«Санкт-Петербургский государственный институт психологии и социальной работы» внедрил интранет-портал

2019: Внедрение интранет-портала

20 января 2020 года Санкт-Петербургский государственный институт психологии и социальной работы (СПбГИПСР) сообщил о внедрении интранет-портала на базе решения Битрикс 24.

Чтобы создать пространство для комфортного и плодотворного общения между преподавателями, методистами и студентами, а также для упрощения решения задач, связанных с построением учебного процесса, Ученый Совет Института принял решение внедрить интранет-портал.

Кроме стандартных требований к системе, таких как функциональность, удобство, гибкость, стоимость внедрения и поддержки, у Института было много уникальных требований, связанных со спецификой работы учебного заведения.

Вместо клиентов, заказов и рекламных акций Институт работает со студентами, расписаниями, лабораторными работами и оценками. Расписание и учебный план каждого студента индивидуальны, и составляются динамически в соответствии с выбранными предметами (так называемой «Образовательной траекторией»). Сдача лабораторных и курсовых работ, аттестационные оценки, дополнительные материалы и рекомендации, общение между студентом и преподавателем – необходимо было выбрать платформу, которая сможет адаптироваться под непростую специфику работы учебного заведения.

С учетом тысяч внешних пользователей системы, ВУЗ нуждался в надежной, отказоустойчивой и функциональной системе, работа в которой при этом будет проста и удобна для любого первокурсника.

В результате сравнения представленных на рынке решений СПбГИПСР остановил свой выбор на Битрикс24. В ходе пресейла специалисты «Эм Си Арт» продемонстрировали, каким образом решение можно адаптировать под нужды Института и помогли спланировать поэтапное развитие интранет-портала, что позволило быстро закрыть насущные вопросы и постепенно развивать возможности портала, снизив нагрузку на бюджет.

Учебный портал разработан на базе «1C-Битрикс: корпоративный портал». Портал является официальным инструментом коммуникаций и формирования ряда важных документов, таких как ведомости и справки. Использование портала является обязательным условием обучения в институте.

Всем новым студентам выполняется автоматическая постановка задач: проставляются шаблонные задачи о заполнении профиля, выбора образовательной траектории и дисциплин, после чего методистам приходят задания об утверждении закрепления дисциплин за студентами.

В СПбГИПСР разработана концепция индивидуализации процесса обучения. Студенты имеют возможность влиять на содержание своего обучения, выбирать тот набор дисциплин и практических занятий, которые им наиболее интересны.

Для оформления выбора студенты создают заявку в личном кабинете на Учебном портале.

Запускаемый при этом бизнес-процесс помогает согласовать индивидуальные программы обучения с учетом «емкости» преподавателей: максимального количества студентов, которых они могут взять к себе в группу.

Расписание составляется на портале, все изменения автоматически отображаются в календарях связанных с событием пользователей. Изменения расписания (предметов, номеров аудиторий, времени) отображаются в виде уведомлений в личном кабинете студента, а при его желании – отправляются с помощью СМС.

«Модуль расписаний стал одним из главных вызовов этого проекта. Расписание у каждого студента своё, любая неточность во время сессии может стать причиной личной драмы, своевременная рассылка email- и SMS-уведомлений жизненно необходима. С учетом того, что студентов в ВУЗе несколько тысяч, задача была довольно нетривиальной», отметил Антон Гурьянов, генеральный директор Эм Си Арт

С помощью портала студенты согласовывают с преподавателями темы будущих работ, отправляют готовые работы на проверку, обсуждают необходимые доработки, получают оценки и допуски к следующим этапам обучения.

Если у преподавателя есть вопросы или замечания к работе, он может оставить комментарий до того, как выставит оценку. Информация о поступлении комментария поступает студенту через уведомления на портале и СМС.

Функционал «Мои оценки» позволяет каждому студенту увидеть результаты его учебной деятельности - зачётов и экзаменов.

На странице «Мои оценки» размещена таблица со следующими полями:

• Название предмета
• Оценка - результат зачёта/экзамена
• Дата аттестации - дата аттестации зачёта/экзамена
• Форма аттестации - зачёт/диф. зачёт/экзамен
• Объем дисциплины
• Семестр

Для каждой дисциплины и практики на Учебном портале создаются специальные виртуальные группы - Рабочие области дисциплин (РОД). Рабочая область дисциплин объединяет студентов учебной группы и преподавателя. В рамках рабочей области студенты видят календарь расписания, важные объявления, контакты методистов, которые за ними закреплены. Предусмотрены ситуации смены методистов.

В Рабочей области можно:

• написать вопрос или сообщение, которое увидят все участники РОД - однокурсники и преподаватель
• обсудить учебный материал или разместить файлы по дисциплине для всех участников группы
• просмотреть размещенную преподавателем учебную документацию, задания для самостоятельной работы, слайды и другую полезную информацию

Для общения с любым пользователем системы - однокурсником, преподавателем или методистом - можно использовать встроенный чат.

Напоминания по выбору и сдаче дисциплин, проверке работ, изменениях в расписании происходят через email, портал и СМС.

Личные данные новых студентов заносятся в Active Directory. В соответствии с выбранной траекторией обучения аккаунты распределяются по учебным группам, которые система генерирует автоматически.

Интеграция с ERP-системой для ВУЗов «Галактика» обеспечивает отображение на портале данных об оценках, действующих договорах, персональных приказах и движении (зачисление, переводы, допуски и т.д.), предоставляет возможность оформлять заявки различных категорий в администрацию ВУЗа.

Когда студент загружает свою работу на портал, выполняется автоматическая проверка обнаружения текстовых заимствований благодаря интеграции через API с российской интернет-системой «Антиплагиат».

В личном кабинете преподавателя рядом с каждой работой отображается % уникальности сданной работы. В тексте можно увидеть, какие именно части скопированы из внешних источников. При низком качестве работы ее можно сразу же отправить на доработку.

В результате проекта в институте была внедрена удобная и функциональная система, облегчившая работу преподавателей, методистов и студентов.

«Проект является достаточно сложным и трудоёмким, и совместная работа над ним ведётся уже не один год. Тем не менее, с помощью сотрудников Эм Си Арта нам удалось автоматизировать внушительное количество рабочих процессов, и тем самым снять с сотрудников часть рутинной работы», отметил Юрий Петрович Платонов, ректор СПбГИПСР

По данным СПбГИПСР, студенты ценят возможность получать всю необходимую информацию онлайн, в том числе общаться с преподавателями и мгновенно получать уведомления о важных событиях, связанных с учебным процессом.