Тренды российского рынка СЭД/ECM

Основная статья: Тенденции ИТ-рынка России

* 2024: Технологические тренды: ИИ и Low-code

Обсуждая актуальные технологии в развитии российских СЭД, участники рынка чаще всего упоминают применение технологий искусственного интеллекта, а также возможности low-code. Однако только этими направлениями расширение функциональности систем не ограничивается.

Гендиректор ГК «ЭОС» Андрей Козлов выделяет алгоритмы нейронных сетей как базу для решения задач по интеллектуальной обработке документов: их сортировке, распределении, извлечению значимых данных. Также он отмечает тренды на использование чат-ботов и «цифровых помощников», интеграции мессенджеров и технологий соцсетей в СЭД (чаты-обсуждения, элементы геймификации и социального одобрения, персонализации пользовательских профилей и т.д.).

Продолжает быть востребованной мобильность — поддержка удаленной либо гибридной работы, причем не только для руководства и топ-менеджмента, но и для рядовых сотрудников.

Производители СЭД, как и многие другие ИТ-компании, интересуются технологиями искусственного интеллекта и машинного обучения, подтверждает Илья Зайчиков, директор по развитию СЭД ТЕЗИС (компания Haulmont). Он сообщил, что в конце 2023 года компания Haulmont завершила разработку модуля ИИ для СЭД ТЕЗИС. Заказчики получат мощный, гибкий и постоянно развивающийся инструмент для автоматизации любых бизнес-процессов с высокой степенью персонализации. К примеру, искусственный интеллект поможет существенно сэкономить время при обработке входящих документов, работе с обращениями граждан, проверке контрагентов и так далее. В отдельных случаях может быть автоматизировано до 100% действий.

Искусственный интеллект небыстро, но будет замещать рутинный труд по обработке документов в организации, ожидает президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев.

Огромный прорыв сделали технологии генеративного ИИ, и очевидно, что в ближайшем будущем мы сможем их использовать в процессах обработки документов, особенно на стадии формирования текстов, генерации документов, но возможны и совершенно пока непредсказуемые варианты использования этих инструментов, — прогнозирует эксперт.

Вот еще несколько технологических трендов, которые назвал Владимир Андреев.

• Развитие инструментов масштабирования. По мере расширения использования СЭД, достаточно быстро увеличивается количество документов, процессов и пользователей. С появлением задач кадрового документооборота в СЭД работает 100% сотрудников организации, а процессы постепенно усложняются. Все чаще на СЭД возлагается задача создания единого архива всех документов компании. По мере конвергенции системы СЭД с другими классами систем, СЭД начинают решать задачи других прикладных систем, все это требует от производителей платформ искать все новые и не всегда тривиальные инструменты обеспечения масштабирования и производительности.

• Развитие инструментов low-code и возможности специализации интерфейса. Low-code уже доказал свою эффективность для автоматизации задач класса СЭД и возможностей самообслуживания в организациях. Но low-code еще очень далек от идеала, сейчас встает задача максимальной специализации и упрощения интерфейса пользователей для снижения сопротивления изменениям и затрат на обучение. Это необходимо для реализации концепции «непрерывного улучшения процессов» который становится все более востребованным. Также low-code оптимален для создания отдельных прикладных решений, которые должны претерпевать определенные изменения при внедрении в конкретной организации, с учетом ее особенностей.

• Полный отказ от бумаги. Процесс идет, но реализованы далеко не все задачи. Дальше предстоит решать проблемы долгосрочного хранения и постепенного перехода на полностью структурированный документопоток.

• Создание единой шины заданий во всей организации.

Ее можно реализовывать различными способами, но, во-первых, СЭД – наиболее массовая система, а во-вторых, подсистема работы с заданиями в ней реализована наиболее полно. В нашей практике уже есть несколько проектов, где СЭД является агрегатором всех пользовательских заданий вне зависимости от того, в каком контуре или процессе задания порождаются, — отметил Владимир Андреев.

Старший исполнительный директор компании «АйДи – Технологии управления» Михаил Егоров также относит ИИ к ключевой технологической тенденции для СЭД.

Анализ текстов и выявление смыслов позволят правильно маршрутизировать документы и упростить или полностью автоматизировать процесс обработки информации. Благодаря этому организации получают возможность фокусироваться на стратегических задачах, повышая свою конкурентоспособность и адаптивность к постоянно меняющимся условиям рынка. Развитие данной технологии становится основой для построения интеллектуальных систем управления документами, способных в будущем полностью трансформировать подход к работе с информацией, - поясняет он.

В компании «Синтеллект» помимо применения искусственного интеллекта в решениях СЭД и помощи ИИ в принятии решений, выделяют тренды, связанные с курсом государства на цифровизацию (применение ЭП, МЧД, КЭДО в проектах СЭД, цифровые архивы документов длительного хранения), а также развитие конструкторов документов.

В качестве отдельного технологического тренда многие эксперты также называют переход на российский стек технологий – этот фактор сейчас один из определяющих для эволюции СЭД, ECM и CSP. Кстати, одно из важных достижений 2023 года – изменения в терминологии. Андрей Козлов говорит, что все чаще в профессиональном сообществе наряду с СЭД и ECM используется термин CSP (Content Services Platforms, платформы для обслуживания контента). По мнению гендиректора ГК «ЭОС», это связано, во-первых, с тем, что системы документооборота стали рассматриваться в качестве платформы, ядра, на базе которого реализуются и на котором замыкаются другие задачи, выходящие за рамки классических документных процессов (например, управление заявками, закупками, договорами и т.д). Во-вторых, это связано с тем, что у разработчиков изменяются концепции создания продуктов.

Мне даже приходилось слышать мнения, что стоит отказаться от употребления термина СЭД, но, на мой взгляд, это было бы преждевременно, – поделился Андрей Козлов. – Хотя многие разработчики (и ЭОС в их числе) идут по пути создания собственных платформ, на базе которых через инструментарий low-code можно реализовать разнообразные прикладные решения (наша «ЭОС Платформа» – пример такого продукта), все же электронный документооборот – ядро большинства автоматизируемых бизнес-процессов, а в последние годы понятие СЭД вобрало в себя очень широкий спектр возможностей, оставшись самым распространенным и общеупотребительным.

2023: Основные тенденции в развитии СЭД, ECM и CSP-систем

Импортозамещение остается одним из основных трендов на российском рынке. Также на развитие платформ влияет набирающая популярность у заказчиков концепция Content Services Platform (CSP). Дополнительными драйверами выступают законодательные инициативы по цифровизации отдельных типов контента — кадровый электронный документооборот (КЭДО), машиночитаемые доверенности (МЧД), цифровой дубликат, электронная подпись (ЭП), центр хранения электронных документов (ЦХЭД).

Основная тенденция — это переход на российский стек технологий, включая операционные системы, базы данных, службы аутентификации, офисные пакеты. Поставщики СЭД, ECM, CSP-систем работают над тем, чтобы реализовать полную совместимость со всеми этими неотъемлемыми компонентами цифрового ландшафта, — говорит Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».

По мнению Владимира Андреева, нас ждет достаточно сложный переход на новый формат электронной подписи и машиночитаемые доверенности (МЧД). Новые требования потребуют и новой функциональности от CSP-платформ. Переход на безбумажный кадровый документооборот требует реализации новых интеграционных механизмов, включая интеграцию с ЕСИА, порталом Госуслуг, приложением Госключ и другими сервисами. Постоянно расширяется номенклатура формализованных электронных документов, которые необходимо поддерживать в платформе. Например, в 2023 году нас ждет утверждение формализованных электронных кадровых документов. Мы ждем утверждения в Госдуме законов об «электронном дубликате» и публикацию протоколов взаимодействия ЦХЭД, которые реализуем в платформе.

Основные технологические тенденции сейчас — это полный переход на импортозамещенное системное ПО и использование веб-интерфейсов. Значительно увеличилось использование технологий электронной подписи в проектах СЭД. Заметно растет практическое использование технологий ИИ в проектах автоматизации (интеллектуальная классификация текстов и маршрутизация документов), а также применение чат-ботов, — считает Алексей Чернышев, эксперт компании «Диджитал Дизайн».

По мнению Алексея Перегудова, директора по работе с партнерами компании ЭОС, задачи по импортозамещению на некоторое время затмят все и притормозят другое развитие, так как это перетянет на себя часть бюджетов заказчиков. А в целом, по его словам, стоит выделить тему применения искусственного интеллекта. Но, не исключено, что в 2023 году, получат развитие и другие направления, полагает он.

Не забывают российские вендоры и про глобальные технологические тренды ИТ-рынка — помимо применений технологий искусственного интеллект (ИИ) и чат-ботов, это подход low-code и использование open source решений. Каждому из этих направлений прогнозируется большое будущее и уже сейчас эти технологии все больше запрашиваются заказчиками и проникают в функциональный облик российских платформ.

На рынке СЭД, как и в других сферах, растет интерес к Low-Code инструментам, при помощи которых можно настраивать и развивать систему без программирования. В СЭД ТЕЗИС заказчикам доступны дизайнер бизнес-процессов, конструктор отчетов, матрица подстановок, а также возможность кастомизации главного экрана системы, — отмечает Илья Зайчиков, product owner СЭД ТЕЗИС.

По его мнению, актуальные несколько лет тренды на кроссплатформенность и использование Open Source технологий продолжают развиваться и дальше за счет запроса на технологическую независимость. Многие компании изучают возможность внедрения искусственного интеллекта в системы электронного документооборота. Разработчики СЭД ТЕЗИС также активно работает в этом направлении, совсем скоро ИИ будет доступен заказчикам.

Наша команда внимательно следит за трендами. Многие технологии, которые актуальны сейчас, присутствовали в СЭД ТЕЗИС с самых первых версий продукта. Вдобавок к этому, мы стремимся играть на опережение, — отмечает Илья Зайчиков.

Эксперты компании ТерраЛинк, помимо импортозамещения, выделяют повышенный интерес заказчиков к распространению мобильного клиента. Если ранее ТерраЛинк предоставлял мобильный клиент только руководителям заказчиков, то теперь полноценное мобильное решение доступно каждому пользователю, неважно на какой платформе изначально разработана СЭД.

Продукты Directum продолжают развиваться в рамках концепции CSP. Требования к сервисам возрастают, они должны качественно работать с различными типами контента, закрывать задачи юридической значимости и легко встраиваться в другие прикладные системы. Но если присмотреться, контент и документальные артефакты появляются не сами по себе, а в ходе процессов. Поэтому на сервисные платформы нужно смотреть шире — и добавлять туда процессы, то есть говорить о CPSP — Content & Process Service Platform, процессно-контентных сервисных платформах. Именно такие сервисы могут стать востребованным стандартом, — говорит Константин Истомин, исполнительный директор Directum.

По мнению Константина Истомина, сейчас компании формируют ИТ-ландшафт по-новому, и есть возможность спроектировать архитектуру на новых принципах, использовать возможности готовых решений и усилить другие системы за счет встраивания высококлассных контентных и процессных микросервисов.

Искусственный интеллект вышел в продуктив: рынок получил накачку информацией, продукты созрели, появились кейсы. Запросы клиентов растут — есть ожидание получить работающее решение из коробки. Наличие интеллектуальных инструментов выступает как критерий при выборе системы, и даже включается в тендеры. ИИ выгоден как в плане ускоренной обработки данных и документов, так и с целью гиперавтоматизации процессов. Многие процессы в компаниях уже автоматизированы, но разорваны между собой, и это не позволяет достигнуть максимальной эффективности для бизнеса. Мы как вендор фокусируемся на встраивании интеллекта в решения при реализации экосистемы на одной платформе, таким образом избегаем сложных интеграций, — отмечает Константин Истомин.

По его мнению, слой low-code/no-code должен быть практически во всех системах — ERP, ECM, CRM, BPM, SRM, HRM. Так как это базовые требования, помогающие быстрее проводить кастомизацию. При этом нужно соблюсти баланс гибкости настройки и масштабируемости готового решения. Вариант -— расширение и усиление слоя настройки — no-code. Это дает возможность подключения аналитиков и консультантов, которые без погружения в кодирование настроят нужную бизнес-логику процессов и поведения форм. А масштабируемость можно достичь выделением нескольких уровней: no-code — low-code — платформа.

Такой послойной концепции поддерживаемся в текущей стратегии развития системы и инструментариев Directum RX, - поясняет представитель Directum.

Также Константин Истомин отмечает, что классический взгляд на процессы и документы перестает быть догмой. Мы существуем в эпоху турбулентности и VUCA-мира. В компаниях уже были распространены разнообразные инструменты коллективной работы, которые предлагают иной подход к работе с контентом. Можно вспомнить Miro, Slack, Jira, Notion и другие. Востребованы аналогичные отечественные продукты, которые при этом будут учитывать требования корпоративной безопасности. Акцентироваться на классе систем СЭД/ECM/CSP или BPM, это значит надевать на себя шоры. Заказчики ориентируются на конечную цель цифровизации — сокращение затрат, ускорение выпуска новых продуктов, расширение производства для захвата новых рынков.

Если еще смотреть, что будет развиваться «под капотом» систем, то это однозначно масштабируемость, портирование на импортонезависимые платформы и обеспечение информационной безопасности, - добавляет эксперт.

С точки зрения функциональных технологий следует отметить поддержку большего числа провайдеров облачных ЭП, внедрение и поддержку всех форматов электронных подписей (УКЭП, УНЭП, ПЭП), большое количество коробочных (вендорских) интеграций с различными системами, — говорит Раис Ахкямов, product owner ELMA365 ECM.

Новый продукт TAdviser — трендвотчинг СЭД, ЕСМ, CSP-рынка

Сервис «TAdviser. Трендвотчинг» помогает российским компаниям в процессе формулирования новых гипотез по развитию продуктов получать своевременную аналитическую информацию по рыночным трендам для принятия обоснованных решений. Основная задача документа — показать, что произошло на рынке ЕСМ за 2022 год. Эти данные помогут вам понять, о чем сейчас говорят ведущие аналитики и вендоры, какие темы находятся у них в фокусе. Представленная информация призвана помочь вам в формулировании новых гипотез по развитию ваших продуктов и услуг. В документе проанализировано более 20 источников информации.

Содержание:

• Анализ трендов мирового рынка
• Анализ трендов российского рынка
• Обзор законодательных инициатив
• Топ контракты в России
• Сила трендов
• Жизненный цикл трендов

Формат отчета — PDF, 17 страниц.

Для приобретения отчета, пожалуйста, напишите нам на editor@tadviser.ru

2022

Главные тенденции

Искусственный интеллект перестает удивлять заказчиков, кадровый электронный документооборот становится массовой историей, потребность в мобильности и мультиплатформенности растет за счет удаленки, а импортозамещение успешно справляется со своей ключевой задачей. Об этих и других технологических тенденциях, которые сейчас наиболее актуальны для рынка СЭД/ECM-систем, читайте далее.

Искусственный интеллект выходит в продуктив

Участники отечественного рынка говорят, что в 2021 году интеллект в обработке корпоративного контента вышел в продуктив: рынок получил накачку информацией, продукты созрели, появились реальные кейсы.

По словам Александра Аксельрода, генерального директора «КОРУС Консалтинг ДМ», владельца продукта «Спутник ECM», появляются электронные ассистенты юристов и бухгалтеров, которые помогают организациям с рутинными задачами. Кроме того, все больше ИИ применяется в области распознавания, классификации и отправки документов по маршрутам, при поиске и обработке контента: например, он может определить тип договора и автоматически отправить его на согласование.

Исполнительный директор Directum Константин Истомин добавляет, что отношение к интеллекту перешло с уровня удивления – «А что, так можно было?», на уровень требований: «Как так, почему здесь ИИ не работает?».

Запросы клиентов растут – есть ожидание получить работающее решение из коробки. Хотя на самом деле проекты реализовываются всё ещё не так просто и массово. Наличие интеллектуальных инструментов выступает как критерий при выборе системы, но во многих случаях как задел на будущее. Искусственный интеллект выгоден как в плане ускоренной обработки данных и документов, так и с целью гиперавтоматизации процессов. Многие процессы в компаниях уже автоматизированы, но разорваны между собой, и это не позволяет достигнуть максимальной эффективности для бизнеса, - поясняет Константин Истомин.

Потребность в кадровом электронном документообороте становится массовой

В числе действующих трендов стоит упомянуть и кадровый электронный документооборот, КЭДО. Как отмечают участники рынка, здесь надо понимать, что КЭДО – это не замена учетных кадровых систем, а именно документооборот между работником и работодателем по различным аспектам трудовых отношений, где государство фактически является третьей стороной. Соответственно, возникает и комплекс нетривиальных задач, которые приходится решать разработчикам таких систем, включая интеграцию с госуслугами и многое другое.

Спрос на КЭДО очень высок, особенно в условиях удаленной работы, это, пожалуй, самый мощный на сегодня тренд, - считает Александр Родионов, директор департамента систем управления документами «Ланит».

По словам Константина Истомина, кадровый электронный документооборот позволяет компаниям полностью отказаться от бумаги и получить существенную экономию.

И это массовая потребность, тем более, она теперь подкреплена подписанным Президентом законом о КЭДО. Мы год назад выпустили решение HR Pro, участвовали в эксперименте Минтруда, реализовали проекты и готовы к новым запросам рынка, - поясняет исполнительный директор Directum.

Удаленка увеличивает спрос на мультиплатформенность и мобильные приложения

Массовый переход на удаленную работу подсветил важность использования полнофункциональных веб-приложений и кроссплатформенных решений, говорят специалисты. Под этим подразумевается совместимость с разными базами данных, серверным ПО, браузерами. Именно это обеспечивает возможность быстрой организации доступа с любого устройства без лишних затрат.

Для минимизации рисков важно, чтобы кроссплатформенность и веб-приложение были проверены временем и опытом проектов. Так, у нас есть примеры проектов со следующими сочетаниями БД, серверной ОС и браузера: Postgres, Windows 2012, Google Chrome; Microsoft SQL, Windows 2019, Edge; Postgres, Astra Linux, Google Chrome; Oracle, Windows 2021, Internet Explorer 11, - рассказывают в компании Haulmont.

Продолжают развиваться и мобильные технологии, позволяющие комфортно работать со смартфона и планшета. Современное мобильное приложение сегодня жизненно необходимо всем, кто использует СЭД, как бизнесу, так и госструктурам.

Опыт наших клиентов и объем проходящих через мобильное приложение документов показывают, насколько это востребовано. Например, в Правительстве ЯНАО в мобильном приложении работают первые лица региона, каждый день через него проходят сотни документов. Также мы видим, что заказчикам очень важно иметь возможность работать в мобильном приложении офлайн, без подключения к интернету, - уточняют в Haulmont.

В компании «Первая Форма» добавляют, что в мобильных приложениях клиентам важен современный дизайн, эстетичность и эргономичность интерфейсных решений.

Интересно, что на нескольких наших проектах мобильное приложение стало основным интерфейсом для 90% пользователей, а в веб-интерфейсе ведутся только вспомогательные процессы, - рассказал Денис Селезнёв, генеральный директор «Первой Формы».

Импортозамещение идет успешно

Потребность в реализации импортозамещённых решений по понятным причинам достаточно ярко выражена среди наиболее платежеспособного сегмента российского рынка. И большинство вендоров уже успешно отреагировало на этот вызов, в том или ином виде приведя свои решения в соответствие с этими требованиями.

Причём полученные решения, как правило, не уступают импортным аналогам на классе задач, характерных для российского бизнеса, и точно превосходят их по критерию цена/качество, считает Дмитрий Арефьев, руководитель направления автоматизации бизнес-процессов «Диджитал Дизайн».

Я уверен, что в классе СЭД/ЕСМ/BPM систем на российском рынке будущее есть только у отечественного ПО. Исходя из опыта реальных проектов, наиболее объективным и существенным препятствием для более активного использования концепции импортозамещения является существенная нехватка компетенций по работе с общесистемным ПО у сотрудников служб эксплуатации заказчика, что оказывает негативное влияние на стоимость и качество работы всего программно-аппаратного комплекса, использующего импортозамещённые технологии, - поясняет он.

Инструментарий Low-code развивается и ждет стандартизации

Еще одна актуальная тенденция — развитие Low-Code инструментов для модификации и настройки систем.

Многие производители, и мы в частности, стремимся к тому, чтобы заказчики могли кастомизировать систему для своих уникальных задач максимально быстро, а самое главное — силами администратора системы, а не разработчиков, - отмечают в компании Haulmont.

О дальнейшем развитии инструментария No-code/Low-code говорят и в Directum, уточняя, что такие принципы применяются в продуктах компании еще с 2000-х годов.

Внедрение и изменение ИТ-систем должно идти максимально быстро, успевать за рынком и бизнесом. В Directum RX встроена low-code среда разработки, и мы понимаем, где есть точки улучшения, будем двигаться дальше. Интерес к оптимизации и удешевлению процессов есть и у гигантов, и у сектора СМБ. Способы достижения этой цели, стратегия и объемы вложений – разные. Крупные компании оптимизируют процессы за счет максимальной адаптации под свою специфику. Небольшие и средние компании готовы принимать новую систему и приспосабливаться под нее. Им важна невысокая цена и готовность «в коробке», возможность подстройки процессов «на лету», - рассказывает Константин Истомин.

При этом в компании TerraLink рассчитывают на стандартизацию Low-code/No-code решений, которая позволит замедлить выход на рынок новых игроков с явно слабыми решениями в этой области.

Сейчас же многие компании, заявляющие о своей причастности к low-code, на деле просто используют модное слово, а выпускают продукцию с обычными конструкторами карточек и бизнес-процессов, - говорят в TerraLink.

Принципы CSP становятся нормой

Постепенная трансформация запроса со стороны заказчиков от СЭД/ЕСМ в сторону CSP изменяет подход к разработке продуктов. CSP основаны на микросервисной архитектуре, что придает системе больше мобильности и пластичности, и представляет собой, по сути, набор продуктов или отдельных приложений, которые синхронизируются. Приложения предусмотрены под различные виды контента и помогают решать больший объем бизнес-задач.

Как отмечает Алексей Пестерев, директор бизнес-группы "Управление контентом и документооборот" Croc Code, CSP-решения базируются на таких ключевых принципах, как максимальная масштабируемость (Web-scale), Cloud-Native для обеспечения «легкости» самого решения, Low-code для ускорения процессов разработки, микросервисная архитектура в сочетании с практически неограниченной способностью к интеграции. И ключевое – работа с любым типом контента, причем с «умением» распознавать его содержимое, искать, сортировать и т.д.

Масштабируемость, способность к интеграции и использование лучших практик кода априори предусматривается в проектах крупными разработчиками. И все больше заказчиков осознают экономическую выгоду от такого подхода – это позволяет существенно продлить жизненный цикл системы, сохранить ее пластичность и заложить возможности для будущего развития формата работы с контентом, - говорит Алексей Пестерев.

Заказчикам нужны законченные функциональные решения

Один из основных трендов, как на локальном, так и на глобальном рынке – это переход от внедрения платформы и автоматизации базовых задач документооборота к созданию законченных функциональных решений на её базе. Это могут быть как горизонтальные решения, которые применимы в любой организации – например, те же электронные архивы для системы налогового мониторинга или автоматизация претензионно-исковой деятельности, – так и специфические отраслевые задачи – например, автоматизация аудита для банковского сектора в соответствии с нормативными требованиями.

Подобных «контуров» автоматизации на базе единой платформы становится всё больше, пользователи начинают активно использовать их – возникают требования к масштабированию системы и росту производительности платформы по мере этого роста, - замечает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».

Другие тенденции

Стоит также отметить еще ряд тенденций, о которых упоминают опрошенные TAdviser эксперты. Так, директор департамента систем управления документами «Ланит» Александр Родионов рассказывает о волне миграции с распределенной архитектуры на централизованную.

Дело в том, что у многих заказчиков все еще эксплуатируются СЭД, которые внедрялись лет 10–15 назад, когда каналы связи были дорогими, слабыми и ненадежными, поэтому единственно возможным вариантом было развертывание распределенных систем, когда в каждом подразделении или филиале стоял собственный сервер. Очевидный минус такого подхода – это необходимость обслуживания множества локальных серверов. Сейчас, когда ситуация со связью кардинально изменилась, пошла волна миграции на централизованную архитектуру, - поясняет эксперт.

В TerraLink к важному тренду относят развитие и повсеместное применение технологий кибербезопасности. Как отмечают в компании, среди компаний возросла потребность защиты контента от утечек и проведения расследований после утечек.

В компании WSS-Consulting говорят о тенденции на автоматизацию процессов внутреннего документооборота с использованием электронной подписи и внешнего ЭДО с контрагентами.

Кроме того, одним из драйверов развития СЭД оказалась пандемия, которая потребовала перевести сотрудников на удаленный формат работы. В связи с этим, в СЭД стало увеличиваться количество пользователей, поэтому возросла потребность на расширение в СЭД спектра решаемых задач и применение инструментов для обработки больших объемов информации, - добавляет Геннадий Попов, генеральный директор WSS-Consulting.

Направления развития ближайшего будущего

Что ждать от СЭД/ECM-систем в ближайшем будущем и к чему стремятся разработчики таких решений? С таким вопросом TAdviser обратился к крупнейшим участникам рынка.

Полный отказ от бумаги в документообороте

В ближайшее время разработчики платформ должны будут реализовать в своих решениях новые механизмы работы с безбумажными документами: поддержку машиночитаемых доверенностей, механизмы создания электронных дубликатов документов и долгосрочного хранения электронных юридически значимых документов. Как отмечает президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев, в результате это позволит в ближайшей перспективе полностью отказаться от бумаги в документообороте.

Дальнейшее развитие возможностей ИИ для исключения рутинной работы сотрудников

Развитие роботизации и искусственного интеллекта, внедрение виртуальных ассистентов является возможностью освободить сотрудников от рутинной работы. Например, это могут быть автоматические мониторинги с помощью роботов, аналитика, которую готовит искусственный интеллект, интеллектуальное распознавание документов.

Роль человека видится как принимающего конечное решение на основе данных, подготовленных системой, говорит Денис Селезнёв, генеральный директор компании «Первая Форма».

Увеличение скорости настройки и адаптации решений

Невозможно сделать идеальное решение, которое учитывает все особенности бизнеса каждого заказчика, но есть потребность получать конкретные конечные решения быстро. Здесь Low-Code подход значительно выигрывает в скорости, так как предполагает не разработку и доработку системы, а ее гибкую настройку, считают в компании Elma.

Как отмечает Александр Аксельрод, генеральный директор «КОРУС Консалтинг ДМ», владельца продукта «Спутник ECM», разработчики все больше внимания уделяют расширению low-code/no-code инструментов. Конечная цель — создать гибкое и легко настраиваемое решение, способное быстро адаптироваться и полностью повторить логику работы любой компании.

Стремление к максимально удобным и интуитивно понятным интерфейсам

Разработчики стремятся сделать системы максимально удобными и интуитивно понятными, поскольку заказчики помимо технологий и функциональности обращают внимание и на дизайн.

История СЭД ТЕЗИС насчитывает уже 11 лет, однако мы поддерживаем актуальность дизайна и регулярно его обновляем. Как правило, дизайн ПО актуален 5-7 лет, после этого он уже отстает от требований рынка. Мы играем на опережение, и поэтому в 2021 году выпустили СЭД ТЕЗИС 5.1, где модернизировали дизайн, хотя ему было всего 4 года. При разработке нового дизайна мы учитывали обратную связь от наших клиентов, а также рекомендации от профильного агентства, которое провело для нас исследование UI/UX, рассказывают в компании Haulmont.

Извлечение прибыли из данных, накопленных в СЭД

Последняя вещь, о которой я хотел сказать, которая, как мне кажется, определит Ближайшие несколько лет развития систем электронного документооборота может определить технология process mining. В СЭД накоплено огромное количество данных о жизни организации, но сейчас они используются исключительно для контроля и отчетности. Организации не извлекают из них пользу, которую могли бы извлечь – в части совершенствования и оптимизации бизнес-процессов.

При всей очевидности идеи это довольно сложная предметная область, однако у нас есть наметки как это сделать. Мы понимаем, как проанализировать этот объем данных, но пока мы находимся на очень ранней фазе разработки соответствующего функционала, - рассказывает Александр Родионов, директор департамента систем управления документами «Ланит».

Готовность к облакам

Облака прочно входят в жизнь, но пока об использовании публичных облаков или гибридной модели для серьезных информационных систем, в том числе СЭД, речь не идет. Однако требования, которые облачная инфраструктура накладывает на прикладные решения, при разработке уже приходится учитывать, ибо это вопрос ближайшего будущего, уверен Александр Родионов.

2020: Главные тенденции

Переход к концепции Content Services Platform (CSP)

Трансформация концепции ECM (Enterprise content management) в концепцию CSP (Content Services Platform) так или иначе затронет всех ключевых игроков российского рынка систем управления корпоративным контентом. На конец 2020 года некоторые отечественные компании уже представили обновленные в рамках новой парадигмы продукты, некоторые говорят о подобных изменениях или находятся в процессе такого преобразования.

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев в интервью TAdviser пояснил, что на самом деле, ничего принципиально нового в сравнении с ECM концепция CSP не несет. Изменились лишь некоторые акценты, и концепция стала более строгой, из нее ушли некоторые несуразности.

Если кратко: более четким стало именно понимание CSP как платформы для создания самых разнообразных решений (в ECM концепции были прямо перечислены типы реализуемых решений). Во-вторых, явно обозначено требование к сервисной организации платформы (CSP – это набор сервисов, которые могут развиваться независимо). В-третьих, явно обозначена функциональность групповой работы (управление неформализованными взаимодействиями) как неотъемлемая функциональность CSP-платформы. И наконец, Low-code инструментарий закреплен как неотъемлемый элемент концепции. Так уж получилось, что новая концепция в гораздо большей степени соответствует описанию того, что мы делаем, нежели прежняя концепция ECM. В общем, как выяснилось, мы все время создавали полноценную CSP-платформу. Конечно, мы еще далеки от идеальной CSP-системы, но двигаемся именно в этом направлении, - рассказывает он.

Директор департамента систем управления документами ЛАНИТ Александр Родионов, рассказывает, что организации, которые много лет использовали монолитные ЕСМ-системы, естественным образом столкнулись с тем, что на поздних фазах жизненного цикла любая их доработка или модернизация становится очень сложной и медленной.

Как я люблю говорить про такие ситуации: «Тут чихнуть полгода». И мне кажется, CSP – как раз ответ на эту проблему. Если мы будем строить информационные системы, обслуживающие документопотоки и контент в другой концепции, они, конечно, тоже будут обрастать доработками, но все равно потом будет проще их модернизировать. CSP - это новый подход к уровню автономности технологических компонентов, который позволяет делать проекты быстрее. Лидеры российской экономики уже обратили внимание на преимущества использования этой концепции, например, Tele2 уже создал электронный архив абонентских договоров на DocsHouse, - говорит он.

Приоритет импортонезависимости

Отвечая на потребность заказчиков в импортозамещении, многие вендоры ускорили перевод своих систем на полностью импортонезависимые компоненты, в том числе СУБД, серверное ПО и др. Если раньше это был некий «технический долг», который можно было отложить на некоторое время, то сейчас приоритет таких доработок вырос, говорит Алексей Пестерев, руководитель направления «Управление контентом и документооборот» компании «Крок». По его словам, почти весь госсектор учитывает в требованиях к будущей системе полное соответствие импортозависимости.

Так, к примеру, новый релиз платформы Docsvision 5.5.2 поддерживает, помимо MS SQL, Open Source PostgreSQL и профессиональную отечественную СУБД Postgres Pro в обеих версиях: Standard и Enterprise. Кроме того, продолжая развивать тему импортонезависимости, компания ведет активную работу над поддержкой ОС Linux.

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», рассказывает, что еще лет 10 назад выбор всей инфраструктуры был однозначным – в 90% случаев использовались средства Microsoft или совместимые с ними. Это позволяло экономить на разработке, не заботиться о кроссплатформенности решения и ориентироваться именно на архитектуру Microsoft.

Сегодняшние реалии таковы, что мы просто вынуждены интегрироваться с альтернативными платформами, прежде всего импортозамещающими, отечественными ОС, БД и пр. Процесс этот начался уже лет пять назад, и сейчас можно подвести промежуточные итоги. От полностью Microsoft-ориентированного решения мы практически полностью перешли к кроссплатформенной архитектуре, - отметил он.

Развитие юридически значимого документооборота

В 2020 году пандемией сформирована закономерная тенденция к повышенному спросу на интеграцию СЭД/ECM с провайдерами ЮЗДО.

В условиях внеофисной работы даже самые консервативные компании подключились к EDI-сервисам и перешли на полноценный бесконтактный обмен документами. Причем, не дождавшись качественного межпровайдерного роуминга, заказчики возлагают эту миссию на производителей СЭД/ECM платформ, - комментирует Павел Каштанов, генеральный директор компании «Синтеллект».

В то же время ЭДО становится не просто отдельным инструментом для обмена юридически-значимыми документами. Здесь же появляются задачи по обмену договорами, письмами и другими документами.

Елена Пискунович, директор направления Microsoft SharePoint ГК «КОРУС Консалтинг», отмечает, что для внедрения юридически значимого документооборота в крупных компаниях, недостаточно просто подключиться к одному или нескольким операторам ЭДО: необходимо решить задачи типизации, маршрутизации документов, формирования единого архива (с использованием сервисов сканирования и штрих/QR-кодирования), создать единую точку входа и интегрировать с другими ИТ-системами, что позволит работать с документами, не переключаясь между системами. Поэтому к тренду внедрения ЮЗДО примыкает и рост запросов на интеграционные решения (коннекторы, шины, шлюзы данных).

По словам Алексея Пестерева, руководителя направления «Управление контентом и документооборот» компании «Крок», в этом направлении движется и госсектор. Так, Минтранс стартовал эксперимент по переводу в электронный вид транспортных и товарно-транспортных накладных, доверенностей и других документов, которые присутствуют при грузоперевозках. Велика также вероятность, что в ближайшие годы появятся и другие эксперименты, которые ускорят перевод в ЭДО новых документов.

Усиление интереса к автоматизации кадрового документооборота

В России усилился интерес к автоматизации кадрового документооборота. В 2019 году начались первые эксперименты Минтруда, в 2020 году и госсектор, и бизнес начали переход на электронные трудовые книжки, в перспективе — удаленное заключение трудовых договоров. В отдельных случаях гражданин уже может оформлять трудоустройство удаленно, не контактируя с работодателем, что без сомнения удобно для дистанционных работников.

По словам эксперта «Крок» Алексея Пестерева, в 2020 году также вырос спрос на аудит кадровых бизнес-процессов, чтобы заранее выстроить стратегию развития кадрового документооборота и приступить к ее реализации.

Более активное проникновение искусственного интеллекта

Все более активно в системах управления корпоративным контентом используются технологии искусственного интеллекта. Это не удивительно: ставку на них делают и другие сегменты ИКТ-рынка, так что интерес разработчиков СЭД/ECM-систем к ИИ логичен.

В системах появляются электронные ассистенты юристов и бухгалтеров, которые помогают организациям с рутинными задачами. Все больше ИИ применяется в распознавании, классификации и отправке документов по маршрутам, поиске и обработке контента. ИИ может определять, например, тип договора и автоматически отправлять его на согласование.

Распространение инструментов Low-code

Все больше внимания заказчиков уделяется удобству использования системы и возможностям ее адаптации к специфическим требованиям. Это, естественно, порождает развитие средств быстрой разработки и настройки решений, в том числе инструментов Low-code. Ставку на такие возможности делают многие отечественные вендоры ECM-систем, а инструментарий Low-code становится обязательным в современных решениях.

Задача Low-code — сделать разработку более быстрой и высокоуровневой, избавив разработчиков от рутинных задач, сделать ее более творческой, гибкой и приблизить её к предметной области. При этом «правильные» Low-code платформы не ограничивают разработчика в возможностях создания самых разнообразных функций, в частности, использовании низкоуровневых инструментов в отдельных случаях. Главная задача Low-code платформы - сконцентрироваться на конечной функциональности и дизайне решения, и при этом обеспечить как можно более быструю доставку ценности конечным пользователям и оперативную реакцию на замечания клиентов. Отдельные изменения в решении с использования Low-code инструментов можно делать буквально в реальном времени, - рассказывает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».

Общемировой тренд на low-code очевиден, - добавляет Александр Родионов. - Идея вовлечения бизнес-пользователей в процесс проектирования с предоставлением им доступных инструментов крайне привлекательна.

Но у этого метода, по словам Родионова, есть свои ограничения, есть класс задач, которые инструментами low-code не могут быть решены.

Например, в современных ВРМ-системах гораздо быстрее написать строчку кода, чем пробираться через много уровней экранов и устанавливать какие-то параметры, значения которых еще надо посмотреть в документации. Я с уважением отношусь к low-code, но на практике мне бы очень хотелось увидеть живых заказчиков, которые в сложных корпоративных информационных системах раньше работали в парадигме high-code, а потом начали жить в low-code и от этого стали намного счастливее, - поясняет эксперт ЛАНИТ.

Востребованность мобильных и веб-приложений

Наличие веб-приложений сегодня обязательно для корпоративных решений. По мнению Ильи Зайчикова, Product Owner СЭД ТЕЗИС, пандемия еще раз подтвердила это, поскольку с веб-приложениями пользователи могут легко работать с любого компьютера, в том числе из дома.

Веб-клиент предоставляет пользователю доступ к СЭД/ECM-системе через браузер, без необходимости установки на рабочее место дополнительных компонентов. Для работы с ним подойдет любое устройство (компьютер, ноутбук, планшет или смартфон) на любой платформе (Windows, Linux, Mac, iOS, Android).

Мобильные приложения СЭД/ECM-систем уже давно являются must have для любого вендора. Их возможности постоянно расширяются. Это обусловлено высоким уровнем проникновения смартфонов и потребностями пользователей в мобильности, в том числе в связи с развитием удаленной работы.

Причем, если раньше мобильные инструменты для работы в СЭД были востребованы в большей степени менеджерами высшего звена, то сейчас функционал необходим для специалистов разных уровней, - отмечает Надежда Шалимова, руководитель управления маркетинга ЭОС.

Управления контентом, рождающимся в процессе совместной работы

Еще одна интересная тенденция стала заметна в связи с массовым переходом компаний на удаленку и широким использованием средств коллективной работы. Резкое увеличение количества удаленных коммуникаций и обмена документами между сотрудниками породило необходимость управления контентом, рождающимся в процессе совместной работы.

Такие инструменты совместной работы, как Microsoft Teams позволяют это осуществлять без дополнительных трудозатрат или специальной настройки, так как все документы, которыми пользователи обмениваются в Microsoft Teams, автоматически сохраняются в SharePoint Online, позволяя в любой момент найти нужный документ, используя богатые поисковые возможности SharePoint, - рассказывает Сергей Якимчук, директор по развитию направления ECM компании TerraLink. - Таким образом, наша экспертная рекомендация состоит в том, чтобы при выборе корпоративного коммуникатора обращать внимание не только на базовый функционал чата/платформы для связи, но и на то, что у системы «под капотом», и насколько вы сможете впоследствии управлять артефактами мгновенных коммуникаций в рамках общекорпоративного подхода к управлению контентом.

Другие тенденции

Продолжают развиваться и другие тренды. Так, по словам Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн», расширяется спектр задач, которые должна решать СЭД/ECM-система, – это различные функциональные архивы (финансовые, технические и пр.), средства автоматизации специфических процессов для различных функциональных подразделений.

По мнению Сергея Якимчука, директора по развитию направления ECM компании TerraLink, одной из важных тенденций, которая стала заметна в 2019 году и продолжилась в 2020 году, стала централизация различных внутренних сервисных функций в общих центрах обслуживания (ОЦО). Как известно, ОЦО позволяют повысить качество обслуживание и одновременно снизить затраты на выполнение типовых процессов в крупных компаниях и холдингах. Поэтому целый ряд конкурсов и проектов в 2019 и в 2020 году касался именно создания систем электронного документооборота для таких центров.

Елена Пискунович, директор направления Microsoft SharePoint ГК «Корус Консалтинг», говорит об усилении тренда внедрения облачных СЭД/ECM-систем (и в формате SaaS, и в гибридном варианте). Российский крупный бизнес вслед за мировым все больше осознает выгоду таких решений, считает она.

Переход в облака для многих оказался хорошим решением. Так компании не только обеспечили доступность систем документооборота для сотрудников на `удаленке`, но и смогли снизить расходы на серверное ПО и оборудование и сопровождение всей инфраструктуры, - подтверждает Алексей Пестерев, руководитель направления «Управление контентом и документооборот» компании «Крок».

К числу трендов Алексей Пестерев причисляет также чат-боты и личные кабинеты. Их для удобства работы с документами `на удаленке` компании начали давать в помощь своим сотрудникам.

С помощью чат-ботов или личных кабинетов можно, например, не заходя в информационные системы заказать все что нужно за пару действий. Подобный чат-бот работает в КРОК уже несколько лет и имеет готовый набор функций — от заказа 2-НДФЛ до оформления заявок на отпуск, - поясняет Алексей Пестерев.

2019: Главные тенденции

Трансформация концепции ECM в концепцию CSP

По мнению Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн», главным событием 2019 года является трансформация концепции ECM в концепцию CSP (Content Service Platform) – пересмотр архитектурных требований к платформе и включение в контур традиционных задач ECM работы со структурированными данными и средств создания самых разнообразных приложений, объединяющих работу с контентом, структурированными данными, процессами и аналитикой в едином контуре автоматизации.

Основная идея CSP в том, чтобы отказаться от монолитной архитектуры в пользу платформы из набора сервисов. Принципиальный момент – эти сервисы интероперабельны, их можно собирать в наборы, причем даже если это продукты разных вендоров, - поясняет президент «ДоксВижн».

Второй момент, по его словам, заключается в том, что, помимо классических задач BPM и ECM, а также сервиса Capturing’a, новый класс систем поддерживает полноценную работу со структурированными данными и создание различных решений, а также функциональность рабочих групп различного уровня: коллективное редактирование документов, разовые поручения, микро-проекты.

Самое интересное в том, что с появлением концепции CSP-систем стало понятно, что мы – те, которые всю жизнь работали над своими уникальными системами, не похожими на западные, - всю жизнь занимались разработкой тех самых CSP-решений! Действительно, если посмотреть на то, какие классы задач закрывают наши продукты, – это и есть самые настоящие CSP-системы. В них делопроизводство – только одна из тех многочисленных задач, которые могут быть реализованы в рамках платформенной системы. Существенная поддержка справочников и сложных структурированных данных – это тоже функциональность наших систем, чего не было в классических ECM-продуктах. И вот этот новый рынок CPS-систем сейчас стал очень активно развиваться. В нашей стране отчетливо видно, что идет возрождение идеи электронного документооборота на совершенно новых позициях, - рассказывает Владимир Андреев.

Рост потребностей в технологиях искусственного интеллекта

На рынке СЭД/ECM растет потребность в решениях с применением технологий искусственного интеллекта и машинного обучения. Такие технологии уже позволяют решать задачи, которые связаны с автоматическим извлечением данных, их классификацией и поиском.

По словам Дмитрия Мервицкого, руководителя представительства SER в России и СНГ, эксперименты начались несколько лет назад, но именно в 2019 году стали заметны реальные примеры применения таких механизмов.

Константин Истомин, исполнительный директор Directum, в свою очередь замечает, что искусственный интеллект в 2019 году закрепил позиции главного тренда цифровизации документооборота и бизнес-процессов.

О применении ИИ в ECM мы говорили еще в 2017 году, тогда же выпустили и начали встраивать в бизнес-процессы сервисы для интеллектуальной обработки контента Directum Ario. Решение умеет распознавать и извлекать информацию из неструктурированных документов, классифицировать и заносить их в систему, определять маршрут дальнейшего движения документа с назначением ответственных и подготовкой проектов автоматических ответов на основе исторических данных из переписки. ИИ проверяет комплектность документов, сопоставляет номенклатуру и определяет проводки по первичным учетным документам, находит различия версий, вычисляет возможные риски условий договоров. Его главная роль – освободить человека от выполнения трудоемких рутинных процедур, - рассказывает он.

Артем Моисеенко, руководитель отдела экспертизы и развития компании «Логика Бизнеса», отмечает, что многие организации начали с доверием относиться к искусственному интеллекту и видеть в нем не только риски, но и большие перспективы.

На текущий момент ЕСМ с ИИ сервисами становится стандартом. Компании видят реальную финансовую выгоду передачи рутинных и не только операций от человека машине и не готовы платить за просто «системы для учета документов», - говорит он.

По наблюдениям Светлина Савова, директор по развитию FTS Russia, все больше поставщиков начинают работать в направлении разработки интеллектуальных возможностей в ECM-системах.

Роботизация процессов

Еще один тренд – роботизированная автоматизация процессов или Robotic Process Automation. На ее основе реализуются программные роботы, так называемые цифровые работники.

Мнения ИТ-директоров больших предприятий по поводу RPA разнятся. Далеко не весь крупный бизнес готов использовать RPA-решения, работающие через пользовательский интерфейс, поскольку технология не кажется им достаточно надежной, отмечает Константин Истомин.

Необходимость платформы Low-code

Одной из важнейших тенденций является развитие low-code инструментов для создания приложений, которые обеспечивают возможность радикального повышения скорости ввода новой функциональности и ее модификации, а также создание и модификацию приложений в организации без привлечения внешних разработчиков.

Мы видим необходимой частью СЭД-системы так называемую Low-code платформу. Это среда разработки, которая позволяет создавать решение с минимальными усилиями, без программирования, посредством настроек, - рассказывает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».

По его словам, важнейшим свойством цифровых платформ является возможность внесения быстрых изменений и наращивания функциональности без привлечения программистов и сопутствующих длительных проектов.

Это и есть фактически идея Agile, когда можно напрямую, используя low-code инструменты, быстро вносить изменения в готовое приложение. Тогда путь от бумаги к структурированным документам и бизнес-процессам осуществляется не за один длинный шаг, который длится годами, а через множество коротких циклов в методологии Agile. У СЭД-систем есть такая специфика, которая позволяет это органично реализовать, - отмечает Андреев.

Мобильная доступность

Один из основных трендов — все большее распространение мобильных технологий. Возможность работать в СЭД с любого устройства дистанционно, в том числе и без интернет-подключения, востребована и среди руководителей, и среди исполнителей, и в госсекторе.

Раньше мобильные приложения СЭД были доступны только ограниченному количеству пользователей, а сегодня в СЭД ТЕЗИС Система управления документами и задачами есть возможность приобретения безлимитных лицензий и всеобщей мобилизации. Правда, массовым явлением на рынке это еще не стало, - поясняет Илья Зайчиков, Product owner СЭД ТЕЗИС.

Елена Пискунович, руководитель департамента портальных решений ГК «Корус Консалтинг», добавляет, что использование систем электронного документооборота с мобильных устройств прежде всего касается наиболее часто выполняемых операций: поиск, просмотр и согласование документов, внесение корректировок, занесение договора или контрагента в систему. Для этих целей бизнес использует разнообразный ИТ-инструментарий: функцию Lazy Approval для почтовых сервисов, чат-боты в мессенджерах и мобильные приложения.

Стабильный интерес к облакам

По мнению Дмитрия Мервицкого, руководителя представительства SER в России и СНГ, в течение 2019 года его компания наблюдала устойчивый интерес к реализации решений в облачной инфраструктуре.

Нужно заметить, что облачная реализация стабильно вызывает интерес у заказчиков в течение последних нескольких лет, в 2019 году мы подписали партнерские соглашения с несколькими дата-центрами в России и часть наших заказчиков предпочла такие решения привычным установкам на основе собственной инфраструктуры, - рассказывает он.

Алексей Пестерев, руководитель практики управления контентом (ECM) ИТ-компании «Крок» замечает тенденцию на перенос в облака отдельных функций системы управления контентом, например, процесса оформления авансовых отчетов. Так клиент получает современный легкий инструмент, который легко интегрировать с корпоративными системами документооборота. И это может быть больше, чем коробочное решение. Такие облачные узкоспециализированные сервисы можно изменять и масштабировать, гибко развивая систему.

В целом госсектор и бизнес стали больше доверять свои данные облакам, в том числе благодаря выросшей репутации облачных провайдеров, которые обеспечивают безопасность и сохранность данных, - говорит Пестерев.

Заинтересованность в узкоспециализированных сервисах

Клиенты из разных отраслей все больше заинтересованы в узкоспециализированных сервисах. Например, для управления проектно-техническим документооборотом.

В 2014 году такую систему мы внедряли в крупной энергетической компании, и этот проект был одним из первых на российском рынке. Сейчас подобные системы востребованы в строительных, нефтегазовых, металлургических, энергетических компаниях, которые хотят безопасно строить и эксплуатировать объекты, оборудование. Мы это видим, в том числе и по спросу на систему технического документооборота на базе КСЭД 3.0 из реестра российского ПО, - рассказывает Алексей Пестерев, руководитель практики управления контентом (ECM) ИТ-компании «Крок».

Елена Пискунович, руководитель департамента портальных решений ГК «Корус Консалтинг», добавляет, что теперь заказчики часто внедряют отдельные модули СЭД как самостоятельные решения для прикладных бизнес-задач. В результате за короткий срок они получают ИТ-инструменты, которые заточены под конкретные бизнес-процессы.

Блиц-внедрения

Рост объема стандартных внедрений, без проекта кастомизации и проектного консалтинга – еще одна тенденция, которая будет актуальной в ближайшие годы.

В таких проектах заказчики подстраивают свои процессы под те, которые уже реализованы в системе, а не наоборот. Это открывает дорогу к блиц-внедрениям длительностью в недели, а также к реальным SaaS-решениям, считают в компании ЛАНИТ.

При этом важно, чтобы стандартное решение было реализовано на платформе – тогда за пределами стандартного решения, внедренного за две недели, будут открываться перспективы достаточно оперативной доработки системы под новые задачи, - уточняет Александр Родионов, директор департамента управления документами, руководитель Центра инноваций ЛАНИТ.

Распространение HR-tech

Продолжается бум автоматизации HR-процессов. Если раньше компании внедряли учетные кадровые системы, в которых работали только HR, HRD, а остальные пользователи работали вне системы на бумаге или по электронной почте, то сейчас чат-боты или терминалы самообслуживания помогают сотрудникам отправлять заявки на отпуска, знакомиться с кадровыми, организационными документами. Или, например, работник в цеху подтверждает факт ознакомления с приказом с помощью простой электронной подписи путем отправки СМС с личного мобильного телефона.

Пилотирование смарт-контрактов

В компании «Крок» замечают тенденцию на пилотирование смарт-контрактов в типовых процессах внутрикорпоративного документооборота, например, при взаиморасчетах внутри холдингов и при взаимодействии с подрядчиками.

По мнению Алексея Пестерева, это некий прообраз функциональности BPM-систем плюс возможность сократить затраты на рутинные операции, исключить подлог и повысить доверие к информации. Особенно это актуально, когда идет речь о данных из учетных систем или финансовых документов (первичная финансовая документация или неформализованные документы).

Генерация документов по заданным правилам

Еще одна тенденция развития СЭД, которая набирает обороты, связана с тем, что все чаще такие системы используются не только для того, чтобы хранить и маршрутизировать уже готовые документы, но и для создания этих документов.

Уже сегодня большинство документов в организации порождается по некоторым шаблонам, которые могут быть более или менее формализованными. Идея в том, что приемы заполнения документов в организации в большинстве случаев можно описать некоторыми формальными правилами. И мы видим существенный рост интереса к системам, которые позволяют массово генерировать документы по заданным правилам. Потому что тем самым существенно снижается вероятность ошибки и повышается производительность операций. Интересный проект такого рода мы недавно завершили в компании «Росгосстрах». Полисы ОСАГО сейчас генерируются сразу в электронном виде на базе карточки клиента. Все необходимые данные оказываются внутри периметра ECM: не каждая отдельная ИТ-система формирует свои документы, а этим занимается централизованно ECM-система, - рассказывает Александр Родионов, директор департамента управления документами, руководитель Центра инноваций ЛАНИТ.

Использование семантического поиска

Когда документ создан средствами СЭД-платформы и лежит в хранилище, его можно найти не только с использованием средств полнотекстового поиска, но и с помощью семантического поиска.

Имеется в виду, что по запросу «скол» вы найдете документ, в котором написано «дефект», потому что скол – это дефект, но не найдете «Сколково». Потому что система понимает, что это, во-первых, имя собственное, и, во-вторых, не является склонением исходного слова «скол». Это еще одно направление расширения границ ECM-системы, - рассказывает эксперт ЛАНИТ Александр Родионов.

По его словам, на рынке есть подходящие продукты в этой сфере, например, решения ABBYY. При этом ЛАНИТ частично использует как готовые модели этой компании, так и совместные с ней разработки.

Одной из ключевых проблем в семантическом поиске является описание онтологий.

Сейчас специалисты ABBYY очень близки к тому, чтобы ее разрешить, то есть превратить описание онтологий из чего-то подобного искусству, в технологический инструмент. Тогда мы сможем обучать этим навыком партнеров, и они тоже включатся в процесс создания онтологий для новых предметных областей. Мне кажется, что это задача совсем ближайшего будущего. Я ожидаю, что это будет актуальной задачей следующего года, если судить по уровню развития технологий, - отмечает Родионов.

Другие тенденции

Эксперты перечисляют и другие тенденции, замеченные ими в 2019 году, и которые будут актуальны в ближайшее время.

Елена Пискунович рассказывает о тенденции, которая связана с созданием единой экосистемы компании и расширением возможностей классической СЭД прикладными функциями.

К этим функциям могут относиться: управление изменениями, заявками и доверенностями, бюджетный контроль, претензионно-исковая работа, проверка благонадежности контрагента и прочие. Благодаря таким модулям в СЭД, пользователям не нужно переходить из одной системы в другую: все задачи выполняются в «едином окне», - отмечает она.

Денис Селезнёв, генеральный директор «Первой Формы», замечает активный рост спроса на решения с проактивной подготовкой информации для принятия решения по документу (автопроверка в СПАРКе и т.п.). Кроме того, среди трендов он выделяет важность для заказчиков показателей скорости реакции системы — пользователи стали очень требовательны в этом отношении, даже 5-секундное ожидание уже часто вызывает недовольство.

Наталия Михальчева, директор по маркетингу Корпорации «Галактика», перечисляет еще несколько тенденций рынка - интеграция с государственными информационными системами, внедрение технологий контейнеризации, более широкое использование свободно распространяемых серверных и клиентских платформ, информационная безопасность.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «Интертраст» по развитию бизнеса, считает, что главные тенденции СЭД связаны с ростом сложности и увеличением числа участников документооборота:

Это выдвигает требования повышенной мощности и гарантированной работоспособности систем СЭД. Отсюда следуют технологические тенденции - обеспечение работы в условиях высоких нагрузок и проактивный мониторинг инфраструктуры в которой развернута система и функциональной доступности СЭД. Требование импортозамещения заставляет производителей переводить СЭД на СПО технологии. Также растут требования к интеграционным возможностям СЭД.

Евгений Кучияш, директор по развитию направления ECM компании TerraLink, отмечает, что наиболее прогрессивные отечественные заказчики подтверждают тенденцию роста и востребованности двух технологических компонентов ECM-систем – использовании графов знаний и возможностей обработки естественного языка.

Компания TerraLink уже на текущий момент обладает компетенциями в этой области, и готова применять этот опыт в России, - добавляет он.

Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений ЭОС, выделяет пять общих тенденций рынка:

• Расширение контура систем и интеграция различных решений, переход от автоматизации отдельных задач к непрерывному цифровому потоку.
• Интеграция различных решений, организация единой точки входа.
• Растущие требования к информационной безопасности и к обеспечению отказоустойчивости.
• Применение технологий искусственного интеллекта на отдельных участках работы (рубрицирование, классификация, поиск по синонимам).
• Кроссплатформенность, веб-технологии, мобильность.

Дмитрий Арефьев, руководитель направления автоматизации бизнес-процессов «Диджитал Дизайн», считает, что на рынке последнее время «балом правит» рациональный выбор. Заказчик все больше обращает внимание на такие критерии системы, как высокая производительность, масштабируемость, развитые сервисы для эксплуатации в сложной корпоративной ИТ-инфраструктуре. Из относительно новых трендов он замечает увеличение количества запросов на поддержку PostgreSQL или Linux.

Илья Зайчиков, Product owner СЭД ТЕЗИС, причисляет к трендам использование решений с открытым исходным кодом, которые возможно развивать силами собственных ИТ-отделов.

Многие заказчики стремятся к максимальной независимости от вендоров, поэтому наращивают необходимые для разработки компетенции, - говорит он.

Алексей Пестерев из компании «Крок» относит к трендам разделение оперативного и архивного документооборота. В этом случае пользователь работает в единой системе, но документы распределены между изолированными электронными архивами и автоматически перемещаются согласно заданным правилам, номенклатуре дел и процедуре списания документов в архив по истечению срока хранения. Достигаемый эффект – соблюдение всех правил ведения архивного делопроизводства, ограничение доступа к документам, экспертиза ценности документов и сохранение юридической силы электронных документов.

Еще одна тенденция, по его словам, связана с применением цифровых двойников не только в моделировании и оптимизации производственных процессов, но и при автоматизации процессов управления корпоративным контентом.

Это позволяет проверять гипотезы в цифровой среде, где встроенные инструменты аналитики помогут определить потенциальный эффект от изменений. Такие запросы со стороны рынка уже появляются, - говорит он.

По мнению Артема Моисеенко, руководителя отдела экспертизы и развития компании «Логика Бизнеса», на текущем уровне развития технологий и законодательной базы трендом становится переход от неструктурированного обмена информацией к структурированному.

Электронные документы, дублирующие бумажные документы уже пережили свой формат. Гораздо удобней обратится к нужному программному сервису по определенному протоколу, передать ему ряд структурированных полей, подписанных ЭП, и получить требуемую услугу, чем обмениваться неструктурированным бумажными и электронными документами привлекая для этого большое количество посредников. В данному вопросе производители ПО рассчитывают на законодательную поддержку государства, - добавляет он.

Кроме того, по его словам, набирает обороты интернет вещей, на подходе 5G. В результате участниками общего производственного процесса все больше будут становится автономные устройства (роботизированные системы хранения документов, периферийные устройства, датчики и т.д.). Появляется возможность минимизировать человеческий фактор при передаче информации, что открывает новые перспективы как по автоматизации, так и по оптимизации процессов.

Сейчас в решениях все меньше внимания уделяется ширине канала связи, которая с каждым годом неуклонно растет, но при этом больший акцент делается на возможности работы определенных сервисов и устройств в автономном режиме для обеспечения общей стабильности работы централизованных решений, - говорит он.

Также в тренде, по мнению Артема Моисеенко, находятся цифровые помощники, которые в нужный момент с помощью дополненной реальности (голосом или визуально) на базе ИИ и подготовленных данных сообщают необходимую в данный момент краткую информацию.

2018: Главные тенденции

Рыночные тренды

Консолидация рынка

Рынок переживает существенную реструктуризацию спроса, что требует соответствующего изменения предложения. При традиционном восприятии СЭД как средства решения задач классического делопроизводства, согласования и контроля исполнения документов и заданий, возникает массовый спрос на более сложные и комплексные задачи. Например, централизованные и специализированные электронные архивы, которые помимо решения традиционных задач ECM включают в себя функциональность безбумажного документооборота (с учетом российской специфики), решение горизонтальных и отраслевых задач.

В качестве примера можно назвать и специализированные решения для управления претензионно-исковой работой, архивы первичной бухгалтерской документации, управление технологическим архивом документов материально-технического обслуживания. Подобные расширенные требования к платформе СЭД, ранее бывшие штучными, сейчас становятся типовыми практически в любом крупном проекте. Соответственно к платформе СЭД предъявляются требования, ранее не так часто востребованные – наличие средств управления процессами; средства Low-code разработки; механизмы управления ЭП, интеграции с операторами ЭДО и поддержка работы со структурированными документами; поддержка мобильных рабочих мест. Все это присутствовало в передовых платформах СЭД и раньше, но в последнее время начало использоваться в проектах массово.

Многие крупные компании обозначили свои планы по централизации разрозненных слабо связанных СЭД и отдельных приложений в единые централизованно управляемые комплексные СЭД. Это смещение позиционирования приводит к существенному повышению требований к масштабированию - как по общему количеству пользователей, так и по объему документов и процессов; развитию инструментов интеграции и сервисной архитектуре СЭД.

Важным фактором изменений на рынке стало и то, что в качестве ключевого заказчика системы все чаще выступают не только ИТ-службы и ответственные за делопроизводство, но и руководители функциональных подразделений, для которых автоматизируются процессы – производственные подразделения, бухгалтеры и финансисты, юристы и др.

Если излагать тезисно: главный тренд российского рынка СЭД/ЕСМ состоит в его консолидации из четырех более или менее самостоятельных рынков: СЭД – классических систем (приложений и платформ) электронного документооборота, автоматизирующих работу управленческого аппарата, ECM – платформ управления контентом, электронных архивов, централизованных хранилищ всех документов предприятия, как неформализованных, так и формализованных, BPM – платформ управления бизнес-процессами, в части, касающейся управлением контентом и workflow, ЭДО/EDI – операторов внешнего юридически значимого электронного документооборота. Интеграция этих рынков связана с использованием «разделяемых» ими технологий, - рассказывает Владимир Андреев, президент «ДоксВижн».

При этом, он отмечает, что рынки ECM и ЭДО/EDI растут, а рынки классических СЭД и BPM фактически стагнируют.

Это обострит борьбу вендоров и даст преимущества тем, кто в большей степени готов занять место именно на растущих рынках, - считает Андреев.

Стабильность импортозамещения

Сохраняется и один из главных трендов последних лет – импортозамещение. Но теперь он проявляется не в острой динамике, а в стабильном спросе на российские продукты со стороны крупных компаний. Отечественные решения становятся более зрелыми, а новые разработки - еще более адаптированными под отечественную специфику документооборота.

Мы оцениваем это и по общей картине рынка, и по спросу на собственную комплексную систему электронного документооборота новой версии – КСЭД 3.0. Сейчас она находится на рассмотрении для включения в Единый реестр российских программ для вычислительных машин и баз данных. В центральном аппарате "Росэнергоатома" и филиалах концерна построена система технического документооборота на базе одной из версий этого решения. Задача продукта - управление документами на этапе эксплуатации атомных станций, - рассказывает Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании «Крок».

По словам Константина Истомина, исполнительного директора Directum, импортозамещение охватывает не только госорганы, но и крупный бизнес. Санкции и связанные с ними случаи отключения компаний от поддержки западных вендоров повышают приоритет этой темы для заказчиков. Крупные организации, особенно госкорпорации, постепенно переходят от слов к делу и внедряют отечественные системы, прошедшие необходимую сертификацию.

Во многих компаниях завершается 5-8-летний цикл использования СЭД/ECM-систем, требуется их обновление. Замена работающих систем — это дорогой и болезненный процесс. Поэтому заказчики ожидают получить вместе с заменой качественно новые продукты. В целом, серьезным драйвером для всего рынка систем автоматизации являются государственные программы и инициативы, включая активную направленность на импортозамещение и цифровизацию экономики, - говорит он.

Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании «Логика бизнеса», добавляет, что ряд продуктов, которые исторически были привязаны к зарубежным платформам, прошли серьезный технологический путь в сторону отчуждения от них, на рынок выведены самостоятельные полноценные продукты, которые уже никак не зависят от зарубежных партнеров. Российский рынок ECM, по его словам, как и весь ИТ-рынок, становится по-настоящему российским.

По мнению Александра Родионова, директора департамента систем управления документами ЛАНИТ, распространенное мнение, что российские ECM-платформы уступают западным решениям по производительности и масштабируемости, уже не соответствует действительности.

Возможно, это было справедливо несколько лет назад, но сейчас ECM-платформы основных российских игроков в практическом плане очень мало отличаются от западных по масштабируемости, возможности поддержки высоконагруженных процессов. И уж во всяком случае, даже если этот разрыв и имеет место быть, за последние годы он очень серьезно сократился. Поэтому со временем будет все сложнее и сложнее находить требования заказчиков, для реализации которых российское решение не подошло бы только из-за масштаба данных и требований к производительности, - говорит эксперт ЛАНИТ.

Востребованность юридически значимого электронного документооборота

Рост доверия к системам электронного документооборота способствует тому, что все больше заказчиков готовы автоматизировать не только внутренние процессы документооборота, но и процессы обмена юридически значимыми документами со своими контрагентами. Заказчики начинают понимать, что автоматизация процессов обмена электронным контентом позволяет им экономить время и ресурсы на ручной обработке документации, ее согласовании и передаче. Освободившееся время сотрудников они могут направить на решение других задач, способствующих повышению эффективности бизнеса.

По нашим оценкам, данный тренд будет продолжаться и в ближайшее время мы станем свидетелями полного отказа от бумажного документооборота между компаниями и существенных изменений законодательной базы, способствующих этому процессу, - рассказывает Роман Коновалов, генеральный директор «АйДи – Технологии управления».

Аналогичного мнения придерживается и Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании «Логика бизнеса». По его словам, о полностью безбумажном документообороте внутри некоторых секторов экономики можно будет говорить уже в перспективе пяти лет.

Александр Назаров, директор по продажам СЭД «Тезис» (компания Haulmont ("Хоулмонт")), отмечает, что все чаще встречаются компании, движимые целью перехода на безбумажный документооборот.

Как правило, это организации, уже получившие значительные преимущества от автоматизации основных бизнес-процессов и стремящиеся полностью оптимизировать свою деятельность с помощью СЭД и ЮЗДО, - говорит он.

О более широком применении юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО) заявляет и Артем Пермяков, R&D-директор Directum.

Например, один из последних таких кейсов среди наших клиентов — компания «Калининграднефтепродукт», которая перевела в электронный и юридически значимый вид полный цикл работы с целым спектром документов: сменными отчетами, товарными отчетами (ТОРГ-29), товарно-транспортными накладными, калькуляционными карточками, актами приёма нефтепродуктов и другими видами внутренних актов, - рассказывает он.

По прогнозам Елены Ивановой, директора по маркетингу ЭОС, роль юридически значимого электронного документооборота возрастет, поскольку отказ от бумажных документов будет прогрессировать и на уровне госструктур, и в бизнесе, и в частной жизни. В связи с этим, по её мнению, особенно остро встают вопросы регулирования процессов, связанных с электронными архивами.

Популярность электронных архивов

Участники рынка отмечают популярность проектов создания электронных хранилищ данных, или электронных архивов. При внедрении такого архива бизнес-пользователь фактически получает единую базу для хранения всех бумаг и корпоративных данных организации, которая структурирована для удобства поиска конкретных документов и имеет разграничение прав доступа в соответствии с позициями сотрудников в компании.

Уже сейчас бизнес экономит огромные средства благодаря внедрению таких электронных архивов, особенно в тех сферах, где приходится регулярно обрабатывать «тонны» документов: к примеру, экономический эффект розничного бизнеса ВТБ за последние 5 лет от внедрения электронного архива для 130 Тб клиентских и внутренних документов составил около миллиарда рублей, - замечает Роман Коновалов, генеральный директор «АйДи – Технологии управления».

По мнению Артема Пермякова, R&D-директора Directum, тренд создания систем долговременного хранения документов интенсивно развивается в связи с новыми инициативами Росархива. Он отмечает, что организация эффективного ЮЗДО напрямую связана с развитием таких систем. Они позволяют организовать архивное хранение электронных документов, применять к ним правила архивного делопроизводства, использовать необходимые инструменты для сохранения юридической значимости и гарантированного уничтожения документов.

В то же время, растущие количество источников, число и объем документов уже привели к разрыву между традиционными архивными институтами и потребностями экономики. В сложившихся условиях и традициях (в том числе при текущем финансировании) архивы не могут справиться с хранением увеличивающегося объема документов.

По словам Елены Ивановой, директора по маркетингу ЭОС, это приводит к тому, что архивы уже сегодня расширяют источники комплектования, меняются правила хранения. К тому же это требует изменения регуляторики, связанной с архивным делом.

Однако этот тренд, скорее всего, будет иметь отложенное влияние, потому что технологических решений, которые бы однозначно обеспечили потребности и бизнеса, и государства, пока не существует. Но работа в этом направлении уже идет во всех развитых странах, и Россия – не исключение, - рассказывает Елена Иванова.

Переменная облачность

Развитие облачных СЭД – это вопрос уже не технологии построения систем, это вопрос готовности клиентов размещать свои данные в «облаке».

Несомненно, сегмент облачных СЭД является самым быстрорастущим последние годы, так как эти технологии дают преимущества: скорость развертывания рабочих мест, удобство взаимодействия между распределенными подразделениями, возможность удаленной работы, контроль конфиденциальной информации и пр. Есть компании, которые с охотой это делают и понимают, что это дает им возможность уменьшить затраты и повысить эффективность бизнеса. А есть компании, которые боятся потерять данные в «облаке» или просто не понимают, как выстроить бизнес-процессы между географически распределенными филиалами. Но переход в «облако» – не панацея, а вопрос консалтинга в каждом конкретном случае, - говорит Дмитрий Лившиц, генеральный директор «Диджитал Дизайн».

Алексей Семидетнов, генеральный директор Conteq, добавляет, что тренд миграции решений в облака нарастает.

Это позволяет клиентам получить готовое к применению решение с минимальными финансовыми затратами. Наверное, это не столь актуально для тех, кому надо наращивать капитальные затраты для повышения стоимости бизнеса, но для всех остальных облака - это реальный инструмент оптимизации затрат, - поясняет он.

Платформенный подход

Еще одна тенденция рынка - платформенный подход при выборе ЕСМ-решений. Он справедлив и для заказчиков, и для разработчиков. Чтобы не начинать каждый раз разработку заново, нужно работать с универсальным инструментом, своего рода ECM- конструктором (платформой), с помощью которого можно конфигурировать и вводить в эксплуатацию требуемую бизнес-функциональность.

Единая ЕСМ-платформа – верный способ добиться сбалансированной ИТ-экосистемы, позволяющей эффективно управлять корпоративными ИТ-сервисами. Кроме того, платформа позволяет гораздо быстрее разрабатывать прикладные решения, с чем связана наблюдаемая нами тенденция отказа от длинных циклов сделки и внедрения, - рассказывает Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании «Логика бизнеса».

Технологические тренды

Расширение функционала СЭД/ECM-систем

Функционал СЭД/ECM-систем охватывает все больше бизнес-процессов за пределами классического документооборота. Данные решения уже «перетянули» на себя некоторые функции других ИТ-систем, а в дальнейшем этот тренд продолжится.

К примеру, мы видим спрос на функционал управления проектами в СЭД. В связи с этим мы планируем в ближайшее время запустить опцию поддержки документоориентированных процессов в рамках проектного управления для органов госвласти, которым чрезвычайно важна именно документационная составляющая, напрямую связанная с СЭД. На первом этапе опция будет добавлена в СЭД «Дело», а в дальнейшем интегрирована и в другие наши платформы. Также у нас уже есть решение для аудита контрагентов, которое позволяет динамически отслеживать изменения, автоматически запрашивая данные из единых интегрированных справочников. Это позволяет избежать рисков – как коммерческих, так и налоговых, в том числе вовремя информируя о появлении или изменении степени рисков. Еще один инновационный инструмент направлен на автоматизацию взаимодействия – это чат-бот, который интегрирован с СЭД и позволяет настроить взаимодействие внутри компании или с внешними участниками процесса. Чат-бот собирает информацию поэтапно, что позволяет не терять информацию, передавать ее на обработку в СЭД и отправлять обратно, - рассказывает директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, говорит о возможности глубокой кастомизации функционала системы по требованиям заказчиков без выпуска специальной версии программного обеспечения. По его словам, СЭД становятся не только готовыми решениями, но и платформами для создания специализированных документоориентированных приложений, расширяя тем самым границы автоматизации документооборота.

Алексей Семидетнов, генеральный директор Conteq, также замечает тренд смещения решений из области чистого документооборота и автоматизации канцелярии в сторону более широкого понимания в контексте ECM - управления контентом и бизнес-процессами предприятия.

Михаил Хаскельберг, исполнительный директор компании «Первая Форма», считает, что сращивание СЭД/ECM и BPM-систем – это основной тренд рынка.

У нас практически нет проектов, где было бы востребовано только внедрение электронного документооборота, без автоматизации связанных с этим бизнес-процессов. Автоматизация СЭД часто становится первым шагом к развертыванию полноценной BPM-системы. При выборе СЭД заказчики обязательно анализируют наличие и качество BPM-движка, и платформы, которые его не имеют, сразу исключаются из рассмотрения, - поясняет он.

Дмитрий Лившиц, генеральный директор «Диджитал Дизайн», также считает, что СЭД должна быть гибкой и позволять максимально быстро настраивать новые бизнес-процессы.

СЭД продолжает захватывать территорию BPM-систем. Сегодня ведущие СЭД уже имеют BPM-движок, поскольку требования к системам меняются – теперь они должны не просто обеспечивать возможность моделирования бизнес-процессов, необходимы также инструменты аналитики и планирования. Системы, которые не справляются с растущим объемом новых задач, замещаются новыми, в портфеле которых десятки решений для различных бизнес-процессов, обеспечивающих сквозную автоматизацию. Поэтому системы, которые были лидерами 5 лет назад, рискуют исчезнуть с этого рынка через 3-4 года, если радикально не изменятся, - считает он.

Александр Родионов, директор департамента систем управления документами «Ланит», среди основных трендов технологического развития СЭД/ECM выделяет автоматизацию конкретных бизнес-процессов и удобство работы с информацией.

Наши заказчики все чаще используют Workflow для оптимизации работы по конкретным бизнес-направлениям: прием заявок и обращений, управление закупками, управление договорами с внешними контрагентами. На основании этих требований активно развивается функциональность маршрутизации и управления бизнес-процессами. При этом процессы у большинства заказчиков начинаются и заканчиваются вне СЭД, например, заявки поступают из личного кабинета, а пакет закупочной документации выкладывается на портале или торговой площадке. Поэтому вторым по важности, после развития Workflow, технологическим трендом я выделяю интегрируемость информационных систем для обмена данными, - рассказывает он.

Доступная мобильность

Мир движется в сторону мультиканальности взаимодействия – этого хотят заказчики и под это придется подстраиваться производителям СЭД и ECM. Современные решения должны работать с любыми устройствами и на любых операционных системах.

При этом даже мобильные решения должны быть полнофункциональными, а интерфейсы – едиными. Мы этот тренд осознали давно и уже идем этим путем, - отметила Елена Иванова.

Александр Назаров, директор по продажам СЭД «Тезис», напоминает, что вопрос развития мобильных приложений СЭД актуален уже несколько лет. Вендоры стремятся к тому, чтобы работа с мобильного устройства была доступна каждому сотруднику, а не только руководителям компании. Для этого необходимы технологии, позволяющие создать недорогое и для заказчиков, и для разработчиков приложение, которое при этом будет функциональным и удобным.

Мобильное приложение СЭД «Тезис» разработано с помощью фреймворка React Native. Он позволяет создавать приложения одновременно для iOS и Android, быстро переносить модификации основной системы в мобильное приложение и сохранять их при переходе на новую версию, - пояснил он.

Роман Коновалов из «АйДи – Технологии управления», добавил, что поскольку мобильная платформа позволяет получать доступ к данным в любом месте и в любое время, то это сильно упрощает жизнь таких отделов, как продажи и маркетинг.

Сегодня все ведущие поставщики ECM разрабатывают способы создания расширений и надстроек для перевода ECM в мобильный формат, - отметил он.

Интеллектуальность систем

Один из ключевых трендов, который можно зафиксировать в 2018 году, — это интеллектуальность СЭД. Заказчиками все чаще ставится задача внедрения функции интеллектуального поиска, автоматической классификации, автоматизированного извлечения данных из неструктурированных документов.

Конечно, это не новые изобретения в своем роде, однако если ранее во главу угла ставился базовый механизм оцифровки документов и автоматизация процессов, то теперь в приоритете оказываются задачи эффективности обработки и поиска информации, - говорит Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании «Крок».

Вадим Ипатов из «ИнтерТраст», добавляет, что функциональность ИИ будет выполнять значительную часть рутинных операций автоматически, например, автоматическое заполнения реквизитов документа в СЭД по файловому содержанию документа, автоклассификацию обращения граждан, автоматизацию жизненного цикла нормативного документа и многие другие процессы.

Мы предприняли первые шаги в сторону внедрения алгоритмов машинного обучения в СДУ «Приоритет» на базе Docsvision для автоматизации различных задач документооборота. Недавно наш совместный проект в Правительстве Ивановской области получил награду на конкурсе «ПРОФ-IT.2018» как «Лучший проект по внедрению инновационных технологий». Завершен только первый этап – анализ данных и разработка сценариев автоматизации, впереди огромный объем работ, но уже сейчас понятно, что этот эксперимент позволит вывести функции СЭД на новый уровень. Тренд на data science заставляет разработчиков СЭД менять оргструктуру – для реализации таких проектов необходимо иметь у себя в команде людей, которые профессионально владеют алгоритмами ML – data scientist, и предметных аналитиков, которые хорошо разбираются в данных, хранящихся в СЭД, и бизнес-процессах, - рассказывает Дмитрий Лившиц, генеральный директор «Диджитал Дизайн».

Мессенджеры

Один из главных трендов на рынке – мессенджеры. Бизнес активно использует WhatsApp и другие мессенджеры для продаж, совместной работы над проектами, обсуждения с поставщиками и покупателями деталей сделок и т.д. Пользователи хотят работать так, как им удобно – и поставщики решений СЭД/ECM должны подстраиваться под спрос.

«Первая Форма» реализовала чаты на мобильных платформах много лет назад, и теперь нам радостно, что эти технологии коммуникаций активно воспринимаются рынком. Каждый руководитель хочет принимать решения «где угодно», получать быструю обратную связь от подчинённых в любое время дня и ночи, оперативно обсуждать рабочие вопросы с партнёрами с той же лёгкостью, с которой участники WhatsApp-группы родителей учеников школы обсуждают суммы взносов на ремонт класса, - отмечает Денис Селезнев, генеральный директор компании «Первая Форма».

По словам Вадима Ипатова из компании «ИнтерТраст», с помощью мессенджера также можно будет решать ряд интересных задач: использовать боты, которые по команде будут выполнять определенные функции, использовать мессенджер как центр оповещений, передачи мультимедийного контента и др.

Качественные интерфейсы

Качество интерфейсов и юзабилити становится одним из весомых конкурентных преимуществ. Предприятия и организации хотят, чтобы пользователи могли работать с системой без длительного обучения. В условиях непрерывной цифровой трансформации бизнеса обеспечить простоту и интуитивную понятность систем – ключевая задача.

Это касается как традиционных фиксированных процессов, так и инструментов автоматизации неструктурированных и слабо формализованных задач. Задача не новая, но сказать, что по ней достигнут удовлетворительный результат, пока нельзя. В 2019 году мы запланировали много инноваций в этом направлении, - отметил Владимир Андреев, президент «ДоксВижн».

Новые решения должны быть интуитивно понятны, удобны, иметь возможность персонализации – все это необходимо учитывать при выпуске новых решений и новых версий, - добавила Елена Иванова из компании ЭОС.

По мнению Александра Назарова, директора по продажам СЭД "Тезис", в современном мире первое, на что обращают внимание при выборе системы, — это то, насколько проработанный и удобный интерфейс конкретного решения. Поэтому разработчики уделяют большое внимание детальной проработке UX/UI.

Если говорить о СЭД "Тезис", то в 2019 году система перейдет на новую версию платформы CUBA, в которой заложены практически безграничные возможности для работы над usability, - пояснил он.

Инструменты безопасности

Одновременно рост числа обрабатываемых в СЭД документов и популяризация концепции BYOD, когда сотрудники используют личные устройства для решения рабочих задач, увеличивают опасения заказчиков в области сохранности конфиденциальных корпоративных данных. ECM относятся к категории бизнес-критичных систем, поэтому бизнес-пользователи предъявляют повышенные требования к инструментам ИБ и обеспечению конфиденциальности данных.

В связи с этим вендоры совершенствуют алгоритмы киберзащиты, обеспечивают тесную интеграцию ECM с инструментами кибербезопасности или даже «вшивают» модули безопасности, разработанные с применением новейших методов шифрования, прямо в системы. Более того, новые технологии полностью меняют подходы к ИБ: по данным глобального отчета Cisco о кибербезопасности за 2018 год, 39% организаций зависят от автоматизации, 34% - от машинного обучения, и 32% - от искусственного интеллекта в борьбе с киберугрозами, - поясняет Роман Коновалов, генеральный директор «АйДи – Технологии управления».

2016-2017: Главные тенденции

Применение технологии блокчейн

Технология блокчейн без сомнения получила очень широкую популярность. Применение ей находят в самых разнообразных областях. Сфера электронного документооборота – не исключение. Так, по словам Артура Ишханяна, старшего исполнительного директора «АйДи - Технологии управления», на основе технологии распределенных реестров (блокчейн) уже появляются прототипы СЭД.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM&ECM компании «Крок», при этом замечает, что не смотря на то, что некоторые компании хотят на базе блокчейн-платформы выстроить документооборот внутри своей организации, гораздо больший потенциал имеет межорганизационный документооборот. К примеру, ведение распределенной базы данных для документооборота можно дополнить возможностью автоматизации выполнения смарт-контрактов, в частности, по начислению пени в случае нарушения сроков в договорах закупки.

В качестве примера он приводит проект ритейлера «М.Видео», который совместно со «Сбербанк Факторинг» и «Альфа-банком» объявил о применении блокчейн-платформы для факторинговых операций.

Речь идет о миллиардах рублей и десятках тысяч товарных накладных, которые раньше обрабатывались с помощью электронной почты и бумажного документооборота. Применение блокчейна позволило автоматизировать сверку отгрузочной документации, сократить операционные расходы и сократить риски мошенничества, - отмечает Сергей Плаунов.

Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса», считает, что у технологии блокчейн есть как минимум один положительный аспект: она позволяет создавать системы класса ECM для защищенного обмена документами вне организации на базе распределенной электронной подписи. Без использования единого центра доверия, который проще скомпрометировать. Потенциально это может помочь наладить доверительный обмен информацией между большим количеством организаций, которые изначально друг другу не доверяют, даже жестко конкурируют, но вместе с тем вынуждены обмениваться информацией друг с другом.

У нас уже есть первые пилотные проекты, на которых мы апробируем связку ECM-решений и технологии блокчейна. Предполагаем, что в течение ближайшего года появятся первые коммерческие проекты, - добавляет он.

В то же время Алексей Трефилов, директор компании ELMA, считает, что такие знаковые тренды последних лет как Big Data и blockchain пока достаточно далеки от практики.

На деле до таких технологий реальный массовый заказчик, увы, дойдет не скоро. Всем серьезным участникам рынка ECM\СЭД-систем предстоит еще очень большая работа по просвещению рынка, а то и его формированию, - говорит он.

Импортозамещение и требование полностью отечественной инфраструктуры

Рынок систем документооборота в России – устоявшийся и зрелый рынок, и изменения на нем происходят медленно, однако прошедший год несколько ощутимых изменений принес. Прежде всего, это существенное оживление в государственных органах власти по вопросу перехода на отечественное ПО: утвержден план перевода офисного ПО на отечественные платформы, прописаны конкретные сроки и достаточно четкие требования.

Как замечает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», всё это заставляет производителей отечественных платформ реализовывать работоспособность своих систем в полностью отечественной инфраструктуре, начиная от операционных систем и баз данных и заканчивая работой с отечественными офисными пакетами.

Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн», добавляет, что на рынке государственных органов власти появился реальный спрос не просто на «импортозамещение» или же на отечественные решения, которые работают на зарубежном базовом ПО, а на конкретные решения, базирующиеся полностью на отечественных программных продуктах.

По мнению Александра Назарова, директора по продажам Haulmont («Хоулмонт»), за два последних года тренд на импортозамещение значительно усилился. Заказчики все больше интересуются открытыми технологиями и стремятся к независимости от стороннего коммерческого ПО в тех областях, где это возможно. Для государственных учреждений главным трендом остается обеспечение импортонезависимости.

У СЭД ТЕЗИС и платформы CUBA, на которой она основана, полностью открытый код, все исходники мы передаем клиенту, который может как самостоятельно, так и с помощью нас или сторонних интеграторов адаптировать систему для своих нужд, - говорит Назаров.

Виктор Вайнштейн отмечает, что государство последовательно добивается того, чтобы реестр отечественного ПО заработал в полную силу.

Увеличивается давление на компании, пренебрегающие реестром. В результате все больше организаций начинают использовать отечественные ECM-системы. Отмечу, что решения из реестра уже имеют адекватную ценность для бизнеса, потому что лицензионная политика западных компаний практически не изменилась, - говорит он.

Павел Каштанов, генеральный директор компании «Синтеллект», отмечает, что несмотря на то, что тренд импортозамещения стоит рассматривать только в контексте организаций с государственным участием, есть тенденция его распространения и на частные компании.

С одной стороны, тренд вызвал определенный интерес и рост количества проектов замещения западного ПО на российские аналоги, с другой – заставил инвестировать российских производителей СЭД в доработку систем с целью поддержки свободного серверного ПО и СУБД. TESSA является полностью российской платформой, входит в реестр российского ПО Минкомсвязи и имеет ряд успешных внедрений в государственных организациях, в т.ч. на предприятиях оборонной промышленности. Для поддержки тренда импортозамещения (и не только) мы в этом году добавили в TESSA поддержку СУБД PostgreSQL. К середине следующего года планируется выпуск версии TESSA с поддержкой компонентов сервера приложений на базе ОС семейства Linux, - рассказывает гендиректор «Синтеллект».

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, добавляет, что импортозамещение - это небыстрый процесс, и нужно больше времени, чтобы оценить результаты:

Думаю, что к обсуждению этой тенденции мы вернемся еще не раз.

Масштабирование внедрений

Некоторые участники рынка замечают тренд на масштабирование ранее внедренных систем. Так, с подобной задачей, в которой требуется централизация крупных распределенных внедрений, в 2017 году столкнулся «ДоксВижн».

Организации дозрели до создания единых централизованных электронных архивов, все это происходит на фоне импортозамещения и замены западных ECM систем, – и это предъявляет новые требования по масштабированию к отечественным платформам, - замечает Владимир Андреев.

Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн», также фиксирует переход ряда компаний от децентрализованных к централизованным инсталляциям. При этом, по его словам, прослеживается тренд укрупнения систем, в частности, создание отраслевых решений.

Безбумажный документооборот

Одним из самых долгожданных трендов является переход ряда компаний на полностью безбумажный документооборот, в том числе юридически значимый.

Как отмечает Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления», несмотря на то, что правовая почва для перехода готова давно, до недавнего времени опасения заказчиков в области сохранности конфиденциальных данных служили препятствием переходу на полностью электронный обмен документами с контрагентами.

Тем не менее, с развитием технологий защиты корпоративной информации, например, криптографического шифрования, рынок показал свою готовность к нововведениям. Пока это в основном крупные сетевые компании, но в ближайшие год-два мы увидим, как бумажные носители исчезнут из большинства крупных холдинговых структур, - отмечает представитель «АйДи - Технологии управления».

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», считает, что реальные проекты по безбумажному документообороту появились благодаря активной работе государства по оформлению нормативной базы и стимулированию перехода на безбумажные технологии.

Это достаточно новая тема для платформ СЭД/ECM, и для реализации всего комплекса задач отказа от бумаги от платформы требуется целый ряд дополнительных функций, - говорит Андреев.

Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса», также замечает, что бизнес все больше уходит в цифровую сферу в плане документооборота и отходит от использования бумаги как носителя информации.

«Логика бизнеса» все чаще «останавливает» бумагу на подходе к компании: все документы цифруются на самом нижнем уровне, после чего уже в электронном виде попадают в оборот компании, - рассказывает он.

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, считает высоким потенциал перехода на полностью безбумажную работу внутри компании. По его словам, появляются реальные кейсы, как это может быть реализовано. Например, проект внедрения безбумажного документооборота на базе Directum в ГК «ЛокоТех», где автоматизация бизнес-процессов уже достигла 90%.

Чат-боты

Небольшой, но интересной новинкой последнего времени стало появление чат-ботов для различных мессенджеров.

Как отмечает Александр Невинчаный, заместитель генерального директора ГК «Корус Консалтинг», они помогают оперативно получать данные из СЭД в привычном для пользователей интерфейсе.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM&ECM компании «Крок», также замечает повышение спроса на чат-ботов. По его мнению, сейчас это популярный канал для «общения» с корпоративными ИТ-системами, в том числе с системой документооборота.

Расширение функциональности

Многие участники рынка замечают потребности клиентов в расширении функциональности СЭД/ECM-систем. Постепенно в них проникают возможности от решений других классов.

Об этом, в частности, говорит Александр Невинчаный, заместитель генерального директора ГК «Корус Консалтинг». По его словам, в функциональность ECM-систем начинают включать функции систем других классов, таким образом делая СЭД одной из опорных систем в любой ИТ-инфраструктуре.

Подобная тенденция приводит к тому, что на базе СЭД создается единое информационное пространство, которое помогает избежать дублирования информации и ускоряет бизнес-процессы, связанные с обменом данными и согласованием документов. В конечном итоге, подобные системы положительно влияют на эффективность организации, так как способствуют более оперативному принятию решению, - рассказывает он.

Сергей Плаунов из «Крок» фиксирует проникновение в СЭД функций BPM и Case Management.

Дмитрий Голосовский, руководитель отдела маркетинга компании «Интертраст», отмечает, что заказчиков интересуют возможности систем по расширению функциональности и охвата бизнес процессов с помощью настроек, workflow и кейс-менеджмента, а также инструменты быстрой разработки прикладных решений на базе платформы ECM и поддержка проектного управления.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», замечает использование СЭД/ECM для автоматизации различных не традиционных для СЭД процессов.

Номенклатура их очень разнообразна, это могут быть типовые отраслевые задачи и нетиповые для СЭД процессы различных функциональных подразделений: например, заказчиками процессов, которые реализуются в СЭД, становятся финансовые менеджеры, юристы и др. Это открывает новые перспективы для использования систем в организациях, уже внедривших СЭД, - говорит Андреев.

Александр Родионов, директор департамента систем управления документами ЛАНИТ, рассказывает, что клиенты компании с помощью существующей ECM-платформы, на базе которой уже внедрена СЭД, хотят автоматизировать ранее не охваченные внедрением процессы. В результате компания отмечает увеличение количества проектов, основой которых является Workflow-движок LanDocs «Маршрутизация», способный решать не только локальные задачи в рамках системы электронного документооборота, но и встраиваться в бизнес-процессы организации, оптимизировать их посредством интеграции с другими информационными системами, управлять данными и событиями. Автоматизация новых процессов в свою очередь увеличивает количество пользователей, которым нужен доступ к системе за периметром корпоративной сети с использованием устройств, находящихся под рукой (BYOD), что формирует дополнительные требования к информационной безопасности.

Сильная интеграционная составляющая СЭД/ECM-проектов

Stand-alone внедрений сегодня практически не бывает. В современных проектах часто требуется сложная и глубокая интеграция.

По оценкам Михаила Хаскельберга, исполнительного директора «Первой Формы», около 80% проектов имеют сильную интеграционную составляющую.

Важно уметь реализовывать достаточно сложные интеграционные схемы, чтобы вписывать систему в существующий ИТ-ландшафт и адаптировать к задачам конкретного клиента, - отмечает он.

По данным компании «ЕСМ Групп Про», в трех проектах из десяти требуются решения, в которых интеграционная составляющая, реализованная на базе ЕСМ, занимает добрую половину функционала.

Например, в нескольких наших проектах финансового сектора ЕСМ действует и как хранилище данных, получаемых из фронт-офисных систем, и как движок для распределения метаданных и файлов – в связанные АИС (в соответствии с бизнес-процедурами), - рассказывают в компании.

Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн», одним из требований обеспечения удобства работы с СЭД называет омниканальность.

Создание единого информационного пространства в рамках всей компании, тесная интеграция всех информационных систем и обеспечение «непрерывности» процессов – тренды, которые нельзя упускать из виду участникам рынка, - говорит он.

По словам Елены Ивановой, директора по маркетингу компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), среди госструктур востребовано взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и с порталом ССТУ (Сетевой справочный телефонный узел). Помимо этого, заказчиками нужна интеграция СЭД с социальными сетями, чат-ботами, мессенджерами и видеоконференцсвязью.

Мобильность для всех

О мобильности, как тренде, разработчики ECM активно начали говорить уже давно. Но, как отмечает Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, последние два года тенденция «мобильность для всех» стала по-настоящему массовой и подтвердилась реальными цифрами.

Если говорить о наших продуктах, то новое поколение мобильных приложений Directum Solo и Directum Jazz появилось еще в 2014 году. Но именно в 2016 году всплеск интереса к ним привел к многократному (более, чем в 10 раз) росту продаж лицензий. За три квартала 2017 года по реализации лицензий на мобильные решения мы уже на 15% опередили показатель за весь 2016 год, причем рост заметен как в сегменте крупных клиентов, так и в сегменте СМБ, а также среди государственных органов. Растут продажи Directum Jazz, разработанного в первую очередь для рядовых сотрудников, - говорит Бабинцев.

Александр Назаров, директор по продажам Haulmont («Хоулмонт»), добавляет, что до недавнего времени предоставление возможности использования мобильного клиента всем сотрудникам компании было делом затратным, не говоря уже об адаптации типового мобильного клиента под изменения основной системы.

Мы довольно успешно решали задачу доступности мобильного клиента для всех пользователей, реализовав мобильную версию с адаптированным веб-интерфейсом и в разы снизив ее стоимость. В настоящее время, следуя новым технологическим трендам, мы разрабатываем новую мобильную версию нашей СЭД ТЕЗИС Система управления документами и задачами на базе фреймворка React Native. Выход ее ожидается в начале 2018 года, - добавил он.

Александр Невинчаный из «Корус Консалтинг» рассказывает о популярности мобильных СЭД среди рядовых сотрудников.

Если еще несколько лет назад использование функций мобильной СЭД ограничивалось кругом топ-менеджером, то теперь все сотрудники компании все чаще и чаще получают доступ к обмену и согласованию документов с мобильных устройств. Эта тенденция предопределяет повышение динамики спроса и ускорение развития функциональности мобильных версий СЭД. В том числе это связано с тем, что разнообразие мобильных устройств требует постоянной разработки новых версий, - отмечает он.

Елена Иванова добавляет, что функционал мобильных приложений ЭОС существенно вырос, так как не только начальники, но и среднее звено активно пользуется ими каждый день. При этом, по её мнению, наиболее актуальны сейчас вопросы защищенности работы на мобильных приложениях и работы с электронной подписью (ЭП).

Повышенное внимание к безопасности

Одной из главных особенностей на рынке СЭД остается повышенное внимание к вопросам безопасности систем. Для предприятий, чьи сотрудники работают с большим количеством конфиденциальных данных о бизнесе, крайне важно сохранять уверенность в том, что эта информация останется в безопасности.

54% данных «сливаются» самими сотрудниками предприятий, подсчитали разработчики систем безопасности для СЭД. Если раньше кибербезопасность в СЭД ограничивалась защитой от сторонних взломов системы, то сейчас активно защищаются от внутренних угроз, - рассказывает Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления». В частности, совершенствуются технологии защиты данных и интеллектуальной собственности, как на уровне аппаратной части (компьютеров, серверов и сетевых устройств), так и на уровне отдельных файлов. Инструменты DLP (Data Loss Prevention), например, позволяют контролировать входящий и исходящий сетевой трафик или передачу данных с ПК на дисковые накопители. Можно отслеживать, какие данные покидают корпоративную сеть, и по тегированным файлам обнаруживать злоумышленников.

Артур Ишханян также замечает интересную тенденцию в области безопасности СЭД в 2017 году - рост количества систем, защищающих бумажные носители документов.

Во многих компаниях все еще установлены гибридные электронно-бумажные системы документооборота, и именно через бумажные носители происходит до 20% утечек. Разработчики систем корпоративной безопасности представили решения, позволяющие достоверно установить источник утечки конфиденциальных данных: для обнаружения нарушителя достаточно запустить файл-«приманку» в систему и дождаться, пока он окажется у конкурентов или СМИ. Суть в том, что к каждому конфиденциальному файлу создается уникальная копия, которая в случае утечки позволит установить дату и конкретного пользователя, - поясняет эксперт.

Аналитические инструменты

Ряд экспертов отмечают рост спроса на аналитические инструменты СЭД. По словам Дмитрия Голосовского, руководителя отдела маркетинга компании «Интертраст», они позволяют взглянуть на данные, содержащиеся в СЭД, с разных ракурсов в режиме реального времени.

Кроме того, он замечает появление интереса к направлению «интеллектуальная СЭД» - системе, поддерживающей связь между документами посредством кросс-ссылок, способной самостоятельно определять вид документа и содержание, по реквизитам и его содержанию и выполнять с ним соответствующие операции.

Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн», добавляет, что все более востребованными становятся модули системы, обеспечивающие поддержку принятия решений. Также он видит повышается интерес к практическому применению технологий машинного обучения в СЭД – «уже проведен ряд пилотных проектов, начинаются реальные внедрения».

Спрос на облачные СЭД

Пользуются популярностью решения с гибкой настройкой и развертыванием. В частности, растет спрос на облачные СЭД.

Как отмечает Артур Ишханян из «АйДи - Технологии управления», подключение документооборота к облаку не требует капитальных вложений в создание и поддержку ИТ-инфраструктуры, что значительно снижает стоимость владения системой. Причем наращивать мощности в облачной среде можно с ростом потребностей бизнеса. Поэтому такой вариант идеально подходит для заказчиков из СМБ или крупных компаний, которые хотят протестировать новую систему на одном или нескольких департаментах.

Снижение востребованности коробочных продуктов

Михаил Хаскельберг, исполнительный директор «Первой Формы», замечает падение спроса на коробочные продукты. По его словам, «коробка», как правило, решает слишком общие задачи и делает это строго определенным образом, в соответствии с зашитой в ней методологии. Заказчикам приходится подстраивать свои процессы под некие стандартные сценарии, которые обычно преподносятся как «лучшие отраслевые практики». Конечно, использование «коробки» снижает стоимость внедрения, но и эффективность такой системы ниже, чем глубоко кастомизированного решения, говорит он.

Абстрактные «лучшие практики» не всегда помогают конкретному бизнесу, в большинстве случаев компания захватывает рынок именно за счет своей уникальности. Поэтому из двух вариантов – «дешево и сердито» или дороже, но эффективнее – заказчики сегодня чаще выбирают второй вариант, - отмечает Михаил Хаскельберг.

По его мнению, «лучшие практики» безусловно есть, но в головах консультантов, а не в коробочных решениях. И каждая реализация таких практик сильно завязана на специфику бизнес-процессов конкретной компании. Поэтому заказчики предпочитают работать не с автоматизаторами, а с экспертами-консультантами.

Эффективные внедренцы не просто создают систему по требованиям заказчика, но наравне с заказчиком участвуют в формировании этих требований, помогая получить от системы максимальную отдачу. Мы видим, что на рынке есть крупные компании-разработчики, чьи решения используют тысячи компаний, но у которых вообще нет этапа бизнес-анализа. Они изначально ориентированы на внедрение типизированных решений, на механистическое внедрение, не предусматривающее глубокого анализа и оптимизации бизнес-процессов заказчика. Сегодня такие разработчики сталкиваются с проблемой развития продаж, поскольку у их клиентов нет понимания того, как можно развивать уже внедренные системы, - поясняет эксперт.

Более широкое применение свободного ПО

Сергей Евсиков, директор «Аскон-Системы проектирования», в качестве одного из трендов последнего времени называет более широкое применение свободного ПО как вендорами, так и заказчиками.

Здесь подразумевается использование решений, основанных на отрытом коде — либо цельных, законченных СЭД-решений, либо компонентов свободного ПО. Тут тоже есть обратная сторона. Многих беспокоит инфраструктура с открытым исходным кодом, когда компоненты системы лежат в открытом репозитории — да, они бесплатны и доступны, но не могут быть на гарантийной поддержке. Заказчик не привык к этому, хотя тема перспективна и давно используется в мире, - говорит Евсиков.

Виктор Вайнштейн, гендиректор «Логики бизнеса», в интервью TAdviser рассказал, что его компания активно стремимся к повышению доли СЭД на базе СПО.

Буквально на днях (ноябрь 2017 года, прим. TAdviser) подписали контракт, который станет крупнейшим по внедрению СПО-системы для управления корпоративным контентом в России, - добавил он.

ROI-подход

Важнейшим трендом, по мнению Михаил Хаскельберга из компании «Первая Форма», является ориентация на результативность для бизнеса. По его словам, практически исчезли проекты, которые делаются из общефилософских соображений – только потому, что кто-то решил иметь СЭД\ECM-систему.

Сегодня, если компания инициирует проект внедрения СЭД\ECM, то она четко понимает зачем ей это нужно и просчитывает потенциальный финансовый эффект. В «Первой Форме» мы называем это ROI-подходом, и в нашей практике таких проектов не менее 90%. Все крупные внедрения, которые стартовали за последний год, были получены благодаря подготовке прозрачного и убедительного экономического обоснования проекта, - рассказывает Михаил Хаскельберг.

Увеличение интереса к юридически значимому документообороту

Важной тенденцией последнего времени стало увеличение интереса компаний к юридически значимому документообороту.

Как отмечают в «Корус Консалтинг», все большее количество российских компаний, понимая, что существует правовая база для использования ЮЗДО, признают эффективность данного решения и переходят или планируют переход на ЮЗДО.

Павел Каштанов, генеральный директор компании «Синтеллект», добавляет, что с ЮЗДО теперь так или иначе связан каждый второй проект. Причем, интересоваться этой темой заказчики начали давно, но реальная юридически подкрепленная база и повсеместное использование этой технологии появились буквально в последние годы.

В этой связи мы сразу встроили в нашу платформу интеграционную связку с одним из наиболее популярных провайдеров – сервисом Диадок (СКБ Контур), т.е. ее даже не нужно приобретать отдельно, она уже есть в базовой поставке платформы TESSA, - говорит Павел Каштанов.

Сергей Евсиков, директор «Аскон-Системы проектирования», замечает массовый переход на обмен электронными документами, а также всё более лояльное отношение к использованию электронной подписи. Термин юридически значимого документооборота, по его мнению, становится повседневностью.

С другой стороны, он отмечает, что востребованность решений и их реальное использование — вещи разные:

Например, электронная подпись в нашей системе управления проектной организацией Pilot-ICE была реализована уже в первой версии, но через два года после ее выхода мы не смогли сдерживать напор клиентов, которые говорили: «Да, мы понимаем, ЭЦП — это здорово, но дайте нам возможность ставить рядом подпись-факсимиле». Так что прогресс есть, но он не такой стремительный, как кажется после прочтения новостей о тотальном переходе на цифру — пока люди только пытаются привыкнуть к тому, что ручка им больше не нужна.

Миграция с устаревших систем

Еще один тренд, о котором говорят участники рынка – это миграция крупных компаний на новые, современные ECM-системы и платформы.

Об этой тенденции, в частности, говорит Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum:

Разработки, установленные много лет назад, морально устаревают. К тому же сами крупные заказчики развиваются, их потребности растут, появляется необходимость внедрения новых инструментов (например, мобильных приложений, расширения спектра бизнес-решений). А для вендоров и интеграторов становится насущной задача переноса исторических данных из разных систем.

Интеллектуальное распознавание

Хорошие перспективы в СЭД/ECM имеют интеллектуальные инструменты распознавания изображений. По мнению Артура Ишханяна, старшего исполнительного директора «АйДи - Технологии управления», через 2-3 года бумажные документы будут фотографироваться и мгновенно, безошибочно расшифровываться системой.

В компании "ЕСМ Групп Про" возможности потокового ввода, автоматической типизации, распознавания и дальнейшего распределения документов в контуре ЕСМ называют ощутимым преимуществом для банков и ритейла.

Сокращение времени обработки бумажных оригиналов, придание юридической значимости цифровым образам документов – все это сокращает издержки. И наши заказчики это хорошо понимают», - отмечают в "ЕСМ Групп Про".

2015-2016: Главные тенденции

Расширение функциональности СЭД/ECM

Требования компаний к системам электронного документооборота меняются. Современные решения подобного класса должны обладать не только традиционными возможностями, но и решать более широкий круг задач.

Так, по мнению Елены Ивановой, руководителя управления маркетинга компании ЭОС, коммерческим компаниям нужно уже далеко не просто СЭД и даже ECM, система должна закрывать множество других повседневных задач – например, проектное управление, совещания, корпоративные порталы. «Важны такие возможности как интеллектуальный быстрый поиск, сравнение версий документов, возможности видеоконференцсвязи», - считает она.

В последнее время в некоторых организациях делают ставку на СЭД, как на инструмент управления. Этим пользуются в основном сильно регламентированные организации, например, госорганы или крупные холдинги, где строится сильная вертикаль власти, а СЭД становится, в первую очередь, инструментом иерархического управления и контроля.

В этом случае к системе предъявляют повышенные требования по наличию функционала планирования, контроля исполнения поручений, распорядительных документов и пр., - рассказывает Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», говорит о возникшем спросе на готовые модули в рамках СЭД, закрывающие отдельные функциональные горизонтальные (например, управление совещаниями, претенциозно-исковой деятельностью и т.п.) и специфические отраслевые задачи (управление досье клиента в банке, обращение граждан в госорганы и пр.).

Все чаще возникает потребность в автоматизации задач безбумажного документооборота - как специфического (например, работы со счетами-фактурами), так и общего (договорной процесс, общее управление), - говорит Андреев.

Александр Назаров, директор по продажам СЭД ТЕЗИС компании Haulmont, добавляет, что сейчас у заказчиков есть потребность в объединении функций различных систем в едином для организации (государственной или коммерческой) информационном пространстве.

Конечно, удобно иметь возможность из системы внутреннего документооборота отправлять подписанный ЭП документ контрагенту (или получить его от контрагента), размещать информацию на внутреннем портале или получать обращения с сайта компании не выходя из интерфейса СЭД. Поэтому все больше востребованы готовые интеграционные шлюзы, позволяющие осуществлять обмен данными СЭД с системами другого класса, - рассказывает Назаров.

Интерес к облакам

Эксперты российского рынка СЭД/ECM видят рост интереса компаний к облачным сервисам и системам. Однако, большинство участников рынка оговариваются, что этот тренд в первую очередь касается компаний сегмента СМБ. Главный плюс для них очевиден – это экономия.

Интерес к облакам растет в сегменте средних компаний. Облачная инфраструктура – один из способов некой экономии на собственных ИТ-бюджетах, - говорит Елена Иванова.

С ней согласен и Александр Невинчаный, директор департамента портальных решений ГК «КОРУС Консалтинг». По его словам, использование облачных сервисов позволяет c минимальными затратами запустить СЭД.

Такого же мнения придерживается и Светлин Савов, директор по развитию FTS Russia: «Малые и средние компании интересуются облачными технологиями, автоматизация бизнес-процессов позволяет им значительно экономить и справляться с кризисом».

В это же время, по мнению представителя FTS Russia, определенный интерес в СЭД/ECM наметился к гибридным облакам, которые позволяют распределять данные и использовать локальные и облачные ресурсы одновременно.

Корпоративные соцсети

Коммерческие компании постепенно переходят на среды совместной работы и хранения документов, подобные соцсетям, где можно свободно коммуницировать и эффективно структурировать информацию в рамках конкретного контекста. При наличии элементов геймификации, подобные пространства становятся еще более привлекательными к использованию.

Спрос на подобные системы сейчас активно растет, говорит Сергей Плаунов.

Например, в компании КРОК мы уже несколько лет используем корпоративную соцсеть КРОК Live, которая заменяет нам довольно много внутренних сервисов - внутрикорпоративного портала, базу знаний, специализированные системы управления контентом, медиапортал. Система позволила нам систематизировать и интегрировать ряд бизнес-процессов, связанных с коммуникациями, обменом знаниями, информацией, позволяя хранить документы, обсуждать их, совместно работать над ними, присваивать статусы, быстро просматривать файлы в браузере, не скачивая их. С помощью нашей соцсети можно также открывать, редактировать и сохранять документы сразу из всех офисных программ, не заходя в саму систему, - рассказывает Плаунов.

Импортозамещение

Импортозамещение, безусловно, является одним из самых обсуждаемых трендов, который затрагивает в том числе и рынок СЭД/ECM-систем.

Говоря об импортозамещении, в компании «ДоксВижн», к примеру, замечают более активный интерес заказчиков к отечественным системам в контексте ECM-функциональности, в частности, повышение требований к масштабируемости и поддержке кроссплатформенных решений.

Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting, в связи с ростом курса доллара и усилившейся тенденцией к импортозамещению наблюдает снижение спроса на ECM-платформы ведущих мировых производителей.

Александр Невинчаный из «Корус Консалтинг», говорит, что благодаря политике импортозамещения многие государственные организации, в том числе и крупные государственные корпорации выбирают теперь в качестве ECM-платформы российские разработки, даже если до этого работали с западными системами.

Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи), считает, что регуляторное оформление тренда на импортозамещение в ИТ в виде реестра российского ПО оказало большое влияние на рынок.

Ведь наличие или отсутствие продуктов компании в реестре российского ПО стало серьезным рыночным дифференциатором. Если у компании вообще нет своих продуктов или ее продуктов нет в реестре, это сразу отсекает ее от участия в объявляемых гос. тендерах. Так что реестр и его присутствие в тендерной документации служит одновременно и барьером и драйвером бизнеса тех ИТ-компаний, у которых есть свои продукты, включенные в реестр. Т.е., как уже сказано, рыночным дифференциатором, - говорит Вайнштейн.

Подробнее о том, какое влияние процесс импортозмещения оказал на российский рынок СЭД/ECM, можно узнать здесь.

Проникновение в СЭД идей BPM

Еще один тренд связан с проникновением в СЭД идей и методик BPM, например, функционала case management. В этой области появляются все новые стандарты. Например, нотация BPMN (Business Process Model and Notation) уже практически дефакто поддерживается разными платформами, в особенности новыми системами. Что касается CMMN (Case Management Model and Notation), то пока такой широты распространения он не получил, но потихоньку проникает в системы практически наравне с DMN (Decision management notation). Об этом, в частности, говорит Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.

По его словам, свою новую версию Корпоративной системы электронного документооборота (КСЭД 3.0) КРОК развивает с использованием всех этих стандартов.

«Эта версия системы является полностью российским продуктом, который строится на опыте и наработках КРОК в области построения крупных автоматизированных систем, и может быть использован российскими госзаказчиками с целью импортозамещения», - рассказывает Плаунов.

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», замечает, что основные типовые задачи СЭД в российских реалиях – автоматизация процессов документационного обеспечения управления и различных процессов согласования в большинстве организаций уже закрыты, поэтому СЭД выходят за границы традиционных задач. Прежде всего, это автоматизация различных административных процессов за границами ДОУ. «В этом направлении от СЭД требуются более гибкие системы настройки и автоматизации процессов, например, наличие BPM-подсистемы», - считает президент «ДоксВижн».

Укрепление позиций OpenText

Ряд экспертов замечают укрепление позиций ECM-платформы OpenText. Так, по мнению Александра Бейдера, директора направления ECM компании TerraLink, на ECM-рынке заметно усиление признания OpenText как поставщика промышленных решений, а также безусловное доминирование OpenText на рынке систем управления бизнес-документами в контексте использования SAP ERP.

С другой стороны, представитель TerraLink отмечает снижение авторитета Dell/EMC Documentum и спроса на него, что отражает и мировую тенденцию в области взаимного позиционирования этих систем. Все это завершилось вполне логичным приобретением Documentum компанией OpenText. Хотя этот факт застал врасплох очень многих, в том числе, и партнеров OpenText, замечает Александр Бейдер.

Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting, также говорит об укреплении позиций ECM-платформы OpenText по отношению к платформам Documentum и IBM FileNet.

Мобилизация СЭД

Актуальной тенденцией, безусловно, является и мобильность. Системы СЭД должны обеспечивать не только оперативный доступ к данным, но и возможность работы с документами в любое время и без необходимости нахождения в офисе. Мобильный доступ к системе позволяет оптимизировать внутренние бизнес-процессы компании, предоставляя, как например, возможность ознакомиться с документами посредством телефона или планшета.

«Гаджеты в скором времени станут основным инструментом доступа к корпоративному контенту, поэтому тенденция к мобильности будет только усиливаться», - полагает Александр Невинчаный, директор департамента портальных решений ГК «Корус Консалтинг».

Артем Андреев, ведущий проектировщик корпоративных мобильных приложений компании ЭОС, отмечает достаточно высокую востребованность мобильных решений в госорганах и в крупных коммерческих компаниях, где ведется планомерное развитие и расширение СЭД/ECM-систем. Такие клиенты не только покупают коробочные решения, но и заказывают специализированные мобильные приложения.

Средний же коммерческий сегмент сейчас скорее присматривается к мобильным приложениям с позиции приобретения в будущем году.

Если говорить о портрете потребителей, то мобильными приложениями пользуются уже давно не просто руководители, но и средний менеджмент, и рядовые сотрудники. Это предопределяет более динамичный спрос и быстрое развитие функционала.

Сейчас мы видим развитие мобильных приложений на нашем рынке в двух направлениях: наращивание функционала в области документооборота (например, полнотекстовый поиск по всей базе, просмотр связанных документов и т.д.) и новые функциональные модули, которые призваны будут оптимизировать работу в области управления совещаниями, отслеживать контроль исполнительской дисциплины (аналитика), осуществлять подписку на новостные каналы и т.д. Таким образом, речь уже идет о некоторого рода пульте управления, аккумулирующим различную информацию и позволяющим с ней работать в различных разрезах. Например, некоторым госорганам хотелось бы иметь новостной блок в рамках нашего мобильного приложения для того, чтобы по каким-то особо важным новостям тут же создавать инициативные поручения. Или, например, видеть свои поручения в календаре вместе с другими мероприятиями и встречами, что позволит пользователю эффективно управлять свои временем», - рассказывает Артем Андреев.

В то же время, в различных организациях наблюдается разная динамика распространения такой мобилизации. Если в одних – мобильная версия системы документооборота является must-have, то в других наоборот - внутрикорпоративные политики информационной безопасности в некоторой степени пока препятствуют внедрению мобильной версии СЭД. Хотя по мнению экспертов, с технической стороны ограничений здесь нет.

Уже появились средства, которые позволяют шифровать данные на мобильных девайсах, либо хранить ключ электронной подписи на специальном устройстве, которое можно подключать к смартфону или планшету безопасным образом», - поясняет Сергей Плаунов из компании КРОК.

Юридически значимый документооборот

Немаловажной тенденцией является переход на полностью безбумажный документооборот, особенно в части финансовых юридически значимых документов.

По словам Руслана Шакирова, генерального директора компании «МайТэк», данный тренд активно поддерживается на законодательном уровне и многие компании уже используют его в своей работе, понимая эффективность и чувствуя реальную экономию средств.

Наша компания не исключение. Мы на собственном примере показываем потенциальным и текущим партнерам преимущество работы с юридически значимыми документами (договоры, акты, счета-фактуры и т.п.) в электронном виде, с использованием усиленной ЭП и подкрепляем наши взгляды реальными показателями эффективности, - говорит Шакиров.

Олег Назарько, руководитель группы разработки и внедрения «СИНТЕЛЛЕКТ», главный архитектор СЭД TESSA, добавляет, что запрос о юридически значимом электронном документообороте присутствует уже почти в каждом проекте, при этом он действительно актуален, внедряется и используется, в отличие от ситуации 3-5-тью годами ранее, когда на пресейлах активно спрашивали про ЭЦП и юридическую значимость, но как правило, в реальной деятельности это не использовалось.

Александр Невинчаный также говорит об актуальности этого тренда. По его наблюдениям, все больше клиентов, понимая, что существует правовая база для использования ЮЗДО, признают эффективность данного решения и переходят или планируют переход на ЮЗДО.

Александр Бейдер из TerraLink замечает расширение сферы применения межкорпоративного юридически значимого документооборота.

«Умные системы»

Информационный рынок требует от современных систем быть «умными», они должны самостоятельно определять суть проблемы и решать ее за считанные секунды, то есть фактически обладать искусственным интеллектом.

Искусственный интеллект на основе своего «опыта» и принципа самообучаемости должен помогать руководителю принимать правильные управленческие решения.

По мнению Руслана Шакирова «умные системы» − ключевое направление развития ИТ индустрии в ближайшей перспективе.

Возьмем ситуацию с входящим документом. Классически письма попадают к делопроизводителю или секретарю, который предварительно их просматривает, регистрирует и отправляет руководителю на рассмотрение. Далее руководитель выносит резолюцию и формирует поручение исполнителю/лям. В работе задействовано несколько человек и много ручного труда, - рассказывает Шакиров. - «Умные» СЭД позволят сократить часть звеньев, например, закрыть ряд функций секретарей и ускорить рутинность проводимых операций.

Как это работает? При получении электронного письма «умная» СЭД сама анализирует документ, регистрирует, формирует резолюцию и отправляет исполнителю. Руководитель подключается только на этапе вынесения резолюций, а работа секретарей и вовсе исключается.

«Или другой пример – процедура согласования договорного документа. В целевой модели система сама должна проводить первичную юридическую экспертизу содержания документа, то есть вычитывать и «понимать» текст, интеллектуально обрабатывать его и выдавать рекомендации юристу-эксперту. То же самое с бухгалтерской экспертизой, финансовой и так далее, - поясняет , генеральный директор «МайТэк». - Мы понимаем, что за такими технологиями будущее и уже активно разрабатываем новое решение, которое органично закроет все потребности заказчиков в «умных» ECM, ERP и других подобных системах.

Создание полноценных электронных архивов

Среди других трендов, о которых говорят эксперты российского рынка СЭД, упоминается процесс создания полноценных электронных архивов. Об этом, в частности, говорит Елена Иванова, руководитель управления маркетинга компании ЭОС. По её наблюдениям, крупные компании накопили большие объемы электронных документов и теперь их нужно правильно хранить.

Замена устаревших СЭД

Замена старых систем электронного документооборота также сохраняет свою актуальность. Компании продолжают заменять устаревшие платформы и ранние версии СЭД российских производителей.

Крупные и быстрорастущие компании вкладываются в ИТ, чтобы оптимизировать расходы, заменить устаревающие системы на волне глобального перехода бизнеса в цифровую среду, - отмечает Светлин Савов, директор по развитию FTS Russia.

Олег Назарько из компании «СИНТЕЛЛЕКТ» называет замещение ранее внедренных систем одним из главных трендов последнего времени.

Именно замещение в целом, а не просто импортозамещение. На рынке все активнее наблюдаются не просто замены западных устаревших технологий, вроде Lotus’а, но и, например, довольно часто замещаются уже вполне отечественные, достаточно современные (начала и середины двухтысячных) платформы, которые уже не отвечают современным ожиданиям, - говорит Назарько.

2014-2015: Главные тенденции

Импортозамещение

Один из самых популярных трендов, касающийся как СЭД/ECM, так и других типов корпоративного ПО – это импортозамещение. О том возможна или невозможна замена зарубежных решений отечественными, а также стоит или нет этим заниматься, говорят сейчас многие, но однозначного мнения здесь нет. В любом случае законодательные инициативы ускорят процесс замены иностранных решений в госсекторе, при этом в коммерческом секторе большую роль будет играть скорее финансовая составляющая. Падение курса рубля сделали иностранные системы дороже, поэтому при внедрении новых решений заказчики станут еще больше обращать внимание на российские разработки, а также на СПО-решения.

Мнения участников рынка СЭД/ECM по поводу импортозамещения разделились. Некоторые компании пока не замечают проявления этого тренда. Ряд компаний полагают, что такие замены не возможны по причине большого технологического разрыва между решениями или из-за потери инвестиций, которые уже были вложены в первоначально внедренную систему. Часть компаний положительно оценивают новый тренд, считая, что отечественные решения могут заменить иностранные и увеличить свою долю.

Так, например, Татьяна Миляева, заместитель директора практики ECM компании AT Consulting (Группа ЭйТи Консалтинг), считает, что в связи с законом об импортозамещении есть шанс, что российские СЭД/ЕСМ-решения начнут активно развиваться и станут достойными соперниками для иностранных систем, занявших прочные позиции в крупных российских компаниях благодаря функциональным и высокопроизводительным возможностям.

«В свою очередь, это повлечет изменения и в иностранных платформах – они будут вынуждены искать способы снижения стоимости без снижения качества и становиться более гибкими, чтобы остаться на российском рынке», - добавляет Миляева.

Андрей Черногоров, генеральный директор Cognitive Technologies, замечает, что в условиях импортозамещения и задачи дополнительно обеспечить информационную безопасность своей компании от внешнего воздействия, большое внимание сейчас приковано к мобильным приложениям на открытом коде и с полностью отечественными компонентами.

«В сегменте СЭД уже сегодня западные решения компаний EMC, IBM и SAP с успехом заменяются на российские продукты от Cognitive («Е1 Евфрат»), «1С» и «Доксвижн». А западные мобильные бизнес-приложения уровня Google Keep, Slack, Trello и Basecamp – на «Мегаплан», Е1 и «План-Фикс». Описанная тенденция внутри рынка бизнес-приложений подкрепляется и общегосударственной повесткой», - говорит гендиректор Cognitive Technologies.

Аналогичной позиции придерживается и Сергей Плаунов, руководитель направления BPM/ECM компании «Крок». По его мнению, государственная политика, нацеленная на импортозамещение, привела к дополнительному спросу на российские инструменты СЭД, а также решения на базе открытого исходного кода.

«В частности, автоматизация документооборота возможна с помощью решений на базе open-source продуктов Alfresco и JBoss, а также используя «чисто» отечественные разработки, такие как Directum, DocsVision и др. Мы используем эти решения в своих проектах. Например, на базе ECM-платформы Alfresco мы реализовали проект для государственного учреждения, с количеством пользователей системы - около 250 человек. Кроме того, мы развиваем собственную корпоративную систему электронного документооборота «Крок» на базе технологий open-source. Такое программное решение также может стать вариантом импортозамещения, - полагает Плаунов.

Замечают данный тренд и в компании Haulmont.

«Тренд «импортозамещения» действительно становится все более ощутимым на рынке СЭД. Все больше наших клиентов обращают внимание на то, что система ТЕЗИС – полностью российский продукт, созданный на российской платформе российской компанией-разработчиком. Клиенты особенно интересуются открытым кодом, возможностью работы системы на СПО, независимостью от стороннего коммерческого ПО (СУБД и серверной ОС)», - рассказывает Александр Назаров, руководитель отдела продаж Haulmont.

Об СПО и конкурентных отечественных продуктах говорит и Дмитрий Шмайлов, руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР.

«Российские компании поддерживают пропаганду импортозамещения, используют СПО для разработок и т.п. Зрелые поставщики отечественного рынка, которые успешно работают на этом поле 15-20 лет, имеют опыт, находятся в постоянном диалоге с заказчиком, создают свои ECM-решения. Эти решения, в частности, не уступают западным аналогам по возможностям масштабирования для осуществления проектов в крупных холдинговых структурах», - считает представитель ЭЛАР.

В Softline отмечают рост числа запросов на замену зарубежных решений в госсекторе.

«В государственном секторе наблюдается увеличение количества запросов на миграцию с ранее внедренных систем на отечественные и на платформы СПО», - говорит Татьяна Поволоцкая, директор управления бизнес-решений и заказной разработки компании Softline.

Дмитрий Новиков, технический директор компании Novacom (входит в ГК Softline), добавляет, что импортозамещение продиктовано как экономическими факторами - ростом курса доллара и евро, так и технологическими - зрелость российских систем СЭД уже позволяет на равных бороться с западными аналогами.

Александр Невинчаный, руководитель департамента базовых технологий Microsoft ГК «КОРУС Консалтинг» также говорит о том, что повышение цен на иностранное ПО на фоне политического курса на замещение импорта уже привело к миграции некоторых организаций из государственного сектора на отечественные аналоги СЭД. Однако, по его мнению, полностью заменить инфраструктуру отечественными вендорами невозможно, но все чаще госзаказчик рассматривает возможность приобретения программных продуктов, разрабатываемых российскими разработчиками на базе системного ПО с открытым кодом.

О том, что импортозамещение уже влияет на рынок СЭД/ECM-систем говорят и в компаниях-разработчиках отечественных систем электронного документооборота «ДоксВижн», ЭОС и DIRECTUM.

«Да, политика импортозамещения начала влиять на рынок. Но ожидаемо, в первую очередь, и в основном на госсектор. На коммерческие компании пока нет в таком объеме, чтобы это было уже тенденцией. Госсектор же активно проявляет интерес и ищет пути решения. Но пока не определен точный перечень производителей ПО, ситуация не вполне ясна и рынок ждет более четкой информации и разъяснений от Минкомсвязи. Пока вопрос о перечне рекомендованных на государственном уровне ОС и СУБД является открытым. Если окончательно будет сформирован перечень рекомендуемых к внедрению в рамках импортозамещения серверных и клиентских платформ – мы готовы в кратчайшие сроки подготовить соответствующие релизы наших систем.
Архитектура наших СЭД изначально такова, что позволяет в кратчайшие сроки проводить портирование на другие СУБД. Тем более что опыт портации наша компания имеет, как и опыт миграции с других систем на решения ЭОС. На сегодняшний день более 100 клиентов перешли с других СЭД на наши продукты, при этом около 40 компаний перешли с западных СЭД-платформ (Documentum, Alfresco, Lotus)», - рассказывает Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС.

По мнению Василия Бабинцева, директора по маркетингу DIRECTUM, импортозамещение - это причина задуматься о развитии качества продуктов и услуг в долгосрочной перспективе.

«Например, рынок электронного документооборота в нашей стране находится в активной проработке уже более 20 лет. Отечественные решения за это время вышли на высокий уровень качества. И тема импортозамещения стала лишь катализатором естественного внимания заказчиков к обновлению прикладных систем, построенных на западных платформах, на отечественные», - считает Бабинцев.

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», добавляет, что процесс импортозамещения тяжелый, длительный и затратный, однако этот тренд не угаснет.

В компании «СофтБаланс» отмечают, что термин «импортозамещение» стал настолько популярен, что даже некоторые известные западные бренды начинают говорить, что они на самом деле – российские.

«Важно понимать, что функционал российских и западных систем очень схож. Соответственно выбор продукта, как правило, осуществляется по тем же критериям, что и раньше: 1. Функциональность, 2. Возможность настройки под собственные бизнес-процессы, 3. Стоимость лицензий и поддержки, 4. Стоимость внедрения, 5. Наличие специалистов на рынке.
Если компания встала перед выбором между «равными» продуктами российского и западного производства, то «импортозамещение» может пробудить чувства патриотизма и склонить чашу весов в пользу российского разработчика. Если же говорить про государственный сектор, то здесь патриотическая риторика наблюдается в большей степени. И страна производитель может стать ограничивающим критерием для участия в тендере», - считают в «СофтБалансе».

Директор по развитию направления ECM «ТерраЛинк» Александр Бейдер полагает, что во многих случаях, российские решения могут быть гораздо более полезны заказчикам, особенно, если они учитывают особенности российского законодательства и отраслевого регулирования. При этом, по его мнению, понимание привычек и мышления заказчиков – совсем немаловажный фактор успеха любого продукта.

«Что касается тотальной и глобальной замены российскими решениями западных, то полноценная замена ни ближнесрочной, ни в среднесрочной перспективе мне не представляется реальной, из-за большого технологического разрыва между этими решениями.
Увы, пока еще крупные заказчики будут продолжать ориентироваться на промышленные западные решения. А может быть, и не стоит особенно горевать по этому поводу? Изоляционизм еще никогда никому реальных выгод не приносил», - говорит Александр Бейдер.

По мнению Вадима Ипатова, заместителя генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, на данный момент призыв к имортозамещению так и остался призывом — заказчики не торопятся переходить на российское ПО, и это относится не только СЭД/ECM, аналогичная ситуация со всем корпоративным ПО.

«Что касается возможности замены иностранных решений на российские, то принципиальный ответ — да, она возможна. Но здесь возникает вопрос, а какие решения можно считать российскими?
Сам термин «импортозамещение» не вполне корретен, но раз уж он прижился на рынке, то придется им оперировать. Разработчики в любой стране мира пользуются неким общим инструментарием — будь то Java, GWT или другие средства разработки. И каким бы ни было такое программное обеспечение — свободным или проприетарным, оно в любом случае не российское. Поэтому, строго говоря, никаких на 100% «российских» решений не существует в принципе — ни в секторе СЭД/ECM, ни в каком-либо другом секторе ИТ. В этом смысле не существует и совершенно «американских» или «европейских» решений. Но есть американские и европейские вендоры, выпускающие проприетарное ПО. Вот с их системами у ряда заказчиков могут возникать, а у некоторых уже возникли определенные проблемы — в виде отказа от поддержки существующих решений или от продажи новых лицензий.
Если речь идет об этом риске, то да — российские разработчики СЭД/ECM, безусловно, могут его устранить при условии, что их прикладной программный продукт разрабатывается без применения проприетарного зарубежного ПО. То есть, если отечественный разработчик создает свои решения на базе Microsoft SQL, то риск сохраняется — прикладная часть там действительно российская, но лицензии зарубежного производителя все равно придется закупать. Это значит, что у заказчика сохранится зависимость от лицензионной, технологической и ценовой политики зарубежного вендора. Это естественно. Есть второй вариант — разработка российских решений СЭД/ECM на базе СПО и открытых стандартов. Там нет той самой лицензионной составляющей. Но в этом случае логично говорить не об импортозамещении, а об импортонезависимости — независимости от конкретного вендора», - считает Вадим Ипатов.

По его словам, реальное положение дел сегодня таково, что большинство заказчиков, у которых уже внедрена СЭД, не хотят ее менять. И дело здесь не в российском ПО.

«Вы себе можете представить, чтобы, скажем, крупный банк, у которого СУБД Oracle на протяжении многих лет является корпоративным стандартом, вдруг взял и одномоментно перешел на PostgreSQL? Это потеря инвестиций, потеря компетенций, необходимость нарабатывать новые «с нуля» и т.д. Но главный риск возникает для непрерывности бизнес-процессов, а это уже деньги — возможность их зарабатывать и оставаться конкурентоспособным. С СЭД ситуация аналогичная — от существующих систем отказываются не по призыву государства, а если что-то в них кардинальным образом не устраивает заказчика. И не в пользу российских разработок, а в пользу той системы, которая в большей степени соответствует требованиям этого заказчика», - отмечает замгендиректора «ИнтерТраст».

Говоря о теме импортозамещения гендиректор «Логики бизнеса» Виктор Вайнштейн рассказал о дискуссиях по вопросам выработки критериев для определения отечественного ПО.

«Сначала дело шло в конструктивном направлении, но сейчас завязалась борьба: одни лоббируют открытый исходный код, другие предлагают ограничиться только тем требованием, чтобы основная прибыль от продажи программы оставалась в стране. Это важный вопрос, который окажет существенное влияние на рынок, поскольку начиная с 1 января 2016 года закон обяжет государственных заказчиков обосновывать свой выбор ПО в пользу иностранного, если в специально созданном реестре отечественного ПО будут присутствовать российские аналоги. На деятельность «Логики бизнеса» такая господдержка окажет благотворное влияние», - замечает Виктор Вайнштейн.

Масштабирование или повторное внедрение систем

Еще один тренд российского рынка СЭД/ECM связан с масштабированием уже внедренных систем или заменой их на новые. Заказчикам требуются новые функциональные возможности, например, аналитические или мобильные, а также возможности автоматизации новых задач.

Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора «ABBYY Россия», считает, что потребность в масштабировании или повторном внедрении систем возникает у большинства компаний, которые уже внедрили СЭД.

«Такая тенденция продиктована тем, что у компаний возникает необходимость в использовании дополнительной функциональности систем. Заказчиков интересуют не только СЭД и ECM-системы в классическом виде, отчетлива видна потребность в аналитике данных, мобильном доступе», - полагает Шушкин.

Аналогичной точки зрения придерживается и Владимир Андреев, президент «ДоксВижн».

«Аналитики сегодня единодушно отмечают переход рынка СЭД/ECM в России в стадию консолидации. Первичный спрос на системы данного класса сегодня уже удовлетворен, и в компаниях, в которых проекты внедрения СЭД уже реализованы, происходит масштабирование и автоматизация новых задач, среди которых автоматизация специфических бизнес-процессов, безбумажный документооборот с контрагентами, автоматизация общих задач менеджмента, ситуативное управление, автоматизация кейсов и микро-проектов, а также повышение персональной продуктивности. Если задача договорного документооборота уже достаточно автоматизирована, то такие подразделения, как юридические службы, отделы закупок и прочие специализированные службы в настоящее время активно автоматизируют свой документооборот. Управленческая культура заказчиков растет – все больше проектов связано с миграцией со «старой» СЭД на новую. Проекты становятся более типовыми и менее рисковыми, особенно для систем, уже хорошо известных на рынке», - говорит Андреев.

Потребности заказчиков в замене старых систем видит и генеральный директор "Летограф" Глеб Лукин:

«В настоящее время ситуация на рынке систем электронного документооборота достаточно стабильная. У большинства заказчиков уже установлены какие-то СЭД, чаще всего их выбор был сделан много лет назад. Сейчас мы видим растущую потребность эти системы заменить».

Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM, также видит подобную тенденцию.

«Сейчас заказчики встали перед выбором: развивать решения на базе возможностей текущих систем или переходить на новую. Например, с точки зрения масштабируемости, многие «старые» решения, остаются нишевыми, и не могут поддержать работу нескольких тысяч одновременно работающих пользователей. Или не так гибки, и не могут покрыть новые бизнес-задачи», - говорит представитель DIRECTUM.

О потребностях в расширении функциональных возможностей систем говорит и Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС.

«Сейчас происходит процесс скорее не наращивания количества пользователей и рабочих мест, если говорить про ECM, а - процессы качественного использования и расширения функционала. Т.е. заказчики стремятся использовать весь функционал системы и докупают опции. Например, такие как сканирование, ЭП. Т.е. идут процессы оптимизации затрат и издержек на документационное сопровождение деятельности организации», - рассказывает директор по маркетингу ЭОС.

С ней согласен и гендиректор «Логики бизнеса» Виктор Вайнштейн:

«Сейчас идет смена поколений внедряемых систем: прежние системы дополняются новыми функциями, которых раньше в них не было, а общее направление развития – функциональность ECM (управление корпоративным контентом)».

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, добавляет:

«Мы видим, что заказчики, уже имеющие в своем парке систем решение класса СЭД/ECM, заинтересованы в автоматизации смежных бизнес-процессов, особенно если эти процессы влияют на способность организации зарабатывать деньги или их экономить».

Интуитивно понятные интерфейсы

Системы электронного документооборота перестают быть системами только для делопроизводителей, занимающихся регистрацией входящей и исходящей корреспонденции организации. Все чаще СЭД/ЕСМ системы обеспечивают единое информационное пространство для всех структурных подразделений, позволяя оперативно обмениваться информацией, принимать решения и в сжатые сроки согласовывать жизненно важные для компании документы с сотрудниками, находящимися по всей стране и за её пределами. И так как в СЭД работают уже не только сотрудники делопроизводства, то и требования к системам меняются. Заказчикам нужны простые и понятные интерфейсы, которые позволят работать в системе любым сотрудникам организации.

«Все чаще от СЭД-решений хотят схожести с соцсетями – то есть простоты и удобства в работе, чтобы любой сотрудник мог без проблем пользоваться системой, быстро вливаясь в рабочий процесс без дополнительного обучения. Стало быть, одним из трендов российского рынка СЭД/ЕСМ будут красивые и интуитивно понятные интерфейсы», - считает Татьяна Миляева, заместитель директора практики ECM компании AT Consulting (Группа ЭйТи Консалтинг).

Генеральный директор «Летограф» Глеб Лукин добавляет, что от СЭД чаще всего требуют максимально удобный интерфейс, позволяющий на компьютерах и ноутбуках вывести максимум информации на экран, а на мобильных устройствах показать наиболее важную информацию, тем самым в обоих случаях минимизируя число кликов для доступа к требуемым функциям системы, и при этом мобильная версия должна обеспечивать все функции СЭД, не ограничивая возможности пользователя.

Мобильность

Мобильность не первый год входит в число основных трендов рынка. Современные СЭД/ЕСМ-системы должны предоставлять возможность работать с документами в любом месте и в любое время без привязки к рабочему месту и устройству, поэтому приложения для мобильного доступа сегодня является важным дополнением системы.

«Мобильный доступ повысит эффективность работы не только рядового персонала и линейных руководителей подразделений, но и топ-менеджмента. Также он позволит руководству контролировать в онлайн-режиме все процессы в организации», - поясняет руководитель проектного офиса «Первый БИТ – Павелецкая» Георгий Иванов.

По словам представителей компании «СофтБаланс», за последние годы все серьёзные СЭД предложили пользователям мобильные приложения, которые позволяют работать в системе из любой точки мира.

Андрей Черногоров, генеральный директор Cognitive Technologies, добавляет, что технологии, применяемые в современных мобильных клиентах для корпоративных СЭД, все чаще заимствуют из среды пользовательских продуктов, а затем адаптируют на свой лад.

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», считает, что мобильные интерфейсы, наконец, осознаны рынком: заказчики понимают, для чего они нужны, и что должны делать в реальной практике.

О востребованности мобильных интерфейсов рынком говорит и Александр Назаров, руководитель отдела продаж компании Haulmont.

«Мобильными версиями СЭД теперь пользуются не только руководители компаний: у каждого сотрудника есть свой планшет или, по крайней мере, смартфон, и им удобно быстро ставить и выполнять задачи, ознакомляться с документами и выносить решения в режиме онлайн через мобильный интерфейс. «Всеобщая мобилизация» уже давно прошла. Поэтому мы в 4 раза снизили цены на мобильную версию системы ТЕЗИС Система управления документами и задачами», - рассказывает Назаров.

Использование мобильных устройств в СЭД заказчики сегодня воспринимают уже как обязательный элемент системы, не требующий специальной разработки и адаптации, говорит генеральный директор «Логики бизнеса» Виктор Вайнштейн.

«Мы развиваем функцию мобильности в своих решениях по двум направлениям: mobility friendly, что подразумевает одинаковое удобство работы в системе как на десктопах, так и через мобильные гаджеты. В основном это сводится к переходу на адаптивный дизайн в приложениях. Второе направление связано с возможностью глубокой кастомизации мобильных решений: мы привлекаем партнеров, которые интегрируют наши решения на все распространенные мобильные платформы с учетом требований конкретного заказчика», - добавляет Вайнштейн.

Интересную особенность замечает Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС. По её словам, сегодня заказчики все чаще выбирают сначала мобильные приложения, а потом саму систему ECM.

Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора ABBYY Россия, считает, что в скором времени мобильное устройство станет основным инструментом доступа к корпоративному контенту.

«В мире персональных мобильных устройств больше, чем компьютеров, поэтому данный тренд будет только усиливаться. Все идет к тому, что в ближайшей перспективе основным инструментом доступа к корпоративному контенту будет планшет, смартфон или комбинация одного с другим. Соответствующие программные решения, помогающие реализовать это на практике, уже представлены на рынке», - говорит Шушкин.

Директор по маркетингу DIRECTUM Василий Бабинцев, отмечает, что вместе со сменой поколения пользователей меняется и традиционное понимание рабочего пространства с «компьютер + помещение» до «только компьютер».

«Мобильность становится нормой времени, а бумажный документ – архаизмом. Люди привыкают потреблять контент со смартфонов и планшетов, а создавать – с более мобильных ноутбуков. Все чаще пользуются мобильным интернетом (даже для нашей протяженной страны это не является проблемой)», - рассказывает представитель DIRECTUM.

Гибкость СЭД

Ещё одним трендом российского рынка СЭД/ЕСМ является гибкость систем. Если раньше все было жестко регламентировано и не менялось годами, то теперь системы электронного документооборота должны обеспечивать возможность модифицироваться вслед за требованиями законодательства и успевать за быстроменяющимися бизнес-требованиями.

«СЭД больше не могут оставаться неповоротливыми, сложно меняющимися системами. От них ждут гибкости и умения подстраиваться. СЭД/ЕСМ-системы, позволяющие оперативно без дополнительных доработок перестраивать процессы, включать нужный и отключать ненужный функционал, становятся все более востребованными и будут активно развиваться», - считает Татьяна Миляева, заместитель директора практики ECM компании AT Consulting.

Интеграция с другими системами

Работа СЭД неразрывно связана с хозяйственной деятельностью, поэтому важным аспектом является вопрос интеграции. Пользователю удобно работать в едином информационном пространстве. Соответственно основные игроки рынка предлагают различные механизмы бесшовной интеграции.

«Например, бесшовная интеграция «1С:ERP. Управление предприятием 2.0» и «1С:Документооборот 8 КОРП» реализована с помощью специальных сервисов. Такой подход позволяет оптимизировать затраты на лицензирование и не потерять в производительности», - отмечают в «СофтБалансе».

Георгий Иванов, руководитель проектного офиса «Первый БИТ – Павелецкая», добавляет, что только при бесшовной связке всей софтверной инфраструктуры организация получает максимальную отдачу в повышении эффективности при использовании СЭД/ECM.

По словам Дмитрия Шушкина, заместителя генерального директора ABBYY Россия, последние годы наблюдается рост интереса к интеграции традиционных СЭД с BPM-решениями, системами интеллектуального поиска и бизнес-аналитикой.

Облачные СЭД/ECM

Сложная экономическая ситуация в стране заставляет заказчиков искать пути экономии. И в этом плане облачные СЭД/ECM-системы будут как-раз кстати. Экономически выгоднее в облаке разместить систему и обеспечить ее защиту, нежели обеспечивать безопасность и соответствие нормам законодательства при каждой инсталляции.

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», отмечает, что облачный рынок СЭД в России стартовал и продажи на нем есть.

«По нашим оценкам, уйдет года три на то, чтобы облака СЭД заняли 20-30% рынка. В эти годы облачные продукты будут планово-убыточными для поставщиков, востребованы эти решения будут малыми и средними предприятиями, облачные тарифы изначально низкие, и чтобы выйти на рентабельность, нужны будут массовые продажи», - поясняет Андреев.

Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM, также считает, что облачные СЭД буду интересны СМБ-компаниям.

«Они («облака», прим. TAdviser) позволяют компаниям среднего и малого бизнеса, у которых нет возможности разовых серьезных вложений в ИТ-инфраструктуру и своего мощного штата ИТ-сотрудников, быстро стартовать внедрение масштабируемой системы электронного документооборота», - говорит Бабинцев.

Растущую тенденцию по использованию облачных систем электронного документооборота замечает Александр Невинчаный, руководитель департамента базовых технологий Microsoft ГК «Корус Консалтинг». По его словам, важную роль при выборе облачных СЭД играют тренды мобильности и непрерывности бизнес-процессов.

Глеб Лукин, генеральный директор «Летограф», также видит рост спроса на SaaS-решения. По его словам, будущее за приложениями, которые полноценно обеспечивают работу с документами в облаке.

«А еще большее преимущество будет у поставщиков, предоставляющих настраиваемое облако (фактически, виртуальную машину, на которой строится СЭД организации в полном соответствии с требованиями бизнес-процессов)», - считает гендиректор «Летограф»

Автоматизация закупок на базе СЭД/ECM

Автоматизация закупочной деятельности на базе СЭД/ECM востребована в крупных компаниях с большой долей государственного участия и в органах власти. Это те организации, которые ведут закупки в соответствии с федеральными законами № 223-ФЗ и № 44-ФЗ, но в таких программных решениях заинтересован и частный крупный бизнес.

По мнению Вадима Ипатова, заместителя генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, причины интереса очевидны, ведь оптимизация закупочных процессов — это прямой путь к экономии средств в условиях экономического спада.

«При этом закупочная деятельность это, с одной стороны, большой объем документов (внутренние заявки, тендерная документация, договоры и т.д.), а с другой — необходимость совместной работы нескольких департаментов, множества пользователей разной профессиональной специализации. И практически все эти пользователи, включая высшее руководство, юристов, финансовый департамент и экспертов в области закупок, так или иначе уже работают в СЭД/ECM. Поэтому СЭД/ECM — это обоснованный выбор для оптимизации закупочных процессов».

«Автоматизация закупок — это проявление общего тренда на объединение контента и связанных с ним процессов. СЭД/ECM позволяет решать подобные задачи несколькими способами. В большинстве систем этого класса есть встроенные BPM-движки, но есть и альтернативные технологии управления процессами. Одна из них — это адаптивный кейс-менеджмент (ACM, adaptive case management). Этот подход объединяет контент и динамично меняющиеся процессы — те, в которых зачастую встречаются исключениям и необходима адаптация «на лету». Вместо того чтобы отдавать ответственность за разработку процесса бизнес-аналитику, который моделирует и тестирует процесс до его исполнения, ACM позволяет квалифицированным сотрудникам самим создавать процесс и одновременно исполнять его. В ACM фактически нет разделения между разработкой и выполнением процесса, и в этом одно из его преимуществ — не нужно тратить месяцы на запуск. Здесь есть место событиям и правилам, как и в традиционном BPM, но ACM отдает принятие решений тем, кто их действительно должен принимать — людям бизнеса, а не ИТ-специалистам. Для кейса, — а это может быть и закупка, и предоставление госуслуги, и выдача корпоративного кредита — в СЭД/ECM создается необходимое окружение. Такое окружение объединяет хранилище контента, средства коллективной работы, таймлайны и чек-листы — то, что необходимо для решения комплексных, зачастую кросс-функциональных задач. В 2014-2015 нашей компанией были осуществлены первые проекты с применением инструментов ACM, и мы рассчитываем на дальнейшее развитие в этом направлении — интерес к ACM есть в нескольких отраслях, включая банковскую сферу, органы власти и строительные компании», - добавляет Вадим Ипатов.

Андрей Черногоров, генеральный директор Cognitive Technologies, замечает, что с пятью миллионами электронных закупочных процедур в год Россия стала единственной страной в мире со столь высоким уровнем развития онлайн-тендеров.

«В следующей за нами по этому показателю стране, Великобритании, результат всего около сотен тысяч процедур ежегодно. И это – та точка роста, которая даст рынку мобильных бизнес-приложений импульс для развития в последующие годы. Ниша, которая требует активного освоения, - это мобильные приложения для ассистирования закупочных процедур. Часть существующих мобильных разработок будет адаптирована и существовать как бы на стыке двух потребительских групп - пользователей мобильными клиентами СЭД и пользователями комплексами систем управления закупочной деятельностью компании», - говорит Черногоров.

Аналитика

Трендом последних двух лет также можно считать применение аналитических инструментов — встроенных в СЭД/ECM или внешних. Возможно, это также связано с тем, что во время спадов многие компании начинают искать инструменты для выявления узких мест, минимизации рисков и повышения эффективности.

«Самый простой пример — это анализ исполнительской дисциплины в процессе обработки клиентских запросов, которые во многих компаниях регистрируются в СЭД. Системы класса СЭД/ECM часто используются для обработки клиентских обращений в самых разных сферах бизнеса — от заказов на строительство до обработки кредитных заявок в банках. Это сфера бизнес-интересов, где от исполнительской дисциплины сотрудников напрямую зависит степень удовлетворенности и лояльности потребителей, а значит, и конкурентоспособность компании. Кроме того, подобная аналитика применяется для совершенствования системы мотивации. Скорость и качество обработки клиентских запросов — это те показатели, к которым, как правило, привязана система премирования. Инструменты для решения этой задачи есть уже в базовом функционале современной СЭД/ECM», - рассказывает замгендиректора «ИнтерТраст» Вадим Ипатов.

По его словам, для более глубокого погружения в корпоративный контент встроенных возможностей системы может оказаться недостаточно. Существует большой выбор систем класса BI, которые могут быть интегрированы с СЭД/ECM.

«В средних и крупных организациях такие системы широко используются уже сейчас, а значит, речь не идет об их внедрении «с нуля». Один из примеров более продвинутой аналитики — это всесторонний контроль сроков согласования финансовой и договорной документации. Контроль сроков прямо влияет на доходность компаний. Углубленная аналитика позволяет выявить причины просрочки, определить ответственных и в дальнейшем избежать затруднений в движении средств, а значит, прямых финансовых издержек», - поясняет Ипатов.

Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора «ABBYY Россия», добавляет, что интеграция с модулями BI особенно перспективна, ведь СЭД содержит огромный объем информации, причем большей частью – неструктурированной. Поэтому системы с модулями бизнес-аналитики, способные работать с неструктурированным контентом, сегодня выходят на первый план.

СПО и open source

Еще один тренд – рост популярности решений на базе СПО. Несмотря на то, что достаточно большое количество компаний используют или планируют использовать такие решения, рынку не хватает полноценных «открытых» систем, которые можно использовать без существенных доработок.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM/ECM компании «Крок», так комментирует данный тренд:

«Заказчики стали меньше обращать внимание на бренд, стремятся получить быстрый экономический эффект и ценят тех поставщиков, которые уже хорошо зарекомендовали себя на рынке, имеют несколько успешных внедрений».

Тренд перехода на СПО отчасти связан с другой тенденцией – импортозамещением. Однако проявляется эта «связка» больше в госсекторе, где существует потребность снять зависимость от конкретного иностранного вендора.

Проблемы перехода на СПО прежде всего связаны с недостатком необходимого количества квалифицированных специалистов, которые могут заниматься подобными решениями. Кроме того, на рынке ощущается недостаток наработанных практик по СПО-решениям.

По мнению Виктора Вайнштейна, гендиректора «Логики бизнеса», принципиальной разницы между проприетарными продуктами и системами с открытым кодом нет.

«Код действительно открытый только тогда, когда в распоряжении заказчика имеются репозиторий в открытом доступе, средства разработки и налажен контакт с сообществом разработчиков. Все это вместе. Иначе смысла в открытом коде нет. Чтобы использование открытого софта было эффективным, в первую очередь необходимо существование сформировавшегося вокруг него сообщества, с которым заказчик может активно взаимодействовать. Если же заказчик получает исходный код и начинает вносить в него изменения приватно, то под угрозой оказывается поддержка и сопровождение системы: неопытный обладатель кода может нанести ущерб, который никто не предотвратит. Но есть и другая сторона, дополняющая сообщество разработчиков, – достаточно большое сообщество пользователей. Иначе СПО-решение не получит финансовой подпитки для развития. Есть также общий принцип: доступность исходного кода – это гарантия спокойствия заказчика на случай форс-мажорных обстоятельств. По этой причине мы активно продвигаем систему Alfresco, сообщество разработчиков которой придерживается этой парадигмы», - рассказывает гендиректор «Логики бизнеса»

Генеральный директор «Летограф» Глеб Лукин отмечает, что многие организации сейчас серьезно задумываются об использовании ПО с открытым кодом (open source). Однако, по его мнению, прикладные коммерческие решения имеют ряд преимуществ.

«У прикладных коммерческих решений остается несомненное преимущество – они вбирают в себя опыт, компетенции и уникальные наработки, накопленные разработчиком в ходе реализации проектов, в то время как отдельные прикладные системы, разработанные на ПО с открытым кодом, не становятся доступны сообществу и, таким образом, не способствуют постепенному развитию решения. Фактически, в выборе open source или коммерческое ПО все сводится к вопросу начальных затрат и наличия обязательной платной технической поддержки при эксплуатации системы», - объясняет Лукин.

Об открытом коде СЭД ТЕЗИС Система управления документами и задачами рассказал Александр Назаров, руководитель отдела продаж компании Haulmont.

«Открытый код – это одно из преимуществ нашей СЭД, довольно востребованное на сегодняшний день. Мы передаем клиентам все исходники системы документооборота, у нас нет закрытого ядра, система имеет полностью открытый код – собственно, как и платформа, на которой она основана. Поэтому, с одной стороны, вы всегда можете посмотреть, что внутри, а с другой стороны – развить систему собственными силами или привлечь других интеграторов или разработчиков, чтобы они модифицировали вашу систему», - говорит Назаров.

Самостоятельные решения на основе ECM

Рынком востребованы самостоятельные решения на основе ECM для выполнения задач, связанных с управлением документами, поскольку контента с каждым годом становится только больше.

«Системы позволяют организовать безбумажную работу, по крайней мере, внутри организации, и выдавать бумагу только вовне. Без внедрения ECM проблематично, например, создание Объединенных центров обслуживания (ОЦО), которые дают возможность сократить непроизводительные трудозатраты, снизить издержки на документационную поддержку деятельности организации, оптимизировать штат сотрудников. Эффективно используемые ECM предполагают качественное изменение в самом подходе к внедрению: речь все чаще идет не об автоматизации ранее существовавших процессов, а о реализации полноценных проектов с реинжинирингом структурной деятельности организации», - отмечает Дмитрий Шмайлов, руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР.

Другой вопрос, как реализуются такие проекты при условиях значительных бюджетных ограничениях проекта, необходимости быстрой интеграции с информационными системами заказчика и начала ввода документов в системы в очень короткие сроки?

«При создании ОЦО, когда наиболее актуальной является задача максимального ускорения процессов обработки документов, используется технология «быстрого старта». Ее основа - максимальное использование ранее разработанного кода программного обеспечения и практика осуществления аналогичных проектов. Концепция «быстрого старта» походит для автоматизации обработки первичной бухгалтерской документации с интеграцией с учетной системой (1С). ЭЛАР использовал эту технологию при внедрении СЭА в ОЦО «ФосАгро»: за 1,5 месяца реализован базовый функционал системы, проведено первичное обучение и организован ввод документов в электронный архив. Благодаря этому стадия стабилизации ЦО группы «ФосАгро» была пройдена за четыре месяца. Как правило, такие проекты длятся до полутора лет», - добавляет Шмайлов.

Высокая квалификация заказчика

Некоторые участники рынка в числе основных трендов называют и повышение квалификации заказчиков, которые уже хорошо разбираются в системах и знают, что им действительно нужно.

Президент «ДоксВижн» Владимир Андреев, в частности, замечает, что рынок СЭД в России находится в стадии такой зрелости, когда высока «квалификация» самого заказчика: он хорошо понимает, что ему нужно, и во что это обходится.

«Большую роль играет готовность заказчика в плане управленческой культуры – насколько формализованы виды документов, имеются ли устойчивые регламенты работы с ними, описаны ли они», - говорит Андреев.

Дмитрий Шмайлов, руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР, добавляет, что именно от заказчиков, а не от разработчиков систем или теоретиков рынка сегодня зависят основные направления в развитии рынка СЭД/ECM.

«Заказчик хочет, во-первых, решать вполне практические задачи, а не пребывать в некоем абстрактном «тренде», а во-вторых, он достаточно хорошо разбирается и в возможностях систем», - поясняет представитель ЭЛАР.

2013-2014: Главные тенденции

Автоматизация за пределами канцелярии

Участники российского рынка СЭД/ECM отмечают, что на рынке продолжается смещение интереса заказчиков от четко формализованных процессов управленческого документооборота (которые в той или иной мере в большинстве крупных компаний автоматизированы) к поддержке новых процессов, которые раньше не автоматизировались и недостаточно четко регламентировались.

Как пояснил эксперт компании «Парма-Телеком (ITPS)» Сергей Софронов, сюда относятся такие области как совместная работа с документами экспертов из различных функциональных дисциплин (Collaboration); массовый обмен и согласование документов с организациями-проектировщиками (Transmittal management); обмен информацией между различными проектами капитального строительства (Interface management). А также управление документами как результатами проектов (Deliverables management) и процесс обработки проектной документации «As Built» в момент сдачи построенного объекта и организация интеграции накопленной документации с системой поддержки эксплуатации (EAM).

Кроме упомянутых выше инструментов проектного документооборота для обеспечения проектов капитального строительства, явно прослеживается рост интереса к документационной поддержке производственных и управленческих процессов, автоматизация которых традиционно относится к области ERP-систем. В частности, это обработка эксплуатационной и проектной документации в разрезе производственных объектов в процессах эксплуатации, или, например, более распространенный документооборот в области первичной бухгалтерской документации (входящих актов и счетов-фактур).

Развитие бизнес-приложений на базе ECM

Директор по развитию направления ECM TerraLink, член экспертного совета Docflow Александр Бейдер в качестве значимого тренда отмечает продолжающееся развитие бизнес-приложений на основе ECM-технологий. Это те приложения, которые сегодня разрабатываются непосредственно в целях повышения эффективности бизнеса: управление обработкой счетов поставщиков, автоматизация договорной работы, управление проектно-сметной и исполнительной документацией, процессы согласования страховых выплат, кредитные конвейеры, юридически значимый документооборот, и многие-многие другие.

«Они будут развиваться за счет повышения производительности, качества, надежности и безопасности используемых программных средств, за счет усиления интеграции с производственными транзакционными системами (например, ERP для промышленности, АБС – для банков). Ярким примером является SAP Business Suite by OpenText – набор приложений, ориентированных на документационное обеспечение крупного бизнеса. Мы наблюдаем не только устойчивое постоянное развитие, но и расширение состава приложений этого пакета», - рассказал эксперт.

Также в Terralink наблюдают развитие средств документооборота для отечественной 1С, и примеры из других областей – медицины, социальной сферы, государственного сектора, в соответствии с их возможностями финансирования подобных инноваций.

Кейс-менеджмент

Эксперты отмечают, что в последнее время все большую известность и популярность приобретает концепция кейс-менеджмента. Ее реализация позволяет структурировать документы в компании, предоставляя целостную картинку процесса или состояния дел клиента. Например, информация о контрагенте с помощью такого подхода формируется в виде связанных блоков писем, договоров, задач. Такой подход, с одной стороны, позволяет систематизировать и переосмыслить назначение традиционных функций СЭД. С другой – задает тренд в развитии систем с учетом нового уровня гибкости и глубины поддержки оперативной деятельности менеджеров и чиновников большинства уровней управления.

Олег Бейлезон, главный ECM-архитектор Логика бизнеса, также подтверждает этот тренд.

«Довольно перспективной выглядит реализация коллективной работы с информацией на принципах Case Management: распределение ответственности за результат работы по нескольким исполнителям без жестко структурированного маршрута исполнения», - отметил он.

По мнению специалиста, перспективен «социальный» подход – организация своего рода социальных сетей сотрудников, предназначенных не для развлечений, а для оптимизации коллективной деятельности. Эти подходы сначала будут обкатаны на первых смелых клиентах, после чего можно будет говорить о промышленных сценариях использования.

Гибкость интерфейсов

Сейчас заказчики обращают всё больше внимания на возможность гибкой настройки инструментов построения пользовательских интерфейсов. Современный пользователь привык к простым и понятным интерфейсам популярных систем. Поэтому важно обеспечить работу пользователя в системе в максимально простом и понятном интерфейсе, рассчитывая на минимальный уровень знаний пользователя, полагает Алексей Будин, генеральный директор ELMA.

По его словам, большинство российских СЭД ориентируются пока на стандарты вчерашнего дня - классическую канцелярию. Однако нарастает тренд организации документооборота средствами систем управления бизнес-процессами, потому что так обеспечивается гарантированный полный контур работы с документом.

«Такой подход позволяет комплексно подойти к вопросу работы с документом и предоставить рабочий инструмент и для исполнителя и для руководителя, а не только обеспечить оперативную деятельность конечных исполнителей как в классической канцелярии. Документ в системе должен жить», - заключил эксперт

.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Также перспективно использование документооборота с цифровой подписью – эта возможность станет со временем необходимостью. На данный момент наше законодательство до конца не регламентировало цифровую подпись, но первые шаги уже сделаны. Эта возможность пока еще достаточно дорогостояща. Для сведения, только в системе госзаказа на июль 2012 года было выдано порядка 1 млн ЭЦП, по сдаче отчетностей в налоговые органы – более 1,5 млн ЭЦП, еще приблизительно по 500 тыс. было выдано юрлицам для участия в коммерческих торгах и для отчетности в пенсионные фонды.

Мобильные и облачные решения

У пользователей СЭД все чаще возникает потребность в возможности доступа к корреспонденции, документам независимо от местонахождения. Это подразумевает использование не только мобильных решений, но внедрение и использование облачных хранилищ данных. Подобные решения (использование облачных технологий) на данный момент не являются массовыми, однако наблюдаются тенденции к росту интереса.

Проектов по использованию облачных версий СЭД очень мало, а мобильность в связке с СЭД распространяется прежде всего через автоматизированные мобильные рабочие места для руководителей, привлекая топ-менеджеров в ряды активных пользователей системы».

«В настоящий момент подавляющее число руководителей разного уровня перешли к работе полностью на мобильных устройствах, а для эффективного управления данными им требуется современный интерфейс и дополнительные функциональные возможности, адаптированные к «малым формам» мобильных устройств», - прокомментировал Глеб Лукин, генеральный директор компании «Летограф».

Эксперт также упомянуд облачные сервисы, позволяющие начать работу в СЭД очень быстро, не затягивая процесс внедрения, настраивая облачную систему в соответствии со своими задачами. Эти сервисы идеальны для малого и среднего бизнеса, не готового к серьезным инвестициям в ИТ-инфраструктуру, но уже давно «созревшего» для использования СЭД, полагает он.

Владимир Андреев, президент компании DocsVision также считает, что необходимость создания специализированных рабочих мест, ориентированных на простые сценарии использования, стимулирует то обстоятельство, что востребованные функции СЭД встраиваются в уже привычные пользователям приложения, такие как Microsoft Outlook и другие офисные приложения, портальные решения - например, на базе Microsoft SharePoint и пр.

«Последний тренд мы реализовали в наборе компонентов интеграции, концепцию которых мы называем Docsvision Invisible», - добавил он

.

Электронные архивы

Участники рынка признают, что за последние годы очень вырос спрос на электронные архивы. Это связано с тем, что во многих отраслях происходит законодательная стимуляция этого процесса. Документ в электронном виде признается эквивалентом официального бумажного документа». Кроме того, растет конкуренция, и организациям нужно повышать эффективность. А наличие электронного архива с проектно-конструкторской, финансовой или клиентской документацией позволяет эффективнее работать с данными внутри организации - как с точки зрения скорости доступа к информации, затрат на хранение данных, так, в конечном итоге, повышения качества сервисов организации.

Оцифровка документов

Владимир Андреев считает, что также очень востребованы инструменты, связанные с переводом бумажных документов в электронные вид , то есть средства потокового сканирования и распознавания документов – это традиционные, но до сих пор активно используемые подсистемы. В последнее врем, по его словам, практически в 100% проектов используются также средства управления бизнес процессами, средства обработки электронных форм, организации специализированных интерфейса ввода и обработки данных, средства управления справочникам, построения отчетов и другие средства настройки системы, позволяющие создавать специализированные приложения.

Большие данные и тренды на перспективу

Владимир Андреев также полагает, что на российском рынке СЭД имеется целый ряд трендов, которые активно обсуждаются в специализированной прессе, но пока не очень востребованы в конкретных проектах.

К ним в DocsVision относят поддержку работы с большими объемами накопленных в СЭД данных (так называемые Big Data), включая сложный поиск, извлечение закономерностей, задачи управления знаниями. Очевидно, эта задача станет актуальной несколько позже, когда в отечественных системах накопиться достаточное количество информации для подобного анализа.

Также в последнее время бурно обсуждается проблематика ситуативного управления или поддержки задач Case-Management, несмотря на то, что пока немногие конечные потребители столкнулись с этой проблематикой. Пока у потребителя существует надежда, что с помощью имеющегося инструментария директивного (ДОУ) и процессного (BPM) управления ему придется закрыть все задачи корпоративного управления.

Директор по развитию направления ECM TerraLink, член экспертного совета Docflow Александр Бейдер отмечает, что наиболее востребованным инструментарием является инструментарий расчета экономической эффективности и сроков окупаемости ECM-систем.

«В настоящее время такие расчеты основываются либо на искусстве интегратора, либо предоставляются поставщиками ECM-систем в виде готового стандартного калькулятора. Т.е., они либо эксклюзивны, либо закрыты», - пояснил он.

«Таким образом, общепризнанной методологии не существует, и объективность предложения интегратора относительно предлагаемой к внедрению ECM-системы или решения на ее основе, заказчику оценить крайне сложно. Такой инструментарий мне представляется наиболее востребованным, и его появление может способствовать более широкому, или, по крайней мере, более ответственному, внедрению ECM-систем на российском рынке», - добавил Александр Бейдер.

Еще одной обсуждаемой темой является насыщение функций СЭД инструментами «социализации» и групповых взаимодействий в развитие идей WEB 2.0. Это безусловный тренд, который будет тем более востребован по мере перехода задач корпоративного управления к поколению, воспитанному на использовании этих инструментов в повседневной жизни.

2012: Статистика использования ECM

Опрос проводился на официальном сайте проекта Docflow, а также среди посетителей конференции-выставки Docflow 2012 Москва. Общее количество респондентов составило 1041 человек из всех сфер экономики.

Количество сотрудников в организации

Сферы деятельности

Структурное подразделение

Занимаемая должность

42% - сотрудники крупных организаций, с численность от 500 до 1000 и более рабочих мест.
25% - представители среднего бизнеса. Остальные – имеют отношение к малым организациям до 100 рабочих мест.

При этом половина респондентов занимает руководящие должности. Из них 47% являются руководителями отделов, департаментов и 4% респондентов являются руководителями организаций. 44% участников опроса – менеджеры среднего звена, имеющие отношение к вопросам управления документооборотом и бизнес-значимой информацией.

Документооборот - стратегически важный элемент

Большинство компаний рассматривает документооборот как базовый, «каркасный» элемент деятельности организации: повышение эффективности бизнеса как основную цель внедрения СЭД/ЕСМ выделяют треть респондентов (30%). На втором месте в иерархии целей (27%) — оптимизация бизнес-процессов, на третьем — возможность приведения данных в соответствие законодательным и нормативным требованиям (13%).

Самый важный бизнес-фактор для выбора решения в области СЭД

Значимость управления корпоративным контентом для эффективности бизнеса подтверждают ответы респондентов на вопрос о том, кому делегирована ответственность за выбор и внедрение СЭД. В трети организаций (33%) ее берет на себя первое лицо — директор или президент. В каждой четвертой компании (24%) за процесс отвечает ИТ-директор, а в 14% — специалист службы ДОУ.

Ответственный за выбор и внедрение СЭД

Но несмотря на то, что как минимум в трети компаний вопрос выбора и внедрения СЭД считается стратегически важным и им управляет первое лицо компании, до сих пор есть организации, где вопросы документооборота неподведомственны пока никому (11%).

Выбирая систему для решения задач документооборота, компании в первую очередь ориентируются на удобство использования: с большим отрывом как фактор выбора ПО лидирует usability (за простоту использования ECM-системы и удовлетворенность существующими приложениями было отдано подавляющее большинство голосов — 569).

Влияние аспектов ECM на выбор новых продуктов

Отметим, что получать СЭД/ЕСМ из «облака» организации пока явно не готовы: при выборе системы на ее доступность по технологии SaaS обратили внимание только 35 специалистов. Большинство организаций (78%) не используют и не планируют использовать системы управления документооборотом на базе технологии «облачных» вычислений, такие как Google Docs или MS Azure; из них 52% опрошенных не намерены это делать, а еще 26% сомневаются, что когда-либо прибегнут к ним.

Использование "облачных технологий"

А технологии CMIS (предлагаемый ведущими производителями пакет стандартов, состоящий из набора веб-сервисов для совместного использования информации, хранимой в несвязанных между собой хранилищах контента) пока вообще находятся вне поля зрения большинства организаций. Треть респондентов (30%) сообщила, что ничего не слышали раньше о CMIS, еще около трети (30%) отметили, что у них нет информации по данному вопросу. Пятая часть опрошенных (19%) знают о существовании CMIS, но не планируют их использовать.

Окупаемость ECM

Еще одно подтверждение тому, что информация рассматривается как ценный корпоративный ресурс, — в оценках окупаемости систем СЭД/ECM. Более половины респондентов (59%) считают, что фактическая окупаемость инвестиций в систему управления документооборотом или информационной средой предприятия довольно высока, а 14% полагают ее очень высокой.

Окупаемость системы управления документооборотом или информационной средой

А вот в оценке косвенных преимуществ респонденты практически единодушны: 90% считают, что эти ожидания от внедрения ECM-систем оправдываются, в некоторых случаях даже с избытком.

Более половины участников опроса (59%) отметили, что окупаемость инвестиций в технологии ECM сопоставима с отдачей от капиталовложений в другие значимые информационные технологии.

Оценка косвенных преимуществ от внедрения ECM-систем

Через тернии к ECM

Основные проблемы управления документооборотом смещаются из технологической плоскости в организационную. Наибольших усилий в становлении процессов управления документооборотом требует вовлечение сотрудников организации в использование решения, то есть борьба со слабой пользовательской поддержкой (35%), планирование и управление внедрением (18%) и понимание/определение требований (16%).

Самая частая проблема управления данными

Непосредственно принятие решения о внедрении ECM-системы в основном сдерживает долгий процесс понимания и определения требований к системе (49%), а также сложность в обосновании инвестиций, которая возникает в каждой третьей организации (35%).

Основная причина задержек при принятии решения о внедрении

Время собирать контент

Единое информационное пространство становится по-настоящему единым: организации стремятся получить быстрый доступ ко всей корпоративной информации, перевести данные с бумажных носителей в электронный формат. По данным исследования, увеличиваются расходы на промышленные сканеры, многофункциональные принтеры и МФУ, на внедрение технологий управления документооборотом. В частности, виден ощутимый рост расходов на портальные технологии, обеспечение безопасности контента и бизнес-аналитику.

Сканирование и перевод документов в электронный вид

Распознавание и извлечение информации (OCR/ICR)

Большинство респондентов (42%) определили портал как наиболее приоритетный подход к предоставлению сотрудникам единой точки доступа к репозиториям. Пятая часть опрошенных (20%) в качестве единой точки доступа к репозиториям предполагает использовать единую ECM-систему. Интересно, что лишь 7% организаций для данной задачи будут использовать специализированный механизм корпоративного поиска — несмотря на то, что основная проблема, связанная с управлением контентом, заключается в сложности поиска необходимой информации и документов (29%).

Тип поиска данных и документов

Кстати, более половины участников (60%) отметили, что информацию им проще найти в Интернете, чем во внутренних информационных системах компании, и только 9%, наоборот, сообщили о простоте поиска во внутренних системах. 31% считает, что поиск и там и там удобен одинаково. Можно предположить, что в ближайшем будущем производители определят удобство поиска одним из приоритетных направлений развития систем.

Оценка удобства поиска информации

Стратегически большинство организаций стремится уйти от «лоскутного» подхода к формированию единого информационного пространства и нацелено на построение новой, единой ECM-системы на основе технологий, предоставляемых одним вендором (21%). В равной мере (по 15%) респонденты отметили миграцию и замену существующих систем на новую ECM-платформу одного вендора и выборочные обновление/замену/миграцию существующих систем на уровне отдельных департаментов.

Стратегия в области ECM и управления документами

Потребность в анализе данных различается в зависимости от их типа: наиболее востребованной является аналитика информации, содержащейся в различных хранилищах данных, в ECM-системе и контента электронной почты. Отчетливо виден рост потребности в анализе внешних социальных ресурсов (блоги, социальные сети).

Хотели бы иметь инструменты анализа, но пока их не используем

Востребована ЭЦП, но пока в узкой нише обмена юридически значимыми финансовыми документами с внешними контрагентами (39% используют, 28% планируют). Во внутреннем документообороте электронная цифровая подпись пока широкого применения не получает (57% не используют, 26% пока планируют).

Использование ЭЦП (электронная цифровая подпись)

К инновационным технологиям класса Enterprise 2.0 организации пока относятся с некоторой осторожностью: наибольшее количество респондентов (316 человек) отметили, что используют технологии класса Enterprise 2.0 только для совместной работы с документами и файлами, а в 381 организации технологиями класса Enterprise 2.0 не пользуются вообще.

Используемые технологии класса Enterprise 2.0

Абсолютное большинство респондентов (681 голос) отметили, что их компании не собираются передавать на аутсорсинг ECM-функции.

Аутсорс ECM-функций

Преодоление хаоса

Организации не только осознают значимость контента как ценнейшего корпоративного ресурса, но и стремятся освоить его, обрести возможность извлекать из «контентных залежей» ценную информацию «здесь и сейчас». Именно эта тенденция проявляется в ранжировании проблем, связанных с управлением контентом.

Основная проблема управления данными, по мнению сотрудников, заключается в неопределенности бизнес-процессов (28%). Среди других серьезных проблем названы сложности поиска необходимой информации и документов (27%), невозможность удобной коллективной работы (18%), невозможность отслеживать перемещение информации в организации (8%) и дублирование информации (8%). Интересно, что неконтролируемый веб-контент пока практически не рассматривается как препятствие в работе с корпоративной информацией: этой проблеме уделили внимание всего 4% респондентов.

Самая частая проблема управления данными

См.также

• СЭД (подробнее)
• ECM – Enterprise Content Management
• СЭД (Программные технологии)
• СЭД (методика внедрения)
• ECM (мировой рынок)
• Главные тренды ECM
• СЭД (рынок России)
• СЭД в России: отраслевая специфика
• География СЭД/ECM-проектов
• СЭД в формате SaaS
• EDI - Электронный обмен данными