Digital Design
Приоритет Система документационного управления

Продукт
Название базовой системы (платформы): DocsVision (СЭД/ECM-система)
Разработчики: Digital Design (Диджитал Дизайн), DocsVision (ДоксВижн)
Технологии: СЭД,  СЭД - Системы потокового распознавания

Содержание

Система документационного управления «Приоритет» (СДУ «Приоритет») – комплексная система автоматизации документационного управления для крупных коммерческих структур, холдингов, предприятий, государственных корпораций и органов государственной власти. Сочетает в себе лучшие практики работы с электронными документами, управления бизнес-процессами организации, ИТ-технологии и соответствует требованиям российского законодательства к делопроизводству ОГВ.

Система документационного управления «Приоритет» — это делопроизводство, электронный документооборот и документационное управление. Решение обеспечивает автоматизацию всех этапов обработки документов (от момента их создания до исполнения и списания в архив), построение полностью электронного и юридически значимого документооборота, возможность организации сквозных процессов документооборота и соответствующего сквозного контроля с подведомственными структурами и территориальными управлениями. Среди возможностей —интеграция с федеральными информационными системами (МЭДО, СМЭВ), а также автоматизированной системой управления делами Президента РФ по работе с обращениями граждан (АС ОГ). Система имеет функциональность, упрощающую и ускоряющую работу (потоковое сканирование, групповая обработка документов, использование ручных сканеров и пр.), системные сервисы (напоминания, почтовые уведомления и пр.), развитую систему отчетности, что особенно важно для государственных учреждений.


Предназначена для органов государственной власти (федеральных и региональных), государственных корпораций и предприятий, крупных холдингов.

Решает задачи:

  • Документационного управления организацией.
  • Построения комплексной СЭД организации.
  • Единой системы управления поручениями и документами при мультиавтоматизации.
  • Поддержки операционной деятельности.

Для органов исполнительной власти:

  • Построение единой СЭД региона, охватывающей все уровни регионального управления.
  • Организация эффективного контроля подведомственных структур.
  • Автоматизация деятельности ОГВ и органов местного самоуправления.
  • Комплексная СЭД для государственных структур «под ключ» с учетом требований законодательства.
  • Создание отраслевой СЭД.

Продукт включен в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Комплексная система автоматизации документационного управления и документооборота для органов государственной власти (федеральных и региональных), государственных корпораций и предприятий, крупных холдингов. Развитые функциональные возможности, простой и понятный интерфейс, быстрая и удобная работа, информационная безопасность, соответствие всем требованиям законодательства для систем автоматизации органов государственной власти.

Система документационного управления «Приоритет» реализована на базе платформы Docsvision Core. Система «Приоритет» является развитием решения «Административное делопроизводство», которое имеет более 20 успешных внедрений масштабом от 100 до 100 000 рабочих мест.

Свойства

  • Соответствие правилам делопроизводства в ОГВ, установленным нормативно-правовым актам РФ.
  • Регулярные обновления и максимально оперативный учет изменений нормативных документов и требований к СЭД государственных структур.
  • Интеграция с Системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), системой Межведомственного электронного документооборота (МЭДО), АС «Обращения граждан» Администрации Президента РФ, kremlin.ru, системой учета телефонных обращений граждан, возможность интеграции с порталами региональных органов власти.


Функционал

  • Документационное управление организацией:
    • Поддержка процессов документационного обеспечения управления.
    • Контроль работы организации/подразделений/ сотрудников: контроль временных параметров взаимодействия, исполнения сквозных задач (группы взаимосвязанных задач);
    • Оценка качественных параметров взаимодействия организаций/подразделений.
    • Оценка деятельности работы подразделений и сотрудников.
    • Информационная поддержка принятия решений: досье сотрудника;
    • Справка по тематике вопроса (подборка тематических документов и истории переписки).

  • Единая система управления поручениями и документами:

    • Единая система управления поручениями разных корпоративных систем.
    • Единая шина согласования документов, обрабатываемых в разных корпоративных системах.
    • Единый сводный контроль деятельности организации (в том числе для распределенной иерархии компаний: холдинга, группы компаний).

  • Комплексная СЭД организации:

    • Построение распределенного или централизованного юридически-значимого документооборота в распределенных организациях.
    • Все функции для автоматизации регистрации, контроля, доведения и исполнения поручений, подготовки документов, их согласования и подписания с использованием электронной подписи.
    • Конфиденциальный документооборот.
    • Автоматизация архивного дела и/или организация долговременного хранения электронных документов (вытеснение).
    • Более 10 встроенных отчетов.
    • Почтовые уведомления пользователям об основных событиях.
    • Учет специфики работы исполнителя, руководителя, контролера, секретаря.

  • Организация эффективного контроля подведомственных структур.
  • Автоматизация деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления в части:

    • организации документооборота;
    • обслуживания граждан;
    • законотворческой деятельности;
    • проведения мероприятий, заключения договоров госзаказа.

  • Построение единой СЭД региона, охватывающей все уровни регионального управления, в том числе органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации.
  • Создание отраслевой СЭД (внутриотраслевое взаимодействие регуляторов и участников отрасли):

    • ведение единой отраслевой нормативной базы, разъяснений и комментариев по нормативным и распорядительным отраслевым документам;
    • ведение и публикация единых отраслевых классификаторов, реестров;
    • обмен документами с подведомственными и региональными структурами в электронном виде, в том числе запрос и сбор отчетности;
    • доведение и контроль исполнения решений регулятора;
    • юридически значимый документооборот участников отрасли.


Состав системы

Модуль «Административное делопроизводство» — обеспечивает автоматизацию работы с документом для всех участников процессов документооборота на всех этапах обработки жизненного цикла документа.

При этом для каждого этапа в системе реализованы специальные функциональные возможности, упрощающие и ускоряющие работу пользователей. Кроме того, функциональность разработана таким образом, чтобы обеспечивать максимальную гибкость и адаптируемость модуля, поэтому многие параметры его работы могут настраиваться администраторами системы и самими пользователями.

Модуль «Рабочее место Руководителя» — специализированное рабочее место, предназначенное для работы руководителей высшего звена. Рабочее место имеет простой, удобный интерфейс. Обеспечивает работу в off-line режиме. Реализовано в модификациях для ПК/ноутбуков, для планшетов.

Модуль «Архив» — предназначен для формирования и ведения электронного архива документов. Модуль обеспечивает:

  • ведение номенклатуры дел;
  • формирование дел;
  • передача и прием дел на архивное хранение;
  • систематизация дел и документов в архиве;
  • поиск дел и документов;
  • выдача дел во временное пользование, контроль движения дел;
  • проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению);
  • ведение сводных описей дел;
  • формирование отчетов, утвержденных Росархивом.

Модуль интеграции с Межведомственной системой электронного документооборота реализован для обмена с Федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ) документами, уведомлениями и квитанциями о доставке / отправке документов по каналам системы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в соответствии с требованиями ФСО и нормативными требованиями к СЭД ФОИВ в части интеграции с МЭДО.

Модули «Общественная приемная» и «Обращения граждан»

Модуль «Общественная приемная» позволяет организовать электронную общественную приемную на сайте ОГВ, включая:

  • формирование и публикацию на сайте ОГВ графика приема населения уполномоченными сотрудниками ОГВ;
  • запись граждан на личный прием в соответствии с опубликованными графиками приема;
  • оформление на сайте ОГВ электронного обращения и отслеживание заявителем хода его рассмотрения и исполнения в ОГВ;
  • получение через личный кабинет гражданина на сайте ОГВ ответов по отправленным электронным обращениям;
  • публикацию на сайте ответов на часто задаваемые в обращениях вопросы.

Модуль «Обращения граждан» обеспечивает автоматизацию деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, хранением документов по обращениям граждан, а также контролю действий, предпринятых сотрудниками по этим обращениям. При этом учитываются различные источники поступления обращений (электронные обращения через сайт, традиционные обращения, поступившие в бумажном виде или по факсу, а также обращения, инициируемые по итогам личных встреч с населением), обеспечивается категоризация заявителей в соответствии с учетом их социального положения и отнесения к льготным категориям, а также тематическая рубрикация обращений в соответствии с общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, составляемого Управлением по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента РФ.

В Подсистеме реализована интеграция с Автоматизированной системой по работе с обращениями граждан Администрации Президента РФ в соответствии с требованиями Администрации Президента РФ, интеграция со СМЭВ, системой учета телефонных обращений граждан и порталом kremlin.ru.

Особенности

Для руководителей

  • Специализированное рабочее место с эргономичным и простым интерфейсом.
  • Работа из любой точки мира, в том числе при отсутствии сети (off-line режим).
  • Защищенная работа со смартфонов и планшетных устройств.
  • Текстовые, голосовые и рукописные поручения.
  • Разнообразные средства мониторинга и контроля работы с документом на любой стадии его обработки — отчеты, уведомления, фильтры.
  • Согласование и утверждение документов с использованием электронной подписи (ГОСТ).

Для пользователей

  • Современный, понятный и удобный веб-интерфейс для сотрудников.
  • Рабочие места, оптимизированные под сценарии работы специализированных функциональных ролей (регистратор, контролер, секретарь).
  • Дополнительные возможности по ускорению и упрощению работы: автоподстановки, быстрый поиск, шаблоны, настройки по умолчанию, горячие клавиши.
  • Расширенные средства поиска данных и документов (связи между документами и поручениями, атрибутивный и полнотекстовый поиск).
  • Напоминания и почтовые уведомления.

Для ИТ-служб сопровождения

  • Использование российской платформы автоматизации документооборота Docsvision.
  • Настраиваемое разграничение доступа к документам, шифрование данных, автоматизация работы с конфиденциальными документами.
  • Гибкая адаптация под изменяющиеся регламенты работы с документами: справочники, системные и пользовательские настройки, структуры каталогов и представления данных.
  • Масштабируемость и автоматизация в условиях распределенной структуры. Различные варианты построения распределенной работы: через терминальный сервер, через «тонкого» клиента, организация межфилиального обмена.
  • Открытый программный интерфейс (API) для интеграции со смежными системами (в том числе силами собственных ИТ-специалистов).
  • Интеграция с продуктами корпоративной ИТ-инфраструктуры (корпоративной почтой, порталом, LDAP-каталогом).
  • Встроенные средства мониторинга работоспособности основных сервисов системы.

Примеры внедрений модулей системы:

История

2017

Участник пилотного проекта по переходу федеральных госорганов на отечественное офисное ПО

В мае 2017 года завершился пилотный проект Минкомсвязи России по переходу федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения (ПО). Участниками проекта стали 16 продуктов из Единого реестра российского ПО, в том числе два продукта компании «Диджитал Дизайн» – СДУ «Приоритет» на платформе Docsvision ECM и линейка продуктов «Защищенная мобильность».

В ходе проекта специалисты «Диджитал Дизайн» провели обучение пользователей, рассказали о функциональных возможностях и преимуществах программ. По итогу проверки рабочая группа формирует отчет о готовности внедрения программного обеспечения в государственные структуры, дает рекомендации по доработкам.

Согласно этому постановлению к офисному ПО относятся, в том числе почтовые приложения, органайзер, файловый менеджер, а также системы электронного документооборота и средства антивирусной защиты. Поэтому из всех продуктов «Диджитал Дизайн», включенных в реестр, в первом пилотном проекте приняли участие «Защищенная мобильность» и СДУ «Приоритет». В постановлении прописаны специальные требования для каждого ПО. Что касается систем электронного документооборота, подробное описание всех процессов документационного управления и требования к информационной безопасности прописаны в отдельном документе – Приказ Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 года №221.

Нагрузочные испытания на платформе Docsvision 5 ECM

26 апреля 2017 года компания «Диджитал Дизайн» сообщила о финале нагрузочных испытаний системы документационного управления «Приоритет» на платформе Docsvision 5 ECM. Испытания проведены совместно с ООО «Кластерные технологии Софтпоинт». Нагрузочный стенд расширен системой хранения данных компании RAIDIX.

« Нагрузочные испытания проводились при эмуляции разного числа пользователей и полная работоспособность системы подтверждена вплоть до 100 тыс. одновременно работающих пользователей, время отклика по основным операциям - менее 3,5 с. Измерения выполнялись на реальной обезличенной базе данных одного крупного клиента: число документов превышало 7,5 млн, размер структурированной информации базы данных более 1 Тбайта. При этом сохранялись исходные настройки ролевой модели, представлений и поисковых запросов.

Сергей Гайдамаков, исполнительный директор производственной дирекции ЗАО «Диджитал Дизайн»
»

Показатели работы компонентов системы при реальной работе пользователей и тестовом окружении совпали при одинаковом числе одновременно работающих пользователей, что подтвердило корректность нагрузочных тестов.

Согласно заявлению компании, сравнительный анализ показателей работы системы на платформах Docsvision 4.5 и Docsvision 5 ECM показал - при равном количестве одновременных пользователей последняя редакция системы снижает нагрузку на серверы и базы данных более чем в два раза, достигая двукратного роста скорости выполнения операций.

2015

Digital Design выводит "Приоритет"

Приоритет - продукт для автоматизации документационного управления организацией и документооборота.

9 июня 2015 года компания Digital Design сообщила о выводе на рынок системы «Приоритет», на платформе Docsvision.

Сергей Гайдамаков, директор департамента автоматизации государственных структур компании Digital Design, отметил: «Система «Приоритет» — это новый продукт, часть модулей которого базируется на наших ранее разработанных и успешно используемых решениях (например, в состав системы «Приоритет» вошло широко известное на рынке решение Digital Design «Административное делопроизводство»). Таким образом, система «Приоритет» сочетает в себе полноту классического электронного документооборота и новый функционал, обеспечивающий возможности эффективного управления организацией».

Система «Приоритет» представляет собой набор модулей и компонентов, на основе которых формируются комплексные решения по автоматизации деятельности организаций:

  • документационное управление организацией;
  • единая система управления поручениями и документами;
  • комплексная СЭД для управления организацией;
  • отраслевая СЭД (внутриотраслевое взаимодействие регуляторов и участников отрасли) и поддержка операционной деятельности.

Среди особенностей системы — удобство и простота использования, скорость работы и информационная безопасность. В Digital Design считают: на основе системы «Приоритет» можно автоматизировать обработку конфиденциальных документов с применением отечественных средств и алгоритмов защиты информации.

«Система «Приоритет» реализована на базе специальной редакции платформы Docsvision — Docsvision Core. Редакция представляет собой ядро платформы Docsvision, включает как документированный API, так и низкоуровневые технологии доступа к базовым объектам и базовой функциональности. Редакция предназначена для создания высокопроизводительных приложений и специализированных рабочих мест на различных клиентских платформах. При создании данной редакции с учетом требований и позиционирования системы «Приоритет» мы акцентировались на производительности и надежности платформы», — заявил Владимир Андреев, президент «ДоксВижн».

«Приоритет» протестировали на «СКАЛА-Р»

18 ноября 2015 года компании IBS, «ДоксВижн» и Digital Design объявили о начале технологического сотрудничества в основе которого создание комплексных решений партнеров: конвергентная вычислительная платформа «СКАЛА-Р» от IBS, программная платформа Docsvision от вендора «ДоксВижн» и разработанная на её платформе система документационного управления «Приоритет» от компании Digital Design. Одновременно опубликованы результаты тестирования, доказывающие целесообразность внедрения такого комплексного решения.

Для подавляющего большинства компаний информационные системы работы с документами – неотъемлемая часть бизнес-процессов. Сбой в их работе может иметь критичные для бизнеса последствия, именно поэтому одним из ключевых вопросов является отказоустойчивость программного обеспечения. Новой задачей в современных экономических реалиях стало сокращение стоимости владения системами без потери в надежности, и один из вариантов её решения — отечественные программные и аппаратные продукты. Насколько совместимо будет выбранное российское ПО? В поисках ответа на этот вопрос компании IBS, «ДоксВижн» и Digital Design провели испытания на совместимость конвергентной вычислительной платформы «СКАЛА-Р» и системы документационного управления «Приоритет», разработанной на программной платформе Docsvision.

«СКАЛА-Р» — выпущенный в мае 2015 года полностью сконфигурированный модуль, оснащённый оборудованием и программным обеспечением (ПО) для контроля, виртуализации, а также защиты информации. Он позволяет в кратчайший срок собрать дата-центр для крупной организации и начать его эксплуатацию. Платформа состоит из компонентов российского производства и предлагается по цене, которая значительно ниже стоимости западных аналогов. Вычислительная платформа совместима с разнообразным системным и прикладным программным обеспечением, востребованным заказчиком.

Одним из главных требований к инфраструктуре, на которой разворачивается система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства, является отказоустойчивость. Кроме того, инфраструктура должна быть легко масштабируемой, гибкой и быстро реагирующей на пиковые нагрузки.

Специалисты подразделения IBS Interlab протестировали конфигурацию СДУ «Приоритет» на платформе Docsvision. Конфигурация идентична системе, внедренной в крупном государственном учреждении федерального уровня. В ходе тестирования эмулировалась работа 800 и 1200 сотрудников.

Результат тестирования - положительное заключение экспертов о целесообразности внедрения решения «СКАЛА-Р» серии 500 для данной задачи. Тестирование показало также, что экономический эффект достигается благодаря установке системы документооборота в виртуальную среду, что повышает эффективность использования ресурсов информационной службы и инфраструктуры предприятия.

Эксперты отметили, что виртуальная среда «СКАЛА-Р» полностью удовлетворяет требованиям по обеспечению высокой производительности для высоконагруженных систем документооборота и документационного управления Enterprise-сегмента, в том числе для систем, требовательных к дисковой подсистеме.

Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу компании «ДоксВижн», отметил:

«Главный вывод, который можно сделать по результатам тестирования — внедрение единого решения «СДУ «Приоритет» для Docsvision на платформе «СКАЛА-Р» является сравнительно лёгким и быстрым способом снижения стоимости владения информационными системами в крупных организациях».

Андрей Сунгуров, директор тестовой лаборатории IBS Interlab, заявил:

«Компания «ДоксВижн» является одним из ведущих игроков на рынке СЭД. Именно поэтому для нас важно было протестировать производительность платформы «СКАЛА-Р» и продуктов, разработанных на базе Docsvision. После получения первых положительных результатов мы намерены продолжить тестирование решений российского разработчика и впоследствии предлагать нашим клиентам такие конфигурации платформы, которые наилучшим образом подходят под их задачи».

2014

Digital Design разрабатывает продукт на базе программной платформы Docsvision – систему документационного управления, рассчитанную более чем на 100 000 пользователей. Решение позволит автоматизировать бизнес-процессы и работу с электронными документами в крупных государственных и коммерческих организациях.

Продукт создается компанией Digital Design с учётом 15-летнего опыта в области разработки и внедрения систем электронного документооборота. С 2003 года компанией были реализованы проекты по внедрению СЭД более чем в 25 министерствах, ведомствах и региональных органах государственной власти, а также в ряде коммерческих организаций, включая Сбербанк России (система распределенного документооборота на 80 000 пользователей).

Система документационного управления основана на других архитектурных принципах, обеспечивающих возможность централизованной работы более 100 000 пользователей. В ней в полной мере учитываются Web-технологии, технологии кластеризации серверов приложений и баз данных, а также разрабатывается оптимизированный тонкий Web-клиент, позволяющий работать пользователям по защищенным Интернет-каналам с обычного Интернет-браузера. Операции в системах электронного документооборота, в отличие от обычных учетных систем, имеют длинные транзакции, затрагивающие большое число данных. Исходя из этого, СЭД не относятся к классу OLTP-систем и имеют свои сложности построения для обеспечения высокой производительности и скорости работы. Именно поэтому, по мнению Digital Design, на рынке СЭД до сих пор отсутствуют масштабные централизованные внедрения, а попытки реализовать подобные проекты сталкиваются с проблемами производительности.

Несмотря на все сложности реализации, централизованные решения по автоматизации документооборота имеют преимущества перед децентрализованными решениями, заключающиеся в значительном снижении расходов на внедрение, сопровождение и обслуживание системы, в более простой автоматизации взаимодействия между территориально удаленными подразделениями, в повышении надежности и исключении конфликтов исполнения сквозных бизнес-процессов.

«Мы стремимся сделать нашу новую систему максимально удобной для пользователей и полностью отвечающей их потребностям. Именно поэтому помимо архитектурных изменений мы создаем новый Web-интерфейс системы, который спроектирован с учетом нашего многолетнего опыта разработки и внедрения СЭД. Новая версия системы будет обеспечивать автоматизацию процессов документооборота и документационного управления, а также удовлетворять современным требованиям государства и бизнеса. Модульность построения новой системы позволит подключить к ней ранее разработанные продукты и приложения, включая мобильные рабочие места для руководителей под управлением операционных систем Windows (в том числе Windows Phone и Windows 8), Android и iOS», — комментирует директор департамента автоматизации государственных структур компании Digital Design Гайдамаков Сергей .