Система управления проектной документацией ПАО Ленэнерго (OpenText Documentum Platform)

09.2016 - 11.2016

Функциональное расширение системы

Для подразделений и служб были созданы собственные интерфейсы с учетом их организационной специфики, учитывающие строгую иерархию и иные модели управления.

11.2014 - 02.2015

Автоматизация процессов разработки и согласования проектной документации

Для решения задач повышения эффективности процессов разработки и согласования проектно-сметной и рабочей документации проектов строительства и реконструкции энергетических объектов в ПАО «Ленэнерго» создана и функционирует уникальная автоматизированная система управления проектной документацией – СУПД.

Задачи проекта

ПАО «Ленэнерго» - одна из крупнейших распределительных сетевых компаний страны. С 2005 года, в результате реформы энергетической отрасли, основными функциями «Ленэнерго» являются передача электрической энергии по сетям 110-0,4 кВ, а также присоединение потребителей к электрическим сетям на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Приоритеты компании – совершенствование корпоративного управления, привлечение масштабных инвестиций в строительство и реконструкцию электросетевых объектов для обеспечения опережающего развития энергетического комплекса по отношению к экономическому росту, надежное энергоснабжение Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Компания реализует значительные объемы проектов по строительству и реконструкции энергетических объектов, а также выполняет огромное количество заявок потребителей на подключение электроустановок к электрическим сетям ПАО «Ленэнерго». Разработка проектно-сметной и рабочей документации, а также ее согласование со всеми заинтересованными сторонами - один из самых важных и ответственных этапов того будущего, которое изначально должно быть сформировано и обосновано. В ходе строительства и реконструкции энергетических объектов любая организация должна руководствоваться утвержденной и согласованной проектно- сметной документацией. От качества документации в конечном итоге зависят сроки и качество выполнения работ на объектах, а также затраты на их проведение.

В ПАО «Ленэнерго» ежегодно поступает более 20 000 заявок на технологическое присоединение из Санкт-Петербурга и Ленинградской области. В 2016 году компания реализовала более 30 200 договоров на подключение, для этого было построено более 4 000 объектов энергетики: трансформаторных подстанций и линий электропередачи.

После заключения договора на подключение электроустановок потребителей к электрическим сетям ПАО «Ленэнерго» заключает на условиях конкурса договор с проектной компанией, которая разрабатывает проектную документацию, согласовывает ее в ПАО «Ленэнерго», затем готовит рабочую и исполнительную документацию для строительно-монтажных работ и до завершения строительства осуществляет авторский надзор. Подразделения ПАО «Ленэнерго» формируют в год более 1500 сопроводительных писем к документации. До недавнего времени проектная документация предоставлялась в бумажной форме: тома этой документации доставлялись курьерами в исполнительный аппарат ПАО «Ленэнерго», филиал ПАО «Ленэнерго» - «Дирекция строящихся объектов», а также эксплуатирующие электрические сети филиалы Общества. Согласование происходило последовательно, то есть пока не закончила работу одна служба, другая приступить к анализу документации не могла. Также на доставку документации до конечного эксперта проходило от нескольких дней до нескольких недель.

Острейшая проблема всего строительства – не только энергетического – низкое качество проектной документации. В отдельных случаях проходит более 10 итераций рассмотрений документации, прежде чем она получает согласование. «Бумажная» система работы с проектной документацией не позволяет достаточно четко контролировать версии проектных решений.

Рис.1 Схема процесса согласования проектной документации до разработки СУПД

Руководство ПАО «Ленэнерго» приняло решение кардинально изменить ситуацию – создать автоматизированную систему управления проектной документации. Разработка системы была выполнена в сотрудничестве с ГКС (АО «Группа Систематика») и компанией TOPS Consulting (входит в ГКС).

Ход проекта

Автоматизации всегда предшествует анализ процессов – это был первый этап реализации проекта. Система была смоделирована на бумаге. Выстроена матрица взаимодействия подразделений в Обществе, с описанием всего жизненного цикла проекта (от выдачи технических условий на технологическое присоединение установок потребителей до ввода в работу построенного объекта). Матрица организации процесса согласования проектной документации была выполнена с полной детализацией и учитывала структуру рассмотрения разделов проектной документации с профильными согласующими службами с учётом состава поступившей документации.

Такой подход позволил увидеть все до единого точечные согласования по каждому из возможных составов проектной документации и типов проекта. Проанализированы все стадии жизненного цикла документации: стадия ОТР (основных технических решений), стадия П (проекта), стадия Р (рабочей документации). Результатом работы стал регламент согласования документации, учитывающий сроки согласования и функциональную ответственность. На этом фундаменте была построена автоматизированная система управления проектной документацией, полностью реализующая безбумажную технологию работы и дающая возможность анализировать и использовать проектную документацию оптимальным образом.

Agile вместо «водопада»

Требуемые сроки внедрения и ввода в эксплуатацию системы были крайне сжатые. Для быстрой разработки и внедрения системы было решено отказаться от классических методов разработки – так называемого «водопадного», то есть, последовательного подхода к проектированию и разработке информационных систем. В проекте был использован agile-метод. Для работы над проектом была создана совместная рабочая группа, состоящая из представителей заказчика и исполнителя.

Результат проекта

Создание СУПД позволило перевести процесс рассмотрения документации с бумажного вида на электронный, работа в системе позволяет исключить затраты (временные и финансовые) на транспортировку/ логистику документации, сократить срок рассмотрения проектных документов, повысить прозрачность процесса согласования, организовать электронный архив проектной документации. Система управления проектной документацией активно используется в ПАО «Ленэнерго».

Описание работы СУПД

Автозагрузчик

Ввод документации в систему доступен как в ручном режиме, так и в автоматическом – во втором случае при автоматической пакетной загрузке проектной документации в СУПД система по заранее разработанному алгоритму сама определяет, в какой раздел загружать файлы.

Стандартные маршруты

В СУПД реализованы типовые маршруты, поэтому сотруднику, работающему с документацией, достаточно нажатия пары клавиш, чтобы документы пошли в работу.

Службы получают уведомления о доставке файлов и о сроках, в течение которых они должны выполнить согласование. Система фиксирует все действия с проектной документацией, отображает все статусы обработки пакета документов. Формировать маршрут может только назначенный ответственный сотрудник. Система позволяет в любой момент отслеживать статус заявки, ход согласования документации и перечень промежуточных замечаний, сформированный экспертами.

Параллельный анализ вместо последовательного

Все эксперты работают с разделами проектной документации одновременно, а не последовательно и видят замечания коллег по смежным разделам, а при рассмотрении могут учитывать решения профильных служб и адаптировать замечания с учётом предлагаемых решений. Также с учётом перехода на электронную версию документации не тратится время на логистику – доставку конечным экспертам. За счет этой возможности сроки согласования сокращены в несколько раз.

Рис.2. Основная концепция разработки СУПД

Полнота картины для экспертов

К услугам экспертов - полная электронная копия проектов, включая чертежи и схемы всех стадий: ОТР, ПД и РД. Им также доступны технические задания (задания на проектирование), информационные письма по проекту и другие сопроводительные документы, контакты ответственных лиц со стороны проектных организаций для оперативного выяснения возникших вопросов. Стало возможно в реальном времени анализировать предыдущие версии с выделенными в них изменениями, сделанными в каждой новой итерации. Все замечания по проекту и служебные записки, которые ранее заверялись в бумажном виде, теперь доступны в электронном виде в новой системе.

Индивидуальные интерфейсы для служб и подразделений

Для подразделений и служб ПАО «Ленэнерго» были созданы собственные интерфейсы с учетом их организационной специфики, учитывающие строгую иерархию и иные модели управления. Благодаря этому привыкание к системе было быстрым, а работа – максимально комфортной для подразделений.

Прозрачность информации для главных инженеров проекта

Главному инженеру проекта благодаря системе доступна информация, когда и кто написал замечания к конкретному разделу документации. Он может в режиме онлайн включиться в процесс рассмотрения и ответить на замечания или снять их.

Электронный архив

Создан уникальный электронный архив – один из важнейших элементов системы. На сервере хранятся все итерации проектной документации: от момента представления на согласование первых концепций до момента утверждения рабочей документации для обеспечения площадок строительства. В архиве фиксируются и отражаются все изменения с указанием дат. Теперь эксперту не нужно листать кипы бумажных документов, достаточно сделать выгрузку из электронного архива.

Мониторинг

Важное достоинство системы – возможность мониторинга. Все участники процесса рассмотрения документации в каждый момент времени знают, на каком этапе рассмотрения находится процесс, какие замечания и предложения сформированы, а также в какие сроки планируется выдача заключения. Это позволяет точнее планировать работу всех задействованных в процессе согласования сторон. В системе реализована возможность генерации автоматических отчетов о проектах в системе в различных разрезах: по организациям, по титульным проектам и т.д. Отчеты формируются в наглядной графической форме, что позволяет проанализировать как отдельные проекты, так и сводные показатели по процессу согласования документации.

Справочники

В Системе созданы удобные справочники. Найти необходимую информацию можно в разрезе департаментов, филиалов, должностей, сотрудников, подрядных организаций. Все они доступны в реальном времени.

Рис. 3. Интерфейс СУПД в части отчета по справочнику подрядных организаций

2013: Внедрение АС управленческого документооборота

В ПАО «Ленэнерго» реализован проект внедрения автоматизированной системы управленческого документооборота.

Факты о проекте:

• Исполнитель проекта: Tops Consulting
• Продукт: Documentum
• Дата проекта: 2013/09
• Количество лицензий: 1000