Электронный архив Этлас

Общее

Электронный архив ЭТЛАС не только система ведения архивного дела, это полноценная система управления документами организации, как архивными, так и рабочими.

Электронный архив ЭТЛАС - современное, удобное и эффективное средство организации надежного централизованного хранения и регулируемого доступа ко всем документам компании. Продукт может использоваться как для ведения архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации.

Преимущества

• Централизованное и надежное хранение всех документов организации
• Значительная экономия времени при поиске документов
• Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных документов
• Защита от потери документов
• Различные уровни доступа сотрудников к документам организации
• Возможность создания картотек любых объектов
• Безопасный доступ к документам из любой точки мира
• Уверенность в том, что используются самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке

О системе

Для решения задач учета, структурированного хранения, упрощения доступа к документам и их оперативной обработки создан электронный архив ЭТЛАС - современное, удобное и эффективное средство решения задач, связанных с электронным архивом. Система может использоваться как для ведения архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации.

Система позволяет работать с юридически значимыми электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001, защищать информацию средствами, прошедшими сертификацию FIPS.

Электронные документы

Зачастую в организациях электронные документы хранятся на компьютерах сотрудников. В таком подходе к хранению документов существуют серьезные недостатки. Централизованный поиск документа в организации невозможен из-за необходимости обращения к человеку, у которого на компьютере хранится данный документ. Если он отсутствует на месте, доступ к документу становится крайне затруднительным. Из-за невнимательности сотрудников или из-за неисправности их компьютеров, документы могут быть безвозвратно потеряны. Неосторожность при работе с интернетом может привести к утечке конфиденциальной информации.

Перечисленные проблемы могут быть решены электронным архивом ЭТЛАС. Централизованное хранение делает процедуру поиска любого документа прозрачной и быстрой. Защищенность архива позволяет оградить организацию от утечек информации. Автоматизированное резервное копирование документов позволяет сделать их хранение максимально надежным.

Помимо этого, архив ЭТЛАС защищен от ошибочного удаления документов. В архиве существует 3 уровня удаления, и безвозвратно удалить документ может только администратор системы. Пользователи архива разделены на группы и могут работать только с теми документами, на которые у них есть разрешение. Архив поддерживает разграничение прав на просмотр документов, их редактирование и удаление. Наш архив фиксирует историю работы, позволяя узнать, кто и когда произвел те или иные действия с документом, а также хранит все изменения документа, позволяя в любой момент получить доступ к любой из его версий.

Архивное дело

Архив позволяет полностью автоматизировать архивное дело в организации, организовать быстрый поточный ввод бумажных документов со сканера, используя современные методы автоматического распознавания атрибутов документов. Поддерживается автоматизация всех аспектов ввода документов в архив, включая их автоматическое именование, нумерацию и размещение. Документы могут добавляться в архив как в автоматическом режиме, так и в режиме проверки документов оператором.

Архив также включает в себя все средства, необходимые для автоматизации работы со складом бумажных документов, в том числе работу с описями, коробками и делами. Архив позволяет отслеживать количество свободных мест на складе, позволяет быстро найти расположение нужных дел на складе, контролирует сроки выдачи дел, поддерживает идентификацию объектов с помощью штрихкодов.

Система делает возможным создание архива, объединяющего в себе как электронные копии документов, так и полную информацию о хранении их бумажных оригиналов.

Электронная картотека

Одна из важных особенностей нашей системы – возможность организации картотек по учету любых видов данных. В рамках одного архива может быть организовано неограниченное количество картотек, которые позволяют получить все преимущества автоматизированного учета, включающие быстрый поиск, надежное хранение и разграничение прав доступа.

Совместимость

Работает со всеми современными операционными системами MS Windows, предоставляя как классический пользовательский интерфейс, так и веб-клиента для работы через интернет-браузеры. Система отлично работает в операционных системах Linux, Apple MacOS и iOS, а также Google Android.