Летограф
Решение для автоматизации документооборота и архива

ЛЕТОГРАФ – готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных организаций.

Система включает в себя уникальный набор функциональных возможностей для комфортной ежедневной работы. В системе реализован инновационный подход к автоматизации, снижающий сроки и затраты на внедрение и развитие. В основе ЛЕТОГРАФ применяется мощная технологическая платформа, обеспечивающая быструю и надежную работу. Заказчик, принявший решение о внедрении системы, платит только за то, что использует.

Масштабируемые отказоустойчивые решения на базе платформы ЛЕТОГРАФ устанавливаются централизованно на кластере серверов и реализуют на практике концепцию управления «большими данными». Пользователи работают с системой в интерфейсе веб-браузера и получают доступ к информации в режиме он-лайн со стационарных или мобильных устройств.

Система ЛЕТОГРАФ унифицирует работу со всеми электронными и бумажными документами организации (входящими, исходящими, внутренними, кадровыми, архивными, договорами, счетами, заявками и пр.), а также может быть интегрирована с корпоративными и внешними системами. Функциональность и надежность системы проверены внедрением на десятках крупных проектов

Компания-разработчик ЛЕТОГРАФ на рынке уже более 10 лет и за это время прошла путь от небольших проектов на 5-10 рабочих мест, позволяющих осуществлять регистрацию и поиск документов, до масштабных решений, в которых несколько тысяч пользователей выполняют все операции по работе с документами. С помощью платформы ЛЕТОГРАФ могут быть решены все задачи по управлению документами: от «классического» документооборота и архива до управления корпоративным контентом (ЕСМ).

В августе 2016 года компания «Летограф», разработчик одноименного продукта для создания систем управления документами, направляла письмо министру связи Николаю Никифорову, требуя пересмотреть решение о включении своего продукта в реестр российского ПО. Подробнее - по ссылке.

Какие задачи решает ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ позволяет автоматизировать следующие ключевые направления:

• Электронный архив
  • Перевод в электронный вид архива организации
  • Управление электронным архивом, классификация и поиск документов, файлов и медиа-информации
  • Управление архивом бумажных документов

• Автоматизация бизнес-процессов по работе с документами, файлами и задачами
  • Управление входящими документами, внутренними и исходящими документами
  • Подготовка и согласование документов
  • Контроль исполнения поручений по документам
  • Обмен электронными документами между подразделениями и организациями
  • Кадровый документооборот
  • Управление совещаниями
  • Управление файлами
  • Управление задачами

• Интеграция с корпоративными системами
  • Предоставление информации
  • Получение информации
  • Обмен информацией

Традиционный подход к представлению информации в системах управления документами предполагает использование «регистрационной карточки и присоединенного файла» и «дерева поручений по документам». ЛЕТОГРАФ расширяет данное представление информации и позволяет работать напрямую с файлами, задачами и электронными сообщениями. Пользователи могут работать в ЛЕТОГРАФ как в файловом хранилище, использовать его в качестве почтового клиента или организовать управление задачами в интерфейсе системы.

Возможности системы

Базовая версия системы ЛЕТОГРАФ предусматривает автоматизацию процессов управления входящими (включая массовый ввод и распознавание поступающей корреспонденции), исходящими и внутренними документами, подготовку и согласование документов, обеспечение юридически значимого документооборота (использование ЭЦП), контроль исполнения поручений (в том числе и поручений, переданных в другие организации), формирование специализированных отчетных материалов для первых лиц организации и контролирующих органов, а также ряд других возможностей.

• Экспедиция – разделение поступающих документов на потоки, регистрация документов, массовое сканирование документов.

• Управление входящими документами – получение и регистрация документов, поступивших по почте, электронной почте, из внешних систем, по МЭДО. Первичное рассмотрение, рассмотрение, передача документа на исполнение, контроль исполнения документа и поручений по документам, ведение журналов.

• Управление внутренними и исходящими документами – подготовка и согласование проектов документов, формирование документов по шаблону, подписание документов (в том числе с использованием ЭЦП), передача документов на рассмотрение, ознакомление или отправка в другие организации.

• Контроль исполнения документов и поручений по документам – определение ответственных сотрудников за контроль документа в целом и за отдельные поручения, поддержка многопунктовых документов, формирование отчетов для оперативного и предупредительного контроля, снятие документов с контроля, продление сроков, периодические поручения.

• Управление архивом бумажных документов – управление сведениями о местонахождении бумажных документов, ведение номенклатуры дел, прием документов в архив, выдача документов из архива на основании заявок, учет особо ценных документов, проведение ЭПК, выделение дел к уничтожению.

• Управление электронным архивом, классификация и поиск документов – надежное хранение, быстрый доступ к документам с учетом прав доступа, группировка документов по признакам, определяемым пользователем (формирование электронных папок с документами), предоставление доступа по запросам, поиск информации по реквизитам, полнотекстовый поиск, отчетность по документообороту, исполнительской дисциплине и процессам любой сложности.

• Перевод архива организации в электронный вид – массовая загрузка отсканированных образов документов, автоматическое создание и атрибутирование регистрационных карточек, автоматизация индексирования и контроля за индексированием.

• Отчетность по документообороту и исполнительской дисциплине – формирование интерактивных отчетов, с возможностью детализации до документа, экспорт отчетов в формате MS Excel.

• Управление договорами – подготовка, согласование (в том числе с использованием типовых схем), создание версий договора, подписание, визирование, передача на рассмотрение и ознакомление, ведение журналов и контроль исполнения обязательств по договорам.

• Управление совещаниями – формирование повестки совещания, оповещение его участников, формирование проекта протокола совещания, согласование и подпись протокола совещания, выдача поручений по пунктам протокола, контроль исполнения поручений по протоколу.

• Кадровый документооборот – учет сотрудников, административные процессы, подбор персонала, обучение и повышение квалификации, учет больничных листов, учет трудовых договоров и результатов испытательного срока.

• Организация работы службы технической поддержки – организация работы специалистов первого и второго уровней службы сопровождения, поддержка работы групп службы сопровождения, регистрация пожеланий и предложений пользователей, формирование отчетов по работе службы технической поддержки.

• Управление файлами, задачами и сообщениями – возможность работать в ЛЕТОГРАФ как в файловом хранилище, использовать ЛЕТОГРАФ в качестве почтового клиента или организовать управление задачами в интерфейсе системы.

• Интеграция систем – интеграция систем организации, интеграция с внешними системами, интеграция с МЭДО, обмен электронными документами между подразделениями и организациями (автоматическое формирование входящего документа на основе исходящего при передаче документов между организациями, использующими ЛЕТОГРАФ), обмен документами по электронной почте.

Описание платформы

В 2003 году, когда была начата разработка комплексной платформы документооборота ЛЕТОГРАФ, было принято решение создать «конструктор», который можно будет настраивать на любую логику документооборота простым конфигурированием – без программирования. Требовалось найти технологическую платформу, которая обеспечит наивысшую скорость работы с данными – и при этом будет соответствовать целому ряду дополнительных условий: отказоустойчивость, производительность при высоких нагрузках, масштабируемость, простота обслуживания и низкая стоимость технической поддержки (а также поддержка мобильных устройств).

Анализируя преимущества и недостатки различных баз данных, специалисты ЛЕТОГРАФ обратили внимание на объектно-реляционную базу данных Caché компании с 25-летней (на тот момент) историей – InterSystems. Это была практически единственная система, предоставлявшая разработчику инструменты для работы с данными напрямую, без необходимости их преобразования в табличную форму, обеспечивая при этом всю необходимую функциональность баз данных, в том числе гибкие механизмы хранения, индексации, поиска, управления синхронной и асинхронной обработкой данных и самостоятельного управления иерархическими и битовыми индексами.

Для создания и прикладных решений, и комплексной платформы технологии InterSystems подходят как нельзя лучше, позволяя разрабатывать для Заказчиков высоконагруженные, быстрые приложения с богатой функциональностью и возможностями доступа с различных видов устройств, не требующие излишних затрат на сопровождение.

Важным преимуществом технологий InterSystems, которые в последние несколько лет набирают все большую популярность, является платформа для интеграции приложений InterSystems Ensemble, обладающая коннекторами к более чем 200 различным информационным системам, поддерживающая большое число способов взаимодействия с системами более высокого уровня. Она также удобным для разработки образом позволяет объединять информационные потоки вокруг системы документооборота и автоматизирует сквозные процессы, охватывающие несколько информационных систем.

Опыту применения интеграционной платформы Ensemble в решениях ЛЕТОГРАФ уже более 10 лет. С ее использованием реализован ряд крупных проектов, в том числе объединение 47 внешних информационных систем для государственных органов при условии обеспечения бесперебойной работы более 20 тыс. пользователей.

Варианты развертывания системы

Отказоустойчивый кластер. Решение разворачивается на двух серверах, объединенных в Windows Failover Cluster (WFC), и использует две независимые системы хранения (СХД) для основных данных и для резервных копий.

Масштабируемый отказоустойчивый кластер. Решение разворачивается на группе серверов, выделяются отдельно веб-серверы, серверы приложений, серверы баз данных, серверы интеграции, серверы для организации видео-конференцсвязи (ВКС), серверы для распознавания электронных образов документов и серверы для работы с веб-документами. Данные размещаются на двух СХД: основной и резервной.

Катастрофоустойчивый кластер. Конфигурация предполагает развертывание в каждом дата-центре масштабируемого отказоустойчивого кластера. Работа производится с кластером серверов в одном дата-центре, в случае его выхода из строя производится автоматическое переключение на кластер второго дата-центра.

Преимущества системы

Максимальные показатели некоторых проектов: более 78 млн заявок, более 18 млн документов, более 7 млн резолюций, более 21 тыс. пользователей, более 820 точек внедрения и более 45 интегрированных систем.

Готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенной организации:

• Система готова для автоматизации документооборота
• Автоматизируется работа с документами внутри одной или группы организаций.
• Обмен документами между подразделениями и организациями.
• Для начала работы достаточно ввести учетные записи и сведения об организационной структуре.
• Все функции системы доступны в виде облачного сервиса.
• Работа в одной системе на разных языках в соответствии со спецификой страны или региона.

Уникальный набор функциональных возможностей для комфортной ежедневной работы:

• Управление всеми видами электронных документов и их бумажными копиями.
• Управление архивом электронных и бумажных документов
• Работа с задачами
• Контроль исполнения поручений по документам, контроль исполнения документов.
• Организация файлового хранилища.
• Организация электронной переписки.
• Работа в корпоративной социальной сети и онлайн-коммуникации.
• Автоматизация любых процессов работы с документами и данными.
• Создание единого информационного пространства.
• Формирование настраиваемых отчетов.
• Сопровождение пользователей автоматизировано внутри системы.

Инновационный подход к автоматизации, снижающий сроки и затраты на внедрение и развитие системы:

• Развитие, изменение и тиражирование системы без программирования.
• Система разворачивается на сервере, кластере серверов или в виртуальной среде.
• Пользователям требуется только веб-браузер.
• Интерфейс адаптирован для работы на стационарных и мобильных устройствах
• Возможность подключения удаленных подразделений через шину.
• Внедрение можно начать немедленно с использованием облачного сервиса.

Мощная технологическая платформа, обеспечивающая быструю и надежную работу:

• Высокая скорость работы системы.
• Горизонтальная и вертикальная масштабируемость.
• Сервер, отказоустойчивый кластер, катастрофоустойчивый кластер.
• Любое серверное оборудование и широкий спектр ОС

Заказчик платит только за то, что использует:

• Лицензируется только количество подключений.
• Низкая нагрузка на ИТ-персонал.
• Легкий переход на новые версии, обратная совместимость.

• Единое унифицированное централизованное решение, интерфейс оптимизирован для работы со стационарных и мобильных устройств.
• Отказоустойчивые кросс-платформенные серверные конфигурации.
• Интеграция с корпоративными и внешними системами.
• Автоматизация всех функций по управлению документооборотом и архивом.
• Мощная встроенная система формирования аналитических отчетов.
• Простота развития и внесения изменений без программирования.
• Сертифицированная защита от несанкционированного доступа к информации, а также отсутствие недекларируемых возможностей.

ЛЕТОГРАФ обеспечивает единый интуитивно-понятный интерфейс и унифицированные правила работы всей организации, а также позволяет реализовать взаимодействие всех корпоративных и внешних информационных систем.

На базе ЛЕТОГРАФ быстро создаются самые разнообразные решения, которые потом легко развивать и адаптировать. Конфигурация ЛЕТОГРАФ выполняется исключительно с помощью настроек, без программирования. Встроенная интеграционная платформа позволяет в кратчайшие сроки внедрять сложные решения, объединяющие несколько систем. Возможность развертывания ЛЕТОГРАФ на кросс-платформенных отказоустойчивых серверных конфигурациях позволяет на практике реализовать концепцию «частных облаков».

Опыт, полученный при реализации крупных проектов, успешно применяется на практике при развертывании и тиражировании решения, а также учтен при реализации функциональных возможностей системы. В системе реализованы механизмы, позволяющие организовать бесперебойную работу тысяч пользователей. Использование промышленной СУБД и отказоустойчивых серверных конфигураций позволяет работать с миллионами документов (отсутствуют ограничения на объем и количество обрабатываемой информации). При внедрении проекта используются проверенные на практике технологии внедрения и тиражирования решения, которые позволяют выполнять работы в минимальные сроки.

В ЛЕТОГРАФ реализованы все «стандартные» функции по управлению входящими, исходящими и внутренними документами. С помощью ЛЕТОГРАФ могут быть решены задачи по управлению документами, которые расширяют перечень «стандартных» направлений автоматизации, а именно: кадровый документооборот, управление договорами, управление заявками, управление архивом финансово-хозяйственных документов, управление досье клиентов, управление архивом технической документации, организация работы многофункциональных центров (предоставление государственных и муниципальных услуг) и пр.

В настоящее время на базе ЛЕТОГРАФ успешно работают крупные территориально-распределенные организации.

Достигнуты следующие максимальные показатели для ряда централизованных решений:

• Количество пользователей – более 21 тыс.
• Количество обращений (заявок на предоставление услуг) – более 78 млн.
• Количество передач документов в электронном виде – более 156 млн. раз.
• Количество документов – более 18 млн., в том числе: входящие документы и обращения - более 11 млн., внутренние и исходящие документы – более 7 млн.
• Количество поручений – более 7,5 млн.
• Количество ежедневно формируемых отчетов - более 180 тыс. по 35 типовым формам.
• Количество корреспондентов – более 2,5 млн.
• Количество территориальных подразделений – 829.
• Количество внешних систем, с которыми выполнена интеграция – 47.

Особенности решения

Простота настроек

Конфигурация ЛЕТОГРАФ выполняется специалистами, прошедшими трехдневный курс «Системный технолог ЛЕТОГРАФ». Навыки программирования для этого не требуются. Конфигурацию могут выполнять сотрудники внутренней группы внедрения Заказчика или специалисты ЛЕТОГРАФ. Все элементы и информационные объекты в ЛЕТОГРАФ создаются на основе шаблонов. Внесенные в конфигурацию изменения сразу становятся доступными (без дополнительных компиляций). Система позволяет легко увеличивать количество видов регистрационных карточек, справочников, отчетов или маршрутов, создавать регистрационные карточки с неограниченным количеством и составом полей, справочники произвольной структуры, маршруты заданной сложности, отчеты нужной структуры и пр. Также система позволяет связать между собой регистрационные карточки документов, настроить сводные статистические отчеты по работе пользователей с документами и данными системы, показывает местоположение документа и состояние его обработки.

Мобильный доступ

Интерфейс системы полностью адаптирован для работы на стационарных и мобильных устройствах различного формата. Пользователям для работы в системе требуется только веб-браузер.

Пользовательский интерфейс системы ЛЕТОГРАФ построен на уникальных технологиях, позволяющих минимизировать трафик и повысить скорость передачи данных. Интерфейс адаптирован к запуску системы на мобильных устройствах, работающих под управлением iOS и Android. В версии интерфейса для мобильных устройств помимо форм-фактора и размера терминала учитываются особенности применения touch-технологий.

Облачный сервис электронного документооборота

Сервис электронного документооборота ЛЕТОГРАФ – это полноценная онлайн система управления документами и автоматизации бизнес-процессов. Оптимальным является применение сервиса для автоматизации документооборота небольших и средних организаций, а также подразделений крупных компаний.

Ключевыми отличиями сервиса от корпоративной версии системы документооборота являются:

• возможность быстрого старта работы при минимуме стартовых затрат;
• отсутствие инвестиций в аппаратное обеспечение и администрирование системы;
• наличие преднастроенных правил и маршрутов.

Сервис электронного документооборота может рассматриваться крупными компаниями как возможность проведения пилотного проекта, поскольку с использования «облака» можно начать внедрение системы любого масштаба и при необходимости впоследствии легко перенести ее в корпоративную сеть.

Отчеты

Платформа позволяет формировать отчеты по документообороту, исполнительской дисциплине и процессам, а также аналитические отчеты любой сложности:

• по любым текущим и всем историческим данным;
• по запросу и по расписанию;
• из числа преднастроенных отчетов или с возможностью самостоятельной настройки отчетов.

Любой отчет можно детализировать: из ячейки отчета получить доступ к перечню документов, а из каждого документа в перечне перейти к его регистрационной карточке. Регистрационная карточка будет отображаться с учетом прав доступа сотрудника к документа (если это предусмотрено ролевой моделью, карточку документа можно не только посмотреть, то и внести в нее изменения).

Особенности подготовки отчетов в Летограф:

• Пользователи системы Летограф могут, используя информацию в системе, построить практически любой отчет — поисковый, статистический или аналитический.
• Отчеты в системе Летограф создаются только путем настроек, без какого-либо программирования, без привлечения каких-либо внешних компонентов.
• Все отчеты основаны только на существующих данных и не требуют построения OLAP-кубов
• В отчеты попадают только те документы и данные, к которым у пользователя есть доступ.
• Система создания отчетов является частью системы Летограф, для создания отчетов не требуется импорта-экспорта данных.
• Для несложных отчетов используется синхронный вариант формирования. Сложные отчеты формируются в асинхронном режиме.
• Пользователь может «детализировать» в любой отчет вплоть до конкретного объекта в системе.
• Отчеты формируются очень быстро, потому что система Летограф использует очень эффективные технологии битовых индексов и механизмы горизонтального масштабирования, обеспечивающие возможность расчета отчетов на неограниченном количестве подключенных к системе серверов мощностей.
• Пользователь может построить отчет не только на текущий, но и на любой требуемый момент или отрезок времени в прошлом.

Летограф. Делопроизводство

Для кого: Для предприятий, стремящихся организовать эффективный документооборот с возможностью быстрого поиска нужной информации и персональной ответственностью за исполнение документов.

Цель: Сократить затраты времени и сил на обработку документов, иметь возможность контролировать работу сотрудников с документами, организовать удобный доступ к хранилищам оперативной и архивной информации.

Решение "ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство" представляет собой конфигурацию системы ЛЕТОГРАФ для автоматизации деятельности канцелярии и ведения электронного документооборота любого уровня сложности в любых организациях, в том числе в организациях, имеющих территориально-распределенную структуру. Доступ к системе осуществляется через web-интерфейс, а интеграционная платформа позволяет организовать взаимодействие с любой информационной системой. При этом обеспечивается соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности, принятой в организации.

Система ЛЕТОГРАФ обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, позволяет организовать эффективный контроль исполнения поручений и движения документов между подразделениями организации. По каждому документу в системе ЛЕТОГРАФ хранятся регистрационные данные, электронный образ и версии документа, а также информация, описывающая весь процесс работы с ним: от регистрации до списания в архив.

Система ЛЕТОГРАФ поддерживает полный жизненный цикл документа:

• Регистрация документов
• Документы могут поступать в организацию в бумажном виде, по факсу или по электронной почте. При регистрации документа в системе ЛЕТОГРАФ формируется регистрационно-контрольная карточка документа, в которую заносятся сведения о документе, автоматически документу присваивается уникальный регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном.
• К регистрационно-контрольной карточке могут прикрепляться документы любых форматов, содержащие текст или графические образы. При этом обеспечивается полноценная работа с прикрепленными документами: просмотр, редактирование, удаление, разграничение прав доступа. Кроме того, в системе настроен функционал по автоматической регистрации документов, полученных по электронной почте.
• Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность сканирования и распознавания документов с автоматическим созданием регистрационной карточки и прикреплением электронного образа отсканированного документа. Для организаций, обрабатывающие большие объёмы данных, существует возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов.
• Исполнение поручений
• Пользователь системы может сформировать резолюцию по документу, назначить исполнителей и контролирующих лиц. После ввода поручений в систему ЛЕТОГРАФ документы автоматически пересылаются исполнителям. Сотрудник, получивший документ может либо сам исполнить его, либо своей резолюцией направить документ на исполнение подчиненным лицам.
• В системе реализован контроль сроков исполнения поручений, а также реализована возможность отправки уведомлений по электронной почте пользователю о поступлении документа на исполнение, о приближении срока исполнения, об истечении срока исполнения.
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
• Для упрощения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система ЛЕТОГРАФ интегрируется с почтовыми программами. Пользователю предоставляются следующие возможности:
• Автоматические уведомления об изменении статуса и срока документа
• Создание входящих документов на основе полученных внешних сообщений
• Автоматическая регистрация входящих документов
• Функции "почтового клиента"
• Система ЛЕТОГРАФ позволяет облегчить процесс составления реестров входящей и исходящей корреспонденции. Все исходящие документы, требующие отправки, автоматически помещаются в отдельную папку. В системе настраивается такое количество видов отправки и категорий адресатов, которое необходимо пользователю. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет при необходимости быстро обращаться к отправленному ранее документу.
• В системе ЛЕТОГРАФ реализован гибкий механизм поиска по реквизитам документа с целью исключения дублирования при вводе первичной информации. Например, один и тот же документ может поступить в организацию различными способами: по факсу, по электронной почте или курьером, что не исключает вероятность повторного ввода документа в информационную систему различными должностными лицами. Настроенная функция проверки наличия аналогичных документов в журнале регистрации системы ЛЕТОГРАФ позволяет избежать дублирования информации.
• Движение документов внутри организации
• В процессе работы с документами возникает необходимость во внутренней пересылке документов между различными подразделениями в рамках одной организации. Автоматическая передача документов по внутренней сети значительно ускоряет обмен информацией между сотрудниками и значительно упрощает взаимодействие между ними.
• Система позволяет осуществлять пересылку регистрационной карточки с прикрепленными к ней файлами любому сотруднику организации. Пересылка карточки автоматически фиксируется системой ЛЕТОГРАФ в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документов внутри организации.
• Организация архива
• Система ЛЕТОГРАФ позволяет создать полноценный архив электронных образов и регистрационной информации документов организации, обеспечивая надежное хранение, быстрый поиск документов и защищенный доступ к ним.

• Электронный архив ЛЕТОГРАФ обеспечивает:*

• Хранение неограниченного количества разноформатных файлов, организованное в соответствии с требуемой иерархией
• Единую точку входа для доступа ко всем документам в соответствии принятой в компании политикой безопасности. Доступ к системе осуществляется при помощи web-браузера
• Быстрый поиск необходимой информации и навигация по многомиллионным массивам документов
• Возможность работы с электронными образами документов непосредственно из интерфейса корпоративной информационной системы
• Технологию массового ввода документов с применением штрих-кодирования
• Поиск документов
• Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможности для быстрого и удобного поиска любой информации в хранилище, также возможно осуществление полнотекстового поиска по содержанию файлов, прикрепленных к карточкам. Пользователи могут создавать поисковых запросов любой сложности и их сохранять в системе для последующего многократного использования. Возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации.
• Формирование отчетности
• В системе ЛЕТОГРАФ настраиваются формы автоматического формирования отчётов в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет получать статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Кроме того, система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность формировать статистические отчеты, позволяющие в режиме реального времени видеть количественные показатели документов, находящихся на той или иной стадии исполнения. Например, при формировании отчета по исполнению поручений, пользователь может видеть, сколько документов в данный момент времени находится на исполнении, сколько исполнены, у скольких документов превышен срок исполнения и т. п.

В рамках работы с отчетом в системе ЛЕТОГРАФ реализована возможность детализации любого параметра отчета. Пользователь, нажав кнопкой мыши на любой интересующий элемент отчета (количественный показатель, проект, статус документа и т. п.) попадает на страницу с подробной информацией по данному параметру. Если пользователю нужна ещё более детальная информация по элементу отчета, он может и далее продолжать осуществлять переход по иерархии хранения документов на более глубокие уровни.

Летограф. Архив финансово-хозяйственных документов (ФХД)

Для кого: Для организаций, желающих сократить затраты времени на обработку документов, обеспечить надежное хранение документов, а также организовать удобный и оперативный доступ к информации. Цель: Обеспечить создание централизованного электронного архива образов финансово хозяйственных документов территориально-распределенной организации и обеспечить связь документов архива с проводками в учетной системе.

Решение "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов" представляет собой конфигурацию системы ЛЕТОГРАФ, предназначенную для создания электронного архива организации, интегрированного с учетной системой 1С.

Решение "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов" позволяет:

• Создать централизованный архив для территориально-распределенной организации
• Обеспечить идентификацию документов с использованием технологии штрих кодирования
• Организовать необходимую схему массового ввода документови
• Связать финансовые операции в учетной системе 1С с документами архива
• Предоставить пользователям возможность поиска и массовой печати групп документов

Пример процесса формирования электронного архива:

Предлагаемая схема процесса формирования электронного архива обеспечивает формирование электронных образов документов архива «на местах», обработку и контроль качества полученых в электронном виде документов, установку взаимосвязи с проводками в системе 1С, автоматическое формирование регистрационных карточек и размещение документов в архиве.

• Сотрудники в подразделениях осуществляют маркировку штрих-кодами и сканирование первичных бухгалтерских документов. Отсканированные документы передаваются на центральный сервер
• Программное обеспечение ABBYY Recognition Server автоматически проводит обработку поступающих электронных образов: выделяет штрих-код и формирует единый файл для многостраничных документов
• ЛЕТОГРАФ автоматически создаёт регистрационную карточку документа, присоединяет к ней электронный образ и указывает значение штрих-кода в одном из полей
• Специалисты, по мере поступления им электронных образов (в системе ЛЕТОГРАФ), осуществляют проверку их качества. Регистрационные карточки документов, успешно прошедших проверку, передаются средствами ЛЕТОГРАФ в бухгалтерию. В случае появления некачественных документов, регистрационная карточка получает статус «Доработка», а сотрудник подразделения, выполнившего сканирование, получает уведомление по электронной почте о необходимости пересканировать документ с указанным штрих-кодом. Вторично отсканированный документ присоединяется к существующей в ЛЕТОГРАФ регистрационной карточке как новая версия файла
• Сотрудники бухгалтерии, по мере поступления электронных образов (в системе ЛЕТОГРАФ), осуществляют проверку и связывают проводки бухгалтерской системы с соответствующим документом-основанием, указывая в интерфейсе 1С его штрих код
• В системе 1С пользователю предоставляется возможность по нажатию специальной кнопки командной панели перейти к просмотру документа-основания для текущей проводки

Реализация проекта:

В ходе реализации проекта специалисты ЛЕТОГРАФ на территории Заказчика развернут решение "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов", проведут обучение работе с системой внутренней группы внедрения Заказчика. В составе группы внедрения будет проведена опытная эксплуатацию системы, выполнен сбор замечаний и предложений, реализованы работы по дополнительной конфигурации системы и подготовке эксплуатационных документов.

Решение ЛЕТОГРАФ может быть интегрирована как с системой 1С, так и с другими учетными системами.

Результаты проекта:

В результате внедрения решения "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов" будет создан единый архив первичных финансовых документов, обеспечен массовый ввод документов в подразделениях организации, реализована процедура контроля качества документов, а также реализована интеграция с учетной системой на базе 1С и обеспечена возможность просмотра первичных документов, подтверждающих выполнение проводок, непосредственно из интерфейса учетной системы.

Система ЛЕТОГРАФ – это централизованное решение для территориальных подразделений заказчика, которое также позволит сократить затраты времени на поиск и подготовку финансово-хозяйственных документов необходимых для проведения аудиторской проверки.

Летограф. Архив

Для кого:

Для организаций, стремящихся повысить эффективность своей деятельности, сократить затраты времени на работу с документами, организовать удобный доступ к хранилищам архивной информации.

Цель:

Обеспечить надежное хранение и быстрый поиск документов, повысить удобство работы с документами и обеспечить защищенный доступ к ним за счет создания единого электронного архива документов.

Описание решения:

Решение "ЛЕТОГРАФ.Архив" предназначено для создания полноценного архива электронных образов и регистрационной информации, позволяет организовать ввод, надежное хранение и быстрый поиск документов. Решение легко адаптируется под индивидуальные потребности заказчика, а широкие интеграционные возможности системы ЛЕТОГРАФ обеспечивают эффективное взаимодействие с любой информационной системой.

Решение "ЛЕТОГРАФ.Архив" обеспечивает:

• Надежное хранение неограниченного количества разноформатных файлов, организованное в соответствии с требуемой иерархией
• Единую точку входа для доступа ко всем документам в соответствии принятой в компании политикой безопасности. Доступ к системе осуществляется при помощи web-браузера
• Быстрый поиск необходимой информации и навигация по многомиллионным массивам документов
• Возможность работы с электронными образами документов непосредственно из интерфейса корпоративной информационной системы
• Технологию массового ввода документов с применением штрих-кодирования

Мы предлагаем комплексное решение, позволяющее не только использовать электронный архив, но и создавать его: Решение "ЛЕТОГРАФ.Архив" - это система ЛЕТОГРАФ для создания электронного хранилища, документный сканер Kodak для организации массового ввода документов и технологии ABBYY Recognition Server и Form Reader FlexiCapture для распознавания электронных образов и гибких форм, а также принтер для печати этикеток и сканеры штрих-кодов.

Управление процессом наполнения электронного архива

"Документ архива" представляет собой регистрационную карточку с присоединенным электронным образом документа и его версиями. Регистрационная карточка содержит регистрационную и классификационную информацию, а также ссылки на другие документы архива. Наполнение электронного архива производится посредством массового ввода данных: бумажные копии документов маркируются штрих-кодами и размещаются в документном сканере. Электронный образ документа, поступивший с документного сканера, распознается, обрабатывается и размещается в электронном хранилище. Документ проходит процедуру распознавания как текста (для дальнейшего полнотекстового поиска), так и штрих-кода (для дальнейшей идентификации документа). Для реализации всех процессов распознавания применяется серверный продукт ABBYY Recognition Server, а для сканирования - документные сканеры Kodak.

Заказчикам, стремящимся осуществить оперативный и массовый ввод документов своими силами, специалисты ЛЕТОГРАФ готовы предоставить технологию ввода данных, разработанную специально для выполнения работ по переводу бумажных документов в электронный вид.

Организация хранения информации

Решение "ЛЕТОГРАФ.Архив" позволяет структурировать хранение данных в соответствии с иерархией хранения документов организации заказчика, а также осуществлять быстрый поиск с возможностью фильтрации по заданным параметрам.

Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность поиска информации, как по регистрационным данным, так и по данным электронного образа документа. Кроме того, пользователи могут генерировать отчетные формы и определять типовые поисковые запросы.

Обеспечение доступа к информации

Работа с архивом может быть организована как из интерфейса системы ЛЕТОГРАФ, так и из привычного корпоративного интерфейса пользователей. Последнее достигается за счет сервисно-ориентированной модульной архитектуры ЛЕТОГРАФ и широких интеграционных возможностей. Система предоставляет возможности по созданию групп пользователей и назначению прав доступа к архивным документам (как к самим документами, так и полям регистрационных карточек).

Система ЛЕТОГРАФ позволяет формировать аналитические отчеты с возможностью детализации любого параметра отчета. Пользователь, нажав кнопкой мыши на любой интересующий элемент отчета (количественный показатель, статус документа и т. п.) попадает на страницу с подробной информацией по данному параметру. Если пользователю нужна ещё более детальная информация по элементу отчета, он может и далее продолжать осуществлять переход по иерархии хранения документов на более глубокие уровни.

Реализация проекта:

Специалисты ЛЕТОГРАФ приедут к Вам в офис, установят систему ЛЕТОГРАФ на Вашем сервере, настроят формы для ввода информации и иерархию хранения документов, а также обучат Ваших специалистов технологии массового ввода данных и подготовят рабочее пространство для пользователей системы.

Результаты проекта: В результате проекта будет создан единый электронный архив всех документов организации с возможностью оперативного поиска необходимой информации и предоставления защищенного доступа к ней, что позволит:

• Повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на поиск и работу с архивными документами
• Повысить уровень контроля доступа к архивным документам
• Сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках. Увеличится срок сохранности документов
• Снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов

Летограф. CRM

Для кого: Для организаций, заинтересованных в повышении эффективности и росте собственного бизнеса, желающих создать надежную и стабильную работу отдела продаж, а также повысить уровень обслуживания и лояльности клиентов.

Цель: Управлять "воронкой продаж" и контролировать работу сотрудников компании за счет автоматизации деятельности департаментов маркетинга, продаж, службы поддержки и административно-финансового отдела, а также процессов взаимодействия между данными департаментами.

Решение "ЛЕТОГРАФ.CRM" представляет собой конфигурацию системы ЛЕТОГРАФ, которая позволяет вести полный цикл взаимоотношений с клиентами, начиная от фиксации факта их первоначального интереса до совершения сделки и дальнейшего обслуживания. Электронное хранилище содержит в идеальном порядке маркетинговые, коммерческие и технические документы, обеспечивая быстрый доступ ко всем важным для бизнеса материалам. Интеграция с информационными системами позволяет создать единое информационное пространство всей организации. Доступ к системе осуществляется через web-интерфейс, что особенно важно для организаций, имеющих территориально-распределенную структуру.

Решение "ЛЕТОГРАФ.CRM" предоставляет руководителю возможность управлять процессом продаж на любом из его этапов: привлечение клиента, продажа, удержание клиента. Эти этапы формируют "воронку продаж", двигаясь по которой, потенциальные клиенты становятся реальными. Чем больше потенциальных клиентов попадает в "воронку" на этапе привлечения, тем больше их останется на этапе продажи, и тем больше клиентов станут реальными, заключив контракт и заплатив деньги. Основная задача состоит в том, чтобы постоянно продвигать проект продажи к следующему этапу.

Управление "воронкой продаж" реализовано в системе ЛЕТОГРАФ следующим образом:

• Этап привлечения
• Основная цель данного этапа создать базу контактов потенциальных клиентов для осуществления дальнейшей работы с ними. Контакты клиентов могут быть получены с помощью различных маркетинговых мероприятий: выставки, конференции, семинары, а также в рамках продвижения продукта: рекламные и PR-акции. Все полученные контакты вводятся в систему ЛЕТОГРАФ с помощью технологии массового ввода с применением штрих-кодирования и автоматическим созданием регистрационных карточек документов. База контактов может также формироваться автоматически из различных источников: визитки vcf, списки формата MS Excel, XML и др. Все контакты прикрепляются к маркетинговому проекту, в рамках которого они получены. Это позволяет отслеживать эффективность маркетинговой активности в той или иной области и осуществлять дальнейшее стратегическое планирование деятельности отдела маркетинга.
• При создании нового контакта в системе ЛЕТОГРАФ одновременно создается "проект прямой продажи", который аккумулирует в себе всю информацию об организации, клиенте и работе, которая с ним ведется. Проектный подход очень удобен для работы пользователей – все данные о работе с клиентом собраны в одном месте и cтруктурированы, что позволяет в любой момент времени получить полную картину о статусе проекта.
• Этап продажи
• На данном этапе происходит разработка контактов, полученных на этапе привлечения. Это могут быть звонки, встречи, презентации направленные на выявление потребностей клиента и потенциального интереса. С наиболее перспективными клиентами ведутся переговоры. Успешным результатом данного этапа должно стать заключение сделки (подписание договора).
• Система ЛЕТОГРАФ обеспечивает надежное хранение в едином электронном хранилище всей необходимой информации о компаниях и контактах, с которыми идет взаимодействие, предоставляет возможность сегментации клиентов с целью предложения им оптимальных решений. Предоставляется возможность быстрого перехода к истории продаж, соответствующим контактным лицам, документам и действиям. В системе организовано разграничение прав доступа к информации. Например, коммерческую информацию по проекту продажи могут видеть только сотрудники финансовой службы, руководитель проекта продажи и топ-менеджент организации.
• Кроме того, в системе осуществляется планирование и контроль действий сотрудников отдела продаж с координацией работы во времени, системой напоминаний и выдачей заданий.
• Система ЛЕТОГРАФ позволяет сократить затраты времени на рутинную подготовку отчетов и позволит сотрудникам отдела продаж в большей степени сосредоточиться непосредственно на работе с клиентами. Руководство компании теперь в любой момент может получать необходимую информацию о текущем состоянии продаж, а значит, оценивать и анализировать её, на основе анализа своевременно принимать управленческие решения.
• Этап развития
• На этапе развития осуществляется поддержка лояльности клиентов. В рамках данного этапа система ЛЕТОГРАФ позволяет организовать работу службы технической поддержки клиентов. Служба поддержки фиксирует и обрабатывает все обращения клиентов, полученные по e-mail, телефону или по другим каналам. Ответы на обращения клиентов хранятся в электронном архиве ЛЕТОГРАФ. Для оценки работы службы поддержки ЛЕТОГРАФ позволяет построить отчеты по различным параметрам: дата заявки, статус обработки заявки, дата выполнения заявки и др.

Решение "ЛЕТОГРАФ.CRM" позволит:

• накапливать информацию о деловых отношениях с клиентами и партнерами, включая данные о контактных лицах, организационной структуре, системе принятия решений и т.д.
• организовать командную работу специалистов по продажам и технических специалистов
• обеспечить каждого специалиста отдела продаж удобным, интегрированным в общую систему средством планирования и контроля своей работы и работы подчиненных, контролировать выполнение планов и *оценивать активность специалистов по продажам
• контролировать продвижение сделок по этапам цикла продаж
• формировать обоснованные планы продаж и цели для каждого менеджера на основе статистики прошлых периодов и оценивать их выполнение с учетом вероятности
• получать оперативную управленческую отчетность о деятельности департаментов маркетинга, продаж, службы поддержки и административно-финансового отдела в разрезе выполняемых проектов.

Летограф: Как не потерять звонки граждан и вовремя отреагировать на обращение

Одной из основных точек входа обращений граждан в госорганы является единый централизованный call-центр, дозвониться в который можно по специальному короткому номеру.

Интеграционное решение на платформе ЛЕТОГРАФ, которое рассматривается данной заметке, предназначено для повышения эффективности работы call-центра. Эта цель достигается за счет реализации двух функций:

• Оператор call-центра имеет доступ к прошлым обращениям гражданина.
• Оператор может оформить обращение в СЭД на основании звонка гражданина.

Благодаря интеграции системы call-центра с СЭД госоргана процесс работы выглядит следующим образом:

• Гражданин звонит в call-центр и попадает на одного из операторов. В рамках телефонного разговора он может озвучить самые разнообразные вопросы, в том числе это может быть новое обращение, запрос некоторой справочной информации (уточнение формата подачи личных обращений, времени работы подразделений госоргана и т.д.), либо запрос актуальной информации по статусу обращения, направленного ранее (для получения статуса гражданину необходимо сообщить номер талона, который был выдан при приеме обращения).
• В момент звонка в СЭД автоматически создается карточка обращения. В системе call-центра у оператора открывается эта же карточка, в которую он вводит данные о звонке, фактически сразу передавая данные в СЭД. В карточке сохраняется информация о гражданине, для того чтобы можно было с ним связаться при необходимости, а так же фиксируется суть вопроса. В системе реализована функция определения номера звонящего, выявления из базы данных ФИО человека, на которого данный номер зарегистрирован. Если данный гражданин обращается в call-центр не впервые, то система выдает информацию о всех предыдущих обращениях, их статусе, исполнителе и результате обработки.

Параллельно всегда ведется аудиозапись разговора, которая после окончания звонка будет передана в СЭД и привязана к карточке обращения. Зачастую в ходе разговора оператор осуществляет перевод звонка на ответственного специалиста, способного более полно ответить на обращение гражданина, иногда звонок переводится несколько раз. В этих случаях в СЭД подгружается несколько аудиофайлов и вся информация по звонкам, никакие сведения не теряются.

• После того как гражданин от разговора отключился, оператор обрабатывает обращение, выявляя, требуются ли какие-то дополнительные действия или задача была выполнена в ходе разговора. В случае, если обращение в call-центр не исчерпывается запросом справочной информации и не совершено по ошибке, оператор оформляет полноценную карточку обращения и перенаправляет ее со всей сопутствующей информацией в соответствующее подразделение.

Крайне важно, что для исполнителей на местах, работающих уже не с call-центром или порталом, а с СЭД, обращения из этих источников выглядят точно так же, как обращения, полученные от граждан лично.

Интеграция системы электронного документооборота с системой call-центра позволяет автоматизировать процесс оформления обращений граждан, поступивших через call-центр; обеспечивает ряд преимуществ как для заявителей, так и для самих госорганов: Гражданин, обращаясь в call-центр, получает:

• Более оперативный и простой метод получения информации о статусах своих прошлых обращениях.
• Более простой способ подачи обращений.

Госорган получает:

• Новый полноценный канал поступления обращений граждан.
• Общее повышение скорости и эффективности работы call-центра за счет того, что вся необходимая для работы информация у оператора всегда `под рукой`.

Услуги по внедрению и поддержке системы ЛЕТОГРАФ

Внедрение рекомендованной конфигурации решения – хорошо отлаженный процесс, неоднократно выполнявшийся специалистами ЛЕТОГРАФ при реализации крупных проектов. Можно выделить следующие стадии выполнения проекта:

• Подготовительная стадия (определение ответственных сотрудников, развертывание решения, подготовка и загрузка нормативно-справочной информации).
• Внедрение (инструктаж пользователей, авторский надзор за ходом опытной эксплуатации).
• Сопровождение и развитие решения.

Техническая поддержка и обновление версий программных продуктов после завершения проектных работ может осуществляться как в стандартном, так и в расширенном объеме.

Специалисты ЛЕТОГРАФ могут оказывать услуги абонентского сопровождения – конфигурации, развития, инструктажа, администрирования, аудита и пр. систем на базе ЛЕТОГРАФ.

Достигаемые бизнес-выгоды

ЛЕТОГРАФ позволяет получить ощутимые бизнес-выгоды практически сразу после начала использования системы по каждому из направлений автоматизации: создание электронного архива, автоматизация бизнес-процессов и интеграция приложений. Использование ЛЕТОГРАФ позволяет:

• Сократить время на поиск документов
• Исключить хождение бумажных копий документов
• Исключить двойной ввод информации

Автоматизация архива позволяет получить в одном месте все электронные документы и обеспечить к ним доступ из внешних систем, что дает возможность сократить время на поиск документов.

Например, один наших проектов – создание единого архива финансово-хозяйственных документов для территориально-распределенной организации. На базе ЛЕТОГРАФ реализован механизм, который позволяет вести консолидированную бухгалтерию: сканировать документы там, где они создаются или там, куда они поступают из внешних источников, а также исключить передачу бумажных копий между подразделениями организации. Доступ из внешних систем осуществляется по URL, который автоматически формируется в соответствии с уникальным штрих-кодом документа. Ссылка формируется таким образом, что исключается возможность ее «повторного использования».

Для пользователей сохраняется привычный режим работы в интерфейсе ERP-системы, а после нажатия на кнопку «показать документ» в браузере появляется регистрационная информация и электронный образ документа. Важно, что все работы по сканированию, проверке и атрибутированию документа выполняются в интерфейсе специализированной системы, а результаты доступны в интерфейсе внешних систем.

Построение единого централизованного архива с возможностью его децентрализованного наполнения отсканированными электронными образами документов особенно важно для государственных организаций и органов здравоохранения, поскольку документы размещаются в специализированной системе, которая позволяет не только надежно хранить, но и практически мгновенно находить требуемый документ.

ЛЕТОГРАФ позволяет «в один клик» сохранить на диск или распечатать все актуальные копии электронных образов документов, что особенно актуально, например, при прохождении аудиторских проверок, когда требуется представить копии первичных документов.

Технология ЛЕТОГРАФ позволяет сразу получить унифицированное решение по организации архива документов и получать доступ к информации по мере наполнения системы электронными образами. Бумажные документы, уже накопленные в организации, создаваемые в рамках работы или поступающие из внешних источников, подлежат размещению в электронном архиве.

Наиболее значимая бизнес-выгода от автоматизации бизнес-процессов – это исключение хождения бумажных копий документов. Известно, что в крупной организации (при рассмотрении входящего документа) прежде чем дойти до исполнителя, документ проходит в среднем девять «шагов» из экспедиции документ поступает регистратору, далее через секретаря передается первому руководителю для выдачи поручения и т.д.

Использование ЛЕТОГРАФ позволяет полностью перевести в электронный вид процедуру выдачи и контроля исполнения поручений по документам, а также организовать безбумажную процедуру согласования документов. Важно, что полностью исключается копирование оригиналов документов и формирование бумажных листов согласования. Документы передаются между участниками процесса как в рамках одной организации, так и между территориально-распределенными подразделениями.

Реализованные в ЛЕТОГРАФ и отлично зарекомендовавшие себя при реализации крупных проектов механизмы обмена документами (межведомственная переписка, контроль исполнения поручений и электронное согласование) позволяют автоматизировать процедуру обработки любого вида документа. Каждая версия документа, а также выполнение каждого этапа обработки документа может быть заверена с помощью ЭЦП.

Процесс обмена документами становится полностью прозрачен: история работы с документом накапливается по мере прохождения этапов его жизненного цикла, документ доступен всем заинтересованным пользователям с учетом прав доступа.

Реализованный в ЛЕТОГРАФ механизм назначения прав полностью исключает возможность несанкционированного доступа к информации: документ доступен пользователю в одном из трех случаев. Если документ создан пользователем, если пользователь является участником процесса обработки документа или если пользователь получил доступ к документу по заявке.

Интеграция приложений позволяет выполнять обработку документов в электронном виде и исключить двойной ввод информации, если обработка документов осуществляется в рамках нескольких информационных систем.

Масштаб интеграционного взаимодействия, реализованного на базе ЛЕТОГРАФ, от двух до пятидесяти и более различных систем. В одном из успешно реализованных нашими специалистами проектов масштаба страны для обработки заявок используется 58 различных государственных и ведомственных систем.

Наиболее часто в наших проектах используется взаимодействие между ERP-системой и ЛЕТОГРАФ при согласовании договоров или заявок на оплату: документ формируется в интерфейсе ERP-системы, передается в ЛЕТОГРАФ для согласования, согласованный вариант или отметка о согласовании автоматически поступает в ERP-систему..

Защита информации и сертификация

На уровне системы ЛЕТОГРАФ реализована возможность защищенного подключения по протоколу https, доступ к документам и данным определяется на основании ролевой модели прав доступа, права доступа могут определяться по различным условиям.

На уровне СУБД обеспечивается защита содержимого базы от прямого доступа в обход пользовательского интерфейса ЛЕТОГРАФ. Предусмотрена возможность шифрования содержимого базы данных.

В ЛЕТОГРАФ реализован механизм, технически исключающий несанкционированный доступ к документам. Каждый сотрудник получает доступ только к тем документам, которые он создал сам, которые были ему переданы в ходе оперативной работы или доступ к которым был запрошен. Реализован механизм запрета на скачивание документа. Получен сертификат ФСТЭК, подтверждающий отсутствие недекларированных возможностей (по 4 уровню контроля) и наличие механизмов защиты от несанкционированного доступа к информации (по 5 классу защищенности). На базе ЛЕТОГРАФ могут быть построены системы, соответствующие классу защищенности «1Г», в которых могут быть использованы персональные данные (ИСПДн). Поддержка технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП).