PayDox
Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами

Основные статьи:

• СЭД (подробнее)
• Business Process Management
• Управление ИТ-проектами
• SaaS - История. Философия. Драйверы развития

PayDox — система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Разработка компании "Пэйбот". Компания с 1999 года занимается созданием программного обеспечения на web-технологиях для бизнеса.

Система представляет собой реализованный на современных web-технологиях, в частности AJAX, корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором функций и возможностями расширения и интеграции.

Используются сильные стороны платформы: средства коллективной работы и управления прохождением документов. В едином web-интерфейсе организована вся работа, включая доступ к файловому архиву. Систему используют как очень крупные организации, в которых одна инсталляция PayDox обслуживает с одного сервера 1500 и более территориально распределенных пользователей, так и средние и совсем небольшие компании, в которых одна инсталляция PayDox обслуживает 5 и менее пользователей.

Функциональные возможности

• PayDox AJAX-BPM — Управление бизнес-процессами (на технологии AJAX)
• PayDox Case Management — Управление задачами и поручениями, коллективной работой сотрудников (на технологии AJAX)
• PayDox Catalogue — Управление файловым каталогом, обеспечение безопасного web-доступа к архиву документов и фотографий — как извне, так и изнутри корпоративной локальной сети (на технологии AJAX)
• PayDox HelpDesk — Осуществление технической поддержки
• PayDox CRM — Управление взаимоотношениями с клиентами и контрагентами
• Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов
• Создание резолюций, ознакомление сотрудников с документами, автоматические e-mail рассылки уведомлений и документов, формирование Дел
• Управление договорами, ОРД, платежными документами, документооборот бюджетирования
• Ведение всей истории работы с документами и проектами
• Календарное планирование
• Интеграция с Microsoft Office и существующими на предприятии приложениями
• Создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов
• Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS
• Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур
• Управление взаимоотношениями с клиентами и контрагентами (CRM)
• Простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий
• Поддержка мультиязычных интерфейсов. В настоящее время система дает возможность выбора интерфейса на языках: русском, английском, украинском, чешском, венгерском. Система может быть быстро локализована для любого другого языка и национальных особенностей ведения корпоративных документов.
• Рабочие места для PayDox могут быть на планшетах iPad и Android

PayDox AJAX-BPM — Управление бизнес-процессами в системе PayDox

PayDox Case Management — Управление задачами и поручениями в системе PayDox

Архитектура системы

Система PayDox имеет трехуровневую архитектуру.

В состав СЭД входят:

• сервер базы данных Microsoft SQL Server или Microsoft Access;
  
• веб-сервер Microsoft Internet Information Services (IIS);
  
• клиентские приложения — Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari; Microsoft Office, OpenOffice (под Linux).

Гибкая архитектура PayDox позволяет легко интегрировать систему с корпоративными приложениями.

Версии системы

• Версия PayDox Enterprise представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, требующий для своего функционирования СУБД Microsoft SQL Server®. PayDox Enterprise позволяет обслуживать несколько сотен одновременно работающих пользователей, используя один компьютерный сервер.

• Версия PayDox Light представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, не требующий установки Microsoft SQL Server®. Данная версия использует базу данных в формате Microsoft Access®. Структура этой базы данных аналогична структуре базы данных системы для Microsoft SQL Server®. PayDox Light позволяет обслуживать несколько десятков одновременно работающих пользователей или индивидуальных пользователей, работающих вне офиса.

• Версия PayDox Team представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти пользователям с расширенными правами (Power Users), в том числе обладающим правами администратора системы, правами утверждающего, правами согласующих и правами выдачи поручений, а также неограниченному количеству пользователей с общедоступными правами (Public Users), чтобы знакомиться с общедоступными или адресованными им документами, участвовать в бизнес-процессах предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также получать поручения от других сотрудников и получать от системы автоматические e-mail уведомления о документах и поручениях.
  Версия PayDox Team предоставляется бесплатно.

2021: Выпуск облачной версии СЭД - Paydox Cloud

Вышла облачная версия системы электронного документооборота Paydox Cloud, разработанная на свободном инструментальном программном обеспечении (Open Source). Об этом 21 июля 2021 года сообщила компания Пэйбот (Paybot). Приложение Paydox Cloud предназначено для поддержки групповой работы пользователей с любых устройств — настольных компьютеров и мобильных гаджетов. Подробнее здесь.

2020

Автоматизация проверки текстов договоров и приказов на соответствие корпоративным стандартам

В системе электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox появилась функция автоматизированной проверки текстов договоров и приказов на соответствие корпоративным стандартам. Об этом компания Paybot сообщила 11 ноября 2020 года.

Направление «Искусственный интеллект для анализа и подготовки корпоративных документов» видится весьма необходимым и вполне перспективным для развития направлением.

Система электронного документооборота PayDox предоставляет возможность контролировать использование правильных шаблонов корпоративных документов и наличие в шаблонах документов обязательных разделов и параграфов, а также сигнализирует о расхождениях в текстах обязательных параграфов проверяемого документа с содержимым справочника корпоративного контента. Различные виды договоров требуют обязательного присутствия в текстах договоров стандартных пунктов, обеспечивающих защиту интересов предприятия. Конкурсная документация должна обеспечивать включение в условия договора с поставщиком обязательных пунктов, содержащихся в условиях проведения конкурса на закупку. Содержащиеся в предлагаемых поставщиками текстах договоров условия не должны нарушать корпоративные принципы работы с такими контрагентами. В подписанных поставщиками контрактах не должно быть искажений ранее согласованных условий.

Постоянно пополняемый и актуализируемый корпоративный справочник нормативных контекстов со временем образует базу корпоративных знаний, с которой сверяются все новые документы. Система постоянно обучается самими пользователями, контролирующими «правильность» контекстов корпоративного контента в базе знаний.

Используя такую накапливаемую и отчуждаемую базу знаний, СЭД может осуществлять содержательный анализ поступающих в компанию извне документов и сигнализировать о сомнительных или требующих внимания контекстах, а также помогать при разработке любых корпоративных документов.

Тесная интеграция с процессами подготовки документов позволяет проверять документы на соответствие корпоративным стандартам в процессе их создания или согласования в системе электронного документооборота.

Функциональность проверки документов на соответствие корпоративным стандартам включена в бесплатную версию PayDox Team.

Управление взаимоотношениями с клиентами и контрагентами

Последняя версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox включает функционал, позволяющий оперативно управлять взаимоотношениями с клиентами и контрагентами, включая всю историю создания и обмена совместными документами. Об этом компания Paybot сообщила 11 августа 2020 года.

Функциональность CRM включена в бесплатную версию PayDox Team. Подробнее здесь.

Моделирование, настройка и исполнение бизнес-процессов в едином визуальном веб-интерфейсе

29 июля 2020 года Paybot объявила о выходе следующей версии системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox. Обновленная функциональность системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами позволяет в единой среде одинаковым способом как описывать бизнес-процессы, так и контролировать их исполнение, а также мониторить коллективную работу сотрудников с документами и поручениями БП.

Моделирование, настройка и исполнение бизнес-процессов осуществляется в едином визуальном веб-интерфейсе, что позволяет автоматизировать типовые и создавать собственные бизнес-процессы без программирования в виде наглядных блок-схем, а также вносить изменения в описания БП. Сотрудники работают по процессам через браузер с настольного компьютера или любого мобильного устройства, не требуется установка дополнительного программного обеспечения на компьютеры пользователей.

Функциональность управления бизнес-процессами PayDox AJAX-BPM полностью интегрирована с функциональностью управления документами и функциональностью управления совместной работой PayDox Case Management.

Возможность интеграции позволяет управлять всем набором документов бизнес-процесса, подпроцессами согласования и утверждения, а также контролировать работу сотрудников на всех этапах БП, назначать любое количество поручений и отмечать их исполнение. Управление бизнес-процессами и организация совместной работы дополняют друг друга и позволяют комплексно автоматизировать как структурированные устоявшиеся бизнес-процессы предприятия, так и ежедневную коллективную работу сотрудников.

Весь ход выполнения бизнес-процессов отображается на одном экране системы. На интерактивной блок-схеме можно наблюдать: текущее состояние БП, исполненные и неисполненные этапы, документы, связанные с этапами исполнения. По клику на любой элемент БП можно открывать/закрывать для просмотра подпроцессы в точках ветвления, просматривать детальную информацию по этапу, изменять статусы этапов, заполнять формы, открывать для просмотра и согласовывать документы и т.п.

Лица, принимающие решение, могут согласовывать документы, задачи и принимать решения о дальнейшем маршруте прохождения БП. Участники БП могут добавлять комментарии и согласовывать документы непосредственно на блок-схеме БП на экране компьютера или смартфона/планшета.

Функциональность PayDox AJAX-BPM и примеры работающих корпоративных бизнес-процессов включены в бесплатную версию системы PayDox Team.

Осуществление управленческого учета и формирование отчетности через интеграцию с MS Excel

18 мая 2020 года компания Paybot объявила о выходе следующей версии системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox, которая включает функционал, позволяющий осуществлять управленческий учет и формировать отчетность через интеграцию с MS Excel.

Основное преимущество использования MS Excel для управленческого учёта и отчетности – это гибкость. Продвинутые пользователи могут самостоятельно создавать различные варианты отчетов и оперативно адаптировать их под текущие потребности своей организации. Таблицы и графические диаграммы MS Excel, использование формул, позволяют представить в наглядном виде всевозможные кастомизированные показатели деятельности предприятия.

Очевидной проблемой при использовании MS Excel на предприятии является наполнение таблиц MS Excel актуальной исходной информацией. Данные приходится либо вводить вручную, что является источником ошибок и дополнительной работы, либо писать программный интерфейс для автоматического наполнения таблиц MS Excel данными из корпоративной информационной системы, что часто является достаточно трудоемкой работой, а также нивелирует всю гибкость использования MS Excel – при изменении таблиц такой код приходится переписывать.

Функциональность СЭД PayDox позволяет пользователям создавать таблицы MS Excel для управленческого учёта и отчетности с автоматическим наполнением таких таблиц актуальными данными из первичных документов. Необходимо лишь в формулах расчета в таблицах MS Excel использовать наименования полей документов из СЭД. Загрузив такой файл MS Excel в СЭД как шаблон, можно одним кликом получать готовый управленческий отчет в виде файла MS Excel с актуальными данными, вставленными в него «на лету» из СЭД. Любая управленческая отчетность таким образом может формироваться самими пользователями и при необходимости дополняться и совершенствоваться. Преимуществом такого подхода является наличие функции «drill-down» – на формируемые отчетом показатели можно кликнуть и получить в СЭД список первичных документов, из которых он получен. Все управленческие отчеты становятся проверяемыми в режиме реального времени.

Таким образом возможно делать тесную интеграцию системы электронного документооборота с уже имеющейся на предприятии управленческой отчетностью на таблицах MS Excel, полностью автоматизируя подготовку таких отчетов. Данный подход обеспечивает гибкость и оперативность подсистемы управленческого учета и отчетности предприятия и позволяет ответственным сотрудникам предприятия участвовать в разработке и дальнейшей адаптации процесса автоматизации управленческой отчетности под нужды предприятия.

Функциональность формирования управленческого учета и отчетности включена в бесплатную версию PayDox Team, которая скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе.

Управление удаленной работой сотрудников и сквозными бизнес-процессами с контрагентами

31 марта 2020 года компания Paybot сообщила о том, что СЭД PayDox обеспечит управление удаленной работой сотрудников и сквозными бизнес-процессами.

Система электронного документооборота и управления совместной работой PayDox поддерживает удаленную коллективную работу сотрудников, в том числе географически распределенных, и управление сквозными бизнес-процессами с дистанционным подключением контрагентов предприятия (поставщиков товаров, услуг, участников совместных проектов).

СЭД PayDox является web-приложением, для работы не требуется установка дополнительного программного обеспечения на компьютеры пользователей. Сотрудники работают с корпоративными документами, задачами, бизнес-процессами и файлами через браузер из любого места с любого устройства (ПК/планшеты/смартфоны).

Интерфейс СЭД PayDox адаптирован под мобильные устройства для платформ iOS, Android, Windows и оптимизирован так, чтобы для всех основных операций количество нажатий на экран или кликов мыши было минимальным. Основные функции системы могут осуществляться непосредственно из актуального списка документов пользователя. Прозрачная интеграция с Active Directory Domain Services (AD DS) позволяет входить пользователям в СЭД без дополнительного предъявления логина и пароля.

В системе обеспечивается полноценная дистанционная работа с любыми типами документов: входящая и исходящая документация, договоры, ОРД (Организационно-Распорядительная Документация), служебные и докладные записки, заявки, платежные документы и др.

Сотрудники независимо от их местонахождения могут оперативно создавать карточки документов, настраивать маршруты, согласовывать, утверждать, регистрировать и знакомиться с документами, а руководители в режиме реального времени контролировать их исполнение, в том числе с помощью наглядных аналитических отчетов.

Подсистема совместной работы PayDox Кейс-менеджмент позволяет удаленно выдавать поручения со сроками исполнения, мониторить ход исполнения и проверять выполненные работы, а также проводить дистанционное обсуждение с сотрудниками по различным темам и проектам.

В СЭД PayDox обеспечивается возможность подключения географически распределенных контрагентов предприятия, находящихся в разных регионах, для осуществления различных видов информационного взаимодействия, в частности: информирование о текущем статусе заказа или проекта, формирование совместных проектов, проведение закупочных процедур, согласование договоров и платежных документов, организация совещаний и заседаний, осуществление технической поддержки (HelpDesk) и многое другое.

Тесная интеграция с электронной почтой позволяет безопасно работать с сервером системы без использования браузера — согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту через любой клиент электронной почты, имеющийся на устройстве. Это позволяет подключать к системе внешних пользователей – партнеров, контрагентов, которых можно легко регистрировать в системе непосредственно при отправке им e-mail уведомления с обсуждаемыми документами и автоматически принимать в системе ответные письма с новыми версиями документов и ответами на вопросы.

Для удаленной работы в СЭД пользователю нужно всего лишь запустить браузер на компьютере или мобильном устройстве, ввести адрес корпоративной инсталляции PayDox и пользоваться всеми возможностями системы.

Ознакомиться с работой системы можно непосредственно на сайте или скачать и установить на своем компьютере бесплатную версию PayDox Team.

2019

Автоматизация управления закупками

16 октября 2019 года компания Paybot сообщила о выпуске обновленной версии СЭД PayDox, которая позволяет автоматизировать бизнес-процессы проведения закупок и обеспечить эффективное взаимодействие с поставщиками.

По информации компании, при создании и согласовании корпоративных документов необходимо осуществлять контроль за содержанием документов таким образом, чтобы гарантировать наличие в документах необходимых разделов, соответствующих корпоративному стандарту для различных категорий документов. Различные виды договоров требуют обязательного присутствия стандартных пунктов, обеспечивающих защиту интересов предприятия. Конкурсная документация должна обеспечивать включение в текст договора поставки обязательных пунктов с условиями проведения конкурса на закупку.

Обновленная функциональность предоставляет возможность контролировать использование правильных шаблонов документов по закупкам и сигнализировать о расхождениях в текстах обязательных параграфов проверяемого документа. Подсистема подготовки закупочной документации позволяет в автоматическом режиме формировать пакеты документов на основании готовых шаблонов документов для разных типов закупок и ранее осуществленных закупок. В файлы корпоративных документов «на лету» автоматически подставляются необходимые данные по закупке из HTML-формы. Таким образом шаблон превращается в рабочий документ, готовый к использованию.

Обновленные возможности позволяют автоматизировать бизнес-процессы закупочной деятельности без трудоемкой настройки системы и программирования, что значительно сокращает временные и финансовые затраты на внедрение системы и проведение закупочных процедур. Весь процесс закупки от планирования и проведения до заключения договора с поставщиком контролируется системой, может легко изменяться и дополняться в ходе его выполнения.

Для осуществления процесса закупки в СЭД PayDox создается кейс, содержащий все этапы (шаги, действия) по закупочным подпроцессам. В кейсе содержатся задачи и поручения со сроками исполнения, дискуссии сотрудников, конкурсные процедуры, HTML-формы, документы по закупкам. Из задач и поручений по ссылке можно переходить в связанные с ними карточки документов. Для сбора конкурсной документации к соответствующей задаче кейса одним кликом подключается файловый каталог, в котором может храниться любое количество документов в различных форматах. По завершении проекта кейс вместе с формами и файлами документов может сохраняться в библиотеку шаблонов и использоваться в дальнейшем для создания других закупок.

Согласование и утверждение сопутствующих документов (заявки на закупку, протоколы заседаний, повестки, договоры и т.д.) осуществляется с помощью стандартного функционала СЭД. В карточках документов задаются маршруты согласования документов, система автоматически осуществляет маршрутизацию и контроль исполнения документов. Полная история согласования и утверждения отображается в карточках документов. Динамика всего процесса закупки видна на одном экране системы.

Функциональность по управлению закупками и работающий пример проведения закупочной процедуры включены в бесплатную версию системы PayDox Team.

Управление неструктурированным контентом корпоративного документа в СЭД PayDox

5 сентября 2019 года компания Пэйбот сообщила, что обновленная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox включает функционал по управлению неструктурированным контентом корпоративных документов.

По информации компании, обновленная функциональность позволяет контролировать использование правильных шаблонов корпоративных документов и наличие в шаблонах документов единообразных необходимых разделов и параграфов, соответствующих корпоративному стандарту подготовки документов.

Для решения этой задачи в системе ведется справочник корпоративного контента, который пополняется текстами из шаблонов корпоративных документов (договоров, приказов, распоряжений, комплектов конкурсной документации и др.) и содержит правильно составленные параграфы, разделы и абзацы для различных категорий корпоративных документов. Наполнение справочника осуществляется не вручную, а нажатием кнопки, копирующей параграфы из корпоративных документов в справочник, чтобы исключить ошибки ручного ввода и сохранять в справочнике не только текст, но и его форматирование. В процессе подготовки шаблонов документов справочник дополняется, при необходимости изменяются содержащиеся в нем тексты добавлением формулировок непосредственно из документов.

Такой справочник фактически отражает и фиксирует корпоративное знание о правильном корпоративном контенте и помогает при разработке шаблонов документов.

Данный функционал позволяет проверить любой документ в формате MS Word, в том числе поступивший от контрагентов, на наличие и отсутствие в нем разделов и параграфов из справочника корпоративного контента, чтобы быстро привести его к правильному виду или указать на расхождения в текстах. При этом будут найдены и показаны не только полностью совпадающие со справочником параграфы в документе, но и похожие тексты.

Функциональность позволяет осуществлять с параграфами документа различные действия: просмотреть и сравнить текст параграфа со справочником; добавить в документ параграф из справочника или пополнить справочник текстом параграфа из документа; удалить параграф из документа; добавить, просмотреть или отредактировать комментарий к параграфу с указанием, в каких документах и при каких условиях его необходимо использовать.

Документ также можно просмотреть в html-виде, внести и сохранить изменения в файл непосредственно в браузере. Обновленный функционал по управлению неструктурированным контентом корпоративных документов включен в бесплатную версию PayDox Team.

Персональная информационная панель Dashboard

В обновленной версии системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox реализована персональная информационная панель Dashboard. Реализованный функционал позволяет на одном экране оперативно отслеживать документы, с которыми необходимо работать данному пользователю, а также визуально представить текущую персональную статистику в виде графических диаграмм. Информация на панели обновляется автоматически. Данные на панели могут быть доступны с любого устройства (компьютер/планшет/смартфон), сообщили 20 июня 2019 года в компании «Пэйбот».

С помощью панели Dashboard сотрудники могут в режиме реального времени получать сводную информацию о количестве и состоянии/статусе документов, с которыми им нужно работать. По клику на Dashboard-виджет выдаются динамически формируемые списки документов: Согласование, Ознакомление, Срочные, Новые и другие настраиваемые по запросу.

В центре панели расположена автоматически генерируемая круговая диаграмма, позволяющая просмотреть статистику по документам, относящимся к данному пользователю, со сроками создания или исполнения за определенный период. По клику на сектор диаграммы выдаются динамически формируемые списки документов за период.

Дашборд PayDox можно легко встроить на HTML-страницу корпоративного портала, чтобы информировать пользователей о документах, требующих их внимания. Для этого нужно просто разместить однострочный HTML-код на странице сайта.

Функциональность Dashboard включена в бесплатную версию PayDox Team. Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox доступна на официальном сайте системы.

Групповое администрирование доступа пользователей к документам в СЭД PayDox

4 марта 2019 года компания "Пэйбот" сообщила о выходе обновления системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox, включающее функциональность по автоматизации создания и обработки запросов на предоставление доступа к документам, которая позволяет значительно ускорить и упростить работу пользователей и администраторов СЭД.

По информации компании, в процессе работы в системе документооборота у пользователей часто возникает необходимость в получении доступа к тому или иному документу. Обновленная функциональность предоставляет возможность пользователям непосредственно из интерфейса СЭД создавать как текстовые запросы в свободной форме, указывая тематику или номера документов вручную, так и структурированные запросы, позволяющие администраторам СЭД предоставлять доступ к документам разным группам пользователей буквально парой кликов.

Механизм создания структурированных запросов при помощи административных отчетов позволяет сотрудникам получить автоматически сформированный корректный список недоступных для них, но необходимых в работе документов и отправить администратору СЭД заявку на предоставление доступа, просто отметив в чекбоксах нужные документы.

Администратор СЭД может предоставлять доступ к документам группам пользователей или отдельным пользователям при помощи административных отчетов, автоматически формирующих списки документов из заявок пользователей. Такие отчеты показывают администратору списки документов, к которым пользователи запросили доступ. Интерфейс отчета позволяет просмотреть документы и предоставить доступ ко всем или только к некоторым из них или отказать в предоставлении доступа. Администратор СЭД непосредственно в отчете отмечает в чекбоксах документы, к которым он решает предоставить доступ и нажатием одной кнопки предоставляет к ним доступ выбранной группе пользователей.

Весь процесс предоставления доступа к документам контролируется системой. Пользователи могут отслеживать актуальный статус исполнения своих заявок и добавлять сообщения для администратора. В карточках документов фиксируется вся информация о предоставлении доступа.

Обновленный функционал по администрированию предоставления доступа к документам включен в бесплатную версию PayDox Team.

2018

Визуальный drag-n-drop редактор маршрутов согласования документов

11 декабря 2018 года компания "Пэйбот" представила очередную версию системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox, которая включает функционал, позволяющий пользователям и администраторам системы электронного документооборота вести справочники стандартных маршрутов согласования документов (приказов, договоров и т.п.) и использовать удобный визуальный drag-n-drop редактор для корректировки таких маршрутов в соответствии с категорией согласуемого документа.

По информации компании, на декабрь 2018 года пользователи имеют возможность:

• Выбрать участника согласования из справочника пользователей и вставить эту информацию в создаваемый/корректируемый маршрут согласования.
• Выбрать вручную или автоматически предустановленный маршрут согласования для данной категории документа, содержащий данные о всех участниках согласования и маршруте (параллельный, последовательный, смешанный и др.)
• Удобным образом сформировать маршрут согласования, просто перетаскивая мышью информацию об участниках согласования.
• Указывать несколько уровней согласования − на каждом уровне пользователи могут согласовывать документ одновременно и параллельно, а пользователи разных уровней включаются в согласование последовательно.
• Указывать в документе название маршрута согласования для удобной идентификации таких маршрутов.
• Указывать предельные сроки согласования на каждом уровне согласования в днях или даже в часах.
• Указывать обязательных пользователей, которых нельзя удалять из маршрута согласования, или для которых запрещено менять порядок согласования.
• Указывать в маршруте согласования дополнительную информацию, характеризующую прохождение процесса согласования (передано, делегировано и т.п.)
• Указывать различные признаки режима согласования (приостановленное, завершенное и др.)
• Видеть в отображении маршрута согласования текущее состояние согласования − кто из участников согласования уже согласовал документ, кто еще нет, и кто отказал в согласовании.
• Получать информацию об участниках согласования (должность, подразделение, фото и др.) кликом на ФИО пользователя в маршруте согласования.

Обновленный визуальный drag-n-drop редактор маршрутов согласования документов включен в бесплатную версию PayDox Team.

Функциональность управления договорами и контрагентами

12 сентября 2018 года компания "Пэйбот" представила очередную версию системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox, которая включила функционал, позволяющий оперативно управлять договорами и контрагентами, в том числе вести долговременный учет сделок с контрагентами.

Как известно, долговременный учет сделок с контрагентами требует ведения справочника контрагентов, позволяющего учитывать изменение реквизитов и других учетных данных предприятий, с которыми заключаются договоры. При этом необходимо вести всю историю изменений данных о контрагентах, так как к документам нужно привязывать информацию о контрагенте, актуальную как на дату заключения договора, так и на дату закрытия. Таким образом, требуется функционал, позволяющий вести в СЭД всю историю изменения данных о предприятиях, с которыми ведутся договорные отношения — так, чтобы во-первых, в карточке договора была доступна информация о контрагенте, актуальная именно для этого документа, и, во-вторых, все изменения учетных данных контрагента хранились совместно в хронологическом порядке и были доступны при просмотре из любого документа, связанного с данным контрагентом.

Функциональность управления договорами и ведения долговременного учета истории изменения учетных данных контрагентов включена также в бесплатную версию PayDox Team, которую можно скачать и установить за несколько минут, после чего система готова к работе.

Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox доступна на официальном сайте системы paydox.ru.

Функциональность иерархических тегов

В феврале 2018 года компания "Пэйбот" сообщила о том, что в системе электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox реализована функциональность иерархических тегов для разметки документов.

Поскольку каждое подразделение на предприятии может иметь собственные предпочтения по структуре тегов, то в системе возможна разметка документов как глобальными тегами, видимыми всеми сотрудниками организации, так и локальными, видимыми только сотрудниками конкретного подразделения. Данная возможность позволяет сотрудникам самостоятельно категоризировать документы для их последующего быстрого поиска и не загромождать документы ненужной в другом подразделении информацией. Юристы будут видеть только свои теги и осуществлять по ним быстрый поиск, а экономисты — свои.

Функционал иерархических тегов дает возможность группировать большое количество тегов в компактные папки, чтобы пользователь мог открыть ту папку, теги из которой ему нужны для поиска документов в данный момент. Такие механизмы позволили реализовать в системе PayDox средства создания и использования пользователями гибких справочников для категоризации документов — без программирования и без осуществления сложных настроек.

В СЭД PayDox расширен функционал управления резолюциями и включена функциональность управления задачами в виде подсистемы PayDox Case Management (управление делами). Кейс можно представить себе как папку, «дело», в которую можно вкладывать все, что относится к данному «делу» — это может быть проект, договор и т.п. Кейс может содержать документы, задачи, поручения, файлы. И все это может быть иерархическим. При этом сроки исполнения всех задач кейса будут контролироваться системой, а документы кейса можно согласовывать, утверждать и знакомить с ними сотрудников с фиксацией в системе факта ознакомления.

Реализация возможностей ECM в системе PayDox позволила создать инструменты для работы с неструктурированной корпоративной информацией внутри СЭД, сохранив при этом все достоинства документооборота с его строгими правилами обработки документов: регистрации, согласования, утверждения и ознакомления с документами сотрудников, подчеркнули в "Пэйбот".

Функциональности тегов и управления задачами включены в бесплатную полнофункциональную версию PayDox Team.

2016

Управление взаимоотношениями с контрагентами в новой версии СЭД PayDox

Летом 2016 года вышло обновление системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox, включающее функционал CRM, позволяющий оперативно управлять текущими взаимоотношениями с клиентами и контрагентами. В СЭД PayDox реализовано полнофункциональное управление договорами с клиентами и поставщиками, и новая функциональность позволяет эффективно обеспечивать актуальность всех документов, связанных с контрагентами.

Функциональные возможности CRM, реализованные в PayDox на технологиях AJAX и адаптивного кейс-менеджмента (ACM), являются гибкими и могут настраиваться в соответствии с потребностями заказчика в процессе реальной эксплуатации системы.

Из системного справочника контрагентов по одному клику можно получить всю информацию, связанную с конкретным контрагентом: все кейсы (задачи, поручения, сделки, сообщения, события), текущие документы (письма, договоры, платежи и др.), файлы документов (реквизиты, уставные документы и др.), список всех контактных лиц. Непосредственно в списке кейсов или документов пользователи могут ответить на сообщения, согласовать документы и сделки, поставить отметку о выполнении поручений.

В справочник контрагентов может быть добавлено любое количество файлов документов партнеров в различных форматах. В карточке контрагента сохраняется полная история о загруженных файлах: ФИО ответственного пользователя, дата и время загрузки, названия документов, сроки действия документов, информация о версиях файлов с указанием их статуса (актуальный или архивный), комментарии к файлам.

Система позволяет осуществлять автоматический контроль сроков действия документов контрагентов. Ответственным пользователям рассылаются автоматические e-mail уведомления о приближении окончания срока действия документов и о просроченных документах. Информация о просроченных и неактивных документах также отображается в карточках документах, связанных с конкретным контрагентом. Эта возможность полезна для осуществления автоматического контроля актуальности предоставляемых контрагентами (например, поставщиками) пакетов уставных документов, что часто требуется при управлении договорной деятельностью.

Встроенный конструктор отчетов позволяет получить информацию об актуальности документов контрагентов. Пользователи с соответствующими правами могут самостоятельно сформировать отчет, содержащий список всех просроченных документов контрагентов с датами срока их действия.

Наличие таких возможностей позволяет сделать более эффективной и оперативной работу с контрагентами и оптимизировать контроль актуальности документов поставщиков.

Новая функциональность также включена в бесплатную версию PayDox Team.

Интерфейс СЭД PayDox адаптирован для Windows 10 и браузера Microsoft Edge

Интерфейс СЭД PayDox адаптирован под использование мобильных устройств. Возможна работа с системой со всех наиболее распространенных web-браузеров, используемых в мобильных устройствах. Основные функции системы – согласование и утверждение документов, ознакомление с документами – адаптированы под использование сенсорного экрана и могут осуществляться непосредственно из актуального списка документов, предъявляемых пользователю. Интерфейс СЭД PayDox оптимизирован так, чтобы для всех основных операций количество нажатий на экран или кликов мыши было минимальным. Интерфейс обновленной СЭД PayDox также адаптирован для работы с браузером Microsoft Edge.

СЭД PayDox может устанавливаться на компьютеры с ОС Windows 10 (как и на более ранние версии Windows), при этом доступ к СЭД и работа со всеми основными функциями системы доступна практически с любых мобильных устройств, в том числе с iPad, планшетов под управлением ОС Android, а также планшетов и телефонов под управлением Windows 10.

В качестве СУБД СЭД PayDox может использовать любые версии Microsoft SQL Server, в том числе Microsoft SQL Server 2014 и бесплатную версию Microsoft SQL Server Express Edition. Прозрачная интеграция с Active Directory Domain Services (AD DS) позволяет входить пользователям в СЭД напрямую, без дополнительного предъявления логина и пароля.

Тесная интеграция с электронной почтой позволяет также работать с системой и без использования web-браузера — согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту через любой клиент электронной почты, уже имеющийся на мобильных устройствах.

2015

СЭД PayDox на Windows 8.1 и Windows Server 2012 R2 с доступом мобильных устройств

В январе 2015 года вышло обновление системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox, обеспечивающее полнофункциональную работу с документами и поручениями с любых мобильных устройств.

Интерфейс СЭД PayDox адаптирован под использование мобильных устройств. Возможна работа с системой со всех наиболее распространенных web-браузеров, используемых в мобильных устройствах. Основные функции системы – согласование и утверждение документов, ознакомление с документами – адаптированы под использование сенсорного экрана и могут осуществляться непосредственно из актуального списка документов, предъявляемых пользователю. Интерфейс СЭД PayDox оптимизирован так, чтобы для всех основных операций количество нажатий на экран или кликов мыши было минимальным.

СЭД PayDox может устанавливаться на компьютеры с ОС Windows 8.1 и Windows Server 2012 R2 (как и на более ранние версии Windows), при этом доступ к СЭД и работа со всеми основными функциями системы доступна практически с любых мобильных устройств, в том числе с iPad и планшетов под управлением ОС Android.

В качестве СУБД СЭД PayDox может использовать любые версии Microsoft SQL Server, в том числе Microsoft SQL Server 2014 и бесплатную версию Microsoft SQL Server Express Edition. Прозрачная интеграция с Active Directory Domain Services (AD DS) позволяет входить пользователям в СЭД напрямую, без дополнительного предъявления логина и пароля.

Тесная интеграция с электронной почтой позволяет также работать с системой и без использования web-браузера — согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту через любой клиент электронной почты, уже имеющийся на мобильных устройствах.

Данная функциональность также включена в бесплатную версию PayDox Team.

2012

PayDox Team

Компания Paybot сообщила в июне 2012 года о выпуске версии PayDox Tea] ̶ бесплатной полнофункциональной версии СЭД PayDox.

Версия PayDox Team представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти авторизованным пользователям, в том числе обладающему правами администратора системы.

Также предоставляется право работы в системе неограниченному количеству пользователей (используя общедоступный вход в систему), чтобы знакомиться с общедоступными документами, просматривать общедоступные бизнес-процессы предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также создавать поручения для других сотрудников и получать поручения от других сотрудников.

Версия PayDox Team предоставляет пользователю весь системный функционал системы, в том числе:

• PayDox AJAX-BPM — простое и эффективное управление бизнес-процессами предприятия
• PayDox Case Management — управление совместной работой сотрудников, задачами и поручениями
• PayDox Catalogue — обеспечение безопасного web-доступа сотрудников к корпоративному файловому архиву
• Учет и регистрация входящих и исходящих документов
• Электронное согласование, утверждение и рецензирование документов
• Контроль исполнения документов
• Управление резолюциями
• Управление договорами, ОРД и платежными документами

Интеграция СЭД PayDox с приложениями бизнес-аналитики

Компания Paybot сообщила в сентябре 2012 года о выпуске обновления СЭД PayDox, обеспечивающего интеграцию с приложениями бизнес-аналитики (BI), в частности, с SAP BusinessObjects Web Intelligence. Возможность предоставления данных из системы электронного документооборота другим корпоративным приложениям, в частности, средствам бизнес-аналитики (Business Intelligence, BI) весьма важна. Приложения бизнес-анализа, как правило, не имеют средств контроля достоверности первичных данных и нуждаются в поставщике таких данных. Наиболее надежным средством ввода и контроля достоверности корпоративных первичных данных является система электронного документооборота, в которой все вводимые в виде электронных документов данные многократно проверены, согласованы, утверждены и персонализированы, т.е. закреплены за конкретными ответственными исполнителями и контролерами. Поэтому интеграция системы электронного документооборота и приложений бизнес-аналитики является наиболее эффективным способом обеспечения достоверности Business Intelligence и повышения отдачи от внедрения средств BI.

Настройки СЭД PayDox позволяют сформировать в интерфейсе Web Intelligence произвольные отчеты о состоянии корпоративного документооборота, статистике работы с документами в произвольных разрезах по периодам, категориям документов, подразделениям. Отчеты можно получать в режиме реального времени через web-интерфейс, сохранять в файлах Microsoft Excel и Adobe Acrobat. Отчеты СЭД PayDox в SAP BusinessObjects Web Intelligence могут содержать ссылки, по которым из отчета можно перейти непосредственно в СЭД в карточки первичных документов либо профайлы ответственных за документы пользователей, таким образом получая детальную первичную информацию и убеждаясь в достоверности первичных данных.

С помощью СЭД PayDox отчеты, получаемые в SAP BusinessObjects Web Intelligence, становятся достоверными и персонализированными. Информация о первичных документах, участвующих в построении отчета, и ответственных сотрудниках становится доступной по одному клику мыши непосредственно из отчета SAP BusinessObjects Web Intelligence.

PayDox E-Mail Клиент

PayDox E-Mail Клиент — функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера

PayDox E-Mail Клиент позволяет работать с системой, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту. Эта возможность доступна на любых компьютерах, включая iPad и на любых клиентах электронной почты.

Данная функциональность позволяет: согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, посылать файлы в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей.

Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме клиента электронной почты.

Дополнительная возможность включает дублирование отправляемых системой и пользователями e-mail уведомлений по SMS на сотовые телефоны пользователей. Устанавливать для себя необходимость получать SMS-сообщения пользователи могут самостоятельно. Например, в случае, если сотрудник находится на выезде и не имеет некоторое время доступа к своему компьютеру, он может на этот период включить для себя автоматическую отправку ему системой SMS-сообщений.

Система автоматически дублирует пользователям на их адреса электронной почты все документы, с которыми необходимо работать. Карточки документов, которые приходят пользователям по электронной почте, по форме похожи на эти же карточки, с которыми пользователи работают непосредственно в системе и содержат такие же кнопки управления.

Например, кликнув на кнопку «Входящие», можно отправить на сервер запрос на получение текущего списка входящих документов. Запрос будет автоматически обработан и сервер СЭД пришлет актуальный список входящих документов.

Получив необходимый список документов, можно, кликнув на номер документа, послать по электронной почте на сервер СЭД запрос на получение карточки необходимого документа. Сервер СЭД автоматически обработает запрос и пришлет карточку запрошенного документа вместе с файлами этого документа.

Далее аналогичным образом с полученным документом можно произвести необходимые действия, например, создать резолюцию, создать поручение или согласовать документ.

При создании поручения или резолюции можно вставить адреса электронной почты исполнителей из справочника контактов электронной почты — при обработке письма сервер СЭД найдет в справочнике пользователей СЭД соответствующие адресатам электронной почты логины пользователей и подставит их в создаваемое поручение

2011

PayDox Portal

Компания Paybot сообщила в августе 2011 года о выпуске PayDox Portal - обновления СЭД PayDox, позволяющего встраивать функции электронного документооборота, управления корпоративным электронным архивом, управления задачами и поручениями и другие возможности системы в любые корпоративные сайты. Теперь практически любая функциональная возможность системы PayDox может быть встроена в любой сторонний web-сайт с помощью виджета простой вставкой HTML-кода на страницу сайта.

Используя данную функциональность, можно отображать на корпоративном сайте списки документов для согласования или ознакомления текущим пользователем, папки и файлы виртуального каталога PayDox, актуальные задачи и поручения для данного пользователя, активные бизнес-процессы.

Для любой функции PayDox существует HTML-код виджета, вставив который в страницу, можно добавить данную функцию на сайт. Таким образом в любой внешний сайт можно также включить функционал управления совместной работой и задачами PayDox Case Management, что позволит сотрудникам контролировать исполнение поручений, обсуждать любые размещенные материалы и документы, публиковать комментарии и сообщения непосредственно на своем корпоративном сайте.

Если перед организацией стоит задача информирования клиентов или партнеров о статусе исполнения заказа, договора или проекта, то размещение на корпоративном сайте соответствующего виджета предоставит возможность заказчикам и партнерам отслеживать текущее состояние исполнения своего заказа, договора или проекта, ведение всей документации по которому осуществляется в СЭД PayDox. Аналогично можно информировать внешних пользователей на различные темы — о статусе заявления о приеме на работу, о статусе доставки груза и т.п.

Так же просто можно обеспечить web-доступ пользователей к файловому архиву с документами, фотографиями, видеороликами, программами. Добавление на корпоративный сайт виджета функционала PayDox Каталог позволит просматривать на одной web-странице папки корпоративного архива с неограниченно большим количеством файлов различных форматов без перезагрузки страницы. С помощью PayDox Каталог, создав обычную структуру папок с файлами на диске, можно сформировать иерархическое меню и организовать хранилище для файлов различных типов, а также распределить файлы для просмотра по любому количеству категорий.

Для разграничения прав доступа к документам и файлам разработан виджет для регистрации пользователя, который позволяет авторизоваться в PayDox с любой страницы внешнего сайта. После ввода логина и пароля система будет предоставлять на данном сайте информацию из PayDox (документы, задачи и файлы), предназначенную для данного пользователя.

Все функциональности PayDox включены в бесплатную версию PayDox Personal — достаточно скачать ее с сайта и установить на своем компьютере, после чего можно использовать все возможности системы с помощью вставки виджетов в собственный сайт.

PayDox Case Management

Основная статья: PayDox Case Management

В версии осени 2011 года системы PayDox функциональность электронного документооборота и функциональность управления поручениями PayDox Case Management полностью интегрированы между собой.

Возможность интеграции позволяет для любого документа организовать обсуждение и назначить сотрудникам любое количество поручений с контролируемыми датами исполнения. В подсистеме электронного документооборота непосредственно в карточке документа можно создавать поручения по документу и контролировать сроки их исполнения, в подсистеме управления поручениями PayDox Case Management карточка такого документа показывается как часть поручения, по ссылке можно перейти из поручения в карточку документа и обратно.

Кроме этого, возможно разграничить доступ сотрудников или целых подразделений, рабочих групп к отдельным поручениям и темам, а также обусловливать доступ к поручениям наличием доступа к документу. Пользователь может видеть только те темы, кейсы (группы поручений) и отдельные поручения, которые предназначены лично ему или к которым ему предоставлен групповой доступ.

В новой версии PayDox Case Management также реализована краткая форма ввода задач и поручений, позволяющая создавать стандартные поручения сотрудникам из «ближнего круга» за пару кликов мыши. Подсистемы управления поручениями PayDox Case Management и управления документами могут использоваться как совместно в единой интегрированной системе, так и независимо друг от друга.

Наличие таких возможностей в новой версии PayDox позволяет объединить возможности управления совместной работой сотрудников и управления документами на предприятии.

В новой версии (декабрь 2011 года) PayDox Case Management (управление задачами и поручениями) появился функционал дейта-тегов, позволяющий маркировать и классифицировать поручения и сообщения.

Дейта-теги (data-tags, теги данных) - это теги, значения которых не вводятся вручную, а выбираются из корпоративных справочников или любых других баз данных. Дейта-тег состоит из 2-х активных (адресуемых ссылкой) частей - пиктограммы дейта-тега и имени дейта-тега. Кликнув по пиктограмме тега, можно вызвать источник дейта-тега - корпоративный справочник, из которого был вставлен данный дейта-тег. Кликнув по имени тега, можно вызвать контент дейта-тега - список всех кейсов (поручений, сообщений), содержащих такой дейта-тег. Дейта-теги вводятся в тело сообщения на этапе создания сообщения - кликнув на пиктограмму, можно выбрать значение из корпоративных справочников

Используя любое количество дейта-тегов, выбираемых из корпоративных справочников, можно маркировать и классифицировать неструктурированный текст поручений и сообщений в соответствии с корпоративными классификаторами. Для удобства использования список последних по времени тегов, которые использовались для поиска, сохраняется в меню системы - достаточно лишь кликнуть по такому пункту меню, чтобы снова получить актуальный список сообщений, содержащих данный тег.

Подсистемы управления поручениями PayDox Case Management и PayDox Электронный Документооборот могут использоваться как совместно в единой интегрированной системе, так и независимо друг от друга. Наличие таких возможностей в новой версии PayDox позволяет объединить возможности управления совместной работой сотрудников и управления документами на предприятии.

2010

Октябрь 2010 года: Компания Paybot сообщает о выпуске обновления системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox. Новая версия системы обеспечивает возможность работы пользователей с мобильного планшета Apple iPad. В обновленной версии СЭД реализована возможность работы с PayDox под браузером Safari, в том числе с мобильного планшета iPad. Практически весь спектр возможностей системы PayDox, включая функционал управления документами, визуального описания и управления бизнес-процессами PayDox AJAX-BPM, управления корпоративным файловым архивом и управления корпоративным форумом сообщений, доступен теперь непосредственно с мобильного планшета iPad. Новый дизайн PayDox приближен к возможностям iPad, пиктограммы и ссылки адаптированы для использования сенсорного дисплея при навигации по системе и вводе данных. В обновлении PayDox активно используется технология AJAX, что позволяет эффективно использовать тонкий web-клиент (браузер Safari) и сенсорный экран для полнофункционального управления. Новая функциональность также включена в бесплатную версию PayDox Personal. Полнофункциональная версия корпоративной системы управления бизнес-процессами PayDox AJAX-BPM доступна на официальном сайте системы

Декабрь 2010 года: Выпуск новой версии системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox. Новая версия системы обеспечивает возможность работы пользователей с документами, фотографиями и видеофайлами через Web. В обновленной версии PayDox активно используется технология AJAX, что позволяет эффективно использовать тонкий web-клиент (браузеры) и сенсорный экран iPad для полнофункционального управления и просматривать на одной web-странице папки с неограниченно большим количеством файлов различных форматов без перезагрузки страницы.

Функциональность PayDox Каталог позволяет управлять файловым каталогом документов, фотографий и видеофайлов как на web-сайте PayDox, установленном на компьютере пользователя, так и на любой странице собственного web-сайта пользователя — новая функциональность может быть встроена в любой сторонний web-сайт простой вставкой HTML-фрагмента на страницу web-сайта.

Используя иерархический справочник категорий, документы, фотографии и видеофайлы можно распределить для просмотра по любому количеству категорий.

Функциональность PayDox Каталог также может быть использована для виртуального объединения расположенных на разных компьютерах файловых хранилищ — все территориально распределенные файловые каталоги будут представлены на одной web-странице как один виртуальный каталог. Возможно объединять в одном виртуальном каталоге папки с документами и фотографиями и другие каталоги, расположенные на разных компьютерах, доступных как через локальную сеть, так и через интернет.

Функциональность PayDox Каталог может быть использована для управления файловым каталогом независимо от функциональности электронного документооборота. Функциональность PayDox Каталог также включена в бесплатную версию PayDox Personal — достаточно с сайта и установить на своем сервере либо встроить возможности PayDox Каталог в собственный web-сайт. Полнофункциональная версия корпоративной системы управления бизнес-процессами PayDox AJAX-BPM доступна на официальном сайте.

PayDox 4.0

Обновленная версия включает простые и эффективные возможности по управлению коллективной работой сотрудников предприятия. Достаточно большая часть работ, выполняемых сотрудниками совместно, во взаимодействии между собой, слабо структурирована, требует обсуждений, выдачи поручений на основе анализа текущей ситуации и контроля сроков исполнения задач и поручений. Для решения подобных задач коллективного взаимодействия сотрудников и предназначена функциональность PayDox Case Management / Управление задачами и поручениями.

PayDox Case Management реализует концепцию ACM (Adaptive Case Management) и позволяет автоматизировать текущие процессы предприятия без какой-либо трудоемкой первоначальной настройки системы и без программирования.

Функциональность PayDox Case Management позволяет поддерживать коллективную работу сотрудников, создавать корпоративные дискуссионные форумы по различным темам и проектам, контролировать сроки исполнения задач и поручений, формировать отчеты о проделанной работе, получать автоматические сообщения от системы документооборота и системы управления бизнес-процессами.

С помощью функциональности PayDox Case Management можно организовать работу сотрудников таким образом, что сотрудники смогут видеть всю информацию о текущих проектах, в которых они участвуют, задачах, поручениях и документах на одном экране.

Последовательности сообщений, содержащие описания проблем, перечни задач, дискуссии пользователей, поручения и файлы образуют прецеденты (кейсы), которые можно копировать в библиотеку шаблонов и использовать при решении аналогичных проблем и задач, одним кликом мыши создавая из библиотеки шаблонов новый кейс — иерархический список сообщений, описывающих контрольные точки (case milestones), т.е. задачи, которые необходимо исполнить.

Использование функциональности PayDox Case Management возможно практически без какой-либо трудоемкой первоначальной настройки системы и без программирования.

Необходимо лишь скачать и установить PayDox с официального сайта системы и начать реально использовать систему, создавая кейсы (последовательности сообщений, в которых указаны задачи и исполнители) на любые темы — прием на работу и увольнение сотрудников, выполнение работ по договорам, обработка заказов и т.п.

Любые законченные (закрытые) кейсы, представляющие собой перечень исполненных работ по любой теме, можно одним кликом мыши отправить в библиотеку шаблонов (прецедентов), чтобы использовать потом при решении аналогичных задач. Для использования шаблона кейса необходимо также лишь скопировать одним кликом мыши из библиотеки шаблонов новый кейс, уже содержащий весь перечень задач, которые необходимо выполнить и список исполнителей, которые такие задачи уже решали. При активизации нового кейса исполнители получат уведомление по e-mail и смогут немедленно подключиться к работе, а весь процесс будет контролироваться системой.

PayDox 4.1

Новая версия обеспечивает интеграцию функциональности управления бизнес-процессами PayDox AJAX-BPM и функциональности управления коллективной работой PayDox Case Management. Наличие такой возможности позволяет сделать более гибким и адаптивным управление бизнес-процессами предприятия.

Как известно, достаточно большая часть работ, выполняемых сотрудниками совместно, во взаимодействии между собой, слабо структурирована, требует обсуждений, выдачи поручений на основе анализа текущей ситуации и контроля сроков исполнения задач и поручений. Отсутствие средств поддержки совместной деятельности сотрудников часто становится проблемой при автоматизации бизнес-процессов предприятия на основе предустановленных жестко регламентированных описаний.

Для решения подобных задач коллективного взаимодействия сотрудников предназначена функциональность PayDox Case Management, которая реализует концепцию ACM (Adaptive Case Management) и позволяет автоматизировать текущие процессы предприятия без какой-либо трудоемкой первоначальной настройки системы и без программирования. Для решения задач управления бизнес-процессами предприятия на основе предустановленных регламентированных описаний предназначена функциональность PayDox AJAX-BPM.

В новой версии системы PayDox функциональность управления бизнес-процессами и функциональность управления коллективной работой полностью интегрированы между собой — при работе с бизнес-процессами можно создавать сообщения (кейсы), а из сообщений переходить на бизнес-процессы, их содержащие

Такая интеграция позволяет объединить достоинства 2-х подходов к управлению бизнес-процессами и коллективной работой — при настройке системы управление структурированными и формализованными, а также повторяющимися работами, выполняемыми на предприятии, можно реализовывать на PayDox AJAX-BPM, а неформализованные работы, требующие обсуждения, реализовывать на PayDox Case Management.

Возможность интеграции позволяет для любого шага бизнес-процесса организовать обсуждение и назначить сотрудникам любое количество поручений с контролируемыми датами исполнения (кейсы можно открывать непосредственно на странице бизнес-процесса), а в любом кейсе указать ссылку на бизнес-процесс (который можно также открыть непосредственно на странице кейса).

PayDox 5.0

В версии PayDox 5.0 существенно переработан интерфейс системы и появилось много новых возможностей. Тесная интеграция функциональности управления документами и кейс-менеджмента позволила предоставить комплексный сервис по управлению корпоративными процессами.

Обработка заказов, подготовка совещаний, согласование заявок, процессы приема на работу и увольнения сотрудников, оформление кредитов и страховых возмещений – автоматизация этих и любых подобных корпоративных процессов в новой версии системы не требует программирования и возможна простой настройкой шаблонов кейсов и документов. Автоматизация корпоративных бизнес-процессов становится теперь гораздо более простой, процедуры настройки на новые бизнес-процессы и категории документов доступны обычным пользователям.

Функциональность PayDox E-Mail Клиент предназначена для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера и позволяет согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту.

Из справочника контрагентов системы по одному клику можно быстро получить всю информацию, связанную с конкретным контрагентом: все кейсы (задачи, поручения, сделки, сообщения, события), текущие документы (письма, договоры, платежи и др.), список всех контактных лиц. Непосредственно в списке кейсов или документов пользователи могут ответить на сообщения, согласовать документы и сделки, поставить отметку о выполнении поручений.

Оформление процессов управления сделками в виде кейсов позволяет гибко адаптировать обработку сделок в соответствии с корпоративными требованиями. Перечень действий с потенциальной сделкой (обработка воронки продаж) и HTML-форма вводимых данных о сделке могут настраиваться без программирования и сохраняться в виде шаблона кейса. Возможна интеграция с подсистемой рассылки потенциальным клиентам коммерческих предложений о новых предложениях. Заинтересованные клиенты одним кликом из письма с описанием предложения смогут автоматически запускать на сайте системы кейс с обработкой потенциальной сделки, а менеджеры, отвечающие за продвижение данного продукта или услуги, получат автоматические уведомления о наличии потенциальных клиентов и увидят весь перечень действий, которые им надо осуществить для обработки потенциальной сделки.

Интеграция с электронной почтой позволяет запускать маркетинговые кампании, информировать потенциальных клиентов о новых продуктах и услугах, подключать к системе территориально распределенных клиентов и представителей контрагентов, информировать их о состоянии заказов непосредственно из системы и автоматически сохранять в системе присылаемую контрагентами по электронной почте информацию.

Электронный документооборот и контроль поручений по электронной почте на планшетах iPad и Android

Весной 2013 года вышло обновление системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox, обеспечивающее полнофункциональную работу с документами и поручениями с любых планшетных компьютеров, в том числе с iPad и планшетов под управлением ОС Android.

Существенно переработанный интерфейс системы адаптирован под использование сенсорных экранов. Возможна работа с системой со всех наиболее распространенных web-браузеров, используемых в планшетных компьютерах.

Тесная интеграция с электронной почтой позволяет также работать с системой и без использования web-браузера — согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту через любой клиент электронной почты, уже имеющийся на планшетных компьютерах. Это позволяет подключить к системе внешних пользователей – партнеров, контрагентов, которых можно легко регистрировать в системе непосредственно при отправке им e-mail уведомления с обсуждаемыми документами и автоматически принимать в системе ответные письма с новыми версиями документов и ответами на вопросы. Таким образом, вся корпоративная переписка с контрагентами может быть организована так, что все письма, документы и обсуждения по электронной почте будут автоматически сохраняться в системе в папках для соответствующих проектов и договоров.