ELMA365 ECM

Основная статья: СЭД (подробнее)

ELMA365 ECM — единое цифровое пространство корпоративного документооборота. Система объединяет в себе комплекс готовых бизнес-решений и инструментов для цифровизации корпоративного и кадрового документооборота на базе low-code. Является развитием продукта ELMA ECM+.

2023: Основные и дополнительные возможности ELMA365 ECM

ELMA365 ECM — это больше, чем переход на полностью безбумажный документооборот. Искусственный интеллект, масштабируемая архитектура на базе микросервисов и Kubernetes, и преднастроенные бизнес-процессы позволяют создать и эффективно управлять движением информации в компании и автоматизировать работу с договорами, проектным документооборотом, электронным архивом и любым процессом, связанным с документами, с момента их появления до отправки на хранение или удаление.

Каждое решение системы является импортонезависимым, соответствует современной методологии и актуальным нормативным требованиям, а low-code инструменты позволяют в короткие сроки адаптировать продукт под потребности заказчика.

Регулярные нагрузочные тестирования ELMA HighLoad обеспечивают надежность и устойчивость при одновременной работе нескольких тысяч пользователей.

Основной функционал

Внутренний электронный документооборот

Быстрое создание и согласование любых документов, постановка и контроль исполнения задач, совместная работа и оперативное общение в корпоративных чатах.

Управление договорами

Ускорение работы с договорной документацией и автоматизация полного цикла формирования и обработки расходных и доходных договоров, дополнительных соглашений, актов и счетов.

Управление ОРД: приказы и локально-нормативные акты

Сокращение времени на формирование, обработку и хранение приказов и ЛНА компании: от создания и подписания электронной подписью до ознакомления всеми сотрудниками.

Делопроизводство и электронная канцелярия

Автоматизация оформления, согласования, рассмотрения и регистрации переписки с контрагентами. Документирование, управление, хранение и учёт.

Финансовый архив

Создание единого хранилища бумажных и электронных первичных документов, подготовка документов для передачи регуляторам, внешнего и внутреннего аудита;

Долговременный архив

Организация легитимного хранения и учета как бумажных, так и электронных документов. Экспертиза ценности и автоматическое формирование учетных документов.

Внешний ЭДО с контрагентами

Ускорение сквозного процесса работы с документами внутри компании и обмена с контрагентами. Обеспечение юридически значимого электронного обмена с контрагентами через сервисы ЭДО: Диадок, Сфера Курьер и другие.

Кадровый документооборот

Комплексная автоматизация кадровых процессов и документов, а не просто электронное подписание.

Офисные процессы: служебные записки, совещания, согласования счетов

Управление официальной внутренней перепиской организации с использованием инструментов BPM. Создание, рассмотрение и исполнение служебных записок. Организация совещаний и приглашение участников, упрощение сбора вопросов, формирование повестки и оформление протокола с поручениями по итогам встречи. Автоматизация работы с заявками на расходование денежных средств как при оплате контрагентам, так и при выдаче денежных средств (ДС) сотрудникам под отчет.

Дополнительные возможности

Встроенные функции ELMA365 ECM

В функционале ELMA365 ECM предусмотрены сквозные процессы и дополнительные приложения:

• ЭП и защита информации. Широкие возможности обеспечения контроля и аудита доступа к документам. Интеграция с различными криптопровайдерами.
• Онлайн-редактор. Создание, просмотр и редактирование текстовых документов и электронных таблиц онлайн, без специального программного обеспечения.
• Замещение. С помощью приложения «Замещение» бизнес-процессы будут продолжаться, когда сотрудник находится в отпуске, на больничном, в командировке или проходит обучение.
• Мобильное приложение. Работать в ELMA365 удобно как в офисе, так и за его пределами. Возможность оставаться на связи и принимать решения мгновенно - нужные данные всегда под рукой. Приложение доступно на iOS и Android.

Искусственный интеллект ELMA AI

Пользователи могут повысить скорость обработки документов включением цифрового ассистента в бизнес-процессы компании.

Есть возможность передать до 80% рутинных операций с документами ELMA AI:

• Поиск объектов в документе
• Сравнение документов
• Классификация и маршрутизация обращений
• Распознавание первичных документов
• Согласование документов по частям
• PDF-конвертер

Искусственный интеллект ELMA AI упростит ручную обработку бухгалтерских и персональных документов при работе с Электронным архивом и КЭДО. Определит тематику документа или сообщения на электронной почте и направит его ответственным. Разделит документ на части, назначит ответственного за конкретный раздел и запустит автоматическую маршрутизацию частей в зависимости от их содержания. Проведет интеллектуальное сравнение версий документов и подсветит внесенные изменения.

Магазин готовых решений и модулей для ELMA365

В ELMA365 Store можно найти готовые наборы бизнес-процессов для решения бизнес-задач, интеграционные модули к сторонним сервисам и более 30 бесплатных приложений для ЭДО.

Интеграции с ERP

Система документооборота является источником и хранилищем организационно-распорядительной документации и нормативно-справочной информации, а в числе ее пользователей — большинство сотрудников предприятия. В этих условиях интеграция с системами класса ERP помогает организовать работу через единый интерфейс и обеспечить качество, полноту и актуальность информации, используемой в процессах организационного развития.

Продукт позволяет синхронизировать любые справочники, например, «Контрагенты», «Договоры», «Работники», с такими учетными системами, как: 1С, SAP, MS Dynamics 365 / BC (NAV) F&O (AX) и Оracle EBS. Платформа предоставляет возможность создавать свои модули и свои собственные методы для использования их в web API или в сценариях виджетов, страниц и процессов.

Единая платформа

• ECM + Low-code BPM Платформа. Low-code инструменты ELMA365 дают возможность системе расти вместе с компанией - система легко расширяется локальной командой, не теряя скорости согласования и обработки документов.
• ECM + Внешний портал. Внешний портал позволяет организовать ЭДО с сотрудниками, партнерами или клиентами в общем информационном пространстве, становясь основой единого окна для работы с корпоративным документооборотом.

(данные актуальные на март 2023 г.)