Цитрос: Единая среда юридически значимого ЭДО

Этапы цифровой трансформации

Все современные предприятия и организации, особенно компании с длительной историей развития, проходят непростой путь цифровой трансформации. Обычно он начинается с перевода в цифровой вид различных документов, затем охватывает отдельные бизнес-процессы и целые функциональные блоки, и по достижению некоторой «критической массы» оцифрованных процессов переходит на уровень трансформации бизнес-процессов в масштабе всей организации. На этом этапе как правило появляются процессы, ориентированные на использование документов именно в цифровой форме.

Важная веха этого движения — переход от «лоскутной информатизации» корпоративного документооборота к единому решению масштаба предприятия.

Этот переход сопровождается также пересмотром подходов к организации юридически значимого документооборота (ЮЗ ЭДО). Как правило это «лоскутный» ЮЗ ЭДО, где возможности защищенного документооборота, такие как создание, визуализация, преобразование формализованных электронных документов в требуемый формат, подписание документов электронной подписью (ЭП) и их проверка, реализуются в отдельных подразделениях компании: финансы, договоры, кадры, логистика и т. п. Фрагментарная автоматизация обусловлена дублированием задач и данных, неоптимальным расходованием ресурсов и финансовых средств.

Фактически речь идет о переходе от «лоскутного ЮЭ ЭДО» к организации корпоративной доверенной среды обмена цифровыми документами. Этот переход на первый взгляд требует серьезной модернизации ИТ-систем компании, однако есть вариант, который позволяет сделать его с минимальными потрясениями для инфраструктуры и процессов, а также одновременно получить новые преимущества для бизнеса.

Платформенный подход

Сегодня рынок достиг согласия в том, что для повышения управляемости, сокращения затрат и увеличения безопасности ЮЗ ЭДО, следует придерживаться принципа реализации единых сервисов ЭДО, которые смогут использовать все прикладные системы организации. В русле этой идеи разработчики «Цитрос» создали программную среду «Платформа ЮЗ ЭДО», позволяющую учесть все нюансы и сложности задач цифровизации.

«Платформа ЮЗ ЭДО» обладает необходимыми компонентами для организации юридически значимой доверенной среды обмена документами:

• сервис создания/формирования электронных документов;
• сервисы электронной подписи;
• сервис маршрутизации документов;
• сервисы долговременного хранения документов;
• сервисы электронного обмена документами с контрагентами и взаимодействия с внешними системами, а также ряд других.

Кирилл Соколов, генеральный директор компании «Цитрос», отмечает, что платформенный подход сегодня популярен среди вендоров систем ЭДО, однако у решения «Цитрос» есть ряд дополнительных преимуществ:

• Устранение «бумажных разрывов». «Платформа ЮЗ ЭДО» делает акцент на тех участках бизнес-процессов, где все еще используются бумажные оригиналы документов. «При помощи «Платформы ЮЗ ЭДО» можно реализовать полностью цифровой процесс работы с документами, не требующий бумажных копий документов», — рассказывает Кирилл Соколов.
• Интеграция с партнерскими решениями для построения гибкой экосистемы. В числе партнерских решений — полнофункциональная система управления корпоративным контентом SL.ECM, офисный пакет «МойОфис», система для оцифровки документов Soica, RPA-платформа для роботизации бизнес-процессов ROBIN, а также интегрированный ML-сервис анализа неструктурированной информации на основе технологии Preferentum. Это дает возможность автоматически проверять правильность формирования документа по множеству критериев, осуществлять сложный интеллектуальный поиск в архивах, извлекать необходимую информацию, автоматически формировать резюме документов и т. д.
• Совместимость всей продуктовой линейки на базе «Платформы ЮЗ ЭДО». Продукты «Цитрос» дополняют друг друга и могут друг с другом взаимодействовать. Таким образом, реализуется идея поддержки всех этапов работы с документами: от создания до хранения и уничтожения. «Это изначально комплексная платформа, в которой все продукты увязаны между собой, — поясняет Кирилл Соколов, — На этой базе мы развиваем имеющиеся продукты и добавляем новые».
• «Единое окно» для ЭДО. Режим единого окна действует, как для внутренних, так и внешних коммуникаций. Это существенная деталь, поскольку, в отличие от внутреннего документооборота, который регулируется самой компанией, правила внешнего документооборота задаются государством в виде разных нормативных документов, и операторами ЭДО, которые также вносят изменения в свои системы.
• Адаптация к меняющейся регуляторной среде. Для управления бизнес-процессами критически важное значение имеет поддержка изменений в законодательстве РФ. Несоблюдение государственных и отраслевых правил может привести к серьезным штрафам. Как рассказывает Кирилл Соколов, эксперты компании «Цитрос» не только внимательно отслеживают все изменения в законодательстве, но и работают в различных отраслевых рабочих группах, где прорабатываются будущие законодательные изменения, с целью проактивно вносить корректировки в продукты и своевременно предоставить эти обновления клиентам. «Например, для использования машиночитаемой доверенности (МЧД) принят соответствующий закон, но он еще не вступил в силу. Тем не менее мы уже заложили поддержку МЧД в наши продукты, — рассказывает Кирилл Соколов, — Как только будут утверждены все технические детали, решения «Цитрос» будут им соответствовать».

Создание единой доверенной среды ЭДО организации

На базе «Платформы ЮЗ ЭДО» реализуется единая безбумажная (цифровая) доверенная среда работы с документами для распределенных предприятий и холдингов. Это является одной из уникальных особенностей платформы компании «Цитрос».

Создание доверенной среды обеспечивают:

• Развитая инфраструктура электронных подписей. Поддерживается работа со всеми видами ЭП: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП), квалифицированная электронная подпись (КЭП). «Платформа ЮЗ ЭДО» обеспечивает возможность использовать различные криптосредства и фиксировать вспомогательные свойства подписи, которые позволят убедиться, что документ не был изменен, и его подписал автор, а сам документ хранится в нужном формате таким образом, что его можно прочитать и через семьдесят лет», — рассказывает Кирилл Соколов.
• Трансграничный ЭДО. Реализуется с помощью квитанции ДТС, которая подтверждает, что заграничная ЭП валидна, в соответствии с федеральным законом №63 «Об электронной подписи» от 06.04. 2011 г. Специалисты «Цитрос» замечают, что на российском рынке сейчас нет ни одной ДТС-компании, аккредитованной в России, но они появятся в ближайшем будущем, и пользователи «Платформы ЮЗ ЭДО» будут к этому уже готовы.
• Мультиоператорность. «Платформа ЮЗ ЭДО» поддерживает работу с множеством внешних операторов ЭДО. Полноценный ЮЭ ЭДО в понимании разработчиков «Цитрос» подразумевает, что для компании взаимодействие с любым внешним контрагентом происходит одинаковым образом, сотрудникам не приходится задумываться, как учесть особенности взаимодействия с разными контрагентами, а также с разными видами и форматами документов.
• Внутренний оператор ЭДО. Эта функция ориентирована на предприятия с обширным внутрикорпоративным обменом документами с разными юридическими лицами в рамках одного холдинга. В таком решении есть прямая экономическая выгода: обмен через внешних операторов ЭДО оплачивается по определенным тарифам, исходя из количества переданных документов, а обмен документами через внутреннего оператора будет бесплатным. Создать такого внутреннего оператора не сложно, рассказывают в компании «Цитрос», самое сложное — это поддержка внутреннего оператора в актуальном состоянии, с точки зрения изменений законодательства, обновления форматов, что приводит к высоким затратам на сопровождение. В «Платформе ЮЗ ЭДО» внутренний оператор реализован и поддерживается как готовый сервис.
• Мобильное приложение «Госключ» — удобный и безопасный сервис для подписания документов онлайн, которым могут пользоваться граждане с подтвержденной учетной записью на портале Госуслуг.
• Взаимодействие с внешними сервисами: «Работа России», ГИС ЭПД, ЕСИА и др., а также госорганами (ФНС, ПФР, Банк России и др.).
• Обмен документами и информацией через СМЭВ.
• Единая точка обмена с внешним контуром: легко проконтролировать, если произошла утечка данных, легко закрыть источник утечки.
• Отсутствие неавторизованных действий: в истории обработки фиксируется кто, что делает, понятно, откуда документ появился в системе и когда.

Кирилл Соколов комментирует кейс одного крупного холдинга, где «Цитрос» создала доверенную среду электронного документооборота со встроенной технологией выявления каналов утечки конфиденциальной информации из СЭД:

Реализованные функции решают проблему уязвимости распечатанной и отображенной на экране информации, позволяя службе безопасности определить виновника утечки.

Легкая интеграция платформы ЮЗ ЭДО в ИТ-ландшафт предприятия

«Платформа ЮЗ ЭДО» предоставляет полнофункциональный версионируемый (с сохранением обратной совместимости) интерфейс API, который прикладные системы могут использовать для интеграции. Этот расширяемый API обеспечивает интеграцию со многими популярными корпоративными системами, включая «1С», SAP, «Галактика», Oracle E-Business Suite (OEBS), IBM FileNet, Alfresco, Domino, OpenText/Documentum.

Библиотека готовых коннекторов к наиболее распространенным бизнес-решениям класса ERP, CRM, ECM и др., позволяет осуществлять бесшовную интеграцию процессов работы с цифровыми документами в рамках предприятия. В результате появляется возможность создавать юридически значимый документ из интерфейса прикладных систем одним нажатием кнопки. А значит, процесс сопровождения и развития корпоративной доверенной среды становится дешевле и проще.

Выгоды для заказчиков «Платформы ЮЗ ЭДО»

Внедрение «Платформы ЮЗ ЭДО» компании «Цитрос» обеспечивает заказчикам ряд преимуществ:

• Существенное повышение уровня безопасности при работе с документами за счет применения встроенных решений для контроля доступа, управления версиями, а также мониторинга и журналирования всех действий пользователей с документами. Это дает возможность обеспечить эффективный контроль, быстрое обнаружение и исправление процедурных и иных нарушений.
• Повышение скорости и прозрачности управления в рамках предприятия за счет полностью электронного документооборота.
• Значимый экономический эффект от внедрения «Платформы ЮЗ ЭДО». По оценкам экспертов «Цитрос», экономия бюджета на обслуживании бумажных документов в части операционных расходов предприятия с численностью 10 тыс. сотрудников составит от 700 млн руб. в год.

• Экономия времени сотрудников на работу с документами. До 70% снижения рутинной загрузки сотрудников можно получить за счет использования роботизированных процедур перевода документов в цифровой вид и их регистрации, быстрого интеллектуального поиска документов, интеллектуальных подсказок лучших решений, а это десятки и даже сотни тысяч человеко-часов.
• Использование «Платформы ЮЗ ЭДО» создает надежную основу для внедрения решений по цифровой трансформации предприятий и ускоряет ее. «Платформа ЮЗ ЭДО» быстро встраивается в ИТ-ландшафт любого заказчика (внедрение занимает от двух месяцев) и обеспечивает создание сквозных цифровых процессов работы с электронными документами в электронной среде взаимодействий, как в рамках предприятия/холдинга, так и с внешними контрагентами.
• Поддержка процессов импортозамещения. Полностью отечественная разработка, работающая в импортозамещенной среде, включая ОС, СУБД, браузеры, а также интеграция с целым рядом смежных решений из реестра отечественного ПО

Основные направления развития «Платформы ЮЗ ЭДО»

«Платформа ЮЗ ЭДО» — система, которая отражает актуальные запросы рынка, с помощью передовых информационных технологий.

Коммерциализация и развитие системы выполняется в рамках реализации Федерального проекта при поддержке «Фонда содействия инновациям» (Федеральное государственное бюджетное учреждение «Фонд содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере»).

В перспективе 1,5 — 2 лет компания «Цитрос» планирует развитие системы в следующих направлениях:

• Обогащение ИТ- продуктов компонентами, основанными на технологиях ИИ и RPA.
• Развитие сервиса по обмену электронными перевозочными документами: расширение перечня перевозочных документов.
• Развитие сервиса машиночитаемых доверенностей в соответствии с дальнейшими изменениями в законодательстве.
• Сервис трансграничного ЭДО.
• Сервис автоматизации договорных отношений на основе смарт-контрактов.

Заказать демонстрацию >>>