"Славнефть-Мегионнефтегаз" внедрила систему Directum Solo

2017: Внедрение мобильного управления

17 марта 2017 года компания «МайТэк» сообщила о внедрении мобильного управления процессами в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» с помощью Directum Solo.

ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» (2017)

С течением времени в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» появился вопрос удаленного управления процессами во время нахождения руководителей в командировках и на деловых встречах. Требовалось обеспечить оперативный доступ к необходимым документам, папкам, заданиям системы Directum вне рабочего места, в том числе в offline-режиме при отсутствии подключения к интернету.

Компания «МайТэк» предложила ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» решить поставленную задачу через внедрение Directum Solo – мобильного офиса руководителя. Предложение было одобрено.

С запуском в промышленное использование Directum Solo позволило топ-менеджерам на 100% контролировать все ключевые бизнес-процессы компании, а также обеспечило непрерывное движение работ за счет оперативного рассмотрения поступающих задач и документов. Приложение охватило все ключевые маршруты: процессы канцелярии, ОРД, обращения граждан, работу с договорными документами, согласование планов по тендерным процедурам, постановку и контроль поручений. Использовать мобильное решение будут порядка 30 руководителей. Все процессы на платформе iOS уже настроены, ведется доработка для Android.

2016: Продолжение внедрения

Внедрение СЭД повысило прозрачность договорного процесса и обеспечило необходимый уровень безопасности документов. ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» (ОАО «СН-МНГ») – это современное нефтегазодобывающее предприятие с развитой производственной инфраструктурой.

Активная разработка новых месторождений, рост добычи нефти привели к увеличению объема документооборота. Для повышения качества взаимодействия сотрудников, а также опираясь на практику российского бизнеса и стандарты корпоративного управления, руководством была выбрана система электронного документооборота DIRECTUM. Она максимально удовлетворила задачам масштабируемости, а мощная адаптируемая под бизнес-процессы ECM-платформа и опыт внедрений вендора и партнеров в нефтегазовой сфере подтвердили правильность решения. Исполнителем работ выступил генеральный партнер DIRECTUM – компания ООО «МайТэк» .

Осенью 2013 года стартовали работы по внедрению. Первый этап проекта велся в двух наиболее значимых направлениях – автоматизация работы с договорными документами и создание электронного архива. В результате были автоматизированы бизнес-процессы по формированию, согласованию и регистрации договорных документов, их сканированию, контролю возврата и передаче в архив. Обеспечена защита договоров с помощью механизмов парафирования, штрих-кодирования и использования электронной подписи (ЭП). Настроена интеграция с кадровой системой «Персонал» в разрезе сотрудников, должностей и организационной структуры, а также с ERP-системой SAP в разрезе договоров и контрагентов.

Ощутив эффект от выполненных работ по внедрению СЭД DIRECTUM, руководством предприятия было принято решение о начале второго этапа автоматизации, целью которого стала автоматизация следующих бизнес-процессов:

• процессы канцелярии (рассмотрение входящих документов, подготовка, согласование, регистрация и отправка исходящих писем, исполнение и контроль поручений);
• работа с организационно-распорядительной документацией (разработка, согласование, регистрация, исполнение и хранение приказов/распоряжений и служебных записок);
• процессы подготовки и проведения совещаний, а также протоколирование результатов и контроль исполнения принятых решений;
• регистрация, рассмотрение, исполнение обращений граждан и организаций;
• подача, согласование и исполнение заявок на закупку, в том числе процессы по выбору контрагента;
• работа с документами, задачами через веб-клиент.

В едином информационном пространстве DIRECTUM будут работать порядка 1000 сотрудников предприятия.

В планах компании развитие и расширение функционала системы, в том числе внедрение бизнес решения «Управление показателями эффективности», которое позволит руководству работать с количественными оценками бизнес-процессов организации, накапливать статистику и наглядно отображать ее на контрольной панели.

2016: Развитие проекта

В 2015 году предприятие оформило 2,5 тыс. заявок на закупку и накопился большой объем сопроводительной документации. Управление закупками компании охватывает 800 пользователей в 14 территориально разнесенных филиалах и включает в себя множество контролируемых параметров:

• соблюдение сроков подачи заявок и потребностей;
• своевременность заключения договоров;
• процент исполнения потребностей и заявок;
• эффективность контрактования;
• процент проведения конкурентных закупок;
• воздействие инфляции.

Оборудование "Славнефть-Мегионнефтегаз" (2014)

Финансовые риски в сочетании с особенностями проведения закупочной процедуры на предприятии и высокой трудоемкостью подготовки аналитических отчетов способствовали принятию решения об автоматизации процесса.

Эксперты компании МайТэк совместно со специалистами ОАО «СН-МНГ» провели детальный анализ закупочных процессов предприятия. По результатам исследования заказчику было предложено решение «Управление закупками», разработанное на основе бизнес-решения «DIRECTUM: Управление тендерами».

В результате внедрения заказчик получил эффект, превосходящий ожидания:

• точность расчетов сумм заявок и потребностей;
• прозрачность закупочных процедур;
• полное оформление всех видов документов;
• соблюдение внутренних регламентов проведения закупочных процедур.

Итог этапа внедрения

Внедрение модуля «Управление закупками» позволило комплексно взглянуть на весь процесс закупочной деятельности и оценить, какие именно отдельные этапы требуют оптимизации. В рамках проекта внедрения актуализированы некоторые регламенты, при этом, система Directum стала удобным инструментом контроля их соблюдения. Исключен человеческий фактор ошибок в расчетах или неполнота предоставляемой документации.

Специалисты компании «МайТэк» совместно со специалистами ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» разработали отчеты, позволяющие отслеживать статус фактического исполнения заявок на закупку и анализировать общий план закупок. Сократилось время их формирования.

На 15 февраля 2016 года решение «Управление закупками» переведено в производственную эксплуатацию.