СЭД "Тезис" автоматизирует документооборот в государственных органах Республики Коми

2020: Обработка документов и поручений, межведомственное взаимодействие и обработка обращений граждан в органах власти Республики Коми

ГАУ РК «Центр информационных технологий» (ГАУ РК «ЦИТ») занимается развитием информационных технологий в государственных органах Республики Коми. Одной из задач учреждения является внедрение и сопровождение систем электронного документооборота. Стартовавший в 2019 году проект автоматизации на основе СЭД ТЕЗИС охватывает 190 государственных учреждений Республики Коми, функциональным заказчиком выступает Администрация Главы Республики Коми.

Ситуация

Ранее документооборот в органах власти Республики Коми уже был автоматизирован, однако было принято решение о замене СЭД. Это было обусловлено прекращением технической поддержки прежней системы, а также стремлением заказчика использовать современное ПО. Кроме того, в ходе проекта по внедрению нового решения планировалось объединить несколько направлений в одной СЭД. К этим направлениям относятся: процессы канцелярии; работа с документами и поручениями; обмен ридически значимыми документами как между организациями внутри региона, так и с федеральными органами исполнительной власти по МЭДО; обработка обращений граждан.

Новую СЭД планировалось использовать в 190 организациях, ожидаемая нагрузка оценивалась в 5000 одновременных подключений.

СЭД ТЕЗИС была выбрана в результате конкурсных процедур. Одним из главных преимуществ продукта стала гибкость, позволяющая настраивать процессы обработки документов и поручений. Важными критериями выбора также являются соответствие политике импортозамещения и совместимость с различными ОС, СУБД и офисными программами, в том числе российской разработки.

Решение

По итогам предпроектного обследования процессов функционального заказчика были зафиксированы задачи и требования, в соответствии с которыми проводилась модификация СЭД ТЕЗИС. Проект реализован силами команды, в которую вошли специалисты компании «Хоулмонт», ГАУ РК «ЦИТ» и Администрации Главы Республики Коми. Участники проекта со стороны заказчика занимались формированием требований, согласованием технического задания, настройкой серверов, обеспечением работы в защищенном контуре, внедрением решения и обучением пользователей. В январе 2020 года система введена в промышленную эксплуатацию в органах исполнительной власти Республики Коми и администрациях муниципальных образований городов и районов в Республике Коми.

Далее — особенности проекта расширения функциональности СЭД ТЕЗИС, реализованного в Республике Коми.

Работа с документами

В СЭД ТЕЗИС автоматизирована работа с входящими и исходящими канцелярскими документами. Для этого типовые процессы регистрации, согласования, рассмотрения и утверждения документов были адаптированы в соответствии с особенностями действующих у заказчика процедур.

При утверждении документов в СЭД ТЕЗИС можно использовать квалифицированную электронную подпись, соответствующую ГОСТ-2012. По приказу Минкомсвязи РФ с июля 2018 года необходимо использовать именно этот формат. Квалифицированная ЭП обеспечивает документу юридическую значимость. При заверении документа ЭП в СЭД ТЕЗИС на него можно добавить соответствующий штамп.

Работа с поручениями

Поскольку в органах власти Республики Коми многие поручения тесно связаны с документами и назначаются на их основе, в СЭД ТЕЗИС добавлена возможность создания поручений непосредственно в карточке документа на специальной вкладке. Поручение может быть создано руководителем либо его помощником. В последнем случае сначала поручение утверждает руководитель, а затем оно назначается исполнителю. Таким образом, каждое ведомство может действовать в соответствии с принятым в нем процессом обработки поручений. По одному документу может быть создано несколько поручений, назначаемых разным исполнителям. При этом в СЭД ТЕЗИС возможно и назначение самостоятельных, не связанных с документами поручений.

Кроме того, в СЭД ТЕЗИС добавлена возможность создания дочерних поручений двух типов. Когда дочернее поручение необходимо выполнить для завершения родительского, назначается поручение «в рамках». Когда после выполнения родительского поручения требуется дополнительно предоставить какую-либо информацию или согласовать документ, создается поручение «по итогам». Для каждого типа настроены условия для автоматической выдачи или автоматического закрытия.

Межведомственное взаимодействие

В дополнение к обработке входящих и исходящих канцелярских документов и внутриведомственных поручений в СЭД ТЕЗИС автоматизирована работа с межведомственными письмами и поручениями. Для них доступны стандартные процессы: согласование, утверждение, рассмотрение, подписание электронной подписью, выдача исполнителю и так далее. При этом в СЭД ТЕЗИС реализованы необходимые заказчику ограничения. В частности, межведомственное письмо может быть создано только в ответ на межведомственное поручение, а межведомственные поручения может выдавать только Администрация Главы Республики Коми.

Интеграция с системой МЭДО

Обмен документами с федеральными органами власти и другими субъектами РФ осуществляется через систему МЭДО, с которой интегрирована СЭД ТЕЗИС. Взаимодействие выполняется в форматах МЭДО 2.2 и 2.7. На документы, предназначенные для отправки через систему МЭДО, можно добавить штампы с исходящим номером и датой регистрации, а также отметкой о заверении ЭП. Таким образом, сотрудникам ведомств больше не нужно будет распечатывать документ, вписывать эту информацию, подписывать вручную, сканировать и заводить в СЭД новую версию.

Контроль

В СЭД ТЕЗИС добавлены инструменты для сотрудников отдела контроля Управления контроля и протокола Администрации Главы Республики Коми и контрольных отделов органов государственной власти, которые следят за исполнением отдельных документов и поручений. Предусмотрена возможность назначить разных сотрудников для контроля разных аспектов — результата и сроков исполнения документа. Отдельно стоит отметить функцию особого контроля, которая используется для наиболее важных документов и поручений, например, поручений Президента РФ или федеральных органов власти. Для таких поручений в СЭД ТЕЗИС реализованы специальные процедуры постановки на особый контроль и снятия с него, настроены уведомления контролерам и ответственным исполнителям. Удобные инструменты позволяют вести мониторинг в течение длительного времени, так как в некоторых случаях активная переписка и появление новых задач могут продолжаться несколько лет.

Подготовка отчетов

При внедрении в Республике Коми в СЭД ТЕЗИС настроены различные отчеты. Например, можно выбрать организации и вывести статистику по назначенным им поручениям: сколько исполнено вовремя и сколько с нарушением сроков; какое количество не исполнено и по какому количеству неисполненных уже сорваны сроки. Специальные отчеты также настроены для документов и поручений, находящихся на особом контроле.

Обработка обращений граждан

В СЭД ТЕЗИС переведена обработка обращений граждан, поступивших в органы исполнительной власти Республики Коми, поданных в ходе личного приема или перенаправленных из других ведомств. В систему также попадают обращения из интернет-приемной Главы Республики Коми, для этого выполнена соответствующая интеграция. Далее каждое обращение регистрируется и обрабатывается (при необходимости назначается соответствующее поручение исполнителю), на завершающем этапе готовится ответ заявителю. Предусмотрен также отдельный процесс для перенаправления поступивших не по адресу обращений в профильное ведомство.

ФИАС и другие интеграции

СЭД ТЕЗИС интегрирована с Федеральной информационной адресной системой (ФИАС). За счет этого при вводе адреса в систему достаточно, например, ввести только индекс, а город, улица и другая информация автоматически загрузятся из ФИАС. Это позволит экономить время при внесении контрагента в справочник или при обработке обращений граждан.

Группы контактов и личные теги

Для удобства пользователей, которым необходимо регулярно отправлять документы одному и тому же списку получателей, в СЭД ТЕЗИС реализована функция создания групп контактов. Например, в одну группу можно объединить все муниципальные образования. Нужную группу пользователь сможет выбрать при отправке документов через СЭД.

Сделать работу в системе более комфортной также помогает возможность добавления тегов к документу. Каждый пользователь может создавать необходимые ему папки поиска. Этим папкам соответствуют теги, которые присваиваются документам. Впоследствии, к примеру, в папке «Строительство» можно будет найти все документы, которые пользователь отнесет к этой теме.

Результат

За шесть месяцев эксплуатации в СЭД ТЕЗИС начали работать свыше 1100 пользователей из 75 организаций, в том числе сотрудники секретариатов Главы и Правительства региона. Созданы уже более 73 тыс. документов и более 117 тыс. поручений.

Автоматизация способствовала развитию и унификации электронного документооборота в Республике Коми. Так, одной из задач проекта было принятие общего регламента работы с документами. За счет внедрения СЭД ТЕЗИС Администрация Главы Республики Коми перешла на безбумажный документооборот с рядом федеральных органов исполнительной власти.

В рамках проекта проведено очное и заочное обучение более 500 сотрудников государственных органов. Проектной команде со стороны заказчика передана база знаний, позволяющая самостоятельно выполнять дальнейшую настройку процессов в СЭД. Вдобавок к этому специалисты ГАУ РК «ЦИТ» помогают пользователям освоиться в системе, ведут портал дистанционного обучения и выпускают собственные материалы: инструкции, видеоуроки по отдельным функциям, рассылки о новых возможностях, вебинары для делопроизводителей.

Планы

До конца 2020 года планируется завершить тиражирование СЭД ТЕЗИС во всех включенных в проект государственных органах. Будет расширена также область ее применения в государственных органах Республики Коми. В систему предстоит перевести согласование и принятие нормативных правовых актов, законов, постановлений, распоряжений. Проектная команда ГАУ РК «ЦИТ» планирует самостоятельно заниматься настройкой новых процессов с активной поддержкой со стороны разработчика.