Электронный трудовой договор

• Рынок труда в России
• Электронная трудовая книжка
• Работа России (портал)
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
• Фонд социального страхования РФ
• Пенсионный фонд России
• Портал мониторинга трудоустройства выпускников

2021: В России принят закон, разрешающий заключать трудовой договор удаленно

17 ноября 2021 года Госдума приняла в третьем чтении закон, позволяющий заключать трудовой договор удаленно. Соответствующие изменения в Трудовой кодекс.

Как сообщается на сайте Госдумы, закон закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе для создания больших возможностей для удаленного трудоустройства.

Так, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.

В России принят закон, разрешающий заключать трудовой договор в удаленном режиме

Электронный документооборот будет проводиться через единую цифровую платформу «Работа в России» (в том числе взаимодействие через портал госуслуг). Также он может вестись через информационную систему работодателя, соответствующую требованиям ТК.

Работодатели должны будут предупредить сотрудников о переходе на электронный кадровый документооборот. Работники могут отказаться от такого нововведения. В коллективном договоре может быть прописано, что работодатель может распространить ведение документов в цифровом виде на всех сотрудников, если более 50% из них согласились на такой формат.

Ко второму чтению в законопроект был внесен ряд поправок, ограничивший применение нормативного акта: нововведения не затрагивают приказы об увольнении, трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, акты о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

По новым правилам при оформлении документов будет применяться усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.

Принятие законопроекта позволит оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя, — говорится в пояснительной записке.[1]

2020

На федеральном портале «Работа в России» запущена подсистема электронного кадрового документооборота

Компания БФТ 2 ноября 2020 года сообщила о завершении проекта федерального масштаба – разработке и запуске подсистемы электронного кадрового документооборота (ЭКД) на федеральном портале «Работа в России».

На базе портала проводится федеральный эксперимент по переводу взаимоотношений работодателя и работника в цифровую форму. Для технологического обеспечения эксперимента БФТ разработала и внедрила на портал подсистему электронного кадрового документооборота. К подсистеме подключены первые 50 организаций. В ближайшее время запланировано подключение еще порядка 100 организаций. Подробнее здесь.

В России начался переход на полностью электронный кадровой документооборот

В октябре 2020 года начался эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (ЭКД). Он проводится на базе портала «Работа в России». Подробнее здесь.

Путин поручил наладить документооборот между работодателями и сотрудниками через госуслуги

6 июля 2020 года стало известно о том, что президент России Владимир Путин поручил наладить обмен документами между работниками и работодателями через портал госуслуг. Глава государства сделал это по итогам состоявшегося 10 июня 2020 года совещания по вопросу развития информационно-коммуникационных технологий и связи.

Как сообщает официальный сайт Кремля, до 3 августа 2020 года Правительству РФ необходимо проработать вопросы «использования единого портала государственных и муниципальных услуг для организации обмена между работниками и работодателями электронными документами, связанными с регулированием трудовых отношений и сведениями о трудовой деятельности».

Путин поручил наладить обмен документами между работниками и работодателями через госуслуги

С предложением об обмене документами в сфере труда через сайт госуслуг на совещании выступал президент «Ростелекома» Михаил Осеевский. Он тогда говорил, что переход к электронному документообороту необходим для поддержания режима удаленной работы, который стал популярным в стране на фоне пандемии коронавируса COVID-19. Портал госуслуг позволит быстрее и легче организовать такой документооборот, считает Осеевский.

Очевидно, что сегодня назрела необходимость перевести часть этого документооборота в электронную форму, для того чтобы поддержать возможности удаленной работы, — говорил глава «Ростелекома». – Нам кажется, что было бы целесообразно использовать для этого Единый портал государственных услуг, где уже сегодня зарегистрированы более 100 млн человек, имеются их учетные записи, и можно было бы довольно легко и быстро такие процессы организовать.

Ранее депутаты Госдумы и члены Совета Федерации разработали законопроект, согласно которому работодатель и работник, который трудится дистанционно, смогут обмениваться кадровыми документами в электронном виде.^[2]

Минтруд утвердил правила эксперимента по переходу на электронные кадровые документы

Минтруд утвердил порядок организации и проведения эксперимента по переходу на электронные кадровые документы. Соответствующий приказ был размещен на официальном сайте правовой информации 17 июня 2020 года.

Порядок организации и проведения эксперимента

Как отмечается в приказе, до 1 декабря 2020 года Минтруд может дополнительно включить в перечень участников эксперимента работодателей на основании полученных от них заявлений. Датой окончания эксперимента в документе обозначено 31 марта 2021 года. Однако конкретная дата его начала, согласно документу, определяется участвующем в нем работодателем самостоятельно. Также как и «конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент».

При выборе информационной системы работодателя или системы «Работа в России» необходимо определить перечень видов документов, связанных с работой, какие будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие в системе «Работа в России», - отмечается в приказе Минтруда.

Портал «Работа в России» - федеральная государственная информационная система Роструда, созданная для помощи гражданам в поиске работы, а работодателям - работников.

Согласно приказу, она пройдет опытную эксплуатацию, результаты которой будут проанализированы. Также будут модернизированы ее программные средств и доработано программное обеспечение. Опытная эксплуатация подсистемы «Электронный кадровый документооборот» системы «Работа в России» начнется 20 июля и продлится до 4 сентября 2020 года. Для ее проведения до 1 июля 2020 года Минтруд определит работодателей - участников эксперимента, которые выразят согласие на участие в процессе.

До 1 декабря 2020 года Минтруд может дополнительно включить в перечень участников эксперимента работодателей на основании полученных от них заявлений. (фото - cdn.iz.ru)

Чтобы осуществлять электронный кадровый документооборот в системе «Работа в России» работодатели - участники эксперимента должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) работодателя, говорится в приказе.

Сотрудники работодателей - участников эксперимента, участвующие в опытной эксплуатации, также должны быть зарегистрированы в ЕСИА. Количество сотрудников при опытной эксплуатации не ограничено и определяется работодателями. Их списки должны быть представлены в Минтруд до 10 июля 2020 года. С 1 октября 2020 года принять участие в эксперименте, используя систему «Работа в России», могут все заинтересованные работодатели и сотрудники.

Работодатели - участники эксперимента в ходе его проведения направляют в Минтруд информацию в электронной форме о результатах проведения эксперимента и предложениях о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство РФ о занятости населения, регламентирующее использование кадровых электронных документов.

Минтруд совместно с Рострудом на основе обобщения поступившей информации готовит доклады о результатах проведения эксперимента и направляет их в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений.

Оценка эффективности и результативности эксперимента отражается в докладах согласно следующим критериям:

• количество видов экономической деятельности, к которым относятся работодатели - участники эксперимента;
• количество регионов России, на территории которых находятся работодатели - участники эксперимента (их подразделения);
• основные виды структурных подразделений организаций, работники которых участвуют в эксперименте;
• планируемая численность работников, которым работодателями - участниками эксперимента будет предложено применять электронные документы, связанные с работой, после внесения соответствующих изменений в законодательство;
• количество жалоб/споров с работниками;
• количество работодателей/работников, вышедших из эксперимента;
• количество работодателей - участников эксперимента, использующих систему «Работа в России»;
• количество внесенных в ходе эксперимента изменений в локальные нормативные правовые акты работодателей - участников эксперимента;
• количество обоснованных предложений по внесению изменений в законодательство РФ, регламентирующее использование кадровых электронных документов.

По итогам рассмотрения комиссией Минтруд совместно с Рострудом уточняет доклады, после чего направляет их в правительство РФ.

Мнение бизнеса

TAdviser опросил ряд крупных компаний об их интересе в участии в новом эксперименте по электронному кадровому документообороту, а также его возможных сложностях. Часть респондентов не выразила готовности.

Мы пока не подавали заявку на участие в эксперименте. В ходе эксперимента могут возникнуть трудности, связанные с текущей функциональностью портала «Работа в России», в частности с отсутствием механизмов интеграции с информационными системами работодателей, - сообщили TAdviser в «Ростелекоме».

В Райффафзенбанке TAdviser сказали, что в компании будут следить за развитием инициативы, а также соответствующими изменениями законодательства. При этом в банке обратили внимание, что, согласно трудовому законодательству, большинство значимых кадровых документов сотрудник должен подписывать лично на бумаге, а перечень документов, которые можно подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП), ограничен. При этом выдается она платно, только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи, и действует только один год. Программное же обеспечение, необходимое для работы с квалифицированной электронной подписью, должно быть сертифицировано Федеральной службой безопасности.

В компании «Крок» предпочитают занимать «позицию активного наблюдателя» при переводе кадровых документов в электронный вид. По словам директора по административно-кадровым вопросам и социальной политике «Крок» Любови Труниной, для организации процесс перевода кадровых документов в электронный вид в целом «прозрачен и понятен».

Нам недостает законодательного регулирования. Там, где возможно использовать электронную подпись в соответствии с текущим законодательством, мы пробовали это делать, однако обнаружился ряд неудобств. Например, электронная подпись активно используется на электронных торговых площадках, однако для физических лиц в статусе кандидатов ее не так просто получить, - рассказала Любовь Трунина.

Говоря про основную трудность эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид, она отметила, что по его итогам «многие компании под другим углом оценят уровень своей автоматизации и поймут, что у них еще нет «базы» для внедрения электронной подписи».

Важно, чтобы законодатели услышали и учли мнения компаний, которые примут непосредственное участие в эксперименте, а также тех, кто является активными наблюдателями, - добавила Любовь Трунина.

О том, что в компании рассматривают возможность участия в эксперименте TAdviser заявила директор по персоналу «Техносерва» Екатерина Игнатова.

Это возможность протестировать изменения, проверить, как это будет реально работать на практике. Конечно, есть определенные задачи, которые нам предварительно надо проработать совместно с другими подразделениями компании. Многое зависит от ситуации с пандемией коронавируса: пожалуй, способ информирования под роспись сегодня является самой большой сложностью в этом проекте, - отметила Екатерина Игнатова.

Она также выделила несколько направлений, которые нуждаются в проработке в ходе проведения эксперимента.

Первое связано с человеческими ресурсами – дополнительным временем сотрудников, их обучением, настройкой соответствующих процессов, контролем исполнения. Скажу даже более - для проведения эксперимента потребуется выделение отдельного человека. Второе направление – это технические задачи – получение доступов, оформление доверенностей, другой документации, недоступность системы, ошибки форматов и т.д. Работодатель самостоятельно не сможет решить все эти вопросы, потребуется поддержка организаторов, быстрые контакты, только общий почтовый ящик не сможет решить все вопросы. И третье направление – это вопросы безопасности – контроль за возможными утечками данных. Решением может стать разделение ответственности между работодателем и рабочей группой со стороны организаторов эксперимента, - заметила Екатерина Игнатова.

В компании Softline планируют принять участие в эксперименте. Скоро в организации состоится совещание рабочей группы по вопросам участия в нем, где компания поймет все этапы проекта и приступит к его реализации внутри себя. Ключевыми показателями успешности проведения эксперимента в будущем в компании считают сокращение бумажного документооборота, легкость применения как такового формата электронных кадровых документов, оперативность обмена такими документами с сотрудниками. В то же время, по словам руководителя департамента статистики и учета кадров Softline Надежды Сапроновой, порядок организации и проведения эксперимента несколько сумбурный.

Начиная с момента того, как компании попадали в список, и до настоящего времени. Помимо того, отсутствует четкое понимание порядка и правомерности предпринимаемых действий, - отметила Надежда Сапронова.

Предыстория

24 апреля 2020 года, президент России Владимир Путин подписал федеральный закон «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Закон позволяет переводить в электронный формат все кадровые документы, включая трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, приказы о командировках и отпусках. Цель эксперимента заключается в создании и отработке механизмов ведения и применения кадровых электронных документов без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

Этот эксперимент проводится в России уже второй по раз ^[3]. Впервые эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений в России Минтруд проводил в 2018 году совместно с 11 крупными организациями-работодателями: «Российскими железными дорогами» (РЖД), Газпромбанком, «Автовазом», «Росбанком», «Мечелом», «Северсталь менеджментом», «Ростелекомом», «Сибуром», Альфа-Банком, «Татнефтью» и «Агроторгом» на условиях дублирования электронных документов на бумажном носителе.

Результаты эксперимента показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.

Однако 19 мая 2020 года стало известно о том, что в новом эксперименте по электронному кадровому документообороту примет участие 71 организация ^[4]. Такую информацию содержал проект приказа Минтруда «Об утверждении перечня работодателей - участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», направленный министерством на рассмотрение в российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений. Участвовать в эксперименте, согласно приказу, будут преимущественно крупные организации, включая РЖД, «Сбербанк», «Яндекс», «Почту России», «ПепсиКо Холдингс», «Юнилевер Русь», Wildberries, «Мобильные телесистемы» (МТС) и «Мегафон».

Путин разрешил принимать на работу и увольнять сотрудников через интернет

24 апреля 2020 года президент России Владимир Путин подписал закон об эксперименте по ведению работодателями электронных документов. Благодаря новой инициативе заключать и подписывать трудовые договора можно будет по интернету, не используя бумагу. То же самое касается процедуры увольнения.

Как пишет «Российская газета» со ссылкой на заместителя главы Министерства труда Всеволода Вуколова, применение закона будет добровольным для компаний, однако ещё на этапе подготовки законопроекта опробовать его на своей практике высказались около 80 организаций, включая Фонд социального страхования.

Путин подписал закон об эксперименте по ведению работодателями электронных документов

Согласно закону, эксперимент по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работника под подпись, без их дублирования на бумажном носителе, пройдет до 31 марта 2021 года включительно.

В пояснительной записке к законопроекту говорилось, что работодатель, на предприятии которого будет проходить эксперимент, будет решать, какие документы переведут в электронный вид и какие структурные подразделения будут участвовать в эксперименте. Известно, что эксперимент не касается трудовых книжек, для которых уже установлен специальный правовой режим.

Дублирование документов на бумажном носителе не предполагается. Законом также закрепляется обязанность работодателя выдавать электронные документы по заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней.

Работодатели могут использовать как свою информационную систему для работы с электронными документами в сфере кадрового делопроизводства, а могут пользоваться возможностями государственного портала «Работа в России», пояснили в Минтруде^[5].

Примечания