Раздолье АСУ ГОЗ
Решение для автоматизации предприятий, участвующих в выполнении гособоронзаказа

Как автоматизировать управление на предприятиях ОПК: обзор инструментария АСУ ГОЗ

Предприятия оборонно-промышленного комплекса (ОПК) в силу специфики своей деятельности находятся под давлением разных сил. С одной стороны, как и любая коммерческая компания, эти предприятия стремятся повышать рентабельность своего бизнеса, снижать себестоимость продукции. С другой стороны, они должны выполнять требования, связанные с регулированием и отчетностью в рамках гособоронзаказа (ГОЗ). АСУ ГОЗ – это специализированный инструмент учета, который специально разработан компанией «Раздолье» на базе стандартной системы «1С:ERP» для решения этой двойной задачи на предприятиях ОПК.

Как и все современные предприятия, заводы и конструкторские бюро, работающие в сфере ОПК, активно занимаются информатизацией. Отечественные ERP-системы, среди которых лидирующие позиции занимают продукты компании «1С», успешно решают вопросы автоматизации управления финансами на этих предприятиях. При этом отраслевая специфика накладывает специальные требования к организации учета и управления:

Специфика учета. При выполнении ГОЗ необходимо учитывать требования федерального закона 275-ФЗ, который предусматривает ведение раздельного учета по каждому контракту по всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также требования большого количества других нормативно-правовых актов, накладывающих на предприятие разнообразные обязательства.

Отчетность. В силу большого количества разнообразных проверок, которым подвергаются предприятия ОПК: от военпредов до ФАС и банков, - для них характерна замкнутость и согласованность всей отчетности. Проще говоря, все цифры должны «биться между собой» и иметь точное объяснение.

Нормативы. Исторически так сложилось, что в ОПК характерно отсутствие в оцифрованном виде актуальных производственных нормативов, например, потребностей в оборудовании, материалах, а также норм труда персонала. Кроме того, многие предприятия ОПК занимаются научно-исследовательскими работами, и наличие опытных образцов продукции существенно усложняет планирование и нормирование затрат. Вплоть до того, что в рамках крупных длительных НИОКР не всегда можно дать точный ответ, что именно продает предприятие, поскольку на некоторых этапах сложных контрактов нельзя точно указать, что именно из законтрактованной номенклатуры окажется в системе учета объектом продажи.

Планирование. Вышеуказанные сложности приводят к тому, что предприятиям трудно наладить автоматизированный учет текущих запасов на складах. Кроме того, обычно не учитывается текущая производственная загрузка мощностей и информация о том, что часть мощностей может быть в ремонте. В результате отсутствует возможность поддерживать сквозные графики работ, производственные задания в цеха формируются в отдельных локальных программах. Да и в целом процессы планирования и учета оказываются не связанными друг с другом: планирование ведется в одной программе, результаты выгружаются в документ или распечатываются, и затем данные вводятся в учетную (бухгалтерскую) систему, чаще всего вручную.

Эти специфические особенности свойственны многим предприятиям ОПК. Основная сложность ведения учета на таких предприятиях связана с особым контролем со стороны ФАС, прокуратуры и Министерства обороны и т.д. к деятельности предприятия, рассказывает Вера Пикурен, руководитель проектов внедрения ERP-систем ВЦ «Раздолье»:

Так, законодательство определяет расходы, которые предприятие может относить на госконтракты, определяет норму прибыли (иными словами, нельзя сработать слишком хорошо и показать маленькие затраты, потому что следом тебе «порежут» цену продукции).

При этом заводы ведут и коммерческую деятельность, и в этой части необходимо видеть точную реальную картину происходящего.

Дополнительно на таких предприятиях обычно очень сложная структура управления. Она не позволяет сразу запустить большой, комплексный проект, который охватит все области, включая производство. Приходится переносить учет в ERP по отдельным частям, чего «очень не любит» типовая программа,- добавляет эксперт.

В связи с этим, опираясь на опыт проектов внедрения ERP-систем на различных предприятиях сферы ОПК, ВЦ «Раздолье» разработало программно-методический комплекс по ведению раздельного и регламентированного учета в «1C:ERP» (ПМК ACУ ГОЗ).

Комплект типовых доработок для «1C: ERP»

ПМК АСУ ГОЗ - это набор программных и методических решений (доработок), которые учитывают специфику предприятий ОПК. Фактически это набор готовых кейсов, которые требуются для корректного ведения учета на таких предприятиях. В основном, они касаются специфики раздельного учета и расчета себестоимости.

Эти готовые кейсы – результат выполненных проектов в сфере ОПК. Опыт новых проектов учитывается в этих типовых кейсах, позволяя создавать все более совершенные и удобные предприятиям программные доработки к типовому решению «1С:ERP». Сегодня этот набор доработок включает около 10 кейсов, в том числе:

• Автоматическое формирование производственных документов.
• Расчет себестоимости заказа с учетом ограничения накладных расходов.
• Распределение заработной платы (в том числе повременной) по заказам (контрактам).
• Выплата заработной платы по спец.счетам пропорционально отработанному времени.
• Разные базы распределения на основании ФОТ (основной, дополнительной).
• Документ «Перенос НЗП».
• Отчеты по план-фактному анализу НЗП в различных разрезах.

Появление всех доработок обусловлено специфическими особенностями учета и управления на предприятиях ОПК, в первую очередь, частичной автоматизацией и тотальным контролем затрат, которые отнесены на тот или иной контракт.

Например, доработка по автоматическому формированию производственных документов выросла из самых первых редакций ERP. Там, для того чтобы отнести затраты на заказ, его сначала надо было запланировать, причем, абсолютно фиктивно, потому что автоматизация производственного блока в границы проекта не входила, — рассказывает Вера Пикурен. Иными словами, сотрудник планово-экономического отдела (ПЭО) нажимал кнопку «выполнить планирование», а затем пытался разобраться с ошибками по причине невозможности разместить заказ в графике и т.д. Сразу было понятно, что такое открытие заказов «умрет», как только мы закончим проект и уйдем. Вот и пришлось выкручиваться. Идея прижилась и перекочевала в новые редакции, где такое планирование уже не требуется для учета затрат, но все равно есть ряд типично производственных документов, которые очень сложно объяснять рядовым бухгалтерам.

Другая часто встречающаяся проблемная ситуация обусловлена определенной спецификой «1С:ERP». Дело в том, что эта программа спроектирована для охвата всей деятельности предприятия: производства, закупок, продаж, бюджетирования, регламентированного учета и т.д. В программе есть и возможность поэтапного запуска системы, но она предполагает, что сначала запускается именно оперативный контур, а уже после него - регламентированный учет. Однако практические внедрения, выполненные ВЦ «Раздолье», показали, что нередко требуется внедрить в первую очередь именно регламентированный учет без остальных «тяжеловесных» блоков. В результате специалисты «Раздолья» создали доработку по автоматическому формированию производственных документов при открытии этапа договора.

В компании «Раздолье» подчеркивают, что большинство доработок реализовано в виде отдельных подсистем, которые минимально затрагивают типовые механизмы и не мешают обновлению программы.

Часть доработок мы сразу включаем в конфигурацию, и моделирование способов автоматизации процессов в программе проводим уже только с учетом дополнительных требований,- рассказывает Вера Пикурен.

Она подчеркивает, что АСУ ГОЗ включает серьезную методическую часть.

Мы поставляем именно комплекс, то есть доработки и модель - документ, в котором описан порядок работы в информационной системе «1С:ERP» с учетом наших доработок,- поясняет эксперт.- Это позволит предприятию получить как регламентированную отчетность, так и отчетность по госконтрактам.

При этом модель в ходе каждого проекта несколько корректируется с учетом специфики конкретного предприятия, а также с учетом новых возможностей программы, которые развиваются фирмой 1С.

Рассмотрим ключевые типовые доработки более подробно.

Автоматическое формирование производственных документов

Очень часто предприятию на первом этапе внедрения ERP-системы не требуется сложного производственного учета. Все, что для этого нужно сделать, - это аккуратно отнести затраты на заказы, добавить к ним накладные расходы, сравнить с плановыми значениями, потом все это списать на затраты и сформировать отчетность. В типовом решении им для этого потребуется последовательно сформировать документы «Заказ клиента» – «Заказ на производство» – «Этап».

При этом обычно к заказам клиента открывается несколько вспомогательных заказов на производство, например, на производство оснастки и т.д. Работать с этими ориентированными в первую очередь на сотрудников производства документами бухгалтерии (или ПЭО) очень тяжело: много ошибок, много изменений в уже проведенных и запущенных в работу документах. К тому же данные документы являются очень требовательными к заполнению реквизитов: чуть-чуть ошибешься, и затраты на этап перестают распределяться,- рассказывает о типовой проблеме предприятий Вера Пикурен.

Специалисты ВЦ «Раздолье» создали доработку, которая позволяет создавать заказы на производство в автоматическом режиме. В документе «Заказ клиента» в отдельной табличной части перечисляются номера заказов на производство, которые надо открыть, их сроки, производимую вспомогательную продукцию и ответственное подразделение. Дальше система выполняет все необходимые действия самостоятельно - автоматически создаются документы «Заказ на производство», «Этап», которые позволяют корректно работать блоку «Расчет себестоимости» без привлечения ПДО и т.д.

Более того, при тех или иных изменениях в заказе клиента, а они происходят регулярно, наша доработка корректно переносит их в открытые заказы,- добавляет Вера Пикурен - при необходимости отдел, ответственный за открытие заказов, добавляет в нее дополнительные работы/продукцию. При обновлении данных в заказе клиента данные в заказах на производство также обновляются.

При этом в программе есть возможность посмотреть в структуре документа все открытые под Заказ клиента Заказы на производство, а также первичные документы по затратам.

Учет затрат при такой схеме ведется в упрощенном режиме: склады просто списывают материалы с указанием номера заказа на производство, после чего затраты относятся на указанный заказ. По всем другим видам затрат схема учета аналогичная: документооборот выстроен максимально просто, чтобы только обеспечить учет затрат, раздельный учет и расчет себестоимости для целей регламентированного учета.

Основная сложность в данном блоке – это деление затрат между несколькими изделиями (если в заказе на производство предусмотрено несколько выходов). Сотрудники складов обычно не знают, на какую именно продукцию пойдет, к примеру, латунь – они указывают только номер заказа, а внутри между продукцией затрата делится по «весам», которые оговариваются с каждым клиентом индивидуально.

При этом функционал производства в системе полностью сохранен: при желании перейти к управлению производством автоматическое формирование заказов отключается, и программа переводится на типовую схему работы.

Дополнительно такой подход дает возможности анализа исполнения договоров. Так, деление договора на этапы в программе выполняется с помощью документов «Заказ клиента»). Дальше на основании Этапа договора (заказа клиента) может быть открыт один или несколько заказов на производство. Несколько заказов на производство может быть, например, в случае изготовления спецоснастки, затраты по которой собираются отдельно.

Такая иерархия позволяет собирать полезную аналитику:

• По затратам: можно анализировать незавершенное производство (НЗП), как по каждому заказу на производство, так и по этапу договора, а также по контракту в целом или даже по госконтракту в целом.
• Взаиморасчеты с покупателями: они разделяются по этапам контракта, но можно посмотреть их и по договору в целом.
• Взаиморасчеты с поставщиками, запасы на складах: разделяются до уровня контракта, чтобы обеспечить заполнение отчета «Исполнение контрактов ГОЗ».

Расчет себестоимости заказа с учетом ограничения накладных расходов

Требования ограничивать накладные расходы на конкретном контракте нередко прямо прописываются в договорах с заказчиками из сферы ОПК, рассказывают в компании «Раздолье». Такая ситуация стала поводом для создания специальной доработки, которая позволяет выполнить расчет себестоимости заказа с учетом ограничения накладных расходов.

Деление затрат между изделиями, выпуск по прогнозной цене

Следует отметить, что вопрос распределения затрат между несколькими изделиями является методически очень сложным: производство в своей первичке, которую оно сдает в бухгалтерию, не указывает конкретное изделие, они оперируют кодом ШПЗ, который позволяет только определить вид расхода, например, «основные материалы», «спец.затраты» и т.д., и номер заказа.

Если бы в системе были спецификации, то мы могли бы по ним сориентироваться и спрогнозировать, на какое конкретно изделие пошел тот или иной материал. Но в отсутствии спецификаций нам приходится опираться на практику, которая сложилась на конкретном предприятии: где-то затраты распределяются между изделиям пропорционально определенным вне системы «весам», где-то промежуточная продукция выпускается по прогнозной цене, а вся разница остается на финальное изделие,- поясняет Вера Пикурен.

Возможных вариантов, очевидно, немало.

К счастью, в основных заказах в рамках одного заказа обычно производится одно изделие,- добавляет она.

В данной доработке использован ряд практических приемов, проверенных опытом множества внедрений: при выпуске промежуточного изделия, сотрудники ПЭО указывают плановую (с детализацией до конкретных статей калькуляции), перед процедурой закрытия месяца вводится документ, который на нужном изделии оставляет нужные затраты, что позволяет не вмешиваться напрямую в сам типовой расчет себестоимости, выполняемый программой.

Распределение заработной платы по заказам

Вопросы формирования фонда оплаты труда (ФОТ) на предприятиях ОПК имеют свою существенную специфику. Так, на таких предприятиях, помимо основных производственных рабочих, трудится много инженерно-технических работников, и их заработная плата также должна явным образом (то есть не в составе накладных расходов), распределяться между заказами. Конструкторы, технологи, сотрудники лабораторий и многих других отделов, которых на таких предприятиях немало, составляют ежемесячные отчеты, где указывают конкретные цифры - сколько часов и на каком заказе они отработали. Пропорционально этим количественным показателям распределяются суммы их оклада, премии и часть других выплат.

В типовом решении 1С:ERP для того чтобы разделить ФОТ основных производственных рабочих по заказам, необходима производственная НСИ (отнормированные операции). Ввиду отсутствия такой информации специалисты ВЦ «Раздолье» реализовали свой собственный документ: в него вносится вручную (либо загружается из внешних программ) информация по часам, отработанным на заказах, затем загружается ФОТ, после чего происходит распределение зарплаты по часам.

Программная доработка по распределению заработной платы по заказам

Документ работает в двух режимах: сводно по подразделению, либо с детализацией до уровня ФИО сотрудников. Второй режим нужен, во-первых, для более точного распределения, а во-вторых, для формирования ведомостей на выплату зарплаты со спецсчетов пропорционально отработанному времени на контракте.

Как отмечают в «Раздолье», данное требование не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако предприятия нередко принимают решение об усиленном контроле за движением денег по отдельным банковским счетам (ОБС).

Таким образом, мы реализовали обработку, которая на основании рассчитанных сумм ФОТ по заказам контракта формирует ведомости в банк на перечисление денег с ОБС на зарплатный проект,- отмечает Вера Пикурен.

При этом в случае, если в программе ведется начисление сдельного заработка с помощью типовых средств, то доработка будет это также учитывать в части ФОТ.

Формирование сводной ведомости ФОТ по заказам

Еще одна важная функциональность документа «Распределение ФОТ по заказам» - формирование базы для распределения накладных расходов.

Распределение накладных расходов на таких заводах – особый вид искусства,- рассказывает Вера Пикурен.- Его необходимость связана, во-первых, с требованиями законодательства, которые на разные типы контрактов разрешает относить не все расходы, а во-вторых, с требованиями конкретных специалистов Минобороны, которые потом утверждают затраты контракта.

Соответственно, информационной системе надо уметь делить заказы на категории (например, «ОКР для ГОЗ», «ОКР перспективный» и т.д.), определять группы статей с разными правилами распределения по разным категориям и т.д. И к тому же реализовать это так, чтобы бухгалтерия получила простой для понимания механизм, которым она сможет самостоятельно управлять.

Однако в типовом решении 1С:ERP в части ФОТ на данный момент имеется не так много возможностей для настройки базы распределения, это и послужило причиной создания очень гибкого механизма для получения любых баз распределения. С этой целью в автоматизированную систему введен новый справочник «Базы распределения», содержащий большое количество настроек, например, подбирать ли заказы ОКР, заказы 23-го счета, заказы 20-го счета и т.д. Эти настройки обычно дорабатываются под специфику клиента.

В каждой статье расходов можно дать ссылку на эту базу распределения. В конце месяца бухгалтер создает документ «База распределения», где из распределенной ранее зарплаты собирает разные базы. Все базы проверяются, распечатываются и подписываются ответственными лицами. После этого в процедуре закрытия периода с помощью обработки данные подставляются в типовой механизм распределения.

Такое решение позволило нам реализовать специфичные базы распределения, например, ограничения по статьям, которые не могут включаться в себестоимость некоторых контрактов, причем без изменения типовых механизмов программы,- комментирует Вера Пикурен.

Специальная доработка по распределению косвенных расходов в ФОТ

Разные базы распределения на основании ФОТ (основной, дополнительной)

Очень часто в базу распределения накладных расходов входит не только основной оклад (или выработка), но и премии, начисления за выслугу лет и т.д. Вариантов баз может быть очень много, рассказывает Вера Пикурен:

На больших заводах у меня встречалось по 15 совершенно разных баз распределения, хотя все они назывались «по ФОТ». Специальная доработка типового ERP-решения, выполненная ВЦ «Раздолье», дает возможность поддерживать любые базы распределения ФОТ, которые реализованы на конкретном предприятии.

Выплата заработной платы по спецсчетам пропорционально отработанному времени

Данная доработка востребована только частью предприятий, поскольку специальных законодательных требований на этот счет не существует. Однако целевое расходование денежных средств контролирует прокуратура, и очень часто это происходит уже по итогам контракта, когда уже все операции прошли и исправлять что-либо поздно.

Поэтому некоторые предприятия заранее заботятся о том, чтобы расходование денег на ФОТ отражало структуру цены, которая прикладывается к договору, и было видно, что сотрудники получали зарплату только с тех контрактов, по которым они реально работали.

Данные по ФОТ на конкретном контракте получаются из выработки (по основным производственным рабочим) и из распределения зарплаты (для ИТР). Соответственно, предприятие получает по каждому контракту списки сотрудников, суммы к выплате, которые направляет в банки для перечисления на свой основной счет, и ведомость на выплату, по которой перечисляет деньги сотрудникам.

Документ «Перенос НЗП»

Сейчас в 1С:ERP нет простого способа перенести затраты с одного заказа на другой, а эта возможность очень востребована на предприятиях ОПК. Специальная доработка, выполненная ВЦ «Раздолье», позволяет формировать документ, который позволяет выполнить такой перенос, причем, не только программисту, но и обычному бухгалтеру или сотруднику ПЭО.

Автоматизация переноса НЗП

Отчетность

В типовом решении 1С:ERP сегодня нет единого удобного отчета, который дает возможность увидеть НЗП в сравнении с плановыми цифрами.

Есть «посмертный» анализ себестоимости выпущенной продукции. И есть очень сложный «факторный» анализ, который требует полноценной НСИ, а в реальной жизни предприятиям нужно просто и быстро в нужный момент посмотреть, сколько по заказу (или контракту) было запланировано, к примеру, зарплаты, сколько налогов; сколько уже накоплено и сколько еще осталось,- поясняет Вера Пикурен.

Реализованный ВЦ «Раздолье» комплект отчетов дает предприятию возможность оперативно создавать различные отчеты по план-фактному анализу НЗП в различных разрезах.

Доработки типового ERP-решения, предлагаемые ВЦ «Раздолье», практически не оказывают влияния на систему, поскольку представляют собой набор отдельных документов, отчетов и обработок. Они устанавливаются в системе 1С:ERP только в том случае, когда они, действительно, необходимы предприятию. Более того, поясняют в компании «Раздолье», если предприятие уже после запуска системы с доработками в промышленную эксплуатацию решит изменить свои внутренние процессы и перейти к типовому функционалу, то просто перестает использовать объекты доработок.

Таким образом, на основании обширного опыта проектов автоматизации предприятий ОПК компания «Раздолье» создала программно-методический комплекс ПМК ACУ ГОЗ, который помогает организации, во-первых, радикально сократить сроки запуска ERP-системы и, во-вторых, получить ряд существенных преимуществ, включая контроль точного соответствия всем правилами исполнения ГОЗ, план-фактный анализ затрат и сроков исполнения заказов. Предприятие реально становится более управляемым, а средства, инвестированные в проект автоматизации, быстро возвращаются в виде экономии от сокращения неликвидных запасов, простоев персонала и т.д.