Внедрение SAP Business One в сети дистрибуции RadiusGroup

Данные о заказчике

Группа компаний «Радиус» предлагает комплексные решения по оснащению офисов современным телекоммуникационным и компьютерным оборудованием, системами бесперебойного электропитания и кондиционирования. Работая с разными типами оборудования, группа компаний использует две модели  дистрибуции и, соответственно, ведет поставки оборудования через разные компании. По энергетическому оборудованию работает компания «Радистр», по климатическому – «Радиус-Климат», которые размещают заказы на поставку оборудования у производителей, в том числе за рубежом, и выступают в качестве дистрибьюторов, имеющих собственную дилерскую сеть. Внутри этой модели идет дальнейшее разветвление канала на собственно дистрибуцию и проектную дистрибуцию, то есть закупки и поставки различных видов оборудования в рамках проектов системной интеграции. По ИТ-оборудованию работает компания «Радиус-ВИП», которая закупает оборудование у дистрибьюторов и сама выступает в качестве дилера, работающего с конечными клиентами.

Предпосылки внедрения

Рынок дистрибуции оборудования, в том числе рынок проектной дистрибуции, отличается сильной конкуренцией. Чтобы успешно сосуществовать на рынке с крупными компаниями, средним компаниям необходимо эффективное управление. Как это часто бывает при активно развивающемся бизнесе, группа компаний «Радиус» в какой-то момент «переросла» возможности имеющегося ПО. В условиях быстрого роста номенклатуры, клиентской базы и географии деятельности принятие решений все больше становилось похожим на гадание. Необходимо было вернуть бизнесу управляемость, то есть дать руководству всю необходимую информацию для принятия решений. Кроме того, поскольку компания быстро росла, нужно было меняться, менять процессы на те, которые вывели бы компанию на передовые рыночные позиции. В результате руководством группы компаний было принято решение о внедрении такой системы, которая помогла бы достижению обеих этих целей.

Выбор решения

Систему для внедрения выбирали исходя из того, что планировалось сначала внедрить ее «у себя», на себе выявить все потребности в доработках под отраслевую специфику,  а затем уже предлагать клиентам отраслевое решение. В результате выбора остановились на SAP Business One, главным образом потому что она обеспечивает бизнесу типовое ядро функционала, проверенное тысячами внедрений по всему миру. Кроме того, соотношение цена-качество у этой системы было наиболее привлекательным.

Уже на этапе выбора системы было ясно, что часть необходимого функционала SAP Business One не закрывает, однако на рынке нет систем, которые бы полностью соответствовали всем нашим требованиям. Поэтому были сформулированы замечания по функционалу, и поставлены задачи по соответствующим изменениям и доработкам.

После того как были собраны все предложения, они были проанализированы и реализованы. В результате был создан прототип и модель системы с расширенной функциональностью, необходимыми для осуществления управленческого учета, возможностью управлять компанией по отклонениям (поступает сообщение, что надо принять управленческое решение) и др.

Цели и задачи проекта

Проект внедрения SAP Business One в группе компаний «Радиус» имел две основные цели:  с одной стороны – создать информационную основу улучшения системы управления дистрибуцией, с другой – оптимизировать бизнес-процессы и эффективно управлять всеми переменными, определяющими успех бизнеса.

Для улучшения управления в рамках проекта требовалось решить следующие задачи:

• увеличить возможности аналитики и отчетности системы;
• обеспечить возможность работы разных подразделений компании в едином информационном пространстве;
• обеспечить возможность контроля  работы в онлайновом режиме с помощью интеграции управленческого учета с системой электронного документооборота;

Для достижения второй цели необходимо было с помощью автоматизированной системы обеспечить возможности:

• управлять лояльностью дилеров и конечных клиентов;
• осуществлять платежи четко и в соответствии с графиком;
• управлять номенклатурой и уровнем запасов, минимизировать остатки на складах;
• управлять поставками, предоставлять нужное клиентам оборудование четко и вовремя, обеспечить планирование и контроль, обеспечить наличие единой базы каталогов и прайс-листов;
• управлять сервисным обслуживанием, эффективно решать задачи комплектации;
• организовать электронные рабочие места, которые позволили бы максимально комфортно работать сотрудникам, выполняющим различные роли;

Ход проекта

Подготовительная фаза – ключ к успеху проекта

Качество работы нового решения сильно зависит от того, насколько корректно подготовлен переход всей системы управления на другую логику, то есть проведен перенос данных из имевшихся ранее приложений. Чтобы перейти на логику другой системы, нужно разработать/доработать – подготовить необходимое количество отчетов, закачать всю информацию в систему, потом провести выверку, провести обучение сотрудников, обеспечить техподдержку онлайн. Группа компаний «Радиус» перешла на SAP Business One полностью в январе 2007. В праздничные дни проводилась выверка данных, учет остатков, корректировка справочников, удаление дублирований данных. После этого был этап опытно-промышленной эксплуатации, который длился недолго – две недели. На опытно-промышленный период пришлась самая большая нагрузка, поскольку происходило сравнение корректности данных, и для этого две системы работали одновременно, - нужно было поддерживать актуальные данные в двух системах, – а это двойная работа. Был ворох вопросов – они поступали практически каждый час.

Расширение функциональности системы

Сложности, как всегда, появились, когда перешли на промышленную эксплуатацию. В январе 2007, когда провели развертывание системы, - когда были скорректированы рабочие места, обновления клиентов, и все начали работать в новой системе, - появились еще потребности – разработать дополнительные блоки функциональности. В результате теперь предлагаемое решение для компаний, работающих в области дистрибуции, имеет расширенную функциональность, которая закрывает потребности, специфичные для отрасли. Решение позволяет дистрибуторам создавать прайс-листы и каталоги оборудования, эффективно планировать и контролировать процессы дистрибуции, эффективно обеспечивать сервисное обслуживание продаваемого оборудования.

Особенности внедрения

Управление отношениями с клиентами

Одной из особенностей проекта было то, что проект начали с модуля CRM, поскольку до этого в компании не было CRM, и внедрение не требовало миграции данных, «наследуемых» из других систем. Такой подход оказался удачным, поскольку все чувствовали необходимость внедрения, и не было сопротивления, которое обычно возникает у пользователей при переходе на новую систему. Пока готовили внедрение следующих модулей, люди сумели привыкнуть к работе в SAP Business One. Внедрение CRM оказалось очень эффективным. Системная работа с клиентами – ключевая область для успеха нашего бизнеса. До внедрения модуля CRM работа с клиентами велась не очень системно: отсутствовала возможность поддержки кросс-продаж (выявления и передачи информации о возможностях продаж соседним подразделениям), своевременного информирования Заказчиков о новых предложениях. С внедрением системы появилась возможность передачи и хранения информации о клиентах в единой централизованной базе данных, которая значительно эффективнее разрозненных баз.

Управление отношениями с дилерами

Для оптовой компании CRM позволяет систематизировать работу не только с клиентами, но и с дилерами. Внедрив CRM, компания получила возможность профилировать дилеров, делить их на группы, выявлять типовые модели покупки для повышения продаж наиболее прибыльным группам дилеров, формировать дифференцированные маркетинговые программы. Это помогло компании построить одну из самых эффективных на рынке дилерских сетей. На основе анализа данных и отчетности по продажам, сделанным в рамках маркетинговых программ, появилась возможность оценить эффективность дилерских мероприятий.

Анализ информации

Когда оптовый бизнес растет, каждый день приходится принимать решения, где цена ошибки довольно велика. Если нет инструмента для анализа продаж, то есть опасность с одной стороны - закупать и накапливать на складе неликвидный товар, с другой стороны – не иметь возможности оперативно отвечать на требования Заказчиков. Поэтому в компании очень ждали возможности отслеживать результаты продаж в режиме реального времени, анализировать данные в разных разрезах, чтобы наконец получить возможность управлять не вслепую, а сознательно выбирая направления роста. Благодаря внедрению SAP Business One руководство компании перешло к действительно стратегическому управлению бизнесом.

Управление ценами и скидками

Благодаря внедрению CRM в компании появились инструменты для управления ценовыми мероприятиями, сложными транзакциями, скидками. Особенно это важно для работы с дилерами. Система ценообразования и скидок в системе SAP Business One позволяет гибко управлять разными типами скидок, например, скидками за многократность покупок, скидками за покупку наборов товаров. Управление ценами и скидками проводится централизованно, при этом возможно использовать разные уровни цен, уценок, скидок, менять периоды действия скидок, формировать прайс-листы с указанием изменения цены и специальных предложений. Для удобства моделирования, прогнозирования, а также оценки эффективности различных ценовых предложений создаются удобные формы отчетности. 

Управление запасами

Группа компаний «Радиус» работает с очень большой номенклатурой товаров, поэтому важно работать с номенклатурой эффективно: иметь на складе нужные позиции номенклатуры в оптимальном количестве  для быстрого реагирования на запросы рынка, минимизировать количество неликвидных позиций номенклатуры. Когда была внедрена система SAP Business One, стало очень просто выявлять товары-драйверы бизнеса и принимать решения по дальнейшему увеличению показателей их продаж, выявлять товары с медленной оборачиваемостью и определять необходимый уровень скидок для их сбыта, выявлять по категориям товарные позиции для назначения лучшей на рынке цены, выявлять товарные позиции, которые следует исключить из ассортимента и т.д. После внедрения SAP Business One в режиме реального времени появилась информация о точном уровне запасов на складах, информация со склада о получении и перемещении товаров, о разгрузках и возвратах. Система обеспечивает необходимый уровень запасов на основе централизованной обработки данных в режиме реального времени, создавая оптимальный план пополнения запасов.

Управление поставками

Благодаря автоматизированному контролю запасов и складских процессов появилась возможность автоматического расчета сроков поставок на основе определяемых пользователем параметров. Отслеживание данных о продажах и запасах теперь ведется по ключевым показателям эффективности. Обеспечивается расчет сроков поставок для комплексных заказов, предусматривающих кросс-докинговые операции, внутренние перемещения, операции по заказу и получению товара от поставщика. В удобной форме предоставляется  необходимая информация, которая необходима для переговоров с поставщиками и получения наиболее благоприятных условий по ценам, срокам и размещению товаров.

Система управления задачами

Клиенту важно, чтобы процесс внедрения проходил оперативно. Обеспечить оперативность внедрения очень помогло использование системы управления задачами Djem Service Desk. Особенно много времени и ресурсов требует работа с запросами пользователей на доработку системы. Во-первых, не все запросы следует удовлетворять, - соответственно необходимо время и консалтинговые ресурсы на анализ запросов. Часто бывает, что пользователь просто не знает всей функциональности,  и тогда ему нужно соответствующее обучение. Бывает, что, поскольку система является интегрированной, изменение одного процесса может повлечь изменения процессов в других модулях, и это может быть не видно руководителю линейного подразделения, утверждающему запрос. Благодаря использованию Djem Service Desk при внедрении удалось очень четко и оперативно управлять запросами пользователей, проводить их анализ и корректно ставить задачи консультантам и аналитикам.

Особенности обучения пользователей: внутрифирменная сертификация

Для того, чтобы облегчить пользователям переход к работе в новой системе, была разработана система внутреннего сертификационного обучения. Благодаря набору обучающих демо-роликов пользователи в индивидуальном темпе усваивают информацию, потом отвечают на контрольные тестовые вопросы. Преимущество такого обучения во-первых, в том, что оно помогает преодолеть психологическое сопротивление новому – с обучающей машиной спорить бесполезно. Во-вторых, для растущих компаний важно обучать работе в системе новых работников, - благодаря демо-роликам  можно избежать бесконечного повторения одной и той же информации каждому вновь прибывшему сотруднику.

SAP Business One как часть единого информационного пространства компании

Важной особенностью проекта стала его комплексность. Полученное в результате проекта решение охватывает четыре основных области бизнеса, обычно требующих автоматизации с помощью программного обеспечения разных классов и последующей их интеграции: управление ресурсами предприятия (ERP), управление документооборотом, управление контактами и отношениями с клиентами, оперативное управление. В частности, в рамках решения реализована интеграция системы управления ресурсами предприятия SAP Business One с системой управления документооборотом Open Text – Hummingbird, в результате чего при работе в ERP-системе появилась возможность формировать пакет документов из системы управления документооборотом, сопровождая любой находящийся в работе бизнес-процесс (счета, счета-фактуры, договоры, накладные и т.д.). Преднастроенная интеграция на базе технологий Enterprise Service Bus  обеспечивает обмен данными между разными приложениями, и в результате сказывается на существенном повышении эффективности бизнеса.

Результаты внедрения

Если систематизировать полученные в результате проекта результаты, то кроме расширения стандартной функциональности решения SAP Business One можно выделить следующее:

• Внедрены новые стандарты управления и новые бизнес-процессы, которые существенно повышают эффективность работы компании
• Разные подразделения компании работают в едином информационном пространстве
• Руководство имеет полную картину бизнеса благодаря продвинутой системе аналитики и отчетности
• Электронные рабочие места обеспечивают комфортную работу сотрудникам, выполняющим различные роли
• Повысилась эффективность управления всеми переменными, определяющими успех бизнеса, - лояльностью дилеров и конечных клиентов, номенклатурой и уровнем запасов, оперативностью всех бизнес-процессов.