HCM vs HRM. Вопросы выбора в новую эпоху

В терминах скрывается главное

Сегодня недостаточно просто фиксировать в информационной системе движение сотрудника, его карьерный рост или квалификацию. На первый план выходят инструменты поиска и развития талантов, задачи адаптации сотрудников, обучение, управление профессиональным ростом, отслеживание удовлетворенности и мотивация и, наконец, удержание специалистов

Системы управления, определяемые как HRMS (Human Resource Management System), достаточно давно входят практически во все ERP-продукты как модули, отвечающие за кадровое администрирование, учет рабочего времени и расчёт заработной платы: прием сотрудников на работу, ведение табеля, смена должностей, увольнение, т.е. чаще всего это автоматизация рутинных процессов.

В то время как HCM (Human Capital Management) – более широкое понятие, возникшее в процессе эволюции системы взаимоотношений «работодатель-сотрудник», перевода фокуса в реализации информационной системы от «функции» сотрудника непосредственно к людям, к личности.

Сегодня недостаточно просто фиксировать в информационной системе движение сотрудника, его карьерный рост или квалификацию. На первый план выходят инструменты поиска и развития талантов, задачи адаптации сотрудников во время начала работы, обучение, управление профессиональным ростом, отслеживание удовлетворенности и мотивация и, наконец, удержание специалистов, так как подготовка кандидата потребует дополнительного времени и значительных финансовых затрат.

Не работают и прежние механизмы набора и удержания квалифицированных кадров. Так, перестал себя оправдывать один из популярных ранее прием: для внедрения перспективной информационной системы в условной «глубинке», набор и обучение не молодых специалистов, а «семейных, кому за 30». Логика у работодателя была простая – маловероятно, что сотрудники, после прохождения полноценного обучения уедут за большой зарплатой в условную «Москву». Сейчас, в эпоху удаленки, «Москва» и «глубинка» смешались, и прием уже стал не столь актуальным – специалист может найти более высокооплачиваемую, с учетом новой квалификации, работу «не сходя с места». Нужно искать другие, более тонкие механизмы удержания кадров.

В сегодняшних условиях важно также дать сотрудникам инструменты обратной связи и взаимной оценки как коллег, так и руководителей на всех уровнях должностей (оценка 360), чтобы не терять взаимопонимания и вовремя, а лучше даже заранее, находить решения возникающих проблем.

Тем не менее, автоматизация рутинных процессов по-прежнему необходима, и разрывать те и другие функции нецелесообразно. Соответственно, сегодня актуальны HCM-системы, которые обеспечивают покрытие всего «жизненного цикла» сотрудника и содержат весь отмеченный выше функционал.

Что входит в HCM

HCM – это интегрированная система, поддерживающая, помимо знакомой всем базовой функциональности (от кадрового учёта до расчета заработной платы), весь жизненный цикл сотрудника — от процесса найма на работу, онбординга, развития его компетенций и карьеры, до своевременного замещения кадров и оффбординга. Сила HCM в полноте, интегрированности во все бизнес-процессы и в обеспечении качественной и своевременной обратной связи на всех уровнях.

Одной из главных задач современных HCM, интегрированных с ERP-платформами, является автоматизация стандартных HR-процессов для того, чтобы HR-менеджеры могли максимум времени посвятить вовлеченности, развитию и эффективности сотрудников.

Обычно функциональные компоненты решения HCM включают в себя: организационный менеджмент, кадровое администрирование, расчет заработной платы, подбор персонала, обучение и развитие персонала, анализ и оценка эффективности труда, управление командировками, охрана труда и здоровья. Также важными элементами современной системы являются портал самообслуживания и функционал по контролю рабочего времени. Наибольший потенциал развития скрыт в системах, которые предоставляют функционал по личностному развитию и эффективности, а не в учетно-расчетных функциях, как было еще совсем недавно. Профессиональное HR-сообщество в РФ ожидает в ближайшем времени разработку модулей мотивации персонала.

Благодаря комплексности и наличию максимума встроенных функций в HCM-систему ранее дорогие и не всегда доступные HR-практики работы с топ-менеджментом могут применяться для всех сотрудников, в том числе и небольших компаний.

Расчет заработной платы

Начнем с «обязательной программы». Как было отмечено выше, расчет зарплаты – это базовая функциональность HCM-решения. Какие тут особенности необходимо отметить?

Расчет зарплаты в крупной компании с большим числом сотрудников занимает значительное время. И показатели производительности не просто важны, а являются одними из ключевых при выборе ERP-систем. Для этого разработчики проводят тестирование. К примеру, ERP-платформа «Ма-3» показала уровень индекса APDEX = 0,98 для 3000 пользователей, параллельно работающих с одной и той же функциональностью (закупки и управление запасами). APDEX индекс говорит о том, как пользователь воспринимает задержки в работе с системой. Значение больше 0,85 говорит о том, что система воспринимается как работающая без задержек.

Интеграция и портальное решение

Задачи и цели у всех компаний разные, сравнительные списки функций различных систем в открытом доступе найти практически невозможно, поэтому необходимо ознакомиться с несколькими системами, оценить не только их функциональность, но и способность взаимодействия с другим софтом компании.

Современная HCM-система должна обладать широкими возможностями интеграции: с другими существующими системами, работать на любых операционных системах с различными базами данных.

Наличие современного портального решения как ключевого связующего элемента всех модулей, с юзерфрендли/понятным и удобным интерфейсом и разделением функциональных ролей для сотрудников и руководителей – важный элемент современной HCM-системы.

Например, в отечественной ERP-платформе «Ма-3» для интеграции с внешними информационными системами, функционирующими на предприятии, реализована своя интеграционная шина, которая включает в себя менеджер сообщений, менеджер управления очередями, механизм адаптеров. Имеющийся механизм интеграции обеспечивают возможность вписать HRM-модуль в любой разнородный ландшафт предприятия. Также реализация в «Ma-3» концепции Model-View-Controller (MVC) и собственного механизма портализации обеспечивает функционирование на любых мобильных устройствах и рабочих станциях.

Не лишним будет наличие отдельного удобного для соискателей портала, который имеет интеграцию как с популярными ресурсами по поиску работы, например, hh.ru, работа.ру, авито.работа, так и с HCM-решением работодателя. Такой подход позволяет в значительной степени экономить время соискателям, рекрутёрам и другим участникам процесса найма персонала за счет автоматизации процесса передачи информации. В тоже время необходимо учитывать законодательство о защите персональных данных в части решения об интеграции вашей системы с ресурсами по поиску работы, так как возможна передача персональных данных соискателя в вашу систему.

Для упрощения и ускорения HR бизнес-процессов для всех участников на платформе «Ма-3» создан HCM портал самообслуживания:

• Взаимодействие с отделом кадров через цифровую платформу
• Функционал всех модулей расширенного HR на портале экономит время
• Персональные данные сотрудников и личные документы хранятся в одном месте
• Упрощенный электронный документооборот (отпуск, заявления, больничные листы и т.д.)
• Мобильная и десктопная версия портала

Гибкость настройки HCM-решения под ваши процессы

При выборе решения важно обратить внимание на возможность параметризации функционала системы под различные варианты бизнес-процессов. Не все современные системы позволяют менять логику работы под особенности заказчика без программирования. Гибкость системы имеет большое значение. Решение должно быть похоже на конструктор, который HR-менеджер может настраивать на основе внедренного коробочного продукта.

Модуль управления персоналом российской ERP-платформы «Ма-3» имеет следующие встроенные возможности и инструменты настройки:

• Управление кадровыми мероприятиям, связанными с сотрудниками, в одном «окне.
• Широкий спектр атрибутов личной карточки сотрудника
• Возможность гибкой настройки пользователем самостоятельно всех основных параметров, устанавливаемых законодательно и используемых в учете персонала и расчете заработной платы
• Возможности настройки видов оплат: начисления, удержания, базы для расчётов, налоги и взносы.
• Функционал планирования и расчёта отпусков: возможность расчёта как массовых отпусков на запланированные в годовом графике отпусков даты, так и индивидуальный расчёт определённому сотруднику.
• Функционал проверки данных при расчёте отдельных и массовых операций.

О текущей ситуации — что она изменила в области управления персоналом

Пандемия COVID-19 сильно повлияла на рынок систем управления персоналом: вынужденная «удаленка» в течение длительного периода потребовала от системы управления персоналом современных технологичных решений, стали особо востребованы платформы, которые позволили выполнять свои должностные обязанности дистанционно за счет онлайн-доступности корпоративных информационных ресурсов.

При этом стали актуальны такие функции, как отслеживание рабочего времени сотрудников, «зависаний» в соцсетях т.д. Это особенно важно для компаний, в которых работает много молодых сотрудников.

Также в HCM-продуктах появились модули, позволяющие отслеживать географическое нахождение сотрудника. И если раньше, когда вы приходили с HR-решением на большое промышленное предприятие, заказчик с тревогой спрашивал о главном: «А вы сможете рассчитать 1200 видов командировочных надбавок, для сотрудников из команды поиска спускаемых космических аппаратов?». Теперь же руководитель кадровой службы отводит вас в сторону и, глядя в глаза, аккуратно пытается выяснить: «С помощью вашего решения мы сможем в любой момент понять, где географически находится наш сотрудник в рабочее время? Рассылать письма или постоянно звонить сотрудникам неудобно, а знать это необходимо».

Дело в том, что компания несет ответственность за сотрудника в течение рабочего времени. Если с сотрудником случится что-либо, например, несчастный случай или травма, то работодатель может понести ответственность. Важно учитывать юридические аспекты организации удаленной работы и иметь достоверную информацию – где находился сотрудник в оговоренное договором рабочее время.

В 2021 году зафиксирован рост спроса на системы класса HСM, особенно на облачные решения, поэтому заказчику необходимо проверить возможность работы системы из облака.

По оценкам Fortune Business Insights размер рынка HCM-систем в 2019 году составил 16,24 млрд. долл., и ожидается, что в период с 2020 по 2027 год он будет демонстрировать среднегодовой темп роста 9,3% и достигнет 32,68 млрд. долл.

В России в рамках реализуемой государством политики импортозамещения и в силу того, что крупнейшими работодателями являются госструктуры или компании с госучастием, растет спрос на отечественные HCM-решения.

Разрабатываем и внедряем сами?

Часто причиной, по которой компании шли по пути собственной разработки HCM-системы, являлось отсутствие в представленных вендорами продуктах всех функциональных модулей или их слабая интеграция между отдельными модулями одного вендора, отсутствие портального решения для объединения функциональности всех модулей и удобства работы как руководителей, так и линейных сотрудников.

Но сегодня решение создавать свои собственные системы в таких областях, как управление персоналом, не является оптимальным ни по срокам, ни по бюджету, ни по развитию компетенций ИТ-команды, ни по удовлетворенности результатом.

Сейчас уже существуют системы, которые имеют богатый функционал и полностью закрывают все потребности в рамках одного продукта. При этом стоит рассмотреть вариант поэтапного внедрения функциональности системы, модуль за модулем, сначала внедряя самые современные модули, постепенно заменяя существующие функциональные решения.

Модуль управления персоналом российской ERP-платформы «Ма-3» помогает сфокусироваться на управлении опытом и мотивацией сотрудников как единый интегрированный HCM-инструмент, который обеспечивает комплексное решение задач по работе с персоналом: от кадрового учета и рутинного расчета зарплаты до системы развития и мотивации талантов.