СЭД (Программные технологии)

Система управления документами на предприятии являет собой сложный процесс, и поэтому разработка специализированного программного обеспечения, призванного автоматизировать данную процедуру являет собой процесс сложный и трудоемкий.

Система автоматизации документооборота может по-разному выбираться, формироваться и строиться в зависимости от вышеназванных условий, размера организации, характера и специфики её деятельности, квалификации кадров, финансовых возможностей, набора подсистем (модулей), имеющих различную функциональную и технологическую наполненность, построенных с помощью разных программных продуктов, созданных одним или несколькими производителями.

Однако в последнее время всё большее количество экспертов соглашается, что непременными атрибутами комплексной системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёх программных технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками:

• WorkFlow;
• DMS (Document Management System);
• Groupware.

WorkFlow

Назначение

Эта концепция была предложена компанией Staffware около 20 лет назад. Данная концепция рассматривает весь комплекс задач автоматизации бизнеса как совокупность бизнес-процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow-системой, обеспечивают формирование описаний процессов, данных, а также содержат средства описания электронных форм для обработки этих данных. Технология WorkFlow подразумевает чёткое исполнение процесса согласно его описанию. Сервисы системы поддерживают реализацию бизнес-процессов, формирование и подготовку очередей заданий к обработке, автоматически обеспечивают нужную активность стадий процесса, контроль своевременности исполнения этапов процесса и различные способы реакции на возникающие проблемы.

Особенности

Современная индустриальная WorkFlow-система должна быть достаточно гибкой и включать в себя инструменты моделирования процессов, актуальных для компании; отслеживания состояния процессов и получения информации о несоответствии их течения; накопления статистики об отклонениях. Таким образом, WorkFlow-система позволяет непрерывно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; она содержит реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества бизнес-процессов, средства маршрутизации документов и других объектов, интеграции с другими продуктами корпоративных информационных систем. Наличие подобных инструментов позволяет на практике реализовать концепцию непрерывного реинжиниринга бизнеса. Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между участниками бизнес-процесса и имея режим напоминания пользователям о необходимых действиях, система WorkFlow может существенным образом влиять на скорость реализации бизнес-процессов, производительность и качество труда сотрудников.

Document Management System

DMS-системы появились достаточно давно и вначале обеспечивали несложные функции хранения файлов документов (или электронных архивов документов). Набор их был примерно таким: хранение и доступ к файлам; быстрый просмотр документов; разграничение прав доступа; ведение протокола доступа и контроль; отслеживание истории обработки документов; управление версиями.

Со временем они стали прирастать дополнительными функциями, среди которых:

• ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;
• поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;
• описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);
• навигация и организация представления учётной информации о документах;
• свободная маршрутизация документов и поддержка персональных очередей пользователей;
• описание жизненного цикла обработки документа;
• управление маршрутизацией и средствами мониторинга процессов.

Наличие подобных средств управления процессами контроля, движения и обработки документов делает систему применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.

GroupWare

История

Данная концепция зародилась в начале 90-х годов прошлого столетия. Основной её идеей было создание удобной среды доступа к разнородной информации и организация групповой работы с ней. Необходимо отметить, что термин GroupWare так и не получил формального толкования. В качестве примера можно назвать такие разные системы, как Link Works и Lotus Notes. В своё время к GroupWare относили и средства организации досок объявлений, и системы календарного планирования, и средства взаимодействия в реальном времени, организации телеконференций и группового пространства для доступа к файлам документов и многое другое. Однако с появлением таких продуктов, как Lotus Domino, Microsoft Exchange и Novell GroupWise, границы данной технологии определились довольно отчётливо.

Возможности

На GroupWare-компонент возлагают такие задачи и возможности, как:

• создание баз данных группового доступа, в которых может храниться разнородная структурированная и неструктурированная (слабоструктурированная) информация;
• унифицированное клиентское рабочее место, обеспечивающее навигацию по всем приложениям, созданным в рамках системы;
• встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы;
• средства организации представлений (View), позволяющие создавать различные визуальные представления данных, хранящихся в БД, в зависимости от конкретных потребностей пользователей;
• встроенные возможности маршрутизации электронных форм, интеграция с электронной почтой и средствами группового планирования;
• широкие возможности управления гиперссылками и их использования в приложениях.

Наличие описанных функций позволило разработчикам решений создавать самые разнообразные приложения на базе систем класса GroupWare. Они, как правило, имеют унифицированный интерфейс и средства навигации, базируются на общем каталоге пользователей и образуют общую среду взаимодействия пользователей с информацией. Важную роль в развитии GroupWare-систем сыграла концепция универсального почтового ящика (Inbox), предназначенного для получения в виде электронных форм разнородной информации (сообщений электронной почты, факсов, приглашений, поручений, документов и др.), а также средства управления персональным расписанием.

Тенденции развития

Таким образом, наличие в общей информационной среде организации комплексной системы автоматизации документооборота, объединяющей функции Workflow, DMS и Groupware, позволяет повысить прозрачность процессов, оптимизировать структуру организации, качество принятия решений и гибкость управления, скорость процессов формирования и обработки документов, качество услуг и производительность труда персонала и пр.

Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто канцелярских или просто архивных СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции таких систем с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе.

Системы ЭД, в отличие от ERP-систем, реализуют процессный подход к автоматизации и могут работать с неструктурированной или слабоструктурированной информацией. Кроме того, необходимо учитывать, что использование ERP-системы в некоторых организациях (учрежденческих, проектных, консалтинговых и др.) вообще не имеет смысла, и здесь основную нагрузку (помимо учётных) берут на себя именно системы ЭД.

Проекты

Вообще, системы ЭД не относятся к коробочным. Правда, существуют и такие версии (например, типовое решение OfficeMedia компании «Интертраст» и СЭД Акта компании «ДаксСофт»), однако это нетипично для крупных систем данного направления. Для каждого предприятия делается, как правило, свой проект, создаётся своё решение, но, естественно, не с нуля, а из необходимого набора типовых программных модулей, адаптируемых под специфику конкретного заказчика. Соответственно от того, насколько проект и внедрение охватывают все структуры предприятия (организации) и уровни управления, способствуют совершенствованию и оптимизации организации как самого предприятия, так и его основных бизнес-процессов и системы управления в целом, их адекватности друг другу, соответствуют времени и условиям функционирования, зависят комплексность и эффективность такой автоматизации, а также дальнейшие успехи предприятия.

К сожалению, невозможно изначально определить насколько эффективным окажется проект по автоматизации, на сколько месяцев/лет затянется разработка проекта и его внедрение, поэтому все более популярными становятся "типовые решения", "коробочные продукты", "конфигурации" которые уже "готовы", быстро внедряются (зачастую силами самого заказчика) с минимальными затратами. Развитие рынка СЭД привело к тому, что практически у каждого вендора есть набор типовых решений для разных отраслей, которые в готовом виде устанавливаются заказчикам, иногда с небольшими доработками. Такие решения позволяют максимально быстро получить отдачу, оценить эффективность, а в случае необходимости практически все вендоры готовы "доработать" типовое решение по желанию заказчика.

Список систем электронного документооборота

Доступен вместе с проектам по этому адресу

См.также

• СЭД (подробнее)
• ECM – Enterprise Content Management
• СЭД (методика внедрения)
• ECM (мировой рынок)
• Главные тренды ECM
• СЭД (рынок России)
• СЭД в России: отраслевая специфика
• Тренды российского рынка СЭД/ECM-систем
• География СЭД/ECM-проектов
• СЭД в формате SaaS
• EDI - Электронный обмен данными