ELMA365 МЧД (Машиночитаемые доверенности)

Основные статьи:

• СЭД (подробнее)
• Электронный нотариат

2024: Интеграция с «Контур.Доверенностью»

ELMA365 упростила работу с МЧД благодаря Контур.Доверенности. Об этом СКБ Контур сообщил 18 сентября 2024 года.

Интеграция позволила регистрировать машиночитаемые доверенности в распределенном реестре ФНС, отзывать их и оперативно проверять статус прямо в коробочном решении.

Интеграцию планировали реализовать с помощью API — набора способов и правил, который помогает перенести возможности одного решения в другое.

Благодаря сотрудничеству Контур.Доверенности и ELMA365 CSP, теперь компании могут автоматически загружать МЧД в информационные системы, такие как ЕГАИС и ФТС, а также отслеживать изменения статуса доверенностей.

1 сентября 2024 года перестали действовать сертификаты электронной подписи сотрудников с реквизитами юрлиц, и многие контролирующие органы рекомендуют заменять их сертификатами физлиц и машиночитаемыми доверенностями. Такие интеграции, как у Контур.Доверенности и ELMA помогают бизнесу оптимизировать выпуск МЧД, а, значит, быстрее адаптироваться к изменениям и работе по новым правилам, сказал Евгений Петров, менеджер сервиса Контур.Доверенность.

Кроме того, взаимодействие ELMA365 CSP и Контур.Доверенности поможет бизнесу быстро заполнять доверенности, поскольку данные сотрудников и организации можно автоматически перенести в форму МЧД.

Мы считаем, что для бизнеса крайне важно иметь полный цикл работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в одном окне, потому что это значительно сокращает время и ресурсы, затрачиваемые на управление доверенностями. Комплексные решения, как наше с Контур.Доверенностью, удобны тем, что позволяют автоматизировать процесс: от создания и согласования доверенностей до их хранения и отзыва. Это избавляет компании от необходимости интегрировать несколько различных систем, минимизирует вероятность ошибок и упрощает работу с государственными реестрами и контрагентами. В итоге бизнес получает больше гибкости и прозрачности в управлении юридически значимыми документами, отметил Раис Ахкямов, руководитель практики внедрения ELMA365 CSP, ELMA.

2023: Доступность в ELMA365 Store

25 мая 2023 года компания ELMA рассказала о весеннем обновлении решения «МЧД» и его выходе на ELMA365 Store. Решение позволяет выдавать сотрудникам машиночитаемые доверенности, автоматически регистрировать их через распределенный реестр ФНС и хранить в СЭД/ECM-системе.

Применение машиночитаемых доверенностей станет обязательным с 1-го сентября 2023 года. После завершения переходного периода сотрудники бухгалтерии, кадровые специалисты или другие законные представители компании, работавшие по доверенности за подписью директора, должны будут подписывать документы собственной КЭП и прикреплять к пакету электронную доверенность в формате xml. Специализированное решение на базе СЭД/ECM-системы позволит упростить процесс перехода, адаптировать ИТ-инфраструктуру и бизнес-процессы к законодательным изменениям.

Для начала работы с «МЧД» пользователю не требуется производить сложные интеграции или подключаться к дополнительным сервисам. Весь функционал решения реализован в интерфейсе ELMA365 ECM, является внутренним разделом системы и состоит из двух модулей: «Управление МЧД» и «Работа с МЧД», в которых содержатся преднастроенные действия для бизнес-процессов.

По информации компании удобство развертывания и ускорение запуска бизнес-процессов осуществляется благодаря использованию готовых low-code блоков. Это позволяет в кратчайшие сроки автоматизировать работу с МЧД и, в том числе, зарегистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС.

Готовая форма для добавления доверенности имеет удобные и понятные поля для заполнения, часть информации может быть автоматически подтянута из внутренних корпоративных справочников. При этом на уровне бизнес-процесса в системе происходит формирование XML-файла по установленному формату МЧД. Просмотр созданной МЧД возможен в виде привычной для человека карточки документа.

Интеграция через API позволяет создавать доверенность, используя автозаполнение. Если же необходимо выпускать МЧД вручную, то данные, которые уже есть в системе (например, ФИО, ИНН, СНИЛС, должность), также будут подтягиваться автоматически. Встроенный таймер поможет отследить срок окончания действия МЧД и запустить процесс перевыпуска доверенности. В функционал модуля «МЧД» также включены возможности копирования/перевыпуска и автопродления машиночитаемой доверенности. По сути используются те же готовые бизнес-процессы, но с изменяющимися входными параметрами.

По текущему законодательству корпоративные информационные системы не будут иметь прямого доступа к публичному API для работы с распределенным реестром ФНС. Для автоматизированной работы ELMA365 поддерживает интеграцию с Операторами ЭДО и для передачи информации в реестр взаимодействует с их узлами связи через API.

Во избежание вопросов подтверждения валидности подписи в ELMA365 ECM используется используем технологию улучшения, то есть подпись в формате CAdES-A. Это позволяет в момент выпуска доверенности сразу получить подпись с архивной меткой времени и избежать спорных юридических ситуаций в долгосрочной перспективе.

В ELMA365 ECM сформирована выделенная команда, которая состоит из аналитиков и пула разработчиков, специализирующихся на теме МЧД. Члены продуктовой команды участвуют в рабочих группах и экспертных сообществах совместно с ФНС, Министерством цифрового развития РФ и представителями отраслевых Ассоциаций, например РОСЭУ.

Переход на МЧД – одна из самых горячих тем электронного документооборота как для бизнеса, так и для разработчиков. При создании решения мы ориентировались на методологические требования и предложения к текущим или планируемым законодательным актам, форматам МЧД и другим практическим материалам. От части, сами принимали активное участие в их разработке и обсуждении. Это позволяет нам непрерывно поддерживать актуальность решения, соответствовать всем нормативным требованиям и быстро реагировать на их изменения, – сказал Раис Ахкямов, директор продукта ELMA365 ECM.

Решение распространяется бесплатно и доступно в ELMA365 Store.