Чек-лист: Как выбрать правильного поставщика ИТ-услуг

В современном быстро меняющемся мире выбор качественного контрагента, который способен бесшовно встроиться в производственную цепочку, становится крайне непростой задачей. С одной стороны, ИТ развиваются семимильными шагами, и каждый год сопровождается новыми технологическими вызовами, с другой – на рынке присутствует огромное количество игроков, заявляющих о высочайшем качестве своих ИТ-услуг в любой предметной области. Чтобы ориентироваться в этой сложной системе непонятных отношений, необходимо радикально переосмыслить подход к выбору контрагента.

Далее предлагаем вашему вниманию пошаговый чек-лист по эффективному выбору поставщика, сформированный с опорой на многолетний опыт компании ICL Services по предоставлению полного спектра ИТ-услуг и коммуникации с заказчиками. Для наглядности рассмотрим процесс на примере кейса.

Шаг 1. Начинать нужно с себя

Кейс: ранее в компанию обратился заказчик – крупная транснациональная производственная компания – с запросом перевести большой объем вычислительных мощностей в публичное облако. Первым шагом заказчика стал запрос сметы предполагаемых расходов. В ответ консультанты ICL Services задались встречным вопросом: «Зачем Вам это?». Выяснилось, что главной целью заказчика является сокращение расходов на ИТ-инфраструктуру. Анализ существующих мощностей заказчика показал, что их перенос в облако резко увеличит расходы заказчика уже в краткосрочной перспективе. В этой связи был разработан альтернативный концепт, где объём целевой облачной инфраструктуры радикально сократился, а экономия в стоимости владения составила 80 млн. рублей за три года.

Прежде чем приступить к выбору контрагента, крайне важно ответить на следующие вопросы: Зачем мне ИТ? Я вкладываюсь в ИТ, чтобы что? Какую ценность несёт мой ИТ-ландшафт?

На первый взгляд, вопросы звучат глупо, и ответ очевиден, но тем важнее задавать их себе снова и снова. В этих рассуждениях важно не попасть в ловушку с подменой понятий: объяснить себе не «почему я трачу деньги на ИТ», обосновывая свои прошлые решения, но в какую точку я хочу прийти – «зачем я это делаю».

При ответе на эти вопросы у вас появится понимание, чем отличается текущее положение вещей от идеального состояния, к которому вы стремитесь; выявятся имеющиеся недостатки.

Шаг 2. ТЗ как карта местности

Кейс: в представленном заказчику концепте эксперты ICL Services сначала совместно с представителями ИТ-службы заказчика разобрались, какая за запросом «нам надо всё, что можно, перевезти в облако» была заявлена изначальная цель к достижению (максимальная экономия при неизменном качестве), а затем продемонстрировали образ результата в виде конечных цифр по экономии и показателей эффективности работы существующих ИТ-сервисов, понятных как ИТ-службе, так и представителям иных бизнес-структур на стороне заказчика. Так появилось другое ТЗ.

Когда услуги описаны в терминах и определениях, максимально удобных для интерпретации в рамках ваших бизнес-процессов, вам можно приступать к формированию технического задания.

При составлении ТЗ важно описывать не детализированные шаги, которые вы ожидаете от поставщика услуг (их вы всегда сможете согласовать при заключении контракта на любом удобном уровне детализации), а набор функциональных параметров, которые ваш потенциальный поставщик должен будет реализовать. Гораздо важнее вынести в ТЗ количественные показатели результата, определяемые функциями, которые исполняет категория сотрудников, для кого данная ИТ-услуга приобретается.

Шаг 3. Обзор рынка и выбор победителя

С финализированным ТЗ на руках вам становится гораздо легче ориентироваться в огромном количестве предложений на рынке, поэтому на данном этапе можно приступать к его полноценному обзору.

В этом процессе важно: 1) понять, насколько тот или иной оффер соответствует вашим ожиданиям; 2) оценить затраты при выборе подрядчика.

Возможно, в вашем случае выгоднее отдать ИТ-хозяйство одному поставщику или, напротив, разбить покупку на несколько лотов.

После того как круг подходящих контрагентов очерчен, важно донести до него собственную позицию. На этом этапе к поставщику предъявляются уже совсем другие требования, нежели на шаге 1. Теперь его цены могут не быть самыми низкими на рынке, и он не обязательно предлагает максимум «работы» за те деньги, которые вы готовы заплатить. Главный критерий - максимальное соответствие предложения вашим сформированным потребностям - то, насколько качественно поставщик сможет трансформировать свои параметры производства под функциональные требования к ИТ-услугам на вашем предприятии. Ваш поставщик предоставляет вам такой объем ценности, который с лихвой компенсирует возможные расходы с вашей стороны.

Таким образом, мы приходим к выводу, что наилучший поставщик ИТ-решений и сервисов в современном рынке – этот тот, кто может смотреть на свои продукты глазами заказчиков. Чем более бесшовно поставщик сможет встроиться в ваши процессы, тем больше времени вы сможете уделить вопросам развития ключевых направлений бизнеса, и тем скорее ИТ-решения станут инструментом для достижения целей.

Главные требования к поставщику ИТ-услуг представлены в таблице ниже;

Кейс: ввиду отсутствия информации о том, общался ли заказчик по разработанному ТЗ с кем-либо из других игроков рынка ИТ-услуг, нет возможности сказать, в какой степени оффер компании ICL Services оказался выгоднее. Однако, заключение контракта с заказчиком отражает тот факт, что наше предложение оказалось максимально понятным и соответствующим ожиданиям.

Примечания