Levi’s запустил безбумажный документооборот с внешними партнерами через сервис Synerdocs

2019: Подключение к сервису Synerdocs

18 декабря 2019 года компания Directum сообщила о подключении компании Levi’s к сервису Synerdocs. Подключение стало отправной точкой для полномасштабного перехода ритейлера на электронный документооборот (ЭДО). Используя безбумажный формат взаимодействия, компания ускорила внутренние бизнес-процессы и оптимизировала работу с контрагентами по целому ряду документов.

На декабрь 2019 года компания ведет работы по запуску безбумажного документооборота с внешними партнерами через сервис Synerdocs. Это позволит полностью перейти на электронный формат подписания и сократит время возврата соглашений.

Ещё одним витком в автоматизации процессов стал отказ от бумажных транспортных накладных. Для «Леви Штраусс Москва» это оказалось более сложной задачей, так как в обмене ТрН участвуют сразу три юридических лица: грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания. Плюс добавляется физическое лицо — водитель.

Тестовый обмен электронными транспортными накладными состоялся в 2018 году между Levi’s и 3-PL оператором FM Logistic. Документы на груз, отправляемый из подмосковного склада в Москву, были выставлены в сервисе Synerdocs. Водитель развез одежду, обувь и аксессуары по магазинам фирменной сети Levi’s. Таким образом, первый опыт передачи ЭТрН прошел успешно.

На декабрь 2019 года ООО «Леви Штраусс Москва» активно обменивается транспортными накладными с Wildberries и в ближайшем будущем планирует запустить этот процесс во внутренних перевозках с собственными магазинами. Это позволит компании ускорить бизнес-процессы, а сторонам — повысить контроль над перемещением товара.

Переход на ЭДО стал продолжением концепции экологичного производства, которой придерживается Levi’s, кроме того:

• сроки подписания документов сократились до 2-3 дней;
• возврат уже подписанных экземпляров от контрагентов осуществляется в течение часа;
• был сформирован единый реестр документов и появился оперативный доступ к нему;
• снизились операционные расходы;
• уменьшились затраты на пересылку и хранение бумаги;
• сотрудники складов и магазинов начали экономить до 30 минут рабочего времени на каждую операцию отгрузки.

«Мы пришли к понимаю, что нужно мотивировать партнеров на переход к использованию ЭДО. Это связано не только с нашим желанием, инициатива на развитие электронного документооборота идет и со стороны государства. Мы планируем перейти с ТОРГ-12 на универсальные передаточные документы и использовать их со всеми нашими партнерами, а в составе УПД передавать коды маркировки товаров», отметил Станислав Коротыгин, руководитель отдела ИТ ООО «Леви Штраусс Москва»

«Мы поддерживаем инициативу ООО «Леви Штраус Москва» в переводе в электронный вид новых типов документов для обмена с контрагентами. В 2019 году специалисты Levi’s и Synerdocs провели серию вебинаров для партнеров ритейлера, где осветили основные задачи и выгоды от перехода на электронное взаимодействие. Такой способ общения с контрагентами позволил оперативно ответить на вопросы и в короткие сроки приступить к реализации безбумажного формата сотрудничества. Помимо ускорения процессов документооборота, мы совместными усилиями решаем задачу по передаче кодов маркировки товаров, что также благоприятно скажется на работе с партнерами Levi’s», отметил Евгений Кузнецов, Менеджер по развитию клиентов Synerdocs

2018

В 2018 году в Levi’s реализовали проект по управлению жизненным циклом договоров. У компании более 100 партнеров, которые разбросаны по всей стране. Два раз в год с выходом новой коллекции одежды заключается очередное дополнительное соглашение — без которого дальнейшая отгрузка товара невозможна. Подписание включает два этапа: первый — согласование в Levi’s, второй — со стороны контрагента с учетом времени на доставку и возврата документа. Ранее при бумажном документообороте согласование внутри компании занимало много времени. Внедрение бизнес-решения на базе DIRECTUM позволило ритейлеру значительно ускорить этот процесс, кроме того, система помогла контролировать возврат подписанных документов от контрагентов.

2017

В 2017 году в Levi’s на базе сервиса Synerdocs был осуществлен перевод ТОРГ-13 в электронный вид.

Работа с бумажными ТОРГ-13 была трудоемка. На каждую торговую точку приходится до 100 операций в месяц, а на поставку требуется оформлять по четыре комплекта документов. Расходы на печать, пересылку и содержание архива оказывались немаленькими. Плюс сохранялся риск потери и повреждения накладных. Логичным шагом для компании стал перевод ТОРГ-13 в электронный вид.

Плюсы перевода ТОРГ-13 в электронный вид:

• Работники склада, продавцы и бухгалтеры избавились от значительной части рутинных задач, связанных с печатью, пересылкой, оформлением и архивированием бумажных документов.
• Ответственные сотрудники магазинов Levi’s подписывают ТОРГ-13 усиленной квалифицированной электронной подписью, что ускоряет процесс согласования.
• Работа с накладными на внутреннее перемещение полностью автоматизирована и не отнимает лишнее время.

Следующим этапом на пути к автоматизации стал перевод в электронный вид складских документов, которыми Levi’s обменивается с логистическими провайдерами.

Особенное место в деятельности торговых компаний занимают документы МХ-1 (акты о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение) и МХ-3 (акты о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение). Из-за колоссальных объемов бумажных МХ от них стремится избавиться любой современный ритейлер.

В ходе проекта обмен МХ полностью переведен в электронный вид и выглядит следующим образом:

1. Сотрудник склада, где хранится товар, создает и подписывает МХ квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП) и отправляет в Levi’s.
2. Продукция доставляется в магазин. Через Synerdocs документ получает представитель торговой сети и подписывает КЭП.
3. Завизированный обеими сторонами акт МХ может храниться как в сервисе, так и в корпоративной информационной системе.

2016

В 2016 году в Levi’s стали использовать Synerdocs для обмена ТОРГ-12 с Wildberries и ТОРГ-13 с собственными магазинами.

«Довольно быстро мы поняли, что Synerdocs дает серьезные преимущества. В первую очередь, это существенное ускорение всех процессов и сокращение расходов. Дальнейший переход на ЭДО инициировался уже внутри компании, в частности, речь про обмен документами ТОРГ-13 в электронном виде», отметил Станислав Коротыгин, руководитель отдела ИТ ООО «Леви Штраусс Москва»

Основной канал развития бизнеса Levi’s в России — это продажи через розничные магазины. В некоторые торговые точки Москвы поставки со склада идут ежедневно. Наиболее массовым документом для ритейлера, таким образом, является ТОРГ-13 — накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей.

2015

Переход Levi’s на электронный документооборот начался в 2015 году с подачи ключевого оптового партнера Wildberries. Тогда интернет-магазин объявил поставщикам, что отказывается от бумажных товарных накладных ТОРГ-12 и предлагает вести документооборот через операторов ЭДО.