СЭД (автоматизация)

Основные задачи автоматизации документооборота

• Конвертирование развернутой схемы делопроизводства в единый процесс.
• Устранение ручной работы и ведения рутинных операций.
• Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с развернутой поисковой системой по содержимому и сложным логическим критериям.
• Минимизация последующая тотальная ликвидация бумажного потока.
• Создание алгоритмов прохождения документации в соответствии с технологическим процессом.
• Документационная поддержка бизнес процессов.
• Перевод таких функций как оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением в автоматический режим.
• Контроль деятельности персонала с учетом и планированием рабочего времени подчиненных.
• Организация быстрого обмена служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами для эффективной работы персонала и отдельных подразделений предприятия.
• Создание системы трансфера документов через внешние системы.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор программного обеспечения - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем, основанных на традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами. После того как было принято решение о создании автоматизированной системы документооборота необходимо создание некой стратегии, определенное планирование. В таком плане должен быть указан способ внедрения СЭД, выделена проектная команда и определен план процесса внедрения.

Методы автоматизации СЭД

• Хаотичная автоматизация.

Процесс внедрения предполагает установку отдельных модулей СЭД по мере возможности, определяется «оперативными» задачами и представляет собой автоматизацию не связанных между собой операций, выполняемых как одним, так и несколькими сотрудниками, что приводит к наличию неавтоматизированных участков документооборота. Принятие решения об автоматизации обычно не отражается в стратегических планах компании.

• Автоматизация по участкам

Представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия, канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам подразумевает выбор одного или нескольких участков работ, а именно, задач решаемых одним или несколькими сотрудниками того или иного отдела без привязки к существующим на предприятии бизнес-процессам. Этот способ характерен для следующих случаев: инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем документооборота. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходима разработка стратегических и оперативных планов автоматизации документооборота.

• Автоматизация по направлениям

Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким, как управление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации по участкам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия, поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Автоматизация по направлениям включает в себя выбор для автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов от их начала до их конца, при этом требуется проведения реинжиниринга бизнес-процессов и создания модели документооборота всего предприятия. Для повышения эффективности процесса автоматизации документооборота по направлениям деятельности также необходимы стратегический и тактический планы автоматизации. Планы должны пересматриваться после окончания автоматизации документооборота какого-либо бизнес процесса и оценки полученных результатов.

• Комплексная автоматизация.

Комплексная автоматизация документооборота предполагает распространение СЭД на все функции управления и все бизнес-процессы предприятия за счёт системной интеграции при внедрении. Практическим результатом перехода к единой системе документооборота становится общий для всего предприятия стандарт на способы взаимодействия пользователей с системой (использование одних и тех же процедур обработки документов, требуемых для подготовки различных управленческих решений). Можно отменить следующие особенности комплексного подхода к автоматизации документооборота предприятием: повышенная экономическая эффективность этого подхода по сравнению с другими (по участкам и по направлениям); высокие требования к качеству управления процессом внедрения системы. Выбор одной или комбинации из стратегий автоматизации документооборота определяется результатом анализа текущего и планируемого состояния предприятия на определённый период. При этом конкретизируется набор функций системы автоматизации документооборота, который будет содержать выбранное решение, для удовлетворения потребностей предприятия. Набор функций позволяет перейти к выбору способа приобретения СЭД.

Список систем электронного документооборота

Доступен вместе с проектам по этому адресу