:

• Импорт и нормализация существующей базы контактов с целью обеспечения полноты и актуальности данных о студентах.

4. Внедрение функциональности:

• Настройка функционала CRM-системы для удобного отслеживания, анализа и управления данными о студентах. Особое внимание было уделено учету различных процессов поступления в рамках одной категории программ. Это требовало гибкой настройки системы и адаптации ее к специфическим требованиям.

5. Обучение и тестирование:

• Разработаны подробные руководства по работе с CRM-системой, проведен очный тренинг, где участники смогли освоить основные функции.
• Опытная эксплуатация системы в условиях, максимально приближенных к реальным, позволила выявить и устранить оставшиеся недочеты.

Внедрение CRM-системы принесло множество быстрых и очевидных улучшений в управлении внутренними процессами и работе со студентами в университете.

До внедрения CRM:

• Разрозненные базы данных контактов, документы и процессы, затрудняющие приемные комиссии и академические процессы, сложность в сегментации студентов.
• Отсутствие структурированного процесса привлечения новых студентов.
• Ограниченные средства коммуникации и отсутствие централизованного портала для взаимодействия.
• Отсутствие системы отслеживания задач в контексте управления учебными программами.
• Ограниченные возможности анализа эффективности активностей.
• Ограниченное взаимодействие с другими информационными системами университета.

После внедрения CRM:

• Единая и структурированная база данных студентов и контактов с возможностью точной сегментации.
• Использование воронки продаж для систематизации и управления процессом привлечения новых студентов.
• Возможность эффективно вести документацию, включая приемные комиссии и академические процессы, в рамках CRM-системы.
• Встроенные средства коммуникации для облегчения взаимодействия между преподавателями, студентами и администрацией.
• Создание и отслеживание задач в рамках CRM-системы, что полезно для организации академических проектов и управления учебными программами.
• Встроенные средства анализа для оценки эффективности различных активностей и формирования отчетов.
• Возможность интеграции с различными внешними сервисами, улучшенное взаимодействие с другими информационными системами внутри университета.

CRM сильно упростила и оптимизировала работу школы, создав более эффективную и удобную среду для управления взаимодействием со студентами и улучшения качества образовательных услуг. Теперь расскажем, что такое LMS, как устроена Learning Management System и как проходил процесс внедрения.

Этап 3. Создание и внедрение LMS-системы

Внедрение LMS-системы управления обучением в Школе бизнеса МГИМО — важный шаг в развитии образовательного процесса, направленный на максимальную интеграцию международных компетенций.

Что такое LMS, как устроены

LMS — это программное обеспечение или платформа, предназначенная для управления образовательным процессом. С помощью LMS можно легко создавать, редактировать и публиковать учебные материалы в различных форматах, создавать индивидуальные учебные траектории для каждого студента, отслеживать успеваемость, анализировать прогресс и предоставлять отчеты о результатах обучения. LMS также помогает быстро и эффективно обучать новых сотрудников, повышать квалификацию преподавателей через электронную систему обучения и контролировать их уровень знаний.

Какую LMS выбрать

Ключевое требование к системе LMS — это простота и понятность. Интерфейс и логика LMS должны быть интуитивно понятны методологам, менеджерам и студентам, большинство из которых не имеют специальной технической подготовки. Для целевой аудитории нашей образовательной платформы была также важна возможность настраивать систему под свои потребности.

Система должна быть надежной и масштабируемой, способной выдерживать высокую нагрузку и легко интегрироваться с другими корпоративными системами. Это обеспечит бесперебойную работу и возможность доработки под новые задачи в будущем.

Преимущества платформы Moodle

Идеальная LMS для заказчика — это инструмент, который объединяет простоту использования, надежность и гибкость. По этим характеристикам выбрали платформу Moodle.

Moodle предлагает все необходимые инструменты для создания и управления образовательными курсами, обладает интуитивно понятным интерфейсом и легко интегрируется с другими цифровыми системами.

Разработка и внедрение платформы

Чтобы адаптировать платформу под задачи заказчика, работали по нескольким направлениям:

1. Создание дизайн-макетов и интерактивного прототипа.

Для проверки функциональности и удобства использования основных экранов сделали интерактивный прототип. Затем установили базовую версию платформы Moodle™ и необходимые плагины, чтобы обеспечить корректную работу системы. Для создания корпоративного стиля систему оформили с логотипом и цветами заказчика.

2. Разработка LMS-системы.

Выделили ключевые функции, важные для участников образовательного процесса, и сделали их использование максимально удобным. Например, настроили календарь с напоминаниями о тестах и присутственных днях, чтобы студенты всегда были в курсе важных событий. Также отобразили структуру курсов, что позволило студентам и преподавателям легко ориентироваться в учебных материалах.

3. Интеграция с другими системами.

В первую очередь реализовали интеграцию с сайтом университета для обмена данными между системами. Интеграция позволяет студентам и преподавателям входить в LMS с использованием своих университетских аккаунтов, что значительно упрощает процесс регистрации и входа.

4. Наполнение.

Предусмотрели возможность импорта образовательного контента и пользователей в LMS-систему. Это создало базу для накопления богатого обучающего опыта, позволяя использовать уже существующие материалы и данные о студентах.

Сложности, с которыми столкнулись при разработке и интеграции

Интеграция LMS-системы управления обучением с сайтом — процесс, требующий внимания ко множеству нюансов.

• Технические сложности. Совместимость различных технологий и форматов данных между сайтом и LMS может потребовать дополнительного времени и ресурсов на разработку адаптеров или протоколов обмена данными.
• Безопасность данных. Важно обеспечить защиту конфиденциальности и целостности данных при их передаче и хранении, особенно при работе с персональными данными пользователей.
• Управление доступом. Необходимо тщательно настроить права доступа и аутентификацию, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к образовательному контенту и данным пользователей.
• Неожиданные проблемы: В процессе тестирования и внедрения могут возникнуть неочевидные проблемы или несовместимости между системами, которые потребуют дополнительного времени и ресурсов для их решения.

Поэтому при планировании интеграции LMS с сайтом важно заложить достаточное время и ресурсы для решения возможных проблем и обеспечения бесперебойной работы системы.

Результаты

Модернизация и интеграция систем в Школе бизнеса МГИМО — это не просто технический проект, а шаг в направлении современного и эффективного образования.

Ключевые результаты проекта:

• Разработанные механизмы интеграции позволяют легко адаптироваться к будущим изменениям в системах и потребностям университета.
• Особое внимание уделили удобству использования систем, чтобы не отвлекать студентов от учебного процесса.
• Обеспечили защиту данных пользователей, что повышает доверие к платформе обучения.

Опыт Школы бизнеса МГИМО можно использовать для внедрения систем управления обучения LMS и CRM в онлайн-школах и любых платформах дистанционного обучения.