EDSign

EDSIGN – это программная надстройка для Microsoft WORD для создания и подписания электронного документа ЭЦП, обеспечивающая полную аналогичность электронного документа (ЭД) бумажному документу на всех стадиях его подписания. При работе с ЭД становится возможным использовать те же процедуры обработки и подписания документа, которые применяются для бумажных документов.

Теперь с помощью EDSIGN вы можете легко подписывать ЭЦП электронные документы так, как вы привыкли работать с бумажными документами.

При создании EDSIGN основной задачей была популяризация ЭЦП. В этом продукте мы старались повторить приемы работы с бумажными документами. Точно так же, как в бумажных документах, предлагаются поля: где подписать, куда ввести текст и так далее. Реализована и функция внесения дополнительной информации в уже подписанный документ, ведь в деловой практике документ без регистрационного номера не считается документом, а часть реквизитов ставится уже после его подписания. Формат EDSIGN позволяет вносить в строго отведенные поля документа информацию уже после первого подписания без его разрушения. Т.е. всё происходит так же, как с бумажным документом: сначала руководитель ставит подпись, а потом регистратор вносит номер. В новой версии мы также постарались учесть потребности пользователей, количество которых стремительно выросло за последнее время, а соответственно, увеличилось и количество запросов по расширению возможностей приложения. И это не предел, мы будем работать и дальше.

Зачем нужен EDSIGN

Существует много программ, обеспечивающих возможность подписания документов электронно-цифровыми подписями. Ряд из них рассматривает документ, как содержимое файла, который подписывается ЭЦП, другие могут подписывать отдельные части документа. Подписанный ЭЦП файл или часть документа уже не может быть изменена без нарушения ЭЦП, и, следовательно, этим гарантируется целостность и неизменность текста документа вместе с идентификацией лица, его подписавшего и, в ряде случаев, даты нанесения подписи. Таким образом, в электронном документе после нанесения ЭЦП уже невозможно ничего менять.

В реальной жизни бумажного документа все происходит не совсем так, и документ в действительно меняется после его подписания, хотя люди часто этого и не замечают. Например, после подписания письма его регистрируют, а в текст письма вписывают регистрационные реквизиты. Или, например, договор сначала подписывается одной стороной, а потом другой стороной. Или, на документ ставится печать. Или, даже, в документе предусматривается множество подписей разных лиц, которые его подписывают в определенной последовательности. Таких примеров можно привести множество, и с обычной точки зрения все эти добавления в текст документа, его изменением никак считаться не могут. Они были предусмотрены самим видом документа, и правилами его оформления.

Попытка перенести привычные операции оформления документа в электронной форме с использованием ЭЦП приводит к, казалось бы, неразрешимой проблеме. После хотя бы одной проставленной ЭЦП изменить текст уже нельзя, и, следовательно, все последующие подписи уже не смогут быть отражены в тексте документа. Электронный документ сразу же теряет в наглядности по сравнению с бумажным документом.

EDSIGN решает данную проблему и обеспечивает возможность внесения предусмотренных видом документа изменений в текст документа, сохраняя при этом все преимущества ЭЦП.

Как работает EDSIGN

Чтобы понять, в чем состоит идея подписания электронного документа с помощью EDSIGN, нам понадобится формализовать процесс подписания бумажного документа. Над такой формализацией никто и не задумывался, поскольку сам процесс казался абсолютно очевидным. Давайте рассмотрим подробно и формально, что же происходит с бумажным документом при его подписании и оформлении, и что предусмотрено в тексте документа.

В тексте бумажного документа, готового к подписанию, как правило, предусматриваются поля, которые будут заполнены при его подписании и оформлении. Действительно, там обычно стоят пробелы или подчеркивания, в местах, предусмотренных для нанесения собственноручных подписей, или регистрационных номеров и дат, или иных текстов. Также, в бумажном документе можно часто встретить сокращение «М.П.», что означает место для простановки печати организации. Достаточно часто собственноручные подписи сопровождаются датой их простановки.

Попробуем формально описать типы полей, которые заполняются при подписании и оформлении бумажного документа. Это следующие типы данных:

• Текстовые (регистрационные номера и даты документа, ФИО лиц и их реквизиты, и другие подобные тексты);
• Графические (Факсимиле собственноручных подписей, изображения печатей штампов и т.п.);
• Даты подписания или оформления (текущие даты подписи или оформления и т.п. Например, дата регистрации).

Перенесем эту формализацию на электронный документ. Нам надо предусматривать в нем возможность вставки в него вышеперечисленных полей. Значений в этих полях нет. Они появятся только в момент подписания и оформления документа.

Рассмотрим далее формализацию процесса подписания. Что означает подписывать бумажный документ? На протяжении уже достаточно длительного времени это означает графически изобразить собственную подпись. А вот заполнить регистрационные данные, вписать некоторый текст, или поставить штамп – это нечто другое. С формальной же точки зрения человек совершает одно и тоже действие. Он вносит при оформлении документа данные в поля, заранее предусмотренные документом.

А какие поля он заполняет? Те, которые он должен заполнять в соответствии со своими обязанностями. Перенесем снова эту формализацию на электронный документ. Тогда любое действие, совершаемое человеком, означает подписание им документа с помощью механизма ЭЦП. И при этом в момент подписания он может внести требуемые данные вышеперечисленных типов. Тогда с точки зрения подписываемого содержимого он будет выглядеть следующим образом. Существует текст далее неизменного документа, в котором предварительно расставлены поля вставки, ссылающиеся на будущие значения.

Поле вставки

Значение

Работа EDSIGN

В момент подписания с помощью ЭЦП человек вводит значение, которое будет храниться в самой ЭЦП. Таким образом, весь первоначальный текст документа вместе со ссылкой на будущее значение и значение поля, поставленное в момент нанесения ЭЦП, будут защищены ЭЦП. И уже в электронном документе нужно по аналогии предусмотреть требуемое количество таких полей вставки. И при проставлении соответствующих ЭЦП будут появляться значения этих полей. С точки зрения человека представление электронного документа на любой стадии его подписания будет абсолютно аналогично бумажному документу. Более того, ЭЦП дает возможность идентифицировать не только того, кто заполнял поле графического изображения собственноручной подписи, но и любого человека, который заполнял другие поля. Например, регистрировал документ, ставил печать и т.п.

Документ EDSIGN хранится в формате присоединенной ЭЦП. Данный формат обеспечивает возможность хранения и исходного текста документа и всех его ЭЦП в одном файле. Если продолжить аналогию с бумажным документом, то это будет соответствовать тому, что вместе прошиты все страницы документа, и все они скреплены каждой из ЭЦП документа.

Назначение и области применения

EDSIGN может применяться везде, где требуется подписание и оформление электронных документов. Применяя EDSIGN, можно подписывать практически любые текстовые документы. Поэтому применяя EDSIGN, возможно заменить бумажный документооборот электронным без какой-либо потери качества или изменения сложившихся бизнес процессов. Процесс подписания ЭД прост, нагляден и происходит в привычном интерфейсе текстового редактора Microsoft Word.

EDSIGN можно использовать в любых системах автоматизации документооборота, в которых для редактирования и просмотра документов применяется Microsoft Word. Точно также EDSIGN можно использовать и вне любой СЭД на отдельных компьютерах.

Документы, созданные с помощью EDSIGN, можно использовать в юридически значимом документообороте, и в этом случае ЭЦП, поставленные в документе, будут эквивалентны собственноручным подписям лиц, поставивших ЭЦП.