Prestima

Общие положения

Prestima – это система бюджетирования и управления финансами предприятия, ориентированная на повышение эффективности управления компанией.

Система Prestima соответствует концепции СPM (Corporate Performance Management) и представляет собой набор управленческих инструментов для стратегического, среднесрочного и оперативного финансового планирования, осуществления контроля и анализа. Заточенность системы на полноценное решение именно этих задач обеспечивает их оптимальное решение и реальное повышение эффективности работы сотрудников планово-экономических и финансовых служб, руководителей среднего звена и топ-менеджеров компании. Система Prestima решает задачи:

• поддержки процесса бюджетирования в компании от проектирования бюджетной модели до составления бюджетов и проведения план-фактного анализа;
• эффективного управления денежными потоками компании, включая формирование платежного календаря и фактическое проведение платежей;
• учета расчетов по договорам и обеспечения оперативного контроля и анализа дебиторской и кредиторской задолженности;
• управления ключевыми показателями эффективности (KPI);
• построения форм корпоративной отчетности.

Функциональные модули

Решение описанных задач обеспечивают модули системы Prestima:

Бюджетирование. Организация бюджетного управления на предприятии. Построение финансовобюджетной структуры и бюджетной модели, формирование и согласование плановых значений бюджетов, сбор данных по исполнению бюджетов, контроль исполнения бюджетов, анализ и прогнозирование исполнения бюджетов.

Управление финансами. Оперативное планирование и управление финансовыми потоками предприятия. Планирование предполагаемых платежей и ожидаемых поступлений денежных средств, формирование платежного календаря, контроль состояния расчетных счетов, управление кассовыми разрывами, формирование первичных документов по движению денежных средств, контроль целевого использования денежных средств.

Расчеты по договорам. Планирование договорной деятельности, контроль выполнения и оплаты обязательств, оперативный учет расчетов по договорам, анализ данных по договорам и управление дебиторской и кредиторской задолженностью.

Управление показателями эффективности. Выделение, оперативный контроль и анализ ключевых показателей деятельности предприятия (KPI).

Построение отчетности. Формирование сложных отчетов и консолидация данных в модуле «Корпоративная отчетность», анализ большого объема информации в необходимых разрезах за длительный промежуток времени в модуле разработки OLAP-отчетов.

Данный функционал системы Prestima легко встраивается в информационную систему компании, дополняя и расширяя возможности уже работающих на предприятии систем.

Технические инструменты

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder:

• разработка и адаптация системы Prestima. Модификация справочников, документов, форм планирования, отчетов, расчетов с использованием встроенного языка программирования (ISBL).
• средства администрирования системы. Утилиты администратора для добавления пользователей, настройки права доступа и рабочих места пользователей, обновление версий и т.д.

Механизм интеграции. Легкая настройка периодической или on-line интеграции с другими системами предприятия («клиент-банк», 1С и др.).

Средства для территориально-распределенной работы. Организация единой территориальнораспределенной системы на базе вторичных серверов репликации в режиме off-line, работа пользователей через терминальный и веб-доступ.

Оптимальную работу системы обеспечит соблюдение технических требований.  

Описание функционирования

Бюджетирование

Бюджетирование - это современный инструмент управления, направленный на построение на предприятии единой системы среднесрочного планирования, контроля и анализа затрат, доходов и финансовых результатов.

Бюджетирование позволяет решать следующие задачи:

• уменьшение нерационального использования средств предприятия;
• персонификация ответственности за соблюдение плановых показателей и отклонения от них;
• более точное определение мест возникновения отклонений;
• оперативное отслеживание отклонений факта от плана и своевременное принятие решений.

Модуль «Бюджетирование» системы Prestima обеспечивает оптимальную организацию бюджетирования на предприятии: полный цикл среднесрочного планирования от проектирования и формирования структуры бюджетов до проведения план-фактного анализа.

Формирование финансовой и бюджетной структуры

На данном этапе определяется и формируется финансово-бюджетная структура компании. Выделяются центры финансовой ответственности (ЦФО), т.е. те структурные подразделения предприятия, которые будут непосредственно участвовать в планировании бюджетов и осуществлять контроль их исполнения. Определяется перечень операционных и финансовых бюджетов (виды бюджетов), задается их структура, устанавливаются взаимосвязи между бюджетами.

Бюджетное планирование

Сбор плановых данных является основой для формирования бюджетов. Модуль «Бюджетирование» позволяет выстроить различные сценарии планирования бюджетов на предприятии: сбор данных «снизу-вверх», планирование «сверху-вниз», смешанное планирование. При планировании «снизу-вверх» основой для составления бюджетов являются бюджетные заявки ЦФО на плановый период. В модуле «Бюджетирование» ЦФО осуществляют ввод бюджетных заявок в справочник «Плановые мероприятия», где заполняются плановые суммы по статьям бюджетов и ожидаемые сроки исполнения заявки.

Рассмотрение и утверждение «Плановых мероприятий» доступно лишь отдельным специалистам ЦФО, для которых определена соответствующая роль. Такое распределение ролей при планировании позволяет уже на этапе утверждения осуществлять анализ и контроль заявок, поступивших от ЦФО. Только утвержденные «Плановые мероприятия» участвуют в последующем формировании бюджетов.

Согласование и утверждение «Плановых мероприятий» может быть организовано через систему электронного документооборота, в частности через систему DIRECTUM, с использованием механизма workflow.

Существенная часть бюджетных статей может быть спланирована на основании данных предыдущих периодов (плановых или фактических) с пересчетом на определенные коэффициенты. Модуль «Бюджетирование» позволяет настраивать автоматические расчеты плановых значений по таким статьям, что в значительной степени ускоряет и упрощает процесс формирования бюджетов.

Дополнительно механизм трансформации позволяет автоматически рассчитывать значения статей одного бюджета на основании значений другого по заранее определенным правилам. Так, например, настраивается вычисление значений статьей бюджета движения денежных средств на основании значений статей бюджета доходов и расходов.

Дальнейшие планирование, а также анализ и корректировка плановых значений осуществляется через специализированный интерфейс – формы планирования.

Каждая форма планирования представляет собой несколько уровней планирования, в разрезе которых осуществляется ввод плановых значений (например, статьи бюджета, ЦФО, плановые мероприятия). Перечень уровней планирования зависит от структуры бюджета. На каждом уровне в соответствии с назначенными правами доступа работают разные специалисты. Например, на верхнем руководитель планово-экономического отдела видит общую картину. Детализация данных по конкретным статьям в разрезе ЦФО – это уровень экономиста по направлению. А для более детального планирования на уровне специалистов ЦФО данные могут отображаться в разрезе плановых мероприятий.

Формы планирования позволяют осуществлять ввод значений как «снизу-вверх», так и «сверху-вниз». При планировании «снизу-вверх» ввод плановых значений осуществляется на нижних уровнях планирования и при сохранении данные агрегируются на верхних уровнях. При планировании «сверхувниз» плановые значения вводятся на верхнем уровне и затем последовательно распределяются по всем нижестоящим уровням планирования.

Из формы планирования значения бюджетов могут быть выгружены в форму Excel и отправлены на дальнейшее согласование и подписание электронной цифровой подписью (ЭЦП) через систему электронного документооборота.

Исполнение бюджетов

Исполнение бюджетов является ключевой стадией бюджетирования. В зависимости от источника фактических данных в системе Prestima возможны следующие варианты отражения исполнения бюджетов:

• автоматический расчет фактических значений бюджетов исходя из данных учетных систем, работающих на предприятии. Механизм интеграции позволяет интегрировать систему Prestima с любой учетной системой (например, «1С:Предприятие 8»), что дает возможность собирать данные внешних систем и формировать на их основе отчеты по исполнению бюджетов;
• оперативное отражение исполнения бюджетов в документах модуля «Управление финансами» системы Prestima;
• ручной ввод фактических данных по статьям бюджетов в формы планирования (при отсутствии учетной системы или невозможности автоматически получить данные извне).

Контроль и анализ исполнения бюджетов

Одной из важнейших задач бюджетирования является оперативный контроль и своевременный анализ исполнения бюджетов. Система Prestima предлагает следующие инструменты контроля и анализа исполнения:

• Аналитические отчеты модуля «Бюджетирование», представляющие данные для анализа в различных разрезах. Позволяют отслеживать динамику исполнения бюджетов, прогнозировать исполнение бюджетов, выявлять причины отклонений фактического выполнения статей от запланированных значений и определять ответственных за возникшие отклонения.
• Оперативный контроль в справочниках и документах модуля «Управление финансами». Позволяет своевременно выявлять и не допускать превышение лимитов по статьям бюджетов.
• Модуль «Управление показателями эффективности». Позволяет автоматически рассчитывать контрольные показатели по исполнению бюджетов, отображать на «Контрольной панели».

Управление финансами

В условиях современной нестабильности одной из ключевых задач, стоящих перед предприятиями, является недопущение дефицита денежных средств. Решение данной задачи достигается, в первую очередь, посредством грамотного управления денежными потоками.

Модуль «Управление финансами» системы Prestima позволяет организовать на предприятии весь цикл управления денежными средствами от оперативного планирования движения денежных средств до регистрации всех видов оплаты и контроля выполнения бюджета движения денежных средств (БДДС).

Средствами модуля обеспечивается решение следующих бизнес-задач:

• Поддержка использования в компании единой методики оперативного финансового планирования, в том числе на предприятиях с территориально-распределенной структурой: единый порядок регистрации заявок на финансирование и поступлений денежных средств; единые процедуры согласования платежей.
• Контроль соответствия платежей утвержденному лимиту по статьям БДДС: соотнесение каждого платежа со статьей бюджета; определение допустимых размеров превышения; недопущение сверхлимитных платежей.
• Формирование платежного календаря, позволяющего оценить ожидаемую платежеспособность компании, максимально эффективно распределить денежные средства предприятия, спрогнозировать «кассовые разрывы» и своевременно принять необходимые управленческие решения; контроль непроведенных и просроченных платежей.
• Регистрация всех видов оплаты при расчетах с организациями-партнерами: ввод первичных документов по поступлению и выбытию денежных средств, организация передачи данных по движению денежных средств между структурными подразделениями и ответственными за процессы оперативного финансового управления.
• Организация сбора оперативных данных по движению денежных средств: разработка механизмов сбора данных по факту выполнения поступлений и платежей из различных источников (учетные системы, «Клиент-банк», таблицы Excel и Access); определение алгоритмов обработки полученных данных; формирование единых форм корпоративной отчетности.

Исходя из того, какие задачи необходимо решать, основными бизнес-заказчиками модуля могут выступать менеджеры высшего звена, топ-менеджмент финансово - экономического блока, специалисты финансового отдела и казначейства, руководители подразделений, выполняющих роль центров финансовой ответственности (ЦФО).

Оперативное финансовое планирование

Основная цель оперативного финансового планирования - детально спланировать денежные потоки на короткий период в рамках БДДС, четко определить даты предстоящей оплаты для своевременного получения сырья и услуг, предупредить возникновение штрафных санкций, обеспечить эффективность деятельности компании.

На основании текущего состояния заключенных договоров и фактических обязательств, специалисты ЦФО формируют заявки на финансирование и ожидаемые финансовые поступления. В этих справочниках осуществляется предварительное планирование движения денежных средств, задаются желаемые сроки исполнения заявок и ожидаемые сроки поступлений.

Предусмотрен как ручной ввод заявок на финансирование и ожидаемых финансовых поступлений, так и их автоматическое формирование исходя из условий заключаемых договоров. При наличии территориально-распределенной структуры специалисты удаленных подразделений могут осуществлять ввод заявок на финансирование через веб-интерфейс, либо посредством терминального доступа.

Каждый планируемый платеж или поступление при вводе может быть отнесен на соответствующую статью БДДС. Это позволяет оперативно контролировать соответствие планируемых заявок на финансирование и ожидаемых финансовых поступлений лимитам по статьям бюджета, а в случаях оформления заявок также не допустить сверхбюджетных платежей. Заявки на финансирование и ожидаемые финансовые поступления могут быть связаны с электронными документами системы DIRECTUM, которые являются основаниями для планируемых платежей и поступлений (акты, счета на оплату).

В модуле предусмотрена возможность согласования заявок в несколько этапов. Например, в соответствии с бизнес-процессами компании заявки на финансирование могут проходить промежуточное согласование/утверждение до их рассмотрения финансистом. Промежуточное согласование доступно лишь специалистам (например, руководителям подразделений), для которых определена соответствующая роль. Согласование и утверждение заявок на финансирование может быть организовано через систему электронного документооборота, в частности через систему DIRECTUM. Заявка, прошедшая промежуточное согласование, будет доступна для дальнейшей работы только финансистам предприятия.

Включение ожидаемых финансовых поступлений и согласованных заявок на финансирование в оперативный план движения денежных средств осуществляется финансистами компании через платежный календарь. Платежный календарь — это основной инструмент оперативного финансового планирования, представляющий собой специальный интерфейс, который позволит максимально эффективно распределить денежные средства, оценить ожидаемую платежеспособность компании, спрогнозировать «кассовые разрывы» и своевременно принять необходимые управленческие решения.

В зависимости от степени детальности планирования, принятого на предприятии, модуль предлагает 2 вида платежного календаря:

• Общий платежный календарь. Позволяет получить сводную информацию о денежных потоках предприятия по дням без расшифровки по детализирующим аналитикам.

• Детализированный платежный календарь. Дает возможность анализировать и распределять денежные средства по дням в разрезе статей БДДС.

Платежный календарь позволяет осуществлять управление планом предстоящих платежей и поступлений на каждый день как по каждому расчетному счету и филиалу, так и по предприятию в целом.

Проведение платежей

На основании заявок на финансирование, распределенных в платежном календаре, на соответствующий день по каждой организации автоматически формируются платежные поручения для перечисления денежных средств с расчетных счетов предприятия.

Посредством механизма интеграции модуля «Управление финансами» с программой «Клиент-Банк» созданные платежные поручения могут быть автоматически в электронном виде переданы в банк предприятия, а информация о проведенных платежах передана обратно в модуль.

Помимо проведения банковских платежей модуль «Управление финансами» позволяет регистрировать документы по всем прочим видам оплаты (касса, ценные бумаги, взаимозачеты). Для каждого учетного документа модуля предусмотрен автоматический подбор заявок на финансирование и ожидаемых поступлений, что позволяет своевременно отслеживать исполнение платежей и поступлений, и оперативно корректировать финансовый план на предстоящий период.

Контроль и анализ

Одним из важнейших этапов управления денежными потоками предприятия является оперативный контроль текущих платежей и анализ исполнения финансового плана. Модуль «Управление финансами» предлагает следующие инструменты контроля и анализа исполнения БДДС:

• оперативный контроль заявки на финансирование на соответствие лимитам БДДС;
• оперативный контроль «кассовых разрывов» в платежном календаре;
• оперативный контроль превышения сумм расходных документов над согласованными заявками;
• аналитические отчеты модуля «Управление финансами», представляющие данные для анализа в различных разрезах. Позволяют отслеживать предстоящие и проведенные платежи, определять отклонения фактического выполнения статей БДДС от запланированных значений, выявлять ответственных за возникшие отклонения.

Также для анализа и контроля движения денежных средств могут быть использованы и другие модули системы Prestima:

• Модуль «Управление показателями эффективности». Позволяет рассчитывать контрольные показатели по управлению финансами. Контрольные показатели обновляются с заданной периодичностью и выводятся на «Контрольную панель».
• Модуль разработки OLAP-отчетов. Позволяет разработать и настроить многомерные таблицы, содержащие большой объем плановых и фактических данных, необходимых для контроля и анализа финансовых потоков компании за большой период времени.

Расчеты по договорам

Коммерческая деятельность любой компании неразрывно связана с договорной работой, в рамках которой организуется оперативный учет и контроль выполнения и оплаты обязательств по договорам, проводится анализ и оценка результатов.

Модуль "Расчеты по договорам" позволяет повысить эффективность бизнес-процессов, связанных с договорной работой на различных предприятиях (торговых, производственных, строительных, проектных и т.д.) за счет автоматизации следующих задач:

1. Структурированный учет договоров:

• детальный учет в необходимых разрезах - организация, договор, этап, допсоглашение, заказ, номенклатура материальных ценностей (МЦ) или состав услуг и т.д.;
• отражение условий исполнения обязательств по договорам (необходимость предоплаты, сроки отгрузки или оплаты по факту и т.д.).

2. Оперативный учет выполнения и оплаты обязательств по договорам:

• учет выполнения и оплаты заказов на закупку, реализацию МЦ и услуг, работ по этапам договоров и прочего выполнения обязательств по всем видам договоров (например, по кредитным или лизинговым договорам);
• формирование данных о планируемых платежах и поступлениях с учетом условий договоров и текущего выполнения обязательств.

3. Контроль и анализ данных по договорам, подготовка отчетности с различной детализацией данных:

• подбор поставщика или подрядчика (субподрядчика), определение условий для заключения договора с покупателем или заказчиком на основании данных о ценах, предыдущих заключенных договорах и т.д.;
• своевременность и объемы отгрузки и оплаты при закупке и реализации МЦ и услуг, выполнении работ по договорам и прочих обязательств по всем видам договоров;
• анализ дебиторской и кредиторской задолженности: списки дебиторов и кредиторов, акты сверки расчетов и т.д.;
• реестры накладных, актов, счетов-фактур, платежных документов, отчеты по выполнению обязательств по договорам и т.д.

Исходя из того, какие задачи необходимо решать, основными бизнес-заказчиками модуля могут выступать подразделения, ведущие договорную работу (отдел снабжения, отдел сбыта, плановопроизводственный, сметно-договорной отдел и т.д.), финансовый отдел, менеджеры высшего звена.

Ведение реестра договоров

Одной из ключевых задач управления расчетами по договорам является формирование единой базы всех договоров, заключаемых на предприятии. При этом для ведения управленческого учета актуально отражение реквизитов, соответствующих специфике договорной деятельности, для последующего анализа данных в необходимых разрезах. Например, в рамках договора могут выделяться этапы, характеризующиеся содержанием работ, сроками и стоимостью.

При учете договоров на закупку или реализацию МЦ и услуг дополнительно может учитываться наличие допсоглашений и конкретных заказов, отражающих спецификацию на отгрузку МЦ или оказание услуг.

Отражение условий и сроков отгрузки и оплаты по договору позволяет в дальнейшем автоматически формировать данные о планируемых платежах и поступлениях, контролировать и анализировать своевременность и полноту исполнения обязательств.

При использовании на предприятии для подготовки, согласования и хранения договорных документов системы электронного документооборота (например, DIRECTUM) за счет механизма интеграции возможна организация обмена информацией и доступ к данным. Например, из системы Prestima обращение к текстам и скан-образам договоров в системе электронного документооборота.

Выполнение и оплата по договорам

В процессе исполнения обязательств по договору в системе оперативно формируются все первичные финансовые документы (накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, платежные документы и т.д.) с указанием всех необходимых реквизитов. Например, при отгрузке МЦ помимо договора может указываться допсоглашение, заказ, номенклатура, а при выполнении работ – этапы договора.

В системе автоматически проверяются условия расчетов по договору и формируются данные о планируемых платежах или поступлениях. Например, при сохранении документа об отгрузке поставщиком МЦ предлагается создание заявки на финансирование в модуле «Управление финансами», если в заказе указано что оплата производится после отгрузки МЦ.

Данные об оплате по договорам в разрезе этапов, допосглашений, заказов могут формироваться автоматически на основании платежных документов модуля «Управление финансами», где отражается движение денежных средств по всем видам оплаты (банк, касса, ценные бумаги, взаимозачет).

За счет использования механизма интеграции документы, созданные в системе, могут автоматически выгружаться в систему бухгалтерского учета для исключения дублирования данных и сокращения ошибок.

Контроль и анализ данных по договорам

Одним из важнейших результатов автоматизации договорной деятельности является возможность оперативного контроля и анализа данных по договорам.

Модуль «Расчеты по договорам» с помощью аналитических отчетов позволяет:

• подобрать поставщика, определить условия для заключения договора с покупателем на основании информации в прайс-листах, ранее заключенных договорах, оформленных заказах;
• отслеживать своевременность и объемы отгрузки и оплаты по договорам на основании указанных условий расчетов, документов по выполнению и оплате обязательств;
• формировать отчеты для анализа расчетов с организациями: сводные или отдельно по договору, закупкам или продажам.

Кроме того, система Prestima предлагает следующие дополнительные модули для контроля и анализа:

• Модуль «Управление показателями эффективности». Позволяет автоматически рассчитать контрольные показатели по договорной деятельности (объем продаж, крупнейшие дебиторы, кредиторы и т.д.), отображать на «Контрольной панели».
• Модуль разработки OLAP-отчетов. Позволяет разработать и настроить многомерные таблицы, содержащие большой объем данных, необходимых для контроля и анализа данных по договорам за длительный период времени (динамика цен, структура закупок и продаж и т.д.).

Управление показателями эффективности

Принятие решений невозможно без объективной, вовремя предоставленной и понятной информации. Ключевые показатели эффективности (KPI) наиболее кратко и точно отражают состояние компании, успешность реализации стратегии развития и т.д. За счет назначения ответственного за каждый показатель выстраивается система мотивации персонала на достижение желаемых результатов на разных уровнях управления (от стратегического до оперативного).

Для автоматизации работы с KPI предназначен модуль «Управление показателями эффективности», помогающий руководителю постоянно держать работу компании под контролем и на основании оперативных и достоверных данных принимать своевременные и точные управленческие решения.

Модуль позволяет комплексно управлять показателями эффективности: выделять необходимые показатели с различными детализирующими разрезами, разрабатывать алгоритмы получения оценок и осуществлять автоматический расчет, в т.ч. на основании данных различных систем, используемых в компании, накапливать статистику и наглядно отображать значения в виде таблиц, графиков и диаграмм.

Для отображения показателей используется контрольная панель, представляющая плановые и фактические значения в наглядном виде: число, диаграмма, график, список максимальных или минимальных значений и т.д. Настройка отображения (виджета) и размещения показателей может осуществляться пользователем в соответствии с его текущими потребностями. Для удобства показатели могут быть сгруппированы по вкладкам в соответствии с функциями и потребностями руководителя.

Для получения более подробной информации каждый показатель можно детализировать, отобразив его в нескольких разрезах, проанализировать значения с помощью аналитических отчетов и даже спуститься до конкретного документа за счет использования в отчетах механизма drill-down. Например, обнаружив по бюджету движения денежных средств отклонение фактических данных от плановых, можно посмотреть по какой статье, центру финансовой ответственности возникло это отклонение.

За счет реализации контрольной панели с помощью веб-приложения информация может быть доступна руководителю из любой точки мира. Кроме того, для оперативного контроля изменения значений показателей существует настраиваемая система оповещений, автоматически отслеживающая изменения и выдающая соответствующие предупреждения и рекомендации (например, при нарушении выполнения бюджетов, просрочке оплаты по заявкам на финансирование и пр.).

В состав системы Prestima входят стандартные показатели эффективности для модулей «Бюджетирование», «Управление финансами» и «Расчеты по договорам». Компании могут как использовать эти показатели без изменений, так и дорабатывать их или разрабатывать новые.

Построение отчетности

В системе Prestima для анализа информации помимо модуля «Управление показателями эффективности» и аналитических отчетов в модулях «Бюджетирование», «Управление финансами» и «Расчеты по договорам» используются дополнительные инструменты, обеспечивающие формирование различной корпоративной отчетности и решение сложных аналитических задач с использованием механизма OLAP.

Корпоративная отчетность

Модуль «Корпоративная отчетность» предназначен для настройки сложных отчетов и регламентированных форм, которые используются для внутрикорпоративных нужд, направляются в головную организацию, предоставляются инвесторам и т.д.

Интерактивные инструменты настройки помогают подготовить профессионально оформленные отчеты силами пользователей без привлечения разработчиков.

Отчеты строятся на базе выделенных показателей деятельности, для которых настраивается автоматический расчет на основании данных системы. Кроме того, при отсутствии в системе данных для расчета, значения показателей могут быть введены вручную. При этом рассчитанные за период или на дату значения показателей хранятся в системе, что обеспечивает неизменность отчетных данных даже после корректировки исходной информации.

Форма отчетов настраивается с использованием Excel в шаблонах бланков финансового анализа. За счет отображения дерева показателей в Excel, заполнение шаблона данными легко осуществляется пользователями без участия разработчиков .

Стандартные средства модуля позволяют с минимальными усилиями консолидировать отчетность, собирая данные из подчиненных подразделений, филиалов, дочерних компаний, в которых учет ведется в сторонней системе. Для этого разработанные шаблоны бланков финансового анализа публикуются, т.е. автоматически выгружаются в виде файлов Excel с определенными параметрами для каждого подразделения. Файлы рассылаются по электронной почте и после заполнения в подразделениях автоматически загружаются в систему.

Модуль разработки OLAP-отчетов

Принятие руководителем управленческих решений попадает в разряд областей, наиболее сложно поддающихся автоматизации. Модуль разработки OLAP-отчетов предоставляет возможность значительно упростить и ускорить процесс анализа больших объемов информации, необходимой для принятия решений.

В основе OLAP-технологии лежит идея многомерной модели данных. Человеческое мышление многомерно по определению. Когда человек задает вопросы, он налагает ограничения, тем самым формулируя вопросы во многих измерениях, поэтому процесс анализа в многомерной модели приближен к реальности человеческого мышления.

Модуль разработки OLAP-отчетов обеспечивает решение аналитических задач: анализ ключевых показателей деятельности, финансово-экономический анализ, анализ сценариев, моделирование, прогнозирование и т.д., особенно когда анализ этих данных необходимо проводить в динамике за несколько периодов (кварталов, лет). Это позволяет взглянуть на одни и те же данные под разными углами зрения. Например, получив в текущем периоде отклонение фактических данных от запланированных значений по статье бюджета, углубиться в архивные данные и посмотреть, были ли аналогичные отклонения в прошлом квартале, полгода назад, в прошедшем году, по каким центрам финансовой ответственности и т.д. Разносторонний анализ позволяет быстро оценить ситуацию и получить максимум информации о проблеме, чтобы на основании этого наметить пути еѐ решения.

Работа с модулем разработки OLAP-отчетов не требует специальных знаний и навыков. Проектирования и программирования требует только этап извлечения и подготовки данных для отчѐтов из информационной системы путем создания кубов данных.

Просмотр OLAP-отчетов, отражающих содержимое кубов данных, осуществляется через сводные таблицы Excel. По сравнению с обычными аналитическими отчетами в виде сводных таблиц, которые берут данные непосредственно из системы, использование OLAP-отчетов даѐт пользователю два основных преимущества:

• высокую скорость работы с большими объемами данных именно за счет использования кубов данных;
• простоту настройки нового отчѐта на основании созданного куба данных.

Место в информационной системе предприятия

Система Prestima ориентирована на оптимальное дополнение существующей информационной системы предприятия и оптимизацию решения задач в смежных областях за счет тесного взаимодействия с программными продуктами уже работающими на предприятии.

В области бюджетирования и управления финансами смежными являются следующие задачи и системы:

• дистанционное банковское обслуживание - система «Клиент-Банк»;
• ведение бухгалтерского учета – система бухгалтерского учета (например, «1С:Бухгалтерия 8»);
• создание и согласование электронных документов – система электронного документооборота (например, DIRECTUM).

В традиционном варианте обмен данными между системами может быть выстроен следующим образом:

• из системы Prestima в систему «Клиент-Банк» передаются платежные поручения, автоматически сформированные после согласования реестра платежей;
• из системы «Клиент-Банк» в систему Prestima передаются данные о факте проведения банком платежных поручений и о поступлениях денежных средств на расчетные счета;
• для контроля исполнения бюджетов из системы Prestima передаются плановые значения бюджетов в систему бухгалтерского учета;
• из системы бухгалтерского учета в систему Prestima передаются фактические данные об исполнении бюджетов;
• из системы Prestima сохраняются в систему электронного документооборота финансовые и бюджетные документы (заявки, бюджеты и т.д.), передаются данные для процессов

согласования документов (workflow);

• из системы электронного документооборота в систему Prestima передаются данные о результатах согласования документов.

Дополнительно обмен данными может быть организован с прочими системами, используемыми на предприятии:

• для формирования плановых данных бюджетов в систему Prestima может передаваться информация о текущих и будущих проектах из системы управления проектами (например,

MS Project);

• утвержденные плановые значения бюджетов из системы Prestima для ознакомления могут публиковаться на корпоративном портале;
• и т.д.

При внедрении системы Prestima организация взаимодействия с другими программными продуктами осуществляется с помощью механизма интеграции.  

Технические возможности

Адаптация системы

Готовые модули системы Prestima охватывают весь спектр задач бюджетирования и управления финансами. В стандартную поставку системы Prestima включены типовые модели для различных предприятий (например, для торгового предприятия с территориально-распределенной структурой или для проектной организации), покрывающие 80% специфики компаний. Благодаря этому адаптация системы под индивидуальные потребности компании на основе одной из типовых моделей может быть выполнена в короткие сроки и с минимальными затратами.

При этом адаптация системы под специфику предприятия может осуществляться за счет пользовательской настройки и модификации системы с использованием высокоуровневого предметноориентированного инструмента разработки IS-Builder.

Пользовательская настройка системы Prestima - обязательный этап адаптации системы. Она выполняется ведущими пользователями и включает в себя:

• заполнение ключевых справочников - центры финансовой ответственности, статьи бюджетов, показатели эффективности и т.д.;
• настройку правил трансформации для автоматического формирования данных одного бюджета на основании другого - например, на основании значения статьи бюджета доходов и расходов рассчитать значение статьи бюджета движения денежных средств с учетом какого-либо коэффициента или временного сдвига;
• настройку автоматического расчета значений - расчет фактических значений статей бюджета, показателей эффективности и т.д.;
• создание при необходимости дополнительных отчетов с помощью шаблонов бланков финансового анализа или вариантов настройки сводных таблиц.

Модификация системы Prestima обычно требуется для учета специфики или индивидуальных особенностей компании и позволяет:

• задавать в формах планирования произвольное количество разрезов и определять правила навигации к детализирующим разрезам - например, при планировании бюджета доходов и расходов по статьям детализировать выручку в разрезе номенклатуры МЦ и услуг или в разрезе договоров;
• определять детализацию данных в платежном календаре и структуру отображения с помощью классификаторов планирования - например, отображать данные о поступлении и расходе денежных средств в разрезе статей бюджета движения денежных средств или направлений деятельности компании;
• для обмена данными с другими системами настраивать сценарии интеграции справочников, документов, регистров, загрузку бухгалтерских проводок из системы бухгалтерского учета;
• осуществлять планирование или учет данных в особых разрезах - например, детализировать расходы по местам возникновения затрат;
• формировать сложные аналитические отчеты, в том числе с использованием механизма OLAP, для быстрого анализа больших объемов информации в многочисленных разрезах за длительный период;
• задавать автоматическое выполнение каких-либо операций с помощью расчетов для исключения однотипных или трудоемких действий пользователей - например, формировать плановые данные бюджета на основании фактических данных за предыдущий период с учетом коэффициентов.

Модификация системы Prestima осуществляется с использованием инструмента разработки IS-Builder, созданного специально для автоматизации финансово-учетных задач и задач поддержки бизнеспроцессов. IS-Builder позволяет абстрагироваться от технических деталей реализации, сосредоточиться на прикладных аспектах системы, оперируя понятиями предметной области. Использование IS-Builder позволяет повысить скорость адаптации системы, уменьшить количество ошибок, так как система создается в рамках заранее определенной технологии и идеологии разработки.

Механизм интеграции

В настоящее время внедрение любой информационной системы в компании заключается не только в автоматизации определенных участков, но и в интеграции этой системы с уже существующими программными продуктами. В частности при внедрении системы бюджетирования и управления финансами актуальна ее интеграция с системами «Клиент-Банк», системой бухгалтерского учета, ECM-системой.

В системе Prestima данная задача решается с помощью механизма интеграции, состоящего из двух частей: универсального механизма для настройки интеграции и набора коннекторов к конкретным системам.

Универсальный механизм настройки интеграции представляет собой набор справочников, расчетов и функций IS-Builder. Они предназначены для общей настройки интеграции со сторонней системой, описания алгоритма синхронизации данных для каждого объекта интегрируемых систем, настройки расписания периодической синхронизации.

Коннектор к сторонней системе содержит набор функций, с помощью которых реализуется обмен данными с конкретной системой, например, «1С: Предприятие 8».

Таким образом, механизм интеграции IS-Builder позволяет легко настраивать периодическую или on-line синхронизацию документов, справочников и регистров и в кратчайшие сроки интегрировать систему Prestima в уже существующую информационную среду предприятия.

Территориально-распределенная работа

Для организации бюджетирования и управления финансами на предприятиях с территориальнораспределенной структурой управления система Prestima предлагает несколько различных вариантов: терминальный доступ, механизм репликации или веб-доступ.

Терминальный доступ обеспечивает обмен информацией в режиме on-line, но требует стабильных каналов связи и использования терминального сервера. Его рекомендуется применять при необходимости мгновенной передачи данных, например, при вводе и корректировке плановых данных удаленными центрами финансовой ответственности в процессе формирования и согласования бюджетов. При этом использование терминального доступа не требует дополнительного администрирования системы в удаленных подразделениях.

Механизм репликации, реализованный в IS-Builder, предназначен для полноценного обмена данными с удаленными подразделениями в режиме off-line. Под репликацией понимается перенос изменений объектов исходной базы данных в базы данных, работающие на разных серверах распределенной системы. Репликация обеспечивает работу удаленных частей информационной системы с минимальными требованиями к качеству и типам связи.

В механизме репликации IS-Builder выделяется две категории серверов - главный и вторичные. Структура серверов может быть иерархической: каждый сервер, за исключением центрального, может иметь множество вторичных серверов и один главный сервер. Между сеансами связи каждый сервер работает независимо, а частота сеансов определяется потребностями конкретного предприятия в актуализации данных (от 1 раза в сутки до 1 раза в час). Необходимость передачи тех или иных данных настраивает администратор. Единство распределенной системы обеспечивается встроенным контролем логической целостности и согласованности оперативных данных и нормативно-справочной информации.

Еще один вариант организации распределенной работы – веб-доступ. Веб-клиент оптимален для организации доступа к системе с целью выполнения конкретных действий. Например, для ввода специалистами филиала заявок на финансирование при подготовке платежного календаря в аппарате управления. По сравнению с терминальным доступом или использованием репликации, веб-доступ не требует установки, обслуживания терминального сервера или вторичного сервера репликации, но он может применяться только для ввода справочников.

Администрирование системы

Система Prestima построена на базе технологии клиент-сервер, являющейся стандартом для построения информационных систем. В качестве сервера баз данных используется Microsoft SQL Server. Информационная безопасность обеспечивается за счет гибкого регулирования прав доступа к данным, автоматизированного контроля целостности данных, а также протоколированием работы всех пользователей. Все это обеспечивается средствами сервера баз данных и инструмента IS-Builder, на базе которого разработана система Prestima.

В состав системы входят утилиты администратора, которые позволяют добавлять пользователей, настраивать права доступа и рабочие места пользователей, обновлять версии системы и т.д. При добавлении для пользователей может быть установлена windows-аутентификация, благодаря чему безопасность доступа к системе обеспечивается на уровне доменной политики безопасности.

Настройка прав доступа для группы пользователей или конкретного пользователя ведется на логическом уровне путем указания перечня доступных компонент с соответствующим типом доступа (добавление, изменение, просмотр и т.д.). При этом в каждой компоненте для работы могут использоваться несколько элементов (поля, кнопки), к которым также могут быть заданы различные права доступа для различных пользователей. Кроме того, права могут ограничивать набор доступных записей внутри компоненты, например, пользователю могут быть доступны для редактирования только заявки на финансирование по определенному центру финансовой ответственности.

Рабочим местом пользователя является проводник системы, по виду аналогичный проводнику Windows. В проводнике структура системы представлена в виде дерева. В качестве папок выделяются модули, а в качестве ярлыков - компоненты. Набор видимых в проводнике модулей и компонент на рабочем месте пользователя определяется автоматически в соответствии с назначенными правами доступа. Для удобства работы пользователя часто используемые компоненты можно вынести в папку «Избранное».

Обновление версий системы заключается в обновлении клиентской и серверной части системы с помощью специальных утилит и обновлении информационной части системы с помощью утилит импорта и экспорта разработки.

В комплект поставки системы включается полное описание внутренней структуры данных системы и подробное руководство администратора. Благодаря наличию документации и удобных средств инструмента IS-Builder администрирование системы Prestima легко осуществляется специалистами компании-заказчика после прохождения обучения на курсах администраторов в учебноконсультационном центре НПО «Компьютер».

Технические требования

Для оптимальной работы системы Prestima рекомендуется соблюдать требования к аппаратному и программному обеспечению. В данном разделе приведены общие требования к серверам, сетям и клиентским компьютерам.

Требования к серверам

Требования к компьютеру с серверной частью, зависят от количества одновременно работающих пользователей системы. Для систем с количеством работающих пользователей более 100 требования к серверу определяются индивидуально в зависимости от объемов данных и характера работы пользователей.

1. Процессор Intel/AMD совместимый x64
2. Размер журнала транзакций зависит от модели восстановления. Например, в случае использования модели восстановления Simple Recovery Mode требуется не менее 5 ГБ свободного дискового пространства, а в случае использования Full Recovery Mode – не менее 50 Гб (зависит от размера БД и активности работы в системе Prestima)
3. Если планируется использовать модель восстановления Full Recovery mode, то рекомендуется использовать RAID-10 из 4 дисков
4. Объем данных зависит от активности работы и количества информации в системе Prestima, поэтому в каждом случае определяется индивидуально. В таблице приведены усредненные значения, на которые следует ориентироваться

Требования к сетям

Компьютеры, на которые устанавливаются клиентские и серверные компоненты системы Prestima, должны быть объединены в локальную сеть.

Локальная сеть должна быть организована в виде доменов Active Directory или в виде рабочих групп Windows. Предпочтительнее организовывать сеть в виде доменов Active Directory.

Основным протоколом работы является протокол TCP/IP.

Минимальная пропускная способность локальной сети 100 Мбит/с.

Требования к клиентским компьютерам

1. Дополнительно следует учесть ресурсы, требуемые ОС
2. Минимум Microsoft Word и Microsoft Excel
3. Устанавливается на рабочем месте разработчика в случае необходимости разработки отчетов в Crystal Reports

Для клиентского рабочего места необходим персональный компьютер с конфигурацией, соответствующей или превышающей минимальные требования.

Преимущества системы Prestima

Удобные инструменты

Prestima обеспечивает наилучшее решение задач за счет использования специальных инструментов, которых нет в универсальных ERP-системах:

• формы планирования - организация планирования бюджетов с участием ЦФО;
• платежный календарь - оптимальное распределение финансовых ресурсов;
• контрольная панель - оперативный контроль и анализ ключевых показателей эффективности (KPI).

Оптимальное дополнение существующих систем

Prestima легко встраивается в информационную систему компании и расширяет ее возможности, тесно взаимодействуя с уже используемыми программными продуктами в смежных областях

• система бухгалтерского учета - передача плановых значений для контроля и получение данных об исполнении бюджета;
• система «Клиент-банк» - обмен информацией о движении денежных средств на расчетных счетах;
• система электронного документооборота - хранение и согласование документов, рассылка уведомлений.

Легкость адаптации

Prestima располагает широкими возможностями адаптации и позволяет быстро подстраивать систему под специфику предприятия и изменение процессов:

• наличие типовых бюджетных моделей, покрывающих 80% задач бюджетирования;
• использование предметно-ориентированного инструмента разработки IS-Builder.

Высокая масштабируемость

Prestima обеспечивает масштабируемость информационной системы:

• высокое быстродействие, независящее от количества пользователей и объема данных в системе;
• возможность организации территориально-распределенной работы.

Простота освоения

Prestima максимально легка в освоении и удобна в использовании за счет:

• интуитивно-понятного пользовательского интерфейса;
• удобных средств администрирования;
• авторских курсов обучения для пользователей, администраторов и разработчиков.

Выгодное предложение

Prestima гарантирует оптимальное соотношение цены и качества:

• реальный эффект при приемлемой стоимости владения;
• ориентация на быстрое внедрение с учетом специфики предприятия.

Эффект от внедрения системы Prestima

Система Prestima с помощью современных информационных технологий решает актуальные для большинства предприятий задачи управления. Тем самым повышает эффективность работы руководителей среднего звена и топ-менеджеров компании, сотрудников планово-экономических и финансовых служб.

Руководители

• Своевременное принятие управленческих решений на основании оперативной и достоверной информации.
• Увеличение обоснованности решений за счет многовариантного планирования, легкости прогнозирования и детального анализа.
• Достижение планируемых результатов деятельности компании благодаря персонификации ответственности сотрудников и построению системы мотивации.
• Повышение степени надежности компании для кредиторов, инвесторов и т.д.

Экономисты

• Сокращение сроков подготовки и обработки бюджетных заявок, операционных бюджетов.
• Снижение трудоемкости и минимизация ошибок при составлении и корректировке итоговых бюджетов.
• Сокращение отклонений фактических данных от плановых.
• Упрощение сбора данных по исполнению бюджетов
• Увеличение скорости подготовки отечности.

Финансисты

• Повышение уровня платежеспособности компании благодаря точному планированию и оперативному контролю движения денежных средств.
• Сокращение объемов сверхбюджетных платежей без дополнительных трудозатрат.
• Снижение дебиторской и кредиторской задолженности.
• Сокращение использования заемных средств за счет оптимального использования собственных

финансовых ресурсов.

2014: Prestima 4.0

Компания НПО «Компьютер» объявила в ноябре 2014 года о выпуске следующего поколения системы Prestima 4.0. Каждый пользователь найдет для себя визуальные и функциональные улучшения, а новые обладатели оценят объем решаемых задач и удобство работы с системой.

Кредитному специалисту: эффективное управление кредитами

Многие компании регулярно прибегают к привлечению заемных средств. При этом часто работа с большим количеством кредитных договоров и графиками по ним проходит в формате Excel, что требует много времени и повышает риск возникновения погрешностей.

Эффективно планировать денежные потоки в рамках кредитных обязательств поможет новый модуль Prestima «Управление кредитами». Его функционал позволяет:

• регистрировать кредитные договоры;
• рассчитывать графики платежей для всех типов кредитов (дифференцированных, овердрафтов, возобновляемых и невозобновляемых кредитных линий) и разнообразных условий по ним;
• прогнозировать ситуацию при досрочном погашении кредита или изменении процентной ставки;
• планировать суммы БДР и БДДС в режиме «что, если» за счет анализа разных вариантов состава кредитов и графиков платежей;
• оперативно получать информацию о погашении сумм кредитов и процентов по ним;
• формировать отчетность для банков и высшего руководства.

Новый модуль расширяет границы планирования и повышает качество управления денежными потоками. Кредитным специалистам проще и быстрее составлять и поддерживать оптимальный кредитный портфель, а топ-менеджерам компании всегда доступна актуальная информация по кредитной деятельности предприятия.

Экономисту: сбор факта бюджета в минимальные сроки

Особое внимание в Prestima 4.0 уделено развитию модуля «Бюджетирование».

Новый механизм модуля позволяет легко и просто настроить автоматический сбор факта исполнения бюджетов из бухгалтерских систем предприятия. Механизм не зависит от количества баз и поддерживает наиболее популярные конфигурации системы 1С. Теперь экономисты могут получать итоговую отчетность в минимальные сроки. В холдинговых компаниях эта функциональность позволит также провести элиминацию (исключение) внутригрупповых оборотов, что обеспечит оценку исполнения бюджетов как отдельного юридического лица или бизнес-подразделений, так и холдинга в целом. Все описанные действия могут осуществляться пользователями без участия программистов.

Для комфортного ввода и анализа бюджетов был обновлен интерфейс форм планирования. Наряду с этим, заметно увеличилось быстродействие приложения, направленное на работу пользователей с большими объемами данных.

Усовершенствован и механизм трансформации бюджетов. В результате повышены возможности реализации взаимосвязи и передачи данных между операционными и сводными бюджетами.

Руководителю: актуальная информация для верных решений

Для принятия эффективных управленческих решений руководитель нуждается в своевременной и достоверной информации. Изменения в модуле «Управление показателями эффективности» в полной мере решают эту задачу:

• появилась возможность работы с контрольной панелью руководителя в режиме веб-доступа на планшетах под управлением iOS, Android и Windows, что обеспечивает мобильность в любой части света;
• возросло количество инструментов для работы с показателями эффективности: детализация, формирование подробных отчетов;
• повысилось удобство работы с KPI за счет нового и интуитивно понятного интерфейса контрольной панели.

ИТ-специалисту: удобная поддержка системы

Для создания в компании единого информационного пространства в системе Prestima был обновлен механизм интеграции. В частности, улучшения коснулись взаимодействия с системой бухгалтерского учета 1С и системой электронного документооборота DIRECTUM. Чтобы обеспечить интеграцию между системами с одинаковой конфигурацией, достаточно настроить один сценарий, который объединит в себе все системы. Новый механизм значительно упрощает процедуру настройки и сокращает временные затраты на поддержку интеграции.

Также оптимизирован механизм загрузки больших объемов данных, что позволяет в считанные минуты получить в системе Prestima необходимую информацию, например, для анализа фактического выполнения бюджетов. Кроме того, программисты могут дополнить систему удобными функциями с помощью обновленных инструментов разработки.

2015: Prestima 4.1 - упрощение планирования бюджетов

3 августа 2015 года компания НПО «Компьютер» объявила о выпуске версии системы Prestima 4.1^[1].

Ирина Гордиенко, руководитель проекта разработки Prestima 4.1, считает лейтмотивом версии - упрощение планирования бюджетов: «Основной упор при обновлении системы сделан на улучшение и прозрачность конкретных операций, которые чаще всего встречаются в рутинной работе экономистов и ЦФО. Кроме того, в Prestima 4.1 мы учли потребности компаний в условиях кризиса: подготовили инструменты для работы с ненадежными контрагентами и механизмы для прогнозирования процентов от вложения денежных средств. Команда проекта рада представить новую версию, и мы надеемся, что вы оцените полученный результат».

В этой версии системы создано множество способов подключения ЦФО к планированию бюджетов. Компания может подобрать наиболее подходящий для себя вариант с учетом организационной структуры:

• ЦФО не подключено к системе Prestima. Сводный бюджет предприятия может быть сформирован на основе бюджетов подразделений, подготовленных в шаблонах Excel и загруженных экономистом в формы планирования Prestima. При загрузке данных файл с расшифровкой в Excel автоматически привязывается к значениям бюджетов. Экономист в любой момент может обратиться к привязанным файлам для расшифровки информации, указанной в бюджете. В качестве привязанных объектов могут выступать расшифровки бюджетов в виде электронных документов в хранилище Prestima, электронные документы и задачи DIRECTUM, ссылки на сайты;

• ЦФО подключено к системе Prestima. Новый механизм бюджетных заявок и расшифровок к ним позволяет получать плановые суммы БДР и БДДС от подразделений с детализацией до контрагентов, организаций, договоров и других разрезов. Для этого пользователь вводит данные в бюджетную заявку и расшифровку к ней и отправляет на согласование. После согласования указанная сумма включаются в общий бюджет. Также ЦФО могут планировать бюджеты от договоров и проектов.

Для работы с ненадежными контрагентами в Prestima 4.1 появился новый инструмент — стоп-лист. Контрагенты могут попасть в стоп-лист при наличии просроченной дебиторской задолженности / задолженности свыше определенного лимита или из-за прочих причин (например, судебных процессов с компанией, нахождения контрагента на стадии ликвидации и так далее).

Внесение компании в стоп-лист ограничивает работу с ней в части заключения новых договоров, отгрузки товаров, работ, услуг покупателю, оплаты поставщику. Заинтересованных лиц можно уведомить о включении/исключении организации из стоп-листа с помощью электронных писем и возможностей системы DIRECTUM.

Дополнение продукта — настройка момента резервирования лимитов в заявках на финансирование. В каждой компании установлены свои правила по определению момента, когда заявка на оплату уменьшает запланированные лимиты бюджета. Например, при согласовании с руководителем ЦФО или только после согласования с финансистом. Новый механизм Prestima позволяет учесть особенность резервирования лимитов бюджетов в заявках на финансирование - повышается прозрачность оперативного финансового планирования: согласующие всегда имеют под рукой актуальную и своевременную информацию.

В версии 4.1 появилась возможность планирования поступлений процентов от вложений средств в депозиты. В модуле «Управление кредитами и депозитами» реализовано формирование графиков платежей и сбор фактических данных по ним для разных типов и аналогов депозитов: вкладов, векселей, депозитных сертификатов, «не снижаемых остатков». Дополнительный функционал позволяет проанализировать, как на бюджете компании скажутся вложения в депозиты и изменение их условий — частичное или полное досрочное снятие средств с депозита либо его пополнение, пролонгация договора.

Холдинги оценят, вероятно, возможность формирования графиков платежей по внутригрупповым займам, когда одно предприятие холдинга выдает заём другому предприятию.

Примечания