HubEx
Платформа управления заявками, мобильными сотрудниками и сервисными процессами

Основные статьи:

• Business Process Management
• EAM-cистема
• WFM (Workforce Management) - планирование рабочего времени
• Классификация HRM-систем
• Функционал HRM-систем
• HelpDesk
• SaaS - История. Философия. Драйверы развития

HubEx – FSM/WFM/HelpDesk платформа управления заявками, мобильными сотрудниками и сервисными процессами.

2022: Запуск CAFM-конфигурации для управления коммерческой недвижимостью

Компания «Смарт-Сервис» сообщила 29 августа 2022 года о том, что у отечественной FSM-платформы HubEx появилась CAFM-конфигурация для управления коммерческой недвижимостью. Данный ИТ-продукт предназначен для автоматизации управления бизнес-центрами, торговыми комплексами и апартаментами. Решение переводит в цифру большинство рутинных сервисных процессов, снижает операционные издержки и предоставляет арендаторам премиальный уровень сервиса.

Разработчик платформы HubEx — компания «Смарт-Сервис» — главный на рынке FSM (Field Service Management) в России. FSM-системы предназначены для управления мобильными сотрудниками и используются для автоматизации процессов сервисного обслуживания. Несмотря на невысокую степень цифровизации этой сферы, к вендору регулярно поступают запросы по расширению области применения продукта. Конфигурация решения под задачи коммерческой недвижимости появилась по инициативе самих игроков этого рынка.

Обновленный продукт относится к системе класса CAFM (Computer Aided Facilities Management, что в переводе — информационная система управления Фэсилити Менеджмент). Решение позволяет: удобно управлять заявками арендаторов (ремонт, клининг, устранение различных неполадок), организовывать процессы обслуживания инженерных систем, контролировать работу подрядчиков и управлять работой внутренних служб эксплуатации зданий и сооружений. Обращение, поданное через мобильное приложение HubEx, портал или электронные шильды офисов арендаторов, может быть привязано к точному местоположению проблемы на плане бизнес-центра или торгового комплекса. Таким образом минимизируются временные затраты на поиск места оказания услуг или точки устранения неисправностей.

«HubEx.CAFM – обслуживание и эксплуатация недвижимости» автоматизирует планирование и контроль выполнения регулярных осмотров и профилактических ремонтов службой эксплуатации. Система сама настраивает периодичность создания плановых заявок в соответствии с графиками обслуживания конкретного оборудования и назначает исполнителя. Также автоматически формируются аналитические отчеты, благодаря которым можно контролировать деятельность и собственных сотрудников, и сторонних подрядчиков – по противопожарным, охранным и другим специальным системам.

В ходе выполнения заявок программа обеспечивает контроль через различные механизмы: геолокацию, чек-листы, фото- и видеофиксацию, исполнение контрольных точек и др. Сам процесс можно настроить так, чтобы система контролировала качество оказанной услуги, сроки ее выполнения по SLA и собирала отчетность от исполнителя работ в электронном виде. Наличие электронной фиксации особенно пригодится в случае проверок контролирующими органами как доказательство того, что необходимое обслуживание было произведено своевременно.

Обновленные возможности HubEx ориентированы преимущественно на бизнес-центры, торговые комплексы и промышленные объекты, где много потребностей, связанных с предоставлением оперативного качественного сервиса. Особенно это актуально в 2022 году, когда наблюдается отток арендаторов из числа зарубежных компаний, и высокий уровень услуг – важная конкурентная особенность. FSM-система призвана повысить эффективность в управлении не только бизнес-центрами и объектами розничного ритейла, но и апарт-отелями, гостиничными зданиями.

Кроме того, функционал фиксации заявок на планах помещений, добавленный в последней версии системы HubEx, нашел активное применение на крупных производственных предприятиях, в цехах и при обслуживании заводских площадей. Найти и устранить место возникновения проблемы без навигации внутри зданий здесь значительно сложнее.

Рынок коммерческой недвижимости становится все более конкурентным. Нет дефицита спроса в тех бизнес-центрах, которые соответствуют пониманию арендаторов о качественной услуге при рыночной стоимости. При этом стоимость квадратного метра для клиентов БЦ напрямую зависит от накладных расходов по эксплуатации недвижимости. Внедрение автоматизированных систем позволяет не только наладить процессы обслуживания и предоставить более качественный сервис арендаторам, но и снизить издержки эксплуатирующих организаций. Кроме того, именно так можно уменьшить риски признания вины собственников в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, в числе которых пожары, несчастные случаи, обрушения и т.п., сказал генеральный директор HubEx, Андрей Балякин.

2021: 8 отраслевых решений

По состоянию на март 2021 года доступны 8 отраслевых решений:

• Для сервисного выездного обслуживания в области здравоохранения
• Для выездного обслуживания оборудования
• Для сервисного выездного обслуживания систем видеонаблюдения и охранно-пожарных систем
• Для автоматизации эксплуатации и обслуживания объектов недвижимости, бизнес-центров и ЖКХ
• Для обслуживания промышленного оборудования
• Для управления выездным сервисом и услугами по обслуживанию ИТ техники и оборудования связи

2019: Описание HubEx — облачной платформы управления сервисным обслуживанием

Отраслевой продукт HubEx является функциональной системой учета и управления заявками на ремонт и обслуживание объектов и оборудования. Платформа автоматизации бизнеса сервисных и управляющих компаний разработана на базе опыты сервисного обслуживания международной группы компаний «Мелстон».

Платформа позволяет автоматизировать полный цикл сервисного обслуживания, от приемки оборудования на обслуживание с маркировкой до автоматизации процессов подачи заявок заказчиками через мобильное клиентское приложение.

По состоянию на сентябрь 2019 года доступны 4 отраслевых решения:

• Для сервисных компаний
• Для производителей оборудования
• Для управляющих компаний коммерческой недвижимостью
• Для владельцев оборудования

Иллюстрация:addcatalogs.manyweb.ru

Среди основных возможностей платформы:

• Аналитические отчеты с показателями эффективности сервисной компании
• REST API и интеграция с Битрикс
• Возможность видеть историю ремонтов по каждому оборудованию
• Геолокация мобильных сотрудников и контроль перемещений выездных сотрудников
• Согласование условий выполнения заявки с заказчиком
• Создание индивидуальных пользовательских ролей в системе
• Управление участками
• Создание и настройка индивидуального (пользовательского) жизненного цикла заявки
• Приемка оборудования на обслуживание. Подсистема учета и инвентаризации обслуживаемого оборудования
• Фиксация оценочной и фактической стоимости работ по заявкам
• Импорт данных в HubEx из Excel
• Преднастроенные аналитические отчеты
• Автоматические создание плановых заявок
• Автоматизированное распределение заявок по исполнителям
• Чек-листы для исполнителей по видам работ или оборудованию
• Функционал допродаж
• Заполнение отчетности по заявкам и выполняемым работам
• Встроенный чат заказчика и исполнителя

2015: Старт разработки HubEx

В 2014 году международная компания по обслуживанию АЗС Мелстон-Сервис разработала собственный продукт АСУ СС. Компания "Смарт-Сервис" увидела потребность сервисных компаний в подобных решениях, поэтому в 2015 году начала разработку платформы HubEx, удовлетворяющей потребностям как крупного сервисного бизнеса, так и SMB-сегмента.