СЭД И ECM Day 2024

28 февраля состоялась конференция «СЭД и ECM Day 2024» от TAdviser. Мероприятие было посвящено внедрению, развитию и поддержке электронного документооборота. Здесь выступили представители разных отраслей экономики и направлений бизнеса, делегаты от государства, а также разработчики программных продуктов.

Послушать доклады пришли представители таких организаций, как Центральный банк РФ, ГНЦ «Центр Келдыша», «Дикси», «Почта России», «Газпромнефть-ЦР», «Тольяттихимбанк», ВТБ «Специализированный депозитарий», «Сибирский Цемент», «Каспийский трубопроводный консорциум», ЦКБ РМ, Департамент информационных технологий Москвы и многие другие. Вел мероприятие Алексей Воронин.

Бумажные документы ликвидированы полностью

Станислав Ромащев, заместитель генерального директора по цифровой трансформации, Ижевский завод тепловой техники, рассказал о кадровом документообороте и об опыте внедрения корпоративных HR-услуг на заводе. Создание системы тут осуществлялось силами специалистов компании «Факт» (город Магнитогорск) на основе решения «Битрикс24».

Предпосылки создания HR-системы в компании были такими:

• большая длительность процесса от создания заявки сотрудника до ознакомления с приказом;
• риск ошибок при оформлении большого количества заявок;
• необходимость хранения персональных данных;
• низкий уровень коммуникации между сотрудником и руководителем в выходные дни;
• низкая скорость обмена документами между предприятием и сотрудником;
• отсутствие возможности оперативного получения информации по запросу;
• случаи нарушения сроков ознакомления с документами.

По итогам проекта был разработан веб-портал, который почти полностью (на 90%) удовлетворяет потребности сотрудников в кадровых и бухгалтерских сервисах. Всего было автоматизировано более 30 таких сервисов и 1100 рабочих мест, кроме того, разработан и внедрен кабинет сотрудника с 46 автоматизированными HR-сервисами. Теперь вовлеченность персонала в работу сервиса отмечается на уровне 99%, а время на обработку запросов снизилось на 70%.

У нас одно юрлицо, но два завода, а руководство находится в Москве, — пояснил Станислав Ромащев. — Первые полгода мы занимались внедрением кадровых сервисов, вторые полгода — интеграцией с другими системами: 1С ЗУП, 1С ERP, Active Directory и системой управления командировками. По итогам проекта бумагу мы ликвидировали полностью. Система, в числе прочего, дала эффект, которого мы не ожидали: бОльшая дисциплина руководителей в плане своевременного подписания документов.

Помимо прочего, на Ижевском заводе было разработано полнофункциональное мобильное приложение, повторяющее функционал основной системы, и реализована возможность автоматического выпуска ЭЦП. Также выполнена интеграции с внутренними и смежными системами. В планах на текущий год — создание дашбордов для генерального директора и директоров производственных площадок, дальнейшее наполнение личного кабинета сотрудника кадровыми сервисами (наставничество, обучение и др.).

Виталий Семиков, заведующий сектором электронного документооборота Министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области, участвовал в работе конференции при помощи одной известной ВКС-системы. Он рассказал историю развития электронного документооборота Ростовской области и поделился опытом работы с МЭДО на региональном уровне.

Фото 3. Виталий Семиков, заведующий сектором электронного документооборота, Министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области

Документооборот в регионе начали создавать в 2006 году на базе СЭД «Дело», и с той поры система прошла большой путь развития.

Стартовало создание системы электронного документооборота в 2006 году, причем изначально было принято решение о создании СЭД на единой базе данных, — осветил историю проекта Виталий Семиков. — Работа с ЭЦП началась уже в 2011 году. Постепенно все базы данных были заменены на единую. С определенного момента обращение документов в бумажном виде было запрещено — можно только в электронном и с ЭЦП. Кроме того, у нас реализована концепция одного документа, то есть документ регистрируется в системе единожды.

На текущем этапе, начиная с января 2022 года:

• осуществлено подключение исполнительных органов и муниципальных образований к МЭДО 2.7.1;
• документы с грифом ДСП включены в электронный документооборот;
• количество пользователей системы достигло 20 800 рабочих мест;
• ведется работа по импортозамещению;
• идет опытная эксплуатация нейросети для обработки обращений граждан в Министерство ЖКХ Ростовской области.

В настоящее время количество подключенных к региональной системе документооборота организаций более 4700, количество пользователей больше 20 тыс. Региональная система «Дело» включает в себя такие модули, как электронная приемная граждан, юрлиц; управление совещаниями; безопасный город; архивное дело (архив подлинников электронных документов); мобильный кабинет руководителя и МЭДО, расширенный в целях обеспечения взаимодействия с федеральными структурами. К МЭДО 2.0 регион был подключен одним из первых еще в 2012 году, а в 2021 года здесь состоялось подключение к МЭДО расширенному, при помощи которого региональные исполнительные органы власти и муниципальные образования получили возможность обмениваться сообщениями с такими органами исполнительной власти Российской Федерации, как Минцифры, Минобрнауки, Минфин, Минтруда, а также с представительствами федеральных органов в Ростовской области — отделением Социального Фонда России, ГУ МЧС, Банка России, ГУ МВД, Казначейства и др. На этот год запланирован перевод базы данных СЭД «Дело» на PostgreSQL.

Мясо без бумаги — как сельское хозяйство переходит на «цифру»

Евгений Подольский, руководитель проектов проектного офиса, ГК «Русагро Тех», рассказал про опыт внедрения СЭД в группе компаний. Эта группа объединяет в себе четыре направления бизнеса: мясо, сахар, производство масла и жира, а также сельское хозяйство. Организация входит в тройку крупнейших производителей сахарной свеклы.

В каждом из перечисленных блоков в компании работали собственные, невзаимосвязанные СЭД.

На момент старта проекта у нас работало несколько несвязанных СЭД, отсутствовали межфункциональные процессы, были высокие затраты на управление документооборотом, а также на изменение бизнес-процессов, — рассказал Евгений Подольский. Поэтому цель была такая — централизация процессов документооборота на основе единой платформы.

В ходе подготовки тут исследовали состояние документооборота на момент постановки задачи, выполнили предпроектный анализ. Чтобы найти подходящую СЭД, сформулировали более 200 требований, затем провели анализ рынка и сформировали шорт-лист. После проведения тендера для выбора исполнителя, остановились на СЭД Tessa.

Само внедрение было разделено на три этапа, и шло по принципу «от простого к сложному». Сейчас выбранная СЭД находится в стадии опытно-промышленной эксплуатации: уже реализованы «служебная записка», «заявки административного управления», тогда как договоры, доверенности (включая МЧД) и приказы пока в стадии реализации. Дальнейшие планы на этот год предполагают перевод всех основных и вспомогательных процессов в центральную СЭД.

Евгений Шабров, руководитель отдела систем документооборота, ГК «Агропромкомплектация», поделился опытом цифровизации ЮЗДО, но сначала немного рассказал о специализации группы компаний. Это вертикально-интегрированная сельскохозяйственная группа, которая занимается растениеводством, животноводством, производством мясной и молочной продукции, а также реализацией готовой продукции.

Толчком для проекта послужила необходимость интеграции с сервисом «Честный Знак», отметил Евгений Шабров. В рамках группы компаний создали центр автоматизации документооборота, отвечающий за стратегию и результаты проекта. Результаты внедрения впечатляют. Удалось добиться полного соответствия действующему законодательству (маркировка, взаимодействие с ФГИС, МЧД, прозрачность подтверждения операций). Подписывается 155 тыс. электронных документов в месяц, при этом доступ в личный кабинет из браузера не требуется, потому что работа с ЭДО идет непосредственно в учетной системе. Время обработки документов снизилось более, чем на 50%, кроме того, тут сократили более 40 FTE, высвободив людей для других задач.

Архив документов стал электронным, поддержка инфраструктуры электронного хранения теперь существенно дешевле затрат на архивное хранение и логистику бумаги. Контролирующим органам ответы отсылаются в день обращения.

До внедрения СЭД у нас была очень сложная логистика по складам и торговым точкам. Постоянно что-то теряли, переподписывали, и, наконец, поняли, что дальше так жить мы не можем, — сказал Евгений Шабров. — У нас была большая экосистема 1С, пользователи привыкли к этому интерфейсу, поэтому мы решили не уходить от него. К тому же вендор выпустил достаточно стабильную версию «1С: Документооборот 3.0».

Поделился Евгений Шабров и планами на следующие два года. В компании собираются перевести в электронный вид внутренний учетный документооборот и использовать при этому электронную подпись. Также планируется нарастить проникновение ЭДО в документообороте с контрагентами и организовать единый архив оцифрованных бумажных документов и электронных документов от всех операторов ЭДО.

«Легализация» КЭДО

Алла Клименко, начальник управления сопровождения персонала и охраны труда, «Росбанк», рассказала о том, как в банке организовали КЭДО без приобретения коробочного решения. На старте проекта тут разработали MVP-решение на базе мобильного приложения «Росбанка», в июле 2022 года запустили пилот, а уже в декабре решение было тиражировано на весь банк.

Мы стали использовать наш удостоверяющий центр для формирования и хранения УНЭП, а систему ДБО «Росбанка» для подписания документов, — сказала Алла Клименко. — Так мы достигли экономии, сделали сервис максимально удобным для подписания документов, сократили время и увеличили число клиентов банка за счет присоединения сотрудников к КЭДО.

В течение 2023 года на использование сервиса перешли 9300 сотрудников компании. Удовлетворенность получившимся продуктом находится на уровне 9,5 баллов по десятибалльной шкале.

Докладчица назвала два основных риска, которые возникали при создании КЭДО. Во-первых, нужно было обеспечить идентификацию сотрудника для формирования и выдачи УНЭП, что особенно актуально для новеньких. Выдача сотруднику карты банка происходит в офисе сети, а в случае отсутствия офиса в городе сотрудника заказывается курьерская доставка карты. Второй риск — необходимость отзыва УНЭП в случае изменения данных сотрудника, а также добровольного отзыва подписи. Тут используется автоматизированная проверка соответствия данных в клиентской базе тем данным, что указаны в подписи, проставление атрибута сотрудника в УЦ, разработка процесса обработки заявлений на аннулирование и перевыпуск подписи. В настоящее время на КЭДО перешли 60% сотрудников банка, отметила спикер. По ее оценке, экономия от использования собственной разработки для организации КЭДО в сравнении с пакетным решением вендора составит 20% на горизонте 5 лет и 60% на горизонте 10 лет.

Анастасия Пушкова, ИТ-бизнес-аналитик, ГК ITMS, и Анна Баранкевич, менеджер по трудовым отношениям, ГК ITMS, рассказали о проекте по переводу сотрудников на КЭДО на основе облачного сервиса HRLink. 76 офисов группы компании распределены по всей территории России, отметили они.

Предпосылками организации КЭДО здесь стала и большая длительность HR-процессов, и долгое подписание кадровых документов и приличные затраты на курьеров и канцелярию. «В первую очередь, мы хотели сократить время подписания документов, причем как со стороны сотрудника, так и со стороны кадровой службы», — отметила Анастасия Пушкова.

В группе компаний изначально решили, что КЭДО будет организовываться на базе облачного коробочного решения. Это позволит быстро организовать кадровый документооборот и начать им пользоваться. При этом система должна соответствовать всем требованиям ИБ, поскольку предполагалось передавать персональные данные сотрудников. Был выбран облачный сервис HR Link, который и стал фундаментом цифровых HR-процессов в компании с использованием УНЭП.

Проект был реализован в 2023 году и длился 9 месяцев, из которых целых два месяца занимались «легализацией» КЭДО внутри компании.

Убедить сотрудников перейти в КЭДО было сложно, — признала Анна Баранкевич. — Мы разделили персонал на три части: сотрудники торгового маркетинга, головного офиса и производства. Ключевым преимуществом для людей в полях стало то, что можно не приезжать лишний раз в офис. А вот убедить сотрудников производства было самым сложным: и в силу их возраста, и из-за отсутствия у них смартфонов. Приходилось убеждать много раз и, порой, лично.

Основные результаты проекта таковы. Сейчас на КЭДО перешли 97% сотрудников. За полгода было подписано 14257 документов, причем подписание занимает меньше одной минуты. Достигнутая экономия на логистике и канцелярии оценивается на уровне 1,5 млн руб. в год. И 40 725 листов бумаги было сохранено.

Николай Лазарев, директор по развитию и поддержке информационных систем, УК «Росводоканал», рассказал о пути, пройденном от организации КЭДО до полной автоматизации взаимодействия сотрудников и работодателя. Спикер обозначил масштаб деятельности «Росводоканала» следующими цифрами: 10 городов присутствия, 6,8 млн пользователей, 20.6 тыс. км. путей подачи воды, 26% рынка среди частных операторов водоснабжения.

У нас возникла необходимость налаживания коммуникации между бухгалтерией, которая находится в Воронеже, и сотрудниками в других городах, — вспомнил предысторию проекта Николай Лазарев. — Чтобы реализовать это, мы начали создавать собственный продукт. Со временем планировали создать, в том числе, и мобильное приложение, но к 2022 году поняли, что наибольшим спросом среди сотрудников пользуется веб-сайт, поэтому сегодня у нас вместо мобильного приложения — веб-версия сайта, адаптированная для мобильного устройства.

Текущая конфигурация решения выглядит так: фронт-енд собственной разработки — «PRO’водник», источники данных — «1С: Документооборот», 1С: УПП и 1С: ЗУП, инфокиоски на производственных площадках для доступа в систему тех сотрудников, у кого нет смартфонов.

За последние 12 месяцев в ГК «Росводоканал» было создано 358 568 электронных документов (75% от общего кадрового документооборота в информационных системах). Годовая экономия бумаги — 418 332 листов (837 пачек). Это 50 спасенных деревьев в год. Места для оперативного и архивного хранения документов тоже сэкономлены. Кроме того, наблюдается сокращение во всех процессах трудозатрат в диапазоне 68% - 89%.

На сегодня КЭДО доступно не только для офисных сотрудников, но и для всех категорий промышленного персонала, подчеркнул Николай Лазарев. Проект реализован своими силами и с небольшими затратами, без привлечения подрядных организаций. Программный продукт заинтересовал многие организации отрасли ЖКХ? Поэтому теперь компания планирует выйти на рынок с программным продуктом «PRO’водник».

Главное, чтобы людям не стало сложнее работать

Кирилл Скоромыкин, руководитель проектного офиса внутренней автоматизации, Avito, рассказал о том, как 80% документооборота с поставщиками и клиентами были переведены на ЭДО.

Ситуация на момент старта проекта, подтолкнувшая к организации ЭДО выглядела так. Документооборот с клиентами означал высокую стоимость и большие затраты на хранение архивов, а документооборот с поставщиками подразумевал низкую скорость бизнес-процессов, налоговые риски при утрате оригиналов и тоже большие расходы на архивы.

При работе с поставщиками очень важно, чтобы такие формальные вещи, как документооборот, не тормозили бизнес-цикл, — подчеркнул Кирилл Скоромыкин. — Мы это осознали и приступили к организации ЭДО с клиентами и поставщиками. Целевым было создание шины ЭДО собственной разработки и последующая мягкая имплементация ЭДО в текущие процессы, чтобы люди не почувствовали усложнения в работе.

Проблемы, с которыми столкнулись по ходу проекта:

• оставшиеся бумажными 20% документов требовали поддержки их оборота в прежнем объеме;
• не подумали про поддерживающие, вспомогательные процессы (техподдержка и обновление модулей API, закупка пакетов документов и других лицензий, контроль зависших документов)
• не подумали про входы/выходы документооборота.

С целью решения последней проблемы в компании сформировали корпоративный удостоверяющий центр и организовали электронный архив в интеграции с «Налоговым мониторингом».

В завершение доклада спикер поделился некоторыми итогами организации ЭДО с клиентами и поставщиками:

• с клиентами — рост количества отправляемых им документов на уровне 2200%, покрытие клиентов — 89%, экономия на одном пакете документов — 166 рублей;
• с поставщиками — рост количества документов на 3100%, покрытие — 85%, положительный эффект на стоимости проектов.

Ярослав Назаров, CDO и CDTO, Fplus, рассказал о предпосылках и результатах внедрения конструктора документов Doczilla, отметив, что в данном случае компания выступала как заказчик. Он обозначил два типа ошибок при работе с документами: это либо ошибки при выборе типовых форм и заполнении полей, либо проблемы в карточке СЭД, долгое погружение в специфику форм.

Ярослав Назаров противопоставил два подхода к разрешению проблем при составлении документов: жесткая формализация процессов бэк-офиса и сервис самообслуживания. Преимущества первого подхода в строгом соблюдении корпоративных стандартов, в возможности быстрой перестройки процессов. Недостатки же таковы: медленная работа в связи с постоянным дефицитом кадров и дорогим профессиональным ресурсом. При втором подходе наблюдается равноправные взаимоотношения с контрагентом, высокая скорость отклика и динамика процессов, отметил Ярослав Назаров. Возможные ошибки тоже есть — это игнорирование корпоративных стандартов, инертность изменений в договорных процессах.

В Fplus пошли по второму пути, внедрив конструктор документов Doczilla как сервис самообслуживания. При выборе ИТ-инструментов для поддержки работы юриста следует помнить о том, что решения для профессионалов представляют собой сложную экспертную систему с жесткой методологией и алгоритмами действий. Вторая разновидность инструментария для юриста — это LegalTech «для чайников», предполагающий дружественность, легкость в использовании с адаптацией процессов под каждого пользователя и реалии рынка.

Далее Ярослав Назаров рассказал, что дает интеграция СЭД (компания находится в процессе миграции на «1С: Документооборот») и платформы Doczilla. В случае типового договора пользователь открывает карточку в СЭД, из нее вызывает Doczilla и подготавливает типовой договор. Или же запускает анализ входящего договора для автоматической подстановки в поля карточки СЭД соответствующих значений. Когда договор нетиповой, то он подгружается, анализируется, а потом создается карточка — и следом действия выполняются по тому же алгоритму.

Нам было важно внедрить помощника непрофессионалу и выбрать инструмент с философией самообслуживания, — подчеркнул докладчик. — Это внедрение — трамплин, наша основная цель — полная автоматизация и переход к искусственному интеллекту.

Константин Гусев, ведущий аналитик, ГНИВЦ. Эта компания является разработчиком АИС ФНС России и ряда других программных комплексов, включая приемный комплекс для электронных счетов-фактур ЭДЕМ. Ему-то спикер и посвятил свое выступление на конференции, но для начала кратко изложил историю развития электронных счетов-фактур.

Первые шаги в этом направлении были сделаны в 2011 году. В 2019 начался эксперимент по обмену электронными счетами-фактурами, в 2021 году вводится национальная система отслеживания, а в 2022 году началась разработка комплекса ЭДЕМ. «Главная цель, стоявшая перед создателями комплекса ЭДЕМ, состояла в упрощении администрирования НДС, — подчеркнул Константин Гусев. — Комплекс интегрируется с девятью подсистемами, каждая из которых жизненно необходимо и отвечает за ту или иную важную функцию».

Ключевые особенности работы комплекса сейчас следующие:

• доступ по двустороннему TLS ГОСТ с использованием сертификата КЭП оператора ЭДО;
• взаимодействие только с оператором продавца;
• ответы ФНС России предоставляются только по запросу оператора;
• средний размер контейнера — 35 Кб, максимальный — 40,7 Мб;
• количество одновременных пользователей портала ЭСФ — 100;
• максимальный срок оперативного хранения контейнера в кэше — 48 часов;
• сроки хранения при отказе в приеме: карточка контейнера — 2 месяца, тело контейнера — до 5 лет.

Основные бизнес-правила, заложенные в работу комплекса, это безопасность данных (TSL ГОСТ, реестр сертификатов, сохранность данных) и потоковая обработка (непрерывность приема, высокая скорость обработки, оперативность ответа). Алгоритмы проверок подразумевают два этапа обработки, кодификация ошибок, расширяемость. Структура объектов предполагает целостность данных, мультиплексирование, вариативность структуры под типы транзакций.

Константин Гусев рассказал о назначении шести функциональных модулей комплекса ЭДЕМ: авторизация, прием транспортных контейнеров, обработка транспортных контейнеров, сохранение (оперативное и долгосрочное хранилища), интеграция (9 подсистем), обслуживание. Он также осветил взаимодействие между различными сегментами, отметив, что основной объект взаимодействия — транспортный контейнер.

Комплекс уже активно эксплуатируется, к нему подключились и активно работают 45 операторов ЭДО и больше 100 тыс. хозяйствующих субъектов. Спикер привел еще и такую статистику. Тут принято и обработано более 1,5 млн транспортных контейнеров (включая извещения о подтверждении). Принято и обработано около 655 тыс. транспортных контейнеров с электронными счетами-фактурами, содержащих реквизиты прослеживаемости. В полученных транспортных контейнерах зафиксировано более 40 тыс. критических ошибок.

Проектов по внедрению СЭД не существует

Платформе Documino для создания решений по управлению контентом посвятил свой доклад Михаил Егоров, старший исполнительный директор, «АйДи - Технологии управления». Он напомнил результаты исследования TAdviser по итогам 2022 года, согласно которому компания входит в первую пятерку крупнейших поставщиков СЭД.

Проектов по внедрению СЭД на рынке сейчас не существует, — считает Михаил Егоров. — Как правило, это проекты перевнедрения — либо модернизация, либо замена. Главная цель проекта — сделать систему, которая на порядок лучше исторической СЭД. Новая система должна быть быстрее, функциональнее, надежнее. Планка высокая, и мы стараемся ей соответствовать.

Платформа Documino разработана специально для крупных, территориально-распределенных организаций. Она поддерживает все российские ОС и офисные пакеты, работает на СУБД Postgres Pro, а также в российских браузерах. На основе платформы созданы три решения:

• Documino.СЭДО — СЭД для крупных холдинговых компаний (десятки тысяч пользователей);
• Documino.Архив — единое электронное хранилище документов, которое интегрируется со всеми корпоративными информационными системами;
• Documino.ПСД — система обработки проектно-сметной документации для проектных институтов.

Михаил Егоров рассказал о преимуществах Documino.СЭДО — это и современный дизайн, и многооконность, и чаты. Параметры быстродействия системы при одновременной работе 5 тыс. пользователей таковы: время открытия карточки документа (включая pdf-образ) — 2 сек., переход по вкладкам — до 1 сек. Система конфигурируется по принципам лоукода с возможностью визуального проектирования экранных форм и включает в себя мобильное приложение, дашборды и аналитику.

Кирилл Соколов, управляющий директор «Цитрос», и Александр Павлов, директор по развитию SOICA, оба спикера — представители SL Soft, рассказали про интеллектуальный архив документов на основе продуктов компании. Они напомнили об актуальных проблемах рынка.

Информация хранится в виде неформализованных, неструктурированных документов, что означает отсутствие или несвоевременность данных. Подготовка ответов на запросы руководства требует длительной ручной работы или привлечения дорогих специалистов. К тому же, данные фрагментированы: используемые средства доступа предоставляют данные лишь для конкретной задачи, не давая связной информации по цепочке процессов.

По оценке спикеров, эти проблемы можно решить при помощи интеллектуального архива, предполагающего оцифровку документов, доступ к фактам из неструктурированного хранилища документов, семантический поиск информации на естественном языке и релевантную обработку запросов и средства анализа данных. Не лишним будет и организация ЭДО и ЮЗДО, интегрированных с интеллектуальной текстовой аналитикой.

Создать такой архив они предложили при помощи продуктов компании SL Soft, а именно: системы распознавания данных (OCR) SOICA, RPA-платформы ROBIN, системы управления цифровым контентом «Цитрос» и средства анализа неструктурированных данных «Преферентум».

Мы предлагаем решение «Интеллектуальный архив», которое помогает распознать сканы документов, загрузить их в единый архив и при помощи средств аналитики извлечь объекты, сущности, атрибуты и увязать их друг с другом. Человек может задать вопрос на естественном языке, а система выдает информацию в релевантной форме — график, текстовая информация. Информация добывается на основании документов, попавших в архив, — сказал Кирилл Соколов.

Далее Александр Павлов и Кирилл Соколов подробнее рассказали о возможностях каждого из этих продуктов, уточнив, что документы в архив могут попадать, в том числе, из внешних источников.

Продукт автоматизированной обработки документов SOICA представляет собой конвейер по обработке документов, которые могут быть в разных форматах, структурированные и неструктурированные, — добавил Александр Павлов.

Модульная сборка

Юлия Галлямова, руководитель отдела продуктовых решений, СИНТЕЛЛЕКТ, рассказала о своей компании и возможностях платформы Tessa, а также о некоторых коробочных решениях, созданных на этой платформе.

Платформа Tessa имеет модульную структуру, каждый из модулей может работать как самостоятельная система:

• делопроизводство;
• конструктор документов;
• архивный документооборот;
• машиночитаемая доверенность (МЧД);
• шлюз с «Диадок»;
• МЭДО;
• кадровый документооборот;
• CRM;
• валютный контроль.

У нас более 400 реализованных проектов внедрения Tessa в самых разных отраслях. Больше 30 из этих проектов — крупные, — рассказывает Юлия Галлямова. — На платформе можно решать, в том числе, и узкопрофильные, специализированные задачи. Мы выпустили ряд гибких коробочных решений, которые легко адаптировать под требования заказчика.

Далее она рассказала о некоторых из представленных выше модулей подробнее. Так, стандартная функциональность модуля Tessa МЧД включает в себя интеграцию с сервисом «Контур.Доверенность», а также подписание документов контрольной электронной подписью, актуальные шаблоны МЧД для формирования файлов XML (B2B, B2G), классификаторы полномочий для каждой формы МЧД, реестр МЧД, выпущенных организацией, с инструментами поиска. Еще одно решение — Tessa КЭДО — создано совместно с компанией Target. Тут предусмотрена его интеграция с 1С ЗУП, порталом «Госуслуги». Возможно использование пяти технологий ЭЦП.

Анастасия Литвиненко, директор по работе со стратегическими заказчиками, ITFB Group, рассказала о двух продуктах компании: платформа «Симфония» и сервис интеллектуальной обработки документов (OCR) — ITFB EasyDoc.

Основное назначение платформы «Симфония» — это замена западных решений Documentum, OpenText ECM Suite for SAP Solutions, IBM FileNet, IBM Notes/Domino, Microsoft SharePoint. Среди решаемых задач — хранение цифрового контента в едином репозитории, цифровизация бизнес-процессов, организация единого цифрового пространства.

Платформа обладает набором интеллектуальных инструментов:

• встроенный набор конструкторов для настройки платформы без написания кода;
• сервис распознавания, извлечения данных с применением технологии искусственного интеллекта;
• гибкая настройка бизнес-правил доступа и структуры отображения цифрового контента.

«Симфония» состоит из девяти модулей, включая «СЭД, делопроизводство и ЮЗЭДО», модуль «Управление персоналом и КЭДО», «Портал» (личный кабинет сотрудника) и ряд других. Каждый из модулей можно использовать самостоятельно, отметила Анастасия Литвиненко. Она охарактеризовала платформу как умную систему, способную принимать решения и делать выводы на основе анализа данных. Продукт автоматизирует исполнение рутинных процессов обработки документов, обеспечивает интеллектуальный анализ процессов с последующей их оптимизацией и интеллектуальный поиск с учетом семантики и правил русского языка.

В завершение Анастасия Литвиненко рассказала о встроенном модуле распознавания на основе продукта IFTB EasyDoc, о практике его использования по формированию документов на основе судебного решения. Спикер перечислила некоторых заказчиков, использующих различные модули платформы: «Яндекс», НИИ «Восход», ГК «Калашников», «Гринатом», МОЭК и др.

Мы даем заказчику возможность организовать единое цифровое пространство и работать с документами, которые не требуют проверки версионности, актуальности и так далее, — отметила Анастасия Литвиненко. — Платформа может работать в импортонезависимом ИТ-ландшафте. Умной платформу делает симбиоз технологий, в частности, OCR и искусственный интеллект. Система умеет назначать ответственных по процессу, проводит ретроспективный анализ действий пользователей.

Развиваем бизнес в эпоху дефицита

Иван Волков, директор по продуктам, Content AI, обратил внимание на дефицит ИТ-специалистов на рынке как основной современный вызов, на который приходится отвечать бизнесу. В таких условиях сложнее развивать бизнес, поскольку повышается себестоимость продуктов и услуг, обостряется конкурентная борьба. Максимальная автоматизация рабочих процессов с использованием технологии искусственного интеллекта позволяет найти адекватные ответы на эти вызовы, уверен спикер.

Дефицит кадров захватывает все сегменты экономики, специалистов все сложнее найти и удерживать, — говорит Иван Волков. — Ответ на этот вызов — компьютерная автоматизация с искусственным интеллектом на борту. Необходимо повышать производительность и продуктивность сотрудников, автоматизируя рутину и внутрикорпоративное взаимодействие между специалистами разных подразделений, работающих с разными информационными системами, и это резерв для роста продуктивности.

Современная IDP-система — один из эффективных инструментов. Иван Волков обозначил тренды в развитии таких информационных систем:

• универсальность, движение в сторону инструмента гиперавтоматизации,
• снижение затрат на входе,
• уменьшение затрат на эксплуатацию,
• развитие возможностей понимания IDP-системой документов.

В завершение спикер рассказал о ContentCapture — разработке компании, которая работает с любыми процессами и документами, обеспечивает высокое качество распознавания и понимания документов. Решение надежно и производительно: система способна обрабатывать более 1,5 млн документов в день. Она использует современные ИИ-возможности автоматизации в области IDP и базируется на основе всемирно признанных технологий распознавания текста, классификации документов и обработки естественного языка для крупного бизнеса, государственных организаций и частных клиентов. Данное решение работает из-под любой ОС (Windows, Linux, отечественные варианты).

Александр Щербаков, руководитель практики внедрения «1С: Документооборот», «Райтек ДТГ», посвятил свое выступление реализации процесса претензий в «1С: Документооборот» и синхронизации этого процесса с «1С: ERP». Компания много лет внедряет «1С: Документооборот» и имеет подтвержденную вендором компетенцию по данному продукту. В общей сложности она реализовала 32 внедрения.

Александр Щербаков перечислил виды претензий (нарушение сроков поставки, погашения задолженности, требование о возмещении ущерба и др.), а также обозначил виды процессов, применяемых в «1С: Документооборот» в рамках претензий:

• входящее и исходящее письмо,
• процесс рассмотрения претензии клиентов,
• подготовка претензии к поставщикам,
• мероприятия,
• досудебные претензионные письма,
• соглашения об урегулировании претензий,
• проекты.

Спикер подробнее остановился на каждом из них, разложив на подпроцессы и подчеркнув важность синхронизации претензионных процессов в «1С: Документооборот» и 1С: ERP.

Результатом ответа на претензию могут быть либо отказ, либо удовлетворение претензии — тогда заявка передается на оплату в ERP и так далее — либо формируется соглашение об урегулирование претензии, — сказал Александр Щербаков.

Андрей Чепакин, коммерческий директор, ELMA, анонсировал развитие СЭД/ECM-системы ELMA365 как CSP-платформы, когда управление контентом строится на открытых и легко масштабируемых сервисах. Ключевых направлений развития тут несколько: функционал для совместной работы над документами; инструменты для формирования корпоративного содержимого для всех сотрудников; принцип переиспользования уже созданного контента в системе.

«Если хотите кардинально изменить, улучшить HR-процессы — это к нам», — пригласил присутствующих Андрей Чепакин. В продукте уже реализована интеграция с различными серверами совместного редактирования: MS Office 365, OnlyOffice, «Р7-Офис», «МойОфис». Здесь есть вставка изображений в шаблоны документов, добавлена лоукод-настройка задач документооборота и многое другое.

Спикер представил набор готовых решений и шаблонов для разных областей корпоративного документооборота, выполненных на основе платформы ELMA 365: работа с контрагентами, офисные процессы, управление делами, ELMA AI, налоговый мониторинг, управление доверенностями, SMB СЭД, КЭДО.

В завершение он поделился планами по развитию функционала платформы на 2024 год. Будут реализованы:

• новая версия личного кабинета/портала сотрудника;
• мобильное приложение ELMA365 «Личный кабинет»;
• единый сервис авторизации при входе в систему;
• адаптация всех процессов под сотрудников, не согласившихся перейти на КЭДО;
• расширение интеграция с другими решениями компании (ELMA AI и т.д.) и внешними сервисами («Госключ», «Госуслуги» и т.д.).

Дина Бахарева, директор по развитию «Атач», «ММК — Информсервис», представила доклад о том, как была повышена операционная эффективность договорной деятельности в группе ММК посредством автоматизации процессов на базе платформы «Атач».

Предпосылками реализации проекта стал большой объем договорной работы (30 тыс. документов в год), множество вовлеченных в процессы сотрудников (больше 3 тыс.), существенные затраты на FTE. Согласование длительное и непрозрачное, множество процессов вообще не были автоматизированы.

На предварительном этапе выбирали между заказной разработкой, внедрением на базе ERP-системы и автоматизации на основе «Атач».

Заказчик выбрал платформу «Атач» как единую платформу для автоматизации всех своих бизнес-процессов, связанных с документооборотом, — подчеркнула докладчица. — Наша платформа работает через веб-приложение из любой точки мира на любом устройстве.

Достигнутые эффекты от внедрения «Атач» Дина Бахарева разделила на прямые, косвенные и социальные. Прямые эффекты: полная цифровизация документов (100% отказ от бумажного документооборота), снижение FTE до 15, ускорение операций по согласованию договорных документов на 78%, среднегодовой экономический эффект порядка 45 млн руб., рост производительности — на 80%. Социальные эффекты: улучшение отношений между сотрудниками согласующих подразделений и в связке «работник-руководитель», повышение вовлеченности персонала, увеличение количества поданых предложений для развития системы и конечных пользователей, высвобождение рабочего времени руководителей до 2 часов в день.

Проект был реализован в 2018-2019 году, а сейчас идет постоянное развитие функционала. Завершающую часть выступления спикер посвятила описанию модулей и сервисов платформы «Атач», которая, как подчеркнула Дина Бахарева, построена на клиентоцентричном подходе. Основной принцип тут прост: пользователю должно быть удобно работать с документом. При входе в систему человек сразу видит сам документ, а слева размещен список задач, которые он может решить по данному документу.

В перерыве и по завершении конференции участники общались в неформальной обстановке, а также имели возможность ознакомиться с решениями и услугами ИТ-поставщиков на стендах, развернутых в холле мероприятия.

Информация о партнерах конференции

Documino (www.documino.ru) – универсальная программная платформа российской компании ООО «АйДи – Технологии управления», предназначенная для создания решений по управлению контентом и процессами документооборота.

На базе Documino реализована одна из самых современных и производительных систем электронного документооборота Documino.СЭДО, позволяющая создавать уникальные бизнес-процессы обработки документов, самостоятельно (без привлечения разработчиков) выполнять конфигурирование и нетиповые настройки, работать с любых устройств, в том числе и мобильных.

Documino внесена в Единый реестр Российского ПО для электронных вычислительных машин и баз данных с 22.02.2019. В настоящий момент Documino используют более 20 организаций общим количеством пользователей белее 70 тыс.

TESSA (www.mytessa.ru) – универсальная ECM/BPM платформа российской компании СИНТЕЛЛЕКТ (Syntellect), предназначенная для создания высокопроизводительных решений по управлению документами и бизнес-процессами в компаниях различного масштаба и направления деятельности. TESSA получила признание как универсальное и гибкое решение для автоматизации бизнес-процессов и документооборота среди корпоративных пользователей. С 2016 года платформа TESSA включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Среди организаций, использующих TESSA в ежедневной работе – банк ВТБ, Газпром Нефть, Газпромбанк, Росгосстрах, Банк Открытие, ГК АСВ, ГК Ростех и др.

Content AI – российский разработчик решений в области интеллектуальной обработки информации. Content AI выпускает продукты на основе всемирно признанных технологий распознавания текста, классификации документов и обработки естественного языка для крупного бизнеса, государственных организаций и частных клиентов. Мы предоставляем решения для автоматизации обработки любых документов и данных, востребованные и известные на рынке более 30 лет. Компания имеет аккредитацию Минцифры РФ. Продукты Content AI входят в реестр отечественного ПО.

DOCZILLA – ведущая компания разработчик продуктов в сфере LegalTech. Doczilla запустила первую в России полноценную AI CLM — систему управления жизненным циклом контрактов на базе искусственного интеллекта. Платформа позволяет автоматизировать весь трек работы с документом в одном окне: создавать, согласовывать, подписывать, хранить документы и контролировать исполнение обязательств. Благодаря модулю искусственного интеллекта Doczilla становится незаменимым ассистентом юриста: помогает создавать договоры с нуля, генерировать акты, письма и доп. соглашения на основе уже существующих документов, переводить, анализировать документ на риски и еще 20+ полезных функций.

Среди наших клиентов: Райффайзен банк, Россельхозбанк, Авиасейлз, Сбер, HH.ru, Технологии Доверия и еще 100+ крупных компаний.

SL Soft (ООО «СЛ Софт») — разработчик российских бизнес-приложений для государственных и корпоративных заказчиков. Компания создана в 2023 году, входит в ГК Softline. Все решения в контуре SL Soft включены в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД Минцифры.

«Цитрос» (ECM) — управление электронными документами на всех этапах жизненного цикла.

SOICA (OCR) — потоковое распознавание и интеллектуальная обработка текстовых данных и изображений.

ROBIN (RPA/IPA) — интеллектуальная автоматизация сквозных бизнес-процессов.

Polymatica (BI/EPM) — бизнес-аналитика и визуализации данных, стратегическое планирование и бюджетирования.

«БОСС» (HRM/HCM— управление персоналом и расчет заработной платы в компаниях от 1000 сотрудников.

«Преферентум» (AI/ML — интеллектуальная обработка текстовой информации на основе ML и алгоритмов.

ITFB Group разрабатывает и внедряет программное обеспечение. Компания реализовывает проекты по разработке, предоставляет команды ИТ-специалистов под нужды бизнеса, внедряет бизнес-системы и создает инновационные продукты в области распознавания.

Клиентами являются более 100 компаний enterprise-уровня, среди которых «Яндекс», «Тинькофф», ВТБ, МКБ, «Сбер», Газпромбанк, Росбанк, «Открытие Инвестиции», МТС, СИБУР, Гринатом, «Уральские авиалинии», СОГАЗ, «Большая российская энциклопедия» и другие.

Сайт: itfbgroup.ru.

АО "ГНИВЦ" является разработчиком автоматизированной информационной системы ФНС России. Разработанные АО "ГНИВЦ" программные комплексы используются налоговыми органами и налогоплательщиками. При участии АО `ГНИВЦ` были успешно внедрены или внедряются передовые решения в сфере налогового администрирования и контроля для налоговых администраций в:

Республике Узбекистан; Кыргызской Республика; Республике Беларусь; Республике Таджикистан; Королевстве Саудовская Аравия. Наши продукты:

Автоматизированная система контроля НДС; Автоматизированная система контроля ККТ; Специальный цифровой налоговый режим для самозанятых; Система идентификации и риск – профилирования данных CRS; Иные продукты, в том числе системы расчетов с бюджетом и системы регистрации и учета налогоплательщиков. При внедрении продукты адаптируются под актуальные задачи налоговой администрации и существующую IT-инфраструктуру.

Кроме тиражируемых продуктов возможно:

Консультирование по вопросам налогового администрирования; Обследование ИТ-инфраструктуры налоговой администрации; Разработка и модернизация информационных систем налогового администрирования.

Райтек ДТГ - системный интегратор для цифровизации промышленных компаний. Работает на российском рынке с 2013 года. За это время выполнено 100+ проектов в промышленности. Входит в ТОП-10 рейтинга «1С:Центры ERP».

• В штате компании работают 400+ специалистов.
• Оптимальная продуктовая линейка компании включает 1С:ERP/1С:УХ/ДО/ЗУП/ТОИР/APS/PLM/PDM.

Комплексное сопровождение и развитие систем 1С.

• Выполняем переход с зарубежных ERP-систем SAP, Oracle, Infor, Microsoft Axapta на 1С. Реальные кейсы.
• Являемся партнером ведущих вендоров – 1С, Интермех, Datareon, Novo BI.
• Реализуем проекты с отраслевыми лидерами и компаниями из рейтинга РБК ТОП-500.

Райтек ДТГ – надёжный партнёр и эксперт в документообороте. Статус "1С:Центр компетенции по документообороту". Проектной командой выполнено 32 проекта внедрения 1С:Документооборот, из них 9 крупных проектов с реализацией более 1,5 лет. Внедряем типовые решения и создаём заказные системы, осуществляем синхронизацию и бесшовную интеграцию системы 1С:Документооборот с другими решениями от «1С» и интеграцию с решениями сторонних производителей.

"1С-Рарус" - совместное предприятие фирм "1С" и "Рарус", создано в 1994 году. Сегодня "1С-Рарус" - холдинг, филиалы которого работают в 18 городах России и за ее пределами. За 30 лет работы на рынке клиентами "1С-Рарус" стали более 150 000 предприятий России и стран СНГ, а также подразделения крупнейших мировых компаний. Специалисты "1С-Рарус" разработали свыше 90 типовых решений для 17 отраслей бизнеса. "1С-Рарус" - ведущий партнер фирмы "1С", Сертифицированный партнер Google, Золотой партнер Билайн и 1С-Битрикс, член ассоциации Некоммерческого Партнерства Поставщиков Программных Продуктов (НП ППП). В группе компаний "1С-Рарус" работает более 3000 сотрудников, большинство из них сертифицированы фирмой "1С". Система менеджмента "1С-Рарус" соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2015. Сайт группы компаний: rarus.ru

Компания «ДоксВижн» - создатель и разработчик Low-Code платформы для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний Docsvision. Входит в ТОП-3 самых популярных российских СЭД/ECM-платформ в России (TAdviser, декабрь 2021 г.) и в ТОП-5 BPM-систем (CNews, ноябрь 2020 г.). Крупные компании с помощью платформы Docsvision решают задачи организации сквозных процессов обслуживания клиентов, управления проектами, организации доступа к документам в едином электронном архиве, перехода на безбумажные процессы и накопления данных. С 2005 года клиентами «ДоксВижн» стали более 1500 коммерческих предприятий и государственных организаций в России и странах ближнего зарубежья.

ELMA — российская ИТ-компания, разработчик Low-code платформы для автоматизации внутренних бизнес-процессов, электронного документооборота, CRM и клиентского сервиса. На протяжении нескольких лет ELMA уверенно занимает лидирующую позицию на рынке BPM-систем в СНГ по версии делового портала TAdviser. Системные решения ELMA365 входят в топ-5 отраслевых рейтингов Cnews и G2.

Компания имеет более 3500 клиентов и 230 партнеров в России и за рубежом, является резидентом информационного центра «Сколково» и поставщиком ИТ-решений единого реестра российского ПО.