Как казахстанский Сбербанк автоматизировал процессы и ЭДО на ELMA и повысил эффективность сотрудников. Обзор проекта

О проекте

Дочерний банк АО «Сбербанк» в Казахстане входит в международную группу Сбербанка. По состоянию на 2021 год имеет филиальную сеть, состоящую из 110 структурных подразделений, 17 из которых являются филиалами. Проект внедрения ELMA затронул головной офис, находящийся в Алматы, и всю филиальную сеть.

Сбербанк в Казахстане автоматизировал процессы и ЭДО на ELMA и повысил эффективность сотрудников

С ELMA Сбербанк поставил перед собой амбициозные цели: создать безбумажное производство, оптимизировать и автоматизировать процессы и повысить эффективность сотрудников в компании.

Бизнес-контекст

Причиной для перехода на ELMA стало то, что предыдущая система исчерпала возможности для развития. Были необходимы современные технологии для развития процессов и бизнеса.

Так как технологии совершенствуются ежедневно, а рынок требовал новизны и технологичности, было решено переходить на более современную платформу. Был поставлена цель создать безбумажное производство, а также оптимизировать и автоматизировать процессы и повысить эффективность сотрудников в компании.

На стадии анализа было изучено более 10 платформ, которые на тот момент имели успех среди различных крупных компаний. Все они по сути были схожи между собой, в связи с этим было установлено несколько критериев, которым должна соответствовать система. Потенциал и перспектива рассматривалась не только в продукте, но и в вендоре и дистрибьюторской сети. Выбор пал на ELMA.

И у руководства, и у сотрудников компании было понимание, что улучшение процессов необходимо, поэтому проект не вызвал внутренних ограничений. В нем приняли участие как руководство, так и все заинтересованные сотрудники.

Этапы и реализация проекта

Исследование задачи по переходу на новую систему электронного документооборота началось в апреле 2017, сам проект стартовал в июле того же года. У компании уже был немалый опыт и экспертиза в том, что такое система ЭДО, и что такое процессы. На базе этого было разработано детальное БТ, план по переходу с одной системы на другую, а также план миграции необходимых данных.

Сам проект с учетом анализа и внутренней подготовки длился 14 месяцев, этап по переходу с одной на другую систему (с учетом разработки и миграции данных) длился 9 месяцев. Благодаря слаженной команде и гибкому подходу, проект уложился в амбициозный срок.

Результаты

Проект окупается быстро, если в систему ЭДО перенесено как можно больше автоматизированных процессов. Использование электронного документооборота ускоряет множество процессов, особенно если участники географически удалены. Также ELMA позволяет полностью перейти на безбумажное производство, так как имеется возможность использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) практически любого легитимного удостоверяющего центра.

В итоге повышается эффективность не только процессов, но и сотрудников компании, так как исключаются действия, которые не приносят ценности: движение, транспортировка, ожидание и т.д. Ключевой драйвер — это внешний клиент компании. Выпуск качественных продуктов и сервисов возможен только за счет оптимизации внутренних процессов. Эффективность процессов выросла в разных пропорциях, также как и экономия трудозатрат и повышение эффективности сотрудников.

Например, с использованием ЭЦП внутренние документы (запрос, заявка, заявления и т.д.) были полностью переведены в электронный формат и более не распечатывались и не хранились в физическом виде.

Это позволило сэкономить количество используемой бумаги, чернил и мест для хранения физического подлинника. За полгода только на одном процессе экономия бумаги достигла порядка 100 тыс. листов.

Благодаря функциям и возможностям платформы были созданы процессы, в которых ручные действия сотрудника заменяются на автоматизированные. Так происходит экономия времени специалиста и упрощение процесса.

Интеграция ELMA с различными системами позволила автоматизировать работу, ранее выполняемую в ручном режиме, а значит связанную с рисками человеческого фактора. ELMA помогает экономить время на ожидании и переделывании, исключает ручной труд, минимизирует расходы, связанные с человеческими ошибками, ускоряет процессы.

При актуальном сейчас режиме удаленной работы ELMA показала себя с лучшей стороны, так как количество одновременных пользователей и запускаемых процессов выросло втрое. Благодаря продуманной и отказоустойчивой архитектуре за время работы система ни разу не подводила и была доступна 24/7.

Во время пандемии компания смогла быстро перейти в формат DIGITAL, так как ELMA позволила без каких-либо усилий масштабировать пользование системой и ее инструментами (особенно в руководящем составе). Руководители увидели возможности мобильной версии, а также оценили и признали удобство и пользу системы. В этом огромная заслуга председателя и его заместителей, так как они были амбассадорами внедрения мобильных технологий.

Сегодня компания строит амбициозные планы. Основная цель: создание безбумажного производства несмотря на то, что Сбербанк очень большой финансовый институт.

Советую не бояться делать первый шаг в том направлении, где еще никого не было и, конечно, не держаться за старые технологии, - сказал Рашид Ушурбакиев, руководитель направления банковских технологий.