Как госорганы и учреждения Орловской области перешли на электронный документооборот. Обзор проекта

В государственных органах и учреждениях Орловской области с 2021 года проходит построение единой региональной системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО», флагманского продукта компании ЭОС. На сегодняшний день к системе подключены все органы исполнительной власти региона, а также все 27 муниципалитетов. Результатом внедрения СЭД «ДЕЛО» стало существенное сокращение времени обработки и визирования документации в органах власти, снизилось потребление бумаги и других расходных материалов. Мобильное приложение позволяет пользователям комфортно работать с документами не только в офисе, но и вне его. Ранее в регионе для создания надежно защищенной технологически независимой цифровой среды, обеспечения автоматизации работы системы многофункциональных центров был внедрен ПАК «МФЦ Плюс», совместный импортозамещающий продукт, который создали четыре российские ИТ-компании.

О заказчике

Заказчиком проекта выступил департамент информационных технологий (ДИТ) Орловской области. Департамент существует с 2018 года. Его основными задачами являются цифровизация деятельности органов власти, электронный документооборот, электронная почта, работа портала, организация единой сети передачи данных, а также поддержка оказания услуг населению в электронном виде.

Об исполнителе

По итогам конкурсных процедур интегратором на проекте выступила местная компания «Гарант-сервис», эксперт по автоматизации документооборота. Компания является опытным технологическим партнером ЭОС. В частности, именно «Гарант-сервис» являлся соорганизатором конференции «Цифровая трансформация госуслуг. Импортонезависимые решения. Реальный опыт» в Орле^[1], которая прошла в июне 2021 года.

Предпосылки проекта

В состав Орловской области входят 27 муниципалитетов: 23 муниципальных района, один муниципальный округ (Орловский) и три городских округа (Ливны, Мценск, Орел – административный центр).

Ранее Орловская область уже использовала систему документооборота, ядром которой являлось импортное решение, использовалось ограниченное количество лицензий. К 2021 году в Правительстве области утвердилось решение о повсеместном переходе на отечественную СЭД. Существенными критериями при выборе системы стали требование к возможности охвата всех сотрудников органов власти, работающих с документами; наличие функционала, который позволит пользователям комфортно работать с документами не только в офисе, но и вне его.

Стоит отметить, что система электронного документооборота «ДЕЛО» содержит полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, в котором реализован ряд функциональных возможностей, в том числе мобильное приложение EOSmobile.

Цели проекта

Конечная цель проекта – построение единой комплексной системы документооборота Орловской области. Предполагалось, что системой начнут пользоваться, в том числе, все муниципальные образования и подведомственные организации как органов власти Орловской области, так и муниципальных образований. Таким образом на всем информационном ландшафте органов власти можно будет обмениваться документами в безбумажном формате.

Соответственно, еще одним требованием к системе стала возможность гибкого масштабирования. Необходимо было организовать электронный документооборот с каждым из муниципальных учреждений – после того, как там будет внедрено хотя бы по одному рабочему месту, оснащенному системой «ДЕЛО».

Ход проекта

Непосредственное внедрение системы электронного документооборота в органах власти началось в 2022 году. В начале года пошло полномасштабное подключение органов власти, а уже с апреля планомерно начали подключать органы местного самоуправления.

Перевод документооборота Орловской области в безбумажный вид проходил поэтапно. На первых этапах внедрения документы еще могли приходить получателям в бумажном виде, так как некоторые документы дублировались. Сейчас электронные документы составляют около 60-70% от всего объема документооборота, исключение составляют документы для служебного пользования (ДСП).

На начальном этапе проект для нас оказался достаточно трудным, поскольку система новая, используется комплексное решение, и внедрение тоже началось комплексное – не с одного-двух пилотных органов, а сразу везде, по всему региону. Несмотря на необходимость неизбежных локальных доработок, постоянного тесного общения с пользователями, осваивающими новый софт, – мы с сотрудниками компании «Гарант-сервис» справились со своими задачами в срок, Андрей Артемов, руководитель ДИТ Орловской области.

К этому проекту мы шли достаточно долго, развивая сотрудничество с администрацией города Орел, руководством правительства. Это взаимодействие вылилось уже в большой проект, интересный и познавательный как для нас, так и для потребителей СЭД. Первые результаты своей работы мы увидели сразу после новогодних праздников, когда члены Правительства Орловской области приступили к работе в новой системе, и мы с волнением начали собирать обратную связь. Пользователи были приятно удивлены тем, что время на подписание документов существенно сократилось, Василий Соколовский, директор компании «Гарант-сервис».

Результат проекта

На текущий момент система «ДЕЛО» уже работает в штатном режиме, ошибок практически нет, а все появляющиеся нюансы быстро отрабатываются сотрудниками ДИТ, в том числе с привлечением представителей интегратора. В системе уже обработаны десятки тысяч документов, из них около 50 тыс. входящих и 70 тыс. исходящих.

К ноябрю 2022 года в единой системе документооборота Орловской области работают более 1,5 тыс. пользователей – это сотрудники всех органов власти, а также муниципальных образований. В администрациях муниципальных образований, пока преимущественно установлено по одному рабочему месту – для организации взаимодействия с органами власти, с правительством региона. В планах их полноценный перевод на использование системы электронного документооборота, автоматизация полного цикла прохождения документов, от руководителя до конечного исполнителя.

Активно используется система МЭДО (система межведомственного электронного документооборота) последней версии 2.7.1. В следующем (2023) году в ДИТ рассчитывают перейти на МЭДО 3.0, предполагая, что в ней воплотится больше возможностей для взаимодействия.

Визирование нормативно-правовых актов через систему документооборота позволило значительно ускорить этот процесс, уменьшив время прохождения документа с нескольких дней до нескольких часов. Электронное визирование позволяет экономить до сотни листов на одном документе. Помимо бумаги, экономия идет и на расходных материалах, медленнее происходит износ офисной техники..

Мы сделали визирование нормативно-правовых актов через систему документооборота, это значительно ускорило нам процессы визирования и теперь, вместо нескольких дней, окончательное визирование занимает буквально несколько часов. Это и сокращение времени, и сокращение затрат на бумагу, потому что раньше надо было сделать копии всех этих документов и разнести их по всем согласующим, по всем визирующим. Из-за того, что некоторые документы были значительно объемными, это были и большие затраты бумаги, и расходных материалов, включая ту же технику, Андрей Артемов.

У губернатора, его заместителей, а также у всех членов правительства области имеются планшеты с установленным мобильным приложением EOSmobile – мобильной версией СЭД «ДЕЛО». Это удобное решение для руководителя, позволяющее оперативно обрабатывать входящие и исходящие документы, отправлять соответствующие поручения. Удаленная работа становится не только оперативной, но и безопасной: на планшетах руководителей установлены соответствующие средства защиты информации. Всего в регионе закуплено около 50 мобильных рабочих мест, из которых используется пока порядка 25.

Орловский МФЦ использует АИС «МФЦ ДЕЛО» в составе ПАК «МФЦ Плюс»

Орловская область одной из первых в стране оснастила свои многофункциональные центры современным отечественным программно-аппаратным комплексом – ПАК «МФЦ Плюс». Комплекс состоит из четырех основных независимых компонентов: аппаратная часть – российский сервер линейки «Яхонт УВМ» (производство «НОРСИ-ТРАНС») на базе процессора «Эльбрус», операционная система – «Альт Сервер» (разработка «Базальт СПО»), СУБД – Postgres Pro (разработка на базе Postgres Professional с использованием СПО PostgreSQL), прикладное ПО для автоматизации МФЦ – АИС «МФЦ ДЕЛО». Используемый софт включен в Единый реестр российского ПО, а «железо» – в Единый реестр российской радиоэлектронной продукции.

МФЦ Орловской области состоит из 27 отделов и 307 окон. Совокупно в учреждениях под централизованным управлением работают около 350-400 сотрудников. На данный момент во всех отделах имеются автоматизированные рабочие места, что позволяет быстро решать поставленные задачи.

Решение о переходе на новую автоматическую информационную систему для МФЦ принималось в 2020 году исходя из нашего положительного опыта сотрудничества с компанией ЭОС, а также требований к ряду ключевых показателей эффективности работы. Из несомненных преимуществ АИС «МФЦ ДЕЛО» стоит отметить обеспечение высокой скорости предоставления определенного перечня государственных услуг и качественную работу техподдержки решения, Павел Калугин, директор МФЦ Орловской области.

Техническая обкатка внедренного решения показала, что аппаратная часть комплекса выполняет свои задачи с должным уровнем качества: например, переход системы с иностранных процессоров на отечественные практически не был заметен пользователям, в период тестирования не были выявлены ни торможение системы, ни баги. Нагрузочные тестирования показали, что даже при работе двух ядер из восьми имеющихся система работает штатно, а загрузка системы увеличивается с 10%-12% до 18%.

В августе 2022 года независимой лицензированной организацией был проведен анализ безопасности и надежности серверного оборудования в составе ПАК. Специалисты пришли к выводу, что все меры по обеспечению безопасности персональных данных, которыми оперирует АИС «МФЦ «ДЕЛО», реализованы, создан необходимый уровень защищенности данных.

Эксперимент в МФЦ Орловской области продолжился размещением импортозамещенных рабочих мест для специалистов прямой выдачи документов, которые непосредственно оказывают государственные муниципальные услуги. В рамках этого проекта были установлены и апробированы многоместная станция «Горыныч» (системный блок с несколькими видеокартами и процессорами линейки «Эльбрус 801», к которому можно подключить до шести мониторов) и «ЭОС-Байкал» – импортозамещенный АРМ на процессоре «Байкал-М». Оба АРМ поддерживают работу в АИС «МФЦ ДЕЛО». В целом в МФЦ считают, что оборудование интересное и имеет перспективы, хотя тестирование продолжается, и конкретные выводы пока делать сложно.

Добавим, что в декабре 2021 года решение ПАК «МФЦ ПЛЮС» получило премию «Приоритет»^[2] в номинации «Информационные технологии. Программное обеспечение» – как первый импортонезависимый стек программных и аппаратных средств для МФЦ.

Перспективы проекта

СЭД «ДЕЛО» в органах исполнительной власти Орловской области будет развиваться. В планах – полноценный перевод всех муниципальных образований региона на использование системы электронного документооборота.

С СЭД посредством веб-интерфейса уже взаимодействует система обратной связи региона. В дальнейшем запланирована полноценная интеграция системы обратной связи с СЭД «ДЕЛО», поскольку удобнее отрабатывать запросы граждан в той же системе, что и остальные документы.

В ближайшее время планируется также реализация поручения губернатора Орловской области, согласно которому прием обращений граждан по вопросам деятельности органов исполнительной власти Орловской области в рамках региональной сети МФЦ будет производиться также с использованием системы ЭДО.

Примечания