«Цитрос СЭД» — зрелое решение с интеллектуальными сервисами
Система электронного документооборота давно стала базовым элементом корпоративной ИТ-инфраструктуры, без которого сложно представить эффективный ЭДО. Рынок СЭД в России предлагает множество вариантов продуктов со схожими функциональными возможностями, но при этом их реализация от вендора к вендору сильно отличается. Такая ситуация усложняет выбор подходящего решения. Что должна уметь современная система для автоматизации классического делопроизводства и внутреннего ЭДО на всех этапах жизненного цикла документа? Рассмотрим на примере «Цитрос СЭД» — импортонезависимого решения компании SL Soft (ГК Softline) для средних и крупных коммерческих и государственных предприятий.
Содержание |
Возможности СЭД для эффективной работы с документами
1. Стандартные функции: от шаблонов документов до маршрутизации
Системы электронного документооборота ускоряют подготовку типовых документов в едином стиле и формате благодаря встроенным шаблонам. Одновременную работу нескольких пользователей над документом в онлайн-режиме позволяет организовать функция совместного доступа, а возможность вернуться к предыдущему варианту и истории работы с ним — управление версиями.
Еще одна стандартная функция системы — выстраивание маршрутов согласования и подписания документа или ознакомления с ним.
В «Цитрос СЭД» путь, по которому будет следовать документ при определенном бизнес-процессе, создается в специальном редакторе. Маршруты могут быть типовыми и нетиповыми, одноэтапными или многоэтапными, формирующимися вручную или автоматически по условию.
Система сама добавляет участников согласования при выборе нужных параметров. Например, при указании значения «Непосредственный руководитель» в этап согласования добавится начальник сотрудника, создавшего документ.
2. Поиск документов за пару кликов
Согласно данным компании Zapier, 73% работников тратят от одного до трех часов в попытках найти определенный корпоративный документ. Система электронного документооборота позволяет сократить это время до нескольких кликов. В «Цитрос СЭД» доступны 3 варианта поиска: атрибутивный (по содержанию реквизитов карточки документа с установкой фильтров для поиска), полнотекстовый (по названию, содержимому документа и содержанию реквизитов карточки) и интеллектуальный (семантический поиск с учетом контекста запроса). Также для быстрого нахождения документов пользователи могут создавать и сохранять свои поисковые запросы и обращаться к ним в нужный момент.
3. Встроенные интеллектуальные сервисы
Искусственный интеллект ускоряет обработку документов и сокращает количество рутинных операций, выполняемых сотрудниками.
В «Цитрос СЭД» технология потокового распознавания позволяет автоматизировать массовую загрузку документации. ИИ-сервисы могут предзаполнить регистрационную карточку документа и классифицировать его, предложить исполнителя, а также отправить на рассмотрение ответственному.
Помимо помощи в подготовке документов к обработке, СЭД экономит время на сравнении разных версий и поиске расхождений в тексте, самостоятельно выделяя изменения цветом.
4. Электронные подписи и МЧД
Поддержка использования электронных подписей и машиночитаемых доверенностей обеспечивает юридическую значимость и целостность электронных документов, защищает от подделки и несанкционированных изменений. «Цитрос СЭД» поддерживает работу с квалифицированными, неквалифицированными, простыми электронными подписями и МЧД, а также обеспечивает визуализацию сведений о подписях при просмотре документа.
5. Мониторинг статуса документа и напоминания
Система электронного документооборота повышает прозрачность работы с документами, позволяя быстро определить, на каком этапе обработки или исполнения они находятся. «Цитрос СЭД» информирует пользователей о связанных с документом событиях в системе и по электронной почте. Так, пользователь получит уведомление, если ему нужно согласовать или подписать акт; в процессе работы система напомнит ему о приближении срока выполнения поручения, уведомит о случившейся просрочке задачи и т.д.
6. Делегирование и замещение
Делегирование полномочий на время отсутствия сотрудника помогает избежать простоев в работе. Для этого в «Цитрос СЭД» настраивается автоматическое перенаправление документов замещающему работнику. Когда требуется замена на постоянной основе (например, для секретарей), сотрудники могут выполнять действия от имени руководителя. Кроме того, доступна опция настройки сразу нескольких заместителей и помощников по разным вопросам.
Возможности СЭД при росте бизнеса
Современные требования к системе электронного документооборота учитывают не только ее функциональность, но и простоту настройки, что особенно важно при росте компании и увеличении количества бизнес-процессов. Так, инструменты Low-Code в системе помогают адаптировать решения под потребности организации без участия разработчика.
В «Цитрос СЭД» Low-Code-конструкторы представляют собой визуальный редактор, с помощью которого легко настраивать рабочие пространства, карточки документов и бизнес-процессы, в том числе этапы жизненных циклов документов и доступные действия пользователей.
Кроме того, СЭД тесно связана с другими информационными системами организации, поэтому должна легко встраиваться в ее ИТ-ландшафт. За счет бесшовной интеграции сотрудники могут работать в одном окне системы электронного документооборота, не переключаясь между интерфейсами разных решений. Развитый расширяемый API в «Цитрос СЭД» позволяет автоматизировать обмен информацией с другими системами как внутри корпоративного контура (например, с ERP, CRM), так и с внешними сервисами (например, с сервисами ФНС).
Соразмерно росту компании увеличивается количество корпоративных данных. Поэтому важно, чтобы система электронного документооборота включала средства для построения отчетности на основе накопленных сведений. «Цитрос СЭД» обладает такой возможностью, а также позволяет выгрузить информацию для BI-систем, если нужно построить интерактивные дашборды или другую описательную аналитику.
Для крупных и территориально распределенных компаний важны отказоустойчивость и возможности масштабирования ПО. Поэтому система электронного документооборота должна обладать высокой скоростью отклика и быстродействием даже при больших нагрузках: увеличении объема данных и росте числа пользователей. Архитектура «Цитрос СЭД» обеспечивает это через горизонтальное и вертикальное масштабирование — построение отказоустойчивых конфигураций, а также подключение новых серверов без нарушения единого информационного пространства.
«Цитрос СЭД» — базовое ПО с передовыми технологиями
Современную СЭД невозможно представить без указанных возможностей. От их реализации зависит уровень удобства использования и эффективность документооборота в организации.
«Цитрос СЭД» разрабатывалась с учетом потребностей бизнеса, поэтому она сочетает в себе передовые технологии наравне с традиционными функциями.
Решение автоматизирует работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренний документооборот (служебные записки, организационно-распорядительные и нормативные документы), договорную деятельность, организацию совещаний и заседаний коллегиальных органов, ведение протоколов, а также контроль исполнительской дисциплины в компании.
Система предоставляет сервисы управления организационно-штатной структурой, контрагентами, справочниками; обеспечивает выдачу и настройку полномочий; обладает рабочим календарем и механизмом оповещения пользователей. «Цитрос СЭД» полностью соответствует требованиям российского законодательства.
Узнать больше о продуктовой линейке «Цитрос» можно на сайте.
