Кому и когда необходимо внедрять «торговую» ERP-систему? «Портрет пользователя»
«Торговая» ERP-система, при правильной организации внедрения, в общем случае должна обеспечивать: управление цепочками поставок, управление транспортом и логистикой, управление складскими операциями, запасами и товародвижением, управление взаимоотношениями с поставщиками, контроль исполнения заказов, поддержку электронной коммерции, управление персоналом, финансовый учет и планирование, консолидацию данных, управление сборочным или рецептурным производством, управление ценообразованием и скидками, бизнес-аналитику, управление ассортиментом, мерчандайзингом, перекрестными продажами, маркетинговыми акциями, поддержку дисконтных и накопительных карт, управление работой POS-терминалов и торгового оборудования.
Когда требуется единство данных
Все указанные функции (или определенное их подмножество, в зависимости от «мощности» ERP-системы) работают с единой базой данных, в рамках единого интерфейса и программно-аппаратной платформы, реализованы и поддерживаются одним разработчиком. Кроме общих преимуществ подхода «все в одном», ERP-система обеспечивает, с одной стороны, гибкую настройку, а с другой - жесткую фиксацию бизнес-процессов, невозможность «отката назад» выполненных транзакций и их протоколирование, что повышает прозрачность торговых операций и сокращает потери, связанные с ошибками и мошенничеством персонала.
Возможности анализа бизнес-данных с разным уровнем глубины позволяют следить за состоянием дел, выявлять «узкие места», определять эффективность работы отдельных подразделений и сотрудников, выявлять перспективные направления бизнеса и принимать оптимальные управленческие решения. Аналитика, ориентированная на анализ спроса и поведения покупателей, обеспечивает возможности по выявлению и поощрению лояльных клиентов, планированию маркетинговых мероприятий, выявлению ходовых товаров и перекрестных продаж, определению правильности ценообразования и эффективности используемой системы скидок и бонусов.
Когда необходимо согласование работы контуров управления
Единая информационная система, связывающая управление заказами и/или розничными продажами с управлением запасами, цепочками поставок и логистикой обеспечивает компании постоянно доступную и достоверную информацию о наличии товаров на складах и в торговых залах, в том числе, территориально распределенных, снижает вероятность исчерпания запаса товара, обеспечивая его своевременное пополнение, а также позволяет принимать и исполнять заказы (в зависимости от срока доставки/отгрузки) на товар, еще отсутствующий на складе, но находящийся в пути или заказанный у поставщика. Эта же связь по данным позволяет отслеживать излишки товара, а также категории товаров, которые медленно реализуются. По этой информации возможно принятие решения о сокращении закупок или дополнительных мерах по продвижению товара.
Информационная связь между блоками CRM и HRM обеспечивает возможность поощрения торгового персонала в зависимости от объема и динамики продаж, учета и оплаты рабочего времени в зависимости от режима торговли, времени суток, расположения торговой точки и других параметров, стимулирования перекрестных продаж и предложения персоналом клиентам сопутствующих товаров и услуг к уже приобретенному товару.
Кроме всего прочего, внедрение ERP-системы для торговли предполагает использование опыта управления бизнесом, накопленного в процессе развития системы. Он может быть формализованным, как в зарубежных «тяжелых» ERP-системах, или заключенным в отраслевой экспертизе разработчиков и внедренцев. Так или иначе, развитое решение класса ERP может оказаться существенным подспорьем для ведения и развития бизнеса торговой компании, так как часто оно содержит функциональность «на вырост», позволяющую достаточно легко реализовывать новые инициативы без необходимости доработки программного обеспечения.
«Фазовый переход» к ERP
До определенного уровня развития бизнеса потребности компании могут удовлетворять и разрозненные программные решения, позволяющие автоматизировать отдельные контуры управления хозяйственной деятельностью. Например, торговая организация может использовать отдельную систему для управления складскими операциями, отдельную систему автоматизации бухучета, CRM-систему, BI и, например, решение для мобильной торговли. Такая композитная система может быть вполне работоспособной. В то же время, ее использование сопряжено с проблемой интеграции и взаимного обмена данными. Обмен информацией определенного вида бывает необходимо организовывать в режиме реального времени, другие данные можно синхронизировать с заданной периодичностью. Не всегда обмен данными можно реализовать в необходимом режиме, кроме того, при одновременном ведении нескольких баз данных (часто разных форматов) возникают проблемы дублирования информации и сложности с определением источника актуальных данных, с которым необходимо синхронизировать все остальные базы.
Как правило, все указанные проблемы являются решаемыми. Однако с увеличением объемов обрабатываемой информации и ужесточением требований к оперативности ее обработки часть из разнородных информационных систем может перестать справляться со своими функциями. Кроме того, затраты на поддержание системы в «собранном» состоянии начинают серьезно расти. В этих условиях, компании, как правило, и начинают задумываться о переходе на единое решение «из одних рук», которое может справиться с обработкой больших объемов данных (за счет использования промышленной СУБД) и не требует серьезных затрат на сопровождение.
Кому именно это нужно?
Исходя из вышеописанного, можно указать, что типичным пользователем «торговой» ERP-системы является торговая компания, с потребностью в оперативной обработке больших объемов информации для обеспечения своего конкурентного преимущества. Подобная потребность может быть вызвана большими номенклатурой и ассортиментом реализуемых товаров, их высокой стоимостью, большими объемами продаж и закупок, сложностью цепочек поставки, территориально распределенной структурой компании, большой численностью персонала, сложным или часто меняющимся составом товаров, бизнес-моделью торговой компании и рядом других факторов или их сочетанием. По отдельным оценкам, потребность в ERP-системе для торговых организаций становится объективной при достижении 100 - 200 тысяч транзакций в сутки.
