Мария Вожегова: Мы добились прозрачности и управляемости процессов кадрового учета

TAdviser: Внедрение системы БОСС-Кадровик в «Росгосстрахе» началось еще в 2003 году. Расскажите, пожалуйста, какие процессы в компании подтолкнули к запуску столь масштабного проекта?

Мария Вожегова: Исторически сложившаяся организационная структура холдинговой компании «Росгосстрах» представляла собой не одну компанию, а совокупность территориальных управлений, являвших собой наследие бывшего Госстраха. Каждое управление обладало определенной самостоятельностью в вопросах информационного обеспечения, у всех были свои информационные системы и свои особенности, в том числе и в части кадрового учета отдельно взятого управления.

Хочу заметить, что специфика нашего бизнеса оказывает серьезное влияние на выстраивание системы управления персоналом. Агенты – самая многочисленная категория персонала страховой компании, и управление таким ресурсом вводит целый ряд существенных требований к HR-системе. Мы имеем дело с широким географическим распределением офисов, поэтому для нас минимально необходимыми, базовыми функциями являются учет кадров на местах, своевременный и корректный расчет заработной платы и налогов, подбор и обучение персонала. Конечно, все эти задачи характерны для любой крупной компании, однако, в 2003 году мы пришли к осознанию необходимости создания единой корпоративной системы управления персоналом.

TAdviser: Каким образом был налажен кадровый учет до старта проекта? Какие цели и задачи преследовал «Росгосстрах», реформируя этот процесс?

Мария Вожегова: На тот момент в холдинге отсутствовала единая методология расчета заработной платы, единые корпоративные стандарты учета кадров, что препятствовало оперативному получению достоверных агрегированных данных, в первую очередь о численности персонала. С другой стороны в 2003 году вошли в активную стадию процессы объединения и создания межрегиональных и выделенных страховых компаний, поэтому вполне естественно встал вопрос о централизации функций. Высший менеджмент должен обладать всей необходимой информацией – каким мы обладаем персоналом, сколько его и чем он занимается. В такой ситуации мы пришли к необходимости внедрения промышленного решения, которое в свою очередь имело бы возможность кастомизации под наши задачи.

Если говорить о задачах проекта, то они в первую очередь заключались в формализации, оптимизации и унификации для всей холдинговой структуры процессов и процедур кадрового учета и расчета заработной платы. Также необходимо было внедрить единую методологию учета персонала и расчета заработной платы. Одной из приоритетных задач было осуществление централизации функции учета персонала на уровне дирекции филиалов, централизации расчета заработной платы, а также комплексная автоматизация учета и расчетов с персоналом, формирования отчетности по оплате труда.

TAdviser: Пожалуйста, опишите масштаб использования системы БОСС-Кадровик на данный момент: количество подразделений, сотрудников HR-служб, которые ей пользуются, какое количество данных в ней обращается?

Мария Вожегова: Организационно система БОСС-Кадровик используется для ведения учета в нескольких компаниях холдинга. В настоящее время система присутствует во всех регионах России, в более чем 3500 подразделений по стране. В системе обращаются данные по более чем 100000 сотрудников, из более 65000 агентов. Общее число пользователей системы до 350 включая сотрудников, рассчитывающих заработную плату.

TAdviser: Насколько нам известно, вы используете систему БОСС с 2005 года. Сейчас, по прошествии нескольких лет эксплуатации системы, наработав большой опыт, как вы оцениваете ее функциональность, производительность, эффективность?

Мария Вожегова: Мы считаем, что преимущества системы заключаются в богатой функциональности, удовлетворяющей требования регулятивных органов, а также в возможности самостоятельной адаптации алгоритмов и настроек под наши требования. Производительность системы обеспечивается на достаточно высоком уровне, что позволяет нам решать задачи кадрового учета в срок на комфортном уровне. Постоянное развитие системы с использованием платформы Oracle позволяет нам достаточно эффективно использовать преимущества новых версий и удовлетворять требования пользователей.

TAdviser: Ваш проект уникален, прежде всего, своим масштабом. Каким образом удалось консолидировать и упорядочить столько значительный объем данных? Что вы можете сказать о проектной команде, в чем был главный фактор ее успеха?

Мария Вожегова: Действительно, вы правы. У нас одна из самых крупных в России баз данных, содержащая более сотни тысяч записей о сотрудниках, в системе работает более 350 пользователей. Одним из самых сложных и ответственных этапов проекта оказалась унификация данных. В первую очередь на это повлияли большие объемы разрозненной по региональным подразделениям нормативно-справочной информации.

Проектная команда, состоящая из специалистов компаний «Росгосстрах» и «БОСС. Кадровые системы» систематизировала все данные, разработала проект технической архитектуры системы, выявила нюансы будущей кастомизации. Кроме того, наши специалисты разработали схему будущего распределения функциональной ответственности между сотрудниками компании, а соответственно и распределение рабочих мест пользователей и разграничение прав доступа.

TAdviser: После унификации данных и процедур настроек системы каким образом они были масштабированы на бизнес компании во всех регионах?

Мария Вожегова: Сначала были запущены пилотные проекты в региональных компаниях, ближе всех расположенных к Центральному офису в Москве. После успешной сдачи системы в промышленную эксплуатацию на пилотных региональных объектах стартовало полномасштабное тиражирование и опытная эксплуатация системы БОСС-Кадровик во всех подразделениях Группы «Росгосстрах».

На этом этапе была разработана уникальная программа, которая позволила автоматизировать практически весь процесс начальной конвертации данных из программ региональных офисов в систему БОСС-Кадровик. Благодаря этой разработке мы смогли обработать, систематизировать и перенести всю нормативно-справочную информацию холдинга в рекордные сроки – в течение 2-3 месяцев.

Последний этап внедрения заключался в переводе всей системы на более современную, трехзвенную архитектуру Oracle с использованием сервера приложений. Сама постановка задачи перевода такой глобальной информационной системы была для нас достаточно острой – необходимо было решить вопрос сохранения производительности системы. На текущий момент мы полностью перешли на трехзвенную архитектуру, система работает и производится дальнейшая интеграция с другими программными комплексами. Таким образом, сегодня мы обладаем единой системой кадрового учета и расчетов с персоналом, охватывающей все компании нашей холдинговой структуры.

TAdviser: Значимой частью проекта стало создание Единого расчетного центра заработной платы. Почему потребовалось выносить этот процесс в отдельное централизованное подразделение? Как работает ЕРЦ в общей организационной структуре компании?

Мария Вожегова: Как я уже сказала, одной из основных задач данного проекта стало создание единой системы расчета заработной платы и учета персонала с использованием унифицированной схемы расчета. В качестве практической реализации данной методологии была выбрана технология Единого расчетного центра (ЕРЦ).

Этот технически и, несомненно, организационно сложный проект предполагал создание единой базы данных по кадрам и зарплате с обслуживанием ее сотрудниками Центрального офиса, а также расчетного центра. При этом кадровый учет ведется в системе БОСС-Кадровик на местах самостоятельно сотрудниками региональных служб. Работа с системой БОСС-Кадровик организована таким образом, чтобы у HR-специалистов была возможность подключаться непосредственно к базе данных для получения всей необходимой информации.

Централизованный подход к расчету заработной платы требует соблюдения сроков ввода кадровых данных в систему, своевременности предоставления информации для расчета зарплаты в ЕРЦ, а также согласованного взаимодействия внутренних подразделений в дирекциях обществ и управлений, поэтому еще на стадии разработки концепции ЕРЦ проектной командой была проведена большая организационная работа. Единый расчетный центр функционирует с 2006 года, обеспечивая бесперебойный расчет заработной платы сотрудников всей холдинговой структуры компании «Росгосстрах». Для создания ЕРЦ была выбрана площадка в Рязани.

TAdviser: Оправдал ли себя такой подход на практике?

Мария Вожегова: Единый расчетный центр стал важным звеном всего проекта неслучайно. С передачей ЕРЦ функции расчета заработной платы для большинства региональных подразделений компании «Росгосстрах» этот процесс максимально упростился, и сегодня его можно сравнить с отправкой или получением электронной почты. В ЕРЦ есть все необходимые ресурсы: оборудованный по корпоративным стандартам офис, современная технологическая база, профессиональные кадры – для того, чтобы справиться с любыми проблемами в области расчета заработной платы. А регионы могут уделять больше внимания вопросам, которые действительно важны для развития бизнеса. Сейчас в ЕРЦ работает порядка 80 человек, которые осуществляют расчет заработной платы для всего холдинга.

Надо отметить, что для нашей организации вопрос оптимальной организации расчетов с персоналом является очень важным. Ведь что такое «Росгосстрах»? Раньше это были 12 юридических лиц, а с 1 января 2010 года в результате процесса слияния мы стали единой большой компанией, единым юридическим лицом. Все это напрямую затрагивает управление человеческими ресурсами. Мы гордимся тем, что расчет заработной платы по всем регионам у нас осуществляется по строгому графику.

TAdviser: Вы отметили, что недавно все компании группы «Росгосстрах» были консолидированы в единую структуру. Какие изменения в связи с этим пришлось вносить в подходы к кадровому учету, как была переработана HR-система?

Мария Вожегова: Особых изменений в подходах к кадровому учету не произошло, и это и хорошо. Региональные кадровые службы в каждом из филиалов после реорганизации точно также ведут кадровый учет в своем филиале, как и до реорганизации.

После реорганизации изменения произошли в алгоритме формирования как регламентированной, так и аналитической отчетности в системе БОСС-Кадровик, теперь мы можем формировать отчетность в целом по всей компании, так как теперь это одно юридическое лицо. Ранее (до реорганизации) для сбора информации по всей системе необходимо было консолидировать информацию по всем ООО.

В HR-системе были реализованы системные доработки, позволяющие производить перевод сотрудников в новую организацию с сохранением их стажей, периодов отпусков на прежнем месте работы. Это позволило осуществить реорганизацию слиянием с помощью стандартного механизма приказов.

TAdviser: По вашему мнению, какие ключевые преимущества получили сотрудники «Росгосстраха» от внедрения БОСС-Кадровик? Что это дало руководству, кадровым менеджерам и, наконец, простым сотрудникам, каковых в компании большинство?

Мария Вожегова: Прежде всего, своевременный расчет заработной платы по всем филиалам «Росгосстрах» и центральному отделению. Кроме того, мы получили единую централизованную и надежную базу данных о персональных сведениях работников системы «Росгосстрах», которая является основным и достоверным источником информации не только для кадровых служб и бухгалтерии, но и для других ИТ-систем.

Формирование, получение и сдача как регламентированной, так и аналитической отчетности кадровыми службами и бухгалтерией организованы просто и в то же время высоко эффективно. Система БОСС также предоставила нам возможность полной интеграции с другими ИТ-системами, используемыми в компании.

В результате процессы ведения кадрового делопроизводства и расчета заработной платы стали более прозрачными и управляемыми. Повысилась безопасность инфраструктуры за счет унифицикации механизма защиты персональной информации и предоставления доступа к системе. Появилась возможность работать в единой системе территориально разнесенным командам (часть ведет кадровый учет, часть расчет заработной платы). Еще одно немаловажное преимущество: оптимизированы затраты на поддержку системы.

TAdviser: Вопрос о затратах весьма актуален. Рассчитывали ли вы возврат инвестиций от внедрения БОСС? В какой срок он должен осуществиться?

Мария Вожегова: В центре проектов для оценки экономического эффекта мы используем специально разработанную модель – оцениваем эффективность проектов с точки зрения оптимизации процессов, сокращения персонала, повышения эффективности, сокращения законодательных и бизнес-рисков. Из всех этих факторов и складывается эффективность проекта. Если говорить о внедрении системы БОСС-Кадровик, то мы можем говорить об эффективности данного проекта: все кадровики стали работать и получать отчеты в режиме онлайн, вся информация аккумулируется в Центре. То есть в данном случае можно говорить о достижении косвенных показателей эффективности. Хотелось бы подчеркнуть, что сокращения персонала в связи с этим проектом у нас не было.

TAdviser: Спасибо!

Центр TAdviser провел ежегодное исследование рынка систем управления персоналом в России. В данном обзоре в свободном доступе представлены уникальные данные статистики о внедрении HRM-систем, описывается функционал современных решений, приводятся рекомендации по выбору систем. ИТ-директора и поставщики делятся своим опытом создания эффективных информационных систем.

• Классификация и функционал систем управления персоналом
• Кому и когда необходимо внедрять систему управления персонала?
• Объем, динамика, и структура мирового рынка средств автоматизации кадровых служб
• Основные тенденции и прогнозы развития мирового рынка HRM
• Поставщики HRM-систем: лидеры в различных сегментах
• Российский рынок HRM-систем: объем и тенденции 2010
• HRM-системы: полнота функционала и опыт внедрений в России 2010
• Способы, подходы и проблемы внедрения HRM-систем
• ТCO: Сколько будет "стоить" информационная система?
• Как правильно выбрать HRM-систему: методические рекомендации
• НОРДИС/2: Управление персоналом. Одна из подсистем корпоративной информационной системы (КИС) НОРДИС/2 новосибирского разработчика «Алекта (Alekta)»
• Molga HСM Быстрый стартПредварительно настроенная (пакетированная) система управления персоналом на базе решения SAP ERP HCM (SAP HR).
• Проект внедрения системы управления персоналом на базе SAP ERP HCM для торговой сети «Эльдорадо» компанией Molga Consulting

• Елена Бабайлова: Высокий уровень квалификации персонала – основа нашей работы. «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (ОАО «ФСК ЕЭС») запустила в промышленную эксплуатацию систему управления персоналом на базе SAP ERP HCM. Для чего эта система нужна компании и каковы результаты проекта, в интервью TAdviser рассказала Бабайлова Елена, заместитель начальника Департамента информационных технологий ОАО «ФСК ЕЭС», Руководитель проекта внедрения SAP ERP HCM.

• Олег Байдин: Гибкость iScala HRM позволяет следовать требованиям российского законодательства, не отличающегося постоянством. За несколько лет ОАО «Челябинский цинковый завод (ЧЦЗ)» полностью перевел основные бизнес-процессы предприятия на платформу iScala. Одним из существенных этапов этого масштабного ERP-проекта стала автоматизация учета персонала и расчета заработной платы для 3000 сотрудников компании. С какими нюансами столкнулся завод в ходе этого этапа, а также о своем впечатлении от модуля iScala HRM TAdviser рассказал CIO компании Байдин Олег Васильевич.

• Мария Вожегова: Мы добились прозрачности и управляемости процессов кадрового учета. Импульсом к внедрению новой системы управления персоналом в «Росгосстрахе» стала консолидация группы на межрегиональном уровне, а затем, уже в процессе эксплуатации, система БОСС-Кадровик успешно пережила еще одно объединение компании, уже в федеральном масштабе. Вместе с тем за 5 лет эксплуатации HRM-система на платформе БОСС бесперебойно обрабатывает данные более чем 100 тысяч сотрудников компании. Каким образом удалось добиться блестящих результатов при таком масштабе проекта, TAdviser рассказала вице-президент по ИТ и операциям компании «Росгосстрах» Мария Вожегова.

• Михаил Панченко: Внедрение HRM-системы наименее рискованно, так как результат понятен и очевиден. Основной капитал любой компании – это ее сотрудники. Те руководители, которые в полной мере это осознают, рано или поздно задумываются о реализации и развитии кадрового потенциала своих подчиненных, управлении талантами. При этом важно понимать, что стратегия управления кадрами неразрывно связана с основной бизнес-стратегией. Такие компании рано или поздно приходят к необходимости внедрения систем управления человеческими ресурсами (HRM). TAdviser поговорил о специфике рынка HRM с двумя руководителями компании MOLGA Consulting – ведущего системного интегратора специализирующегося на продуктах компании SAP в сфере HR – Генеральным директором (Управляющим партнером) Михаилом Панченко и Старшим партнером Евгением Васильевым.

• Дмитрий Романченко: Новые требования законодательства о персональных данных – не проблема, а шанс модернизировать HR- и другие бизнес-системы организации. О перспективах развития рынка систем управления персоналом в свете ФЗ-152 «О персональных данных» рассказывает Дмитрий Романченко, руководитель проектов Департамента бизнес-приложений и технологий Oracle компании IBS.

• Наталья Сидорова: Кризис внес позитивные коррективы в подходы к выбору HRM-систем. Компания Epicor за 15 лет работы на российском рынке реализовала более 150 крупных проектов в области автоматизации управления персоналом. Региональный директор Epicor в России и странах СНГ Наталья Сидорова в интервью TAdviser опровергает стереотип о том, что западная система не в полной мере соответствует правилам игры на местном рынке труда, а также рассказывается, как оценить эффективность внедрения HRM-системы и извлечь из него максимальную выгоду.

• Дмитрий Таксер: Рынок ждет новая парадигма. На смену HRM идет EHRP или планирование человеческих ресурсов. За минувший кризисный год система БОСС.Кадровик осталась не только в числе доминирующих решений для управления персоналом на российском рынке, но и значительно продвинулась среди лидеров по числу проектов и полноте функционала. Каким образом удалось это осуществить, а также об инновационных подходах в автоматизации управления персоналом TAdviser рассказал начальник отдела маркетинга компании «БОСС. Кадровые системы»

• Андрей Шабанов: Кроме HRM-системы по модели SaaS, наша компания также предоставляет клиентам полный набор аутсорсинговых услуг. UСMS Group – компания с западными корнями и богатой историей присутствия на российском рынке – на протяжение нескольких лет работает над развитием передового программного продукта - HRM-системы Quinyx по модели SaaS (Software as a Service). О том, насколько готовы клиенты к восприятию технологии SaaS, перспективах рынка и партнерских планах компании рассказывается в интервью.

• Сергей Шишов: Современное управление человеческим капиталом - ключ к успеху любой компании. Компания «ЭВОЛА» обладает сильной отраслевой экспертизой в области внедрения решения SAP ERP HCM в компаниях энергетического комплекса, рознице и банковском секторе. Генеральный директор «ЭВОЛА» Сергей Шишов рассказал в интервью TAdviser о наиболее успешных проектах компании в 2009 году, а также выводе на рынок нового направления бизнес-аналитики и реформе Центра обслуживания эксплуатации HRM-решений.

• Игорь Якобсон: В том, чтобы лелеять, холить и выращивать кадры, есть прямая экономическая выгода. Компания «Компас» занимается автоматизацией управления персоналом и расчета заработной платы вот уже почти два десятка лет. Начав с небольших DOS-программ, она пришла к созданию полнофункционального кадрового решения «Компас: Управление персоналом». На данный момент эта система твердо выдерживает конкуренцию западных HRM-решений и с успехом применяется в сотнях российских компаний, включая крупнейшие машиностроительные холдинги страны. О том, как эволюционировала система, ее главных преимуществах и практическом опыте внедрения рассказал TAdviser главный эксперт компании Игорь Якобсон.