Чек-лист: как внедрить платформу для цифровой трансформации и не ошибиться

Необходимость масштабирования СЭД и вообще пересмотра ее роли в ИТ-ландшафте является следствием двух трендов. Первый — это необходимость ускоренного перехода на безбумажные технологии, еще более обострившаяся в связи с пандемией. Второй — продолжающаяся цифровая трансформация. Первый тренд требует соответствующих инструментов, которые, собственно, и предоставляет СЭД - именно в ней можно окончательно переводить процессы из бумажных в безбумажные. А второй тренд с необходимостью требует сбора и анализа максимально подробной информации о ходе процессов с целью применения их в тех или иных технологиях оптимизации, включая process mining и машинное обучение. — рассказывает президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев. Когда речь заходит об инструментах цифровой трансформации, принято обсуждать искусственный интеллект, роботизацию процессов и Process mining. Однако, эти технологии, на самом деле, — вспомогательные инструменты. Цифровая трансформация должна решать задачи по оптимизации всех процессов и минимизации рутинного не производительного труда, то есть способствовать переходу на более эффективные бизнес-модели. Чтобы подготовиться к трансформации, требуется усовершенствовать информационные системы и повысить объем «цифрового следа». Наличие структурированной информации о реальных бизнес-процессах позволит компаниям применить вышеупомянутые технологии для обучения, выявления узких мест и роботизации рутинных процессов. Фиксировать «цифровой след» в удобном для обработки виде умеют системы электронного документооборота (СЭД). Хотя мы называем эти решения СЭД по привычке, сейчас они эволюционировали до класса CSP-систем. Это платформы являются результатом конвергенции традиционной функциональности СЭД, ECM-систем и BPM-платформ и позволяют переводить процессы из бумажных и слабоструктурированных в безбумажные и хорошо формализованные процессы. Значит, улучшить качество «цифрового следа» и применять все современные технологии для решения главной задачи цифровой трансформации бизнеса.

Задачи цифровой трансформации Для цифровой трансформации необходимо реализовать три основных задачи по модификации бизнес-процессов и обеспечения соответствующей ИТ-инфраструктуры:

1. Отказ от любого непроизводительного и нетворческого труда, выполняемого сотрудниками. Всё, что можно автоматизировать, как в области обработки данных, так и в материальном производстве, должно быть возложено на машины.
2. Оптимизация структуры бизнес-процессов и ликвидация задержек. Для этого можно использовать гибкие методы (SCRUM, Agile) автоматизации, платформы Low-Code, технологий Process Mining и искусственного интеллекта (ИИ).
3. Необходимым шагом для решения второй задачи является создание инфраструктуры для сбора детализированной информации обо всех бизнес-процесса, как информационных, так и материальных, вне зависимости от степени их автоматизации. По мере накопления эта информация превратится в «большие данные», которые лягут в основу решений по дальнейшей оптимизации процессов с применением ИИ и машинного обучения.

Основные сложности при цифровой трансформации Основная сложность при совершении цифровой трансформации заключается в необходимости максимально структурировать информацию для последующей автоматической обработки и анализа средствами искусственного интеллекта. От бумажных и электронных документов, составленных в произвольной форме, следует переходить к структурированным электронным формам, удобным в обработке. Такой подход обеспечит повторяемость процессов, на основе чего можно будет строить статистические оценки качества процессов. Высокая степень формализации во всех процессах — от стратегического и оперативного управления, продаж и инвестиций до бэк-офиса, финансового и юридического блоков — ключ к наиболее полной и прозрачной для анализа картине деятельности предприятия.

Как минимизировать эти сложности Главный инструмент для структуризации документов и автоматизации процессов работы с ними — это системы СЭД, функциональность которых за последние годы существенно расширилась. Принципиальное отличие между классической ECM и CSP сводится к тому, что если система документооборота имеет дело с неструктурированным контентом и процессами, то в состав CSP-систем входят полноценные BPM-подсистемы, способные организовывать самые разнообразные процессы по обработке документов: от традиционных, которые работают со слабо структурированным контентом, до управления структурированными формами документов и формализованными процессами. Благодаря такой гибкости СSP-системы постепенно наращивают степень формализации документов и процессов, формируя «большие данные», пригодные для автоматической обработки технологиями ИИ. Кейс, как с помощью Low-Code автоматизировать различные процессы, как система развивается на запросы вместе с бизнесом – компания ЦФТ. По их словам, 90% функциональности они как раз настроили, а лишь 10% реализовали с помощью кода. Ссылка на описание на сайте Docsvision. Ссылка на интервью в TAdviser.

Как выбрать платформу для цифровой трансформации При выборе СSP-системы следует учитывать целый ряд важных критериев, главные среди которых:
• Наличие необходимых функций
• Максимальное количество пользователей
• Сложность и стоимость администрирования
• Стоимость лицензий, обновлений и поддержки
• Поддержка инструментов визуальной разработки Low-Code
• Стоимость консалтинговых услуг
• Надёжность и репутацию поставщика

Основной тренд последних лет – конвергенция традиционной функциональности СЭД, ECM и BPM. Этот процесс, можно сказать, уже закончился. Актуальные сегодняшние потребности, помимо традиционных задач, я бы описал следующим образом. Во-первых, это необходимость реализации с помощью платформы СЭД централизованного архива с различным функциональным наполнением (финансовый архив, технический архив и пр.) для разных функциональных подразделений, с полным комплексом функций обеспечения безбумажного документооборота (ЮЗДО). И, во-вторых, это наличие типовых кастомизируемых решений для самых различных групп функциональных заказчиков,— считает Владимир Андреев.

Почему лучше выбрать готовое решение При необходимости внедрения СSP-системы предпочтительнее выбирать готовое решение и модифицировать его, а не разрабатывать своё с нуля. Прежде всего, у каждого разработчика подобных систем есть своя концепция, видение, проверенные опытом идеи и инструменты оптимизации тех или иных процессов Такие разработчики обладают широкой компетенцией и способны максимально сократить время внедрения за счёт поставки законченных решений, которые можно модифицировать под конкретные нужды организации для обеспечения эффективной цифровой информации. Сегодня на рынке присутствует большое число конкурирующих систем, способных удовлетворить запросы предприятий любых масштабов и отраслей. Лучше выбирать такое решение, которое позволит компании оставаться независимой от поставщика, компании-интегратора. Предпочтительнее иметь своих специалистов внутри компании. Так как ИТ-системы становятся критически важными для бизнеса, образуют его ядро, а ключевые функции на аутсорсинг не отдают. С помощью Low-Code инструментов, заложенных в решении, сотрудники будут развивать систему с минимальным привлечением высококвалифицированных разработчиков. По факту они будут настраивать систему. Важно выбрать систему с высокой отказоустойчивостью, если системы будет обслуживать весь периметр в организации. У готовых решений в отличие от indoor-разработки уже есть подтвержденные параметры. Можно тут посмотреть видео с выступления Кирилла Стогова, ИТ-архитектора Петербургского метрополитена.

Этапы внедрения платформы для цифровой трансформации Внедрение платформы для цифровой трансформации включает несколько этапов работы, по результатам которой вводится в эксплуатацию СSP-система в масштабах всего предприятия. В укрупнённом масштабе можно выделить несколько основных этапов внедрения: • Предпроектное обследование и анализ предприятия
• Детальное описание и анализ существующего документооборота
• Анализ качественного и тематического содержания информации, включая экономическое обоснование внедряемого решения
• Развитие системы по Agile-методологии, когда развитие происходит короткими итерациями, постепенно наращивая функции с минимальными затратами
• Разработка технического задания
• Оптимизация документооборота
• Разработка стандартов и инструкций
• Установка и настройка ПО
• Обучение персонала и организация технической поддержки

Docsvision — современная платформа для цифровой трансформации

Платформу Docsvision давно используют как BPM-систему для автоматизации бизнес-процессов. Docsvision — удачный пример перехода от СЭД к CSP-системе как платформе для цифровой трансформации. Благодаря широкой функциональности Low-Code теперь она может применяться для решения бизнес-задач, выходящих за пределы автоматизации канцелярии и выступает универсальным полнофункциональным инструментом разработки веб-приложений. Архитектура платформы Docsvision 5.5 перестроена как для CSP-системы: теперь она сервис-ориентированная, что позволило существенно улучшить масштабируемость и отказоустойчивость. К примеру, при росте нагрузки на один сервис достаточно масштабировать его, не затрагивая всю систему. Оптимизирована структура и система управления БД, сделан упор на импортозамещении: помимо традиционных СУБД MS SQL и Open Source PostgreSQL, CSP поддерживает отечественную СУБД Postgres Pro в обеих версиях, Standard и Enterprise. Реализован переход на объектную модель .NETCore, что повысило эффективность и стабильность системы. Обновлённый web-клиент расширил функциональность платформы Docsvision 5.5. По оценкам разработчика, за последние 2-3 года проекты почти на 100% реализуются исключительно с использованием веб-интерфейса. Функциональность web-клиента уже превосходит возможности Windows-клиента. В частности, ускорена работа пользователя с документами: реализованы просмотр, сканирование и регистрация нового документа в web-клиенте. Ссылки на связанные документы можно добавлять при создании карточки с применением поиска. Доступны также визуализация штампа электронной подписи и средства управления им.