Mail.ru Group сменил "1С" на SAP

Mail.ru Group после успешного внедрения и запуска в январе 2012 года ERP системы SAP, думает об окончательном переходе с систем "1С" на продукцию SAP, об этом TAdvier сообщил заместитель финансового директора Mail.ru Group Руслан Аксяитов 12 октября 2012 года на форуме SAP.

Задачи проекта

Аксяитов признался TAdviser, что в какой-то момент после объединения нескольких компаний в большой холдинг стало понятно, что надо приводить ИТ-системы к единому знаменателю. "Еще наложилось то, что в системах "1С" стало довольно сложно обрабатывать то количество данных, что мы использовали, а так же была непрозрачная схема изменения тех или иных данных", - сказал Аксяитов. - Нам не нравилось, что любой бухгалтер мог зайти в проводку, что-то удалить или переписать и мы бы не смогли этого отследить. Поэтому в 2010 году было принято решение протестировать несколько ERP-систем".

По его словам, в компании не было специалистов по внедрению или разработке подобного рода систем, поэтому было принято решение о привлечении консультантов. "В качестве консультанта и основного интегратора был привлечен IBS", - рассказал Аксяитов. - Как мы потом подсчитали, со стороны интегратора в проект было вовлечено 17 человек, с нашей стороны - 6 сотрудников".

Ход проекта

В первой половине 2010 года компания присматривалась в существующим ERP вендорам и их продукции. "Мы выбрали SAP как наименьшее зло. То есть,нас устраивает не все, но то, что нам подходило, было гораздо больше, чем у аналогов", - сказал Аксяитов.

• С ноября 2010 по март 2011 года проводился тендер на поставку оборудования и окончательных выбор системы и интегратора.
• Проектирование длилось с марта по июнь 2011 года.
• Реализация по внедрению проходила с июня по сентябрь 2011 года.
• Подготовка к эксплуатации - сентябрь-октябрь 2011 года.
• Тестовая эксплуатация проходила с октября по декабрь 2011 года.
• В промышленную эксплуатацию система была введена в январе 2012 года.

Итоги

В результате проекта были внедрены следующие продукты SAP: BPC, BOFC и ERP, - в четырех основных российских юридических лицах, а также в 10 зарубежных компаниях, которыми владеет Mail.ru group.

В итоге холдинг полностью отказался от использования таблиц Exel и практически не использует программы "1C". "Вся документация составляется и проводится в электронном виде", - продолжил Аксятов.

Созданная командой специалистов Mail.Ru Group и IBS система охватывает все основные процессы финансово-экономического блока компании и состоит из трех полнофункциональных решений: «Оперативный учет», «Бюджетирование» и «Отчетность». Первое решение поддерживает процессы оперативного учета хозяйственных операций, контроля закупок, осуществления исходящих платежей. При этом его транзакционная часть тесно интегрирована с технологическими системами Mail.Ru Group, такими как система учета продаж онлайн-игр и система управления продажей рекламы. Подсистема бюджетирования позволяет формировать годовые планы в разрезе бизнес-единиц, а затем контролировать их исполнение на основе данных оперативного учета. Подсистема отчетности отвечает за подготовку различной управленческой и финансовой отчетности. Система позволяет вести учет и создавать бухгалтерскую отчетность в стандартах РСБУ и МСФО, налоговую отчетность, консолидированную отчетность по МСФО и консолидированную управленческую отчетность.

В единой системе операционного финансового управления Mail.Ru Group уже работают шесть российских юридических лиц группы, в частности, Mail.Ru, Одноклассники, подразделения on-line игр. Также в контур системы включены порядка 10 зарубежных компаний Mail.Ru Group, для которых реализованы контроль бюджетных лимитов и управление денежными потоками. Сбор и консолидация отчетности на базе решений SAP BPC, SAP BO FC реализованы для всех компаний.

Несмотря на широкий охват проекта, систему удалось запустить в эксплуатацию всего за 7 месяцев.

Внедрение новой системы финансового управления на базе решений SAP позволило Mail.Ru Group перейти на единый операционный учет для решения всех учетных задач (управленческий учет, бухучет по РСБУ, финансовый учет по МСФО, налоговый учет). В компании введена унифицированная учетная политика, единый план счетов. Существенно улучшилась бюджетная дисциплина благодаря введению бюджетного контроля. Автоматизация позволила практически полностью отказаться от использования таблиц MS Excel и другого учетного ПО. По оценкам компании, важнейшим результатом проекта стало сокращение в 3 раза времени подготовки консолидированной отчетности (с 3 до 1 месяца), что особенно важно, учитывая жесткие требования регуляторов и Лондонской биржи (LSE), где торгуются акции группы, к срокам подачи и качеству отчетности.

Эффективность

"Эффективность внедренной системы можно проследить, например, по времени подготовки отчетности по МСФО: оно сократилось с трех месяцев до одного. Компания за время внедрения и после ввода в эксплуатацию выросла в двое, а количество работников не увеличилось. Даже наоборот, треть всех наших бухгалтеров ушли в декрет, и оставшиеся сотрудники нормально справляются с нагрузкой. Хочу отметить, что за это время массовых сокращений не производилось", - сказал Аксяитов.

Еще одним показателем эффективности проекта Аксяитов считает рост показателя EBITDA компании, который увеличился на 4%. "Из них 0,1-0,2% - это вклад ERP", - сказал он.

Планы

Руслан Аксяитов сообщил TAdviser, что в 2013 году компания планирует запустить в эксплуатацию системы HRM и CRM. "До конца года мы должны определиться с выбором вендора, интегратора и все установить, чтобы начать работу в новом году с этими системами. Будет ли это SAP или какой-то другой вендор - покажет тендер. Мы не боимся зоопарка, для нас важна скорость и качество работы", - заключил Аксяитов.